高?？蒲袡n案管理方法對比總結

張倩倩

（西南財經大學檔案館 成都 611130）

高?？蒲袡n案管理方法對比總結

張倩倩

（西南財經大學檔案館 成都 611130）

隨著國家對科學研究的重視加強，科研工作成為高校的重要工作?？蒲袡n案的數量和種類都呈現上升趨勢，這給檔案管理人員帶來了新挑戰。為了更全面地了解目前科研檔案的管理情況，我們通過現場調研和查閱資料等方式，先后走訪幾所高校，對其部門立卷情況進行了摸底調查，并在此基礎上總結了高?？蒲袡n案立卷的方法。

高校 科研檔案 立卷 調研

近年來，隨著高校不斷深化改革，在建設創新型大學的號召下，高校的科研工作持續推進的作用力之下，科研檔案管理工作也越來越受到重視，成為高等院校檔案管理工作的重要組成因素。高校的科研檔案如實地記錄了高?？蒲泄ぷ鞯牧㈨椛陥?、評審受理、研究過程、結題等全過程以及在此過程中科研工作的經驗和成果?？蒲袡n案的有效管理對促進高?？蒲邪l展、提高科研效率、掌握科研動態資訊、促進成果轉化等方面具有積極作用。因此，在某種程度上，科研檔案的管理反映出一個學校的科研管理水平。其中，科研檔案的歸檔立卷是科研檔案管理的重要工作，但由于各方面原因，常常導致科研檔案的歸檔立卷工作困難，例如，科研文件材料收集不齊全、集中統一管理難、歸檔不規范、對歸檔的材料的遺漏、斷續、丟失等問題。針對這些問題，白惠林、熊柱等人提出高?？蒲袡n案歸檔的一些對策。本文通過現場調研和查閱資料等方式，先后走訪幾所高校，對其部門立卷情況進行了摸底調查，并在此基礎上總結了高?？蒲袡n案立卷的方法及管理方式。

一、高?？蒲袡n案管理存在的問題

科研檔案是科學研究管理和實踐活動中直接形成具有保存價值的文字、圖表及聲像載體材料，科研工作是高校的一塊重要工作，科研檔案的質量和管理水平提高，就能更好地發揮其為學校和社會服務的作用，但一直以來，高校的科研檔案管理存在一些問題，主要體現在以下幾個方面。

1.科研檔案收集不齊全。根據《高等學校檔案工作規范》，科研檔案應當包括：綜合、科研準備階段、研究實驗階段、總結鑒定階段、申報獎勵階段、推廣應用階段幾大類。在實際工作中，由于高?？粗仨椖康纳陥?，成果及評審鑒定，科研人員大部分重視科研準備階段及總結鑒定階段相關材料的收集。鑒于對知識產權的顧慮，多數科研人員不愿移交研究實驗階段的相關材料，或只上交復印件，而這部分資料卻是最核心、最有利用價值的，更有部分教師為了今后評獎評優，申報職稱使用方便，整套科研材料都不移交。申報獎勵階段及推廣應用階段的材料大部分產生于科研課題檔案移交之后，多數教師嫌麻煩都不移交。

2.科研人員重視不夠，歸檔意識不強。高?？蒲袡n案一直以來都由科研處進行移交，并未采用課題組立卷方式。由于科研處工作繁忙，管理科研檔案的工作人員兼有幾份工作，檔案工作也一直不受重視，因此科研處歸檔的材料，未按規定處理，造成檔案館工作壓力大。另外，由于檔案由科研處工作人員移交，對課題研究過程中產生了何種材料了解得并不是非常清楚，最終可能導致這部分材料的缺失。

3.管理人員檔案知識缺乏。高校建設看重教學科研成果等一些具有凸顯性質的工作，而檔案工作卻是起支撐服務作用的，很難產生亮點，因此科研人員并不重視，故很少學習檔案相關知識，對檔案概念及部門立卷不了解，認為歸檔就是將材料交到檔案館。大部分移交人員不仔細查閱檔案館編寫的《科研檔案歸檔細則》，遇到問題也不咨詢檔案館人員，從而形成了有多少歸多少，或者認為不重要就不歸的情況。

二、各高校部門立卷情況調研

通過現場調研和查閱資料等方式，先后走訪幾所高校，對其部門立卷情況進行了摸底調查。

1.電子科技大學采用課題組歸檔方式。由課題組在項目立項的同時簽訂項目材料歸檔承諾書，確定負責人和基層檔案員，領取檔案歸檔明細表，科研處和各課題組按照各自的職責范圍，分別積累和收集科研準備、研究及鑒定過程的材料，項目結題在申請結項驗收前，課題組將完整材料（管理文件在科研處領?。?，先由科研處審核蓋章，再送檔案館復核，辦理完歸檔手續后，課題組方可申報鑒定。項目鑒定驗收后一個月內，由課題組基層檔案員將項目材料統一向科研處歸檔，并附歸檔材料清單一式兩份，由課題組和檔案館分別保存。

2.中南財經政法大學采用科研處歸檔方式?？蒲刑幒驼n題組分別負責收集相關材料，最后由科研處組織項目材料歸檔，各課題組將相關材料交到科研處，科研處設立兼職檔案員，負責向檔案館移交。檔案館編制移交清單模板，科研處兼職檔案員以一個課題一卷的方式填寫移交清單，并對卷內文件做好三線裝訂和編寫頁碼的工作?？蒲刑幭驒n案館歸檔的同時，提交移交清單電子和紙質版本。

3.上海財經大學采用科研處歸檔方式。由科研處組織課題組收集資料，科研處兼職檔案員負責將收集的資料按課題立卷，卷內材料錄入檔案管理系統，檔案館員工在網上審核立卷情況，待審核通過后，科研處方可向檔案館歸檔。

三、科研檔案立卷管理對策

在現有科研檔案管理中存在問題的基礎上，結合對幾所高校的調研情況，對照自身在科研檔案管理的實踐經驗，總結了如下科研檔案立卷的管理對策。

1.分類預先處理?？蒲袡n案主要包括：科研課題、個人科研成果、專著、科研公文。個人科研成果、科研公文與專著以學院或部門為單位立卷，科研課題以課題為單位立卷。立卷后需對卷內每份文件做處理，包括：三線裝訂、編寫頁碼、錄入電腦系統及蓋填件號章。整理好的每卷需要填寫備考表，打印卷內文件目錄，打印粘貼封面和背脊，每一卷文件的整理都是一個繁復的過程，需要耗費大量時間。檔案館員工一般需要管理多個歸檔部門，如果所有的工作都由檔案館完成，勢必造成極大的壓力，因此規定哪些步驟應當在部門立卷中進行，做到合理又方便移交，顯得尤為重要。

2.完善科研檔案管理制度，并加強宣傳培訓。制定《科研檔案管理制度》，加強宣傳，落實到位，對不移交檔案或不按規定移交的情況做相應懲處。通過校園網系統、OA及發放手冊等方式，對《科研檔案管理制度》進行宣傳。由檔案分管領導帶頭，依靠行政干預，將該制度滲透到各部門工作中。一學期至少舉行一次部門立卷培訓會，宣傳檔案基本知識，講解部門立卷的操作流程。

3.加強科研課題的資料管理?？蒲刑幵O立檔案分管領導，部門兼職檔案員，兼職檔案員負責收集個人科研成果、專著及科研公文，分別組卷，并對卷內文件三線裝訂、編寫頁碼、錄入檔案管理系統，打印卷內目錄清單，移交至檔案館?？蒲姓n題以課題組為單位歸檔，在課題立項的同時，由科研處給課題組發放檔案歸檔明細表，由課題負責人指定人員負責項目材料的收集和立卷，科研管理文件在科研處領取，每個課題立一卷或數卷，卷內每份文件三線裝訂、編寫頁碼、錄入檔案管理系統，并打印兩份卷內文件目錄。項目申請結項鑒定之前，課題組將材料交科研處審核，并在卷內文件目錄上蓋章，再交檔案館復核。檔案館工作人員對檔案做檢查，是否按要求處理，查驗電腦錄入情況，對照卷內文件目錄，對每卷文件進行核對。檔案復核無誤的課題，檔案管理人員在卷內文件目錄上加蓋公章，并將課題名稱及課題負責人聯系方式登記在檔案審核一覽表中，課題組憑蓋章的卷內文件目錄申請鑒定結項。課題結項后一個月內，課題組檔案員將課題產生的所有材料移交到檔案館。檔案館工作人員把已經移交檔案的課題標示在檔案審核一覽表中，并將一份卷內文件目錄蓋章返回課題組保存。移交完的每卷文件用專用檔案盒裝好，由檔案館工作人員蓋填件號章，填寫備考表，打印并粘貼封面和背脊。

4.完善考核機制。制定考評機制。每年底對各部門兼職檔案員作一次評比，制作部門立卷情況一覽表，對各部門進行評分，對做得好的進行一定的物質獎勵，并將評比結果通知各部門，作為兼職檔案員個人一年工作成績的參考?？蒲姓n題項目檔案移交完成后，由檔案館出具檔案接收證明，課題組才可通過該證明到科研處進行課題結項，并將結項證書交檔案館，未移交檔案的科研課題一律不得結項。

[1]任靜蓉.高?？蒲袡n案的管理與應用研究：以H學院為例[J].亞太教育,2015（8）.

[2]張振國,劉豐文.高校橫向科研檔案管理問題與對策[J].蘭臺世界,2007（4）.

[3]白惠林,賈樹梅.高?？蒲袡n案歸檔的問題與對策[J].晉中學院學報,2011,28（1）.

[4]熊柱.高?？蒲袡n案收集工作存在問題及對策研究[J].廣西師范學院學報（哲學社會科學版）,2000,21（2）.

★作者張倩倩為西南財經大學檔案館館員，研究方向為檔案管理。

G271

A

2016-09-05