信息化條件下醫科大學檔案管理工作問題與對策

曹陽

（山西醫科大學檔案館 太原 030001）

信息化條件下醫科大學檔案管理工作問題與對策

曹陽

（山西醫科大學檔案館 太原 030001）

信息時代為醫科大學的檔案管理工作帶來全新的挑戰與發展契機。本文以檔案管理信息化內涵界定為切入點，結合信息技術時代對醫科大學傳統檔案管理工作帶來的影響闡釋，并進一步指明了現階段國內醫科大學在檔案管理工作中暴露出的問題與短板，據此提出醫科大學檔案資源信息化建設應對策略，以期為國內醫科大學的檔案管理信息化建設提供有益的參考。

信息化 醫科大學 檔案管理 問題 策略

基于社會發展層面來看，信息化對現代社會演進歷程產生難以忽視的沖擊與影響。在這一過程中，各類新興信息技術手段的推廣與普及同樣波及傳統的檔案管理工作，并將敦促檔案管理工作實現內涵轉變。就醫科大學而言，因受檔案管理工作傳統理念的束縛，以及人類知識結構慣性的拘囿，其檔案管理工作在信息化浪潮的沖擊下暴露出諸多短板與不足。因此，客觀地分析現階段醫科大學在檔案管理問題中存在的不足，并借此提出妥善的應對策略，是實現醫科大學檔案管理工作信息化建設路徑的關鍵節點。

一、檔案管理信息化內涵界定

20世紀60年代初期，日本人文社會學者梅棹忠夫在其著述《信息產業論》中提出“信息化”一詞，梅棹忠夫認為，所謂的“信息化”即是人類社會的演講歷程將實現由以往自然經濟為主的農業社會以及商業為主的工業社會向信息資源為主的信息社會的過渡[1]24。結合梅棹忠夫觀點以及自身對此的認知，筆者認為，所謂的“信息化”即指人類依托信息技術，實現對各類信息資源的優化整合利用，從而使社會信息資源為公眾福祉增進提供最大化服務，進而助推社會進步。

從社會發展的層面來看，實現檔案管理的信息化,是檔案管理工作現代化的核心?；诖朔N價值預設考量，所謂的檔案管理信息化即是指檔案管理機構在進行系統化檔案管理活動中，應依托各類信息技術手段，以數字化檔案形式逐步取代先前的實體紙質檔案保管形式，進而實現對檔案信息資源的效度化配置、開發與利用，從而借助數字化檔案信息資源的便捷性特質滿足公眾對檔案信息資源的使用訴求，進而彰顯檔案信息資源的社會效益最大程度實現[2]91。

二、信息技術時代對醫科大學傳統檔案管理工作帶來的影響

數字技術、互聯網技術等新型技術的推廣與普及，使得人類社會步入信息技術時代，“開放、分享”成為這一時代的鮮明特質。在醫科大學傳統的檔案管理工作中，檔案文件的介質多以紙質載體的形式存在。同數字電子檔案相比而言，紙質檔案在保管、利用等方面存在諸多不足，因而難以將檔案的利用價值最大化實現[3]23。此外，在信息技術時代引致而來的創新思潮面前，醫科大學先前所遵循與貫行的檔案管理工作理念、方式等均受到不同程度的沖擊，不過需要看到的是，信息技術時代所帶來的技術革新與理念革新同樣賦予了醫科大學檔案管理工作實現創新的契機。

1.醫科大學檔案管理工作的效率與效度將得到顯著提升。信息技術時代所帶來的各類新興技術，將大幅提升醫科大學檔案管理活動中諸多環節的工作效率與工作效度，諸如數字電子介質檔案對傳統紙質檔案的替代，將使歸檔、保管、利用等環節實現高速效度化運行，同時，借由計算機云計算處理技術，檔案管理人員能夠實現對數字電子檔案的高效集約化便捷處理，而使用者一樣能夠借由計算機、自媒體等媒介實現對其所需的檔案資源的便捷化高效檢索與利用。此外，信息化檔案管理模式的構建，也將改變以往固化的檔案管理模式，使檔案管理工作所消耗的時間成本大幅降低[4]64。

2.數字化載體將使醫科大學以往歸檔的檔案文件得以妥善保管。以往的檔案檢索查閱模式中，使用者務須在醫科大學的檔案保管機構進行紙質檔案的檢索查閱，再將所需內容進行復印以便使用。在這一對紙質檔案的重復使用過程中，必然將造成檔案文件的損耗，同時也為使用者帶來不便?？紤]到紙質檔案的原始記憶屬性，借助數字電子檔案的生成實現對傳統紙質檔案的替代，既可以為使用者提供便利，同時也降低了反復借閱對紙質檔案所造成的不可逆損耗，因而實現了對原始紙質檔案的效度化保護。

三、醫科大學檔案管理工作暴露出的問題與短板

結合自身的工作實踐，筆者認為，現今醫科大學檔案管理機構在檔案管理工作中存在下述問題與短板。

1.檔案管理理念滯后?，F今，“大眾創新”是政府對公眾進行積極自主創新的鼓勵與期許。檔案管理信息化路徑踐行是醫科大學檔案信息資源現代化創新的必由之路。然而需要看到的是，在醫科大學檔案管理工作中，普遍存在著對檔案管理工作重視程度不足、欠缺全局性認知的問題，具體表現為本應作為醫科大學行政管理過程中重要節點的檔案管理工作，未能得到領導層的足夠重視，未能將檔案信息資源的整合利用上升到自身戰略發展層面，因而多數醫科大學對待檔案管理工作的態度是停留在被動利用層面，即仍然遵循傳統的建檔、歸檔、被動檢索利用的運行模式，如此便造成檔案信息資源自身本應承載的社會記憶、組織記憶以及個體記憶價值未能得到充分彰顯，此種滯后的管理理念不啻對檔案信息資源的浪費[5]69。

2.檔案資源信息化建設相關投入不足。在醫科大學踐行檔案資源信息化建設進程當中，必不可少的是相關配套資源的前期投入，諸如建設資金、軟件研發與硬件匹配、人員技能提升等。同時，在相關設施投入使用運行之后，仍需要后續資金用于相應的維護升級。而當前國內醫科大學在檔案資源信息化建設方面存在明顯的投入度不足，除去前述狀況外，醫科大學在資金、資源以及設備的使用投向層面，更傾向于將相關資源向招生、擴建、科研等方面進行傾斜，蓋其原因在于這類投入能夠使醫科大學獲得明顯的辦學效益提升，而此種傾斜性投入也直接導致醫科大學的資金投向此消彼長，難以或不愿顧及檔案資源信息化建設，進而阻止了檔案資源信息化建設發展進程。

3.網絡安全保障不足，數據庫建設欠缺規范化。信息時代加深了社會化網絡聯結程度，在這一過程中，檔案信息資源的內容、數量也益發豐富?；ヂ摼W技術、自媒體技術等一系列信息技術的遍及化利用，使檔案資源信息的載體選擇更加多樣，同時檔案資源信息的交互分享利用也更為便捷化。需要指出的是，對于醫科大學而言，其檔案資源在管理過程中有必要考慮到檔案資源的開放利用、智力成果保護等一系列問題，一方面，醫科大學檔案資源信息化建設將為校內檔案管理機構搭建起同校內外檔案資源合作共享利用的平臺，然而也極易在這一過程中遭遇網絡信息安全、非法訪問、信息泄露等相關網絡信息安全問題，進而產生網絡安全隱患；另一方面，國內諸多醫科大學已經先后創設數據庫，不過普遍存在著低水平重復建設的問題與弊病，表現為數據庫建設欠缺規范化，服務水平不盡如人意，難以滿足使用者的正常利用訴求，從整體建設層面來看，醫科大學校際之間的數據庫建設水平、標準也存在著參差不齊的現象，因而導致校際之間難以形成有效的檔案資源信息交互利用，造成檔案資源信息利用效率低下的困局。

4.檔案管理從業人員專業技能亟待提升。由于對檔案管理工作重視程度以及投入度方面均存在偏頗性認識和投入不足，進而表現為醫科大學在檔案管理專業從業人員的配置方面，未能重視從業人員隊伍建設與技能提升，同時也未能注重將優秀人才配置于此。檔案資源信息化建設路徑的關鍵取決于人力資源，因而醫科大學檔案管理從業人員應具備與其所任職崗位相匹配的知識與技能，即不僅應具備專業的檔案管理知識、勤勉敬業的工作態度，更應秉承信息時代對人力資源的技術訴求，熟練掌握各種信息化技術，如此方能契合崗位的職責要求。實事求是地講，現今國內一部分醫科大學已經意識到這一問題，并初步著手檔案管理從業人員的職業技能，然而受制于傳統理念的束縛、適格人才的欠缺等要素，檔案管理人力資源問題現已成為阻滯醫科大學檔案資源信息化建設的瓶頸要素。

四、醫科大學檔案資源信息化建設應對策略

1.深化對檔案資源信息管理工作內涵建設的理念認知。在高等教育轉型時期，檔案管理工作信息化建設是轉型升級的必由之路，因而對于醫科大學的領導層而言，應轉變認識，改變以往對檔案管理工作的偏頗性認知與偏差性待遇，要正視和重視檔案管理工作對于醫科大學教學、科研、行政管理方面所發揮的協同效用，將檔案資源信息管理工作上升到高校組織戰略發展層面，依托校內黨政宣傳部門為主、各教學部門與行政部門配合的方式，進行檔案管理工作重要性的宣導，在校內創設檔案資源信息管理工作重要性的整體氛圍，結合醫科大學自身的發展愿景以及校情，以制度化管理方式構建檔案管理工作的長效運行監督機制，對實踐中所遇到的相關問題，秉承“發現問題——分析問題——解決問題”的化解路徑，以“黨政牽頭，基層聯動”的方式，主動使自身的檔案資源管理工作走上信息化建設之路。

2.加大資金扶持力度。人類的任何社會實踐行為均依賴于相應的物質保障。對于醫科大學檔案管理工作而言，能否真正創設信息化檔案管理模式，除去領導層重視與管理理念更新之外，相當大的層面上取決于切實的物質投入?？陀^地講，醫科大學的檔案管理信息化建設并非朝夕之事，即便創設了相對完備的校內檔案管理信息體系，其所獲益的成效也并非短期可期?；诖朔N情形，醫科大學的領導層必須制定出臺科學的、切合自身發展實情的檔案管理信息化發展方略，在保障教學、科研與行政運行的基礎之上，盡可能地實現將資金向檔案管理信息化建設方面的傾斜，具體可以采取獲取行政財政專項撥款、與第三方機構合作等模式，擴大資金半徑。在這一過程中，務須保障?？顚Ｓ?，規避資金被挪為他用的現象發生，同時，依托同校外第三方機構的合作，能夠實現雙方的共贏，既可以依托第三方機構的參與，從商業層面減少醫科大學自身信息化建設成本投入，另一方面可以借由第三方機構的介入，從社會層面能夠擴大自身檔案的使用半徑，并擴大自身社會影響，改變以往校內檔案資源“信息孤島”的困頓局面。

3.規范數據庫建設，強化網絡安全防護措施。醫科大學檔案資源信息化建設的效度如何，在技術與應用層面取決于是否能夠實現規范的數據庫建設。在數據庫建設過程中，醫科大學應著眼于全局，秉承全球化視野，參照域外醫科類高校的數據庫建設模式，以國際通行標準為參照，創設契合全球信息化時代的數據庫，以便為檔案管理工作提供必備的后臺技術支持。從技術層面來看，以往數據庫所使用的FoxPro等程序編寫的數據庫，僅能保證單機狀態下的使用，難以滿足全局化的使用訴求。因此醫科大學應創設集成化的MIS系統，借助SQL Server2014等軟件，創設數據庫，從而使使用者便捷地獲得數據庫服務，同時也保證了檔案資源的信息化建設。

基于檔案資源信息安全的考量，醫科大學應注重檔案信息管理系統的魯棒性，對重要檔案進行備份處理，同時建立網絡安全防護與預警機制，規避網絡安全漏洞，依托物理隔離與邏輯隔離等方式，規避計算機病毒以及“黑客”的入侵，進而創設安全的檔案資源共享環境。

4.提升檔案管理工作人員職業技能。在任何社會實踐活動中，人力資源的重要性不言而喻。醫科大學在檔案資源信息化建設過程中，應注重對檔案管理工作人員的技能提升，如專題講座、在職培訓、校際交流等，同時，應創設KPI考核模式，提升檔案管理工作人員的工作績效，并通過考核方式發現不足，以便共同發覺問題產生的緣由所在，借由前述措施，實現對檔案管理工作人員職業技能的切實提升，最終為檔案資源信息化建設儲備必備的人力資源。

現今，“數字化校園”建設成為國內諸多高校的重點推進項目。檔案資源信息化建設是“數字化校園”建設過程中的關鍵節點。醫科大學管理層應轉變思維，改變以往對檔案管理工作的偏頗認知，以人財物的投入保障檔案資源的信息化建設。

[1]徐擁軍,周艷華,李剛.基于知識服務的檔案管理模式的理論探索[J].檔案學通訊，2011（2）.

[2]熊友菊.信息化社會對傳統檔案信息服務模式的挑戰[J].檔案學通訊，2011（2）.

[3]郭偉,方昀.數字檔案館評價方法研究（上）[J].檔案學研究，2014（2）.

[4]王美琴.我國檔案信息化過程中的主要問題及對策[J].檔案學研究，2011（1）.

[5]閉線林.新時期高校檔案信息化建設探析[J].山西檔案，2014（5）.

Problems and Countermeasures of Archives Management in Medical Universities Under the Condition of Informatization

Cao Yang

(Archives of Shanxi Medical University,Taiyuan 030001,China)

Information Age brings about new challenges and development chances for archives management in medical universities.With the introduction of informatization connotation in archives management as the entry point,the paper illustrates the influence on traditional archives management in medical universities by information age,and presents problems exposed in current archives management in medical universities of China.Based on this,countermeasures of informatization construction of archives resources in medical universities are proposed in order to provide helpful reference to informatization construction of archives management in medical universities of China.

informatization;medical universities;archives management;problems;countermeasures

G271

A

2016-09-08