高校檔案管理電子化服務探析

李鴻

（廣西科技大學 柳州 545005）

高校檔案管理電子化服務探析

李鴻

（廣西科技大學 柳州 545005）

傳統檔案管理方式耗費的人力成本和時間成本相對較大，而憑借網絡技術實現檔案的快速、精準、低成本存儲成為時代發展的要求。高校檔案管理的電子化在于節約資源、推動檔案信息管理的快捷化，跟隨信息化的發展潮流，將檔案信息的保存、傳遞和共享推向一個全新的發展階段。作為人才培養和科研創新的陣地，高校更應該走在檔案管理電子化服務的前沿，為檔案管理工作提供新的思路、給出新的問題解決方案。

高校 檔案管理 電子化 服務

對高校檔案管理提出的電子化服務要求，是網絡時代社會的信息接收習慣決定的。人們已經習慣從網絡上獲取需要的信息，隨著00后及以后的人群成為社會的主要消費群體，互聯網應用也逐步成為社會發展的新引擎，為了使越來越多的人方便地使用信息，高校檔案管理的電子化服務不得不提上日程。如何更好地理解這一趨勢，并就高校檔案管理人員必備的技能和素養問題，本文提出了符合主流觀點的建議對策。

一、當前高校檔案管理電子化過程中存在的問題

目前，電子化技術逐漸應用到生產和生活領域中，給人們的生活帶來了許多便利，一些學校開始嘗試使用電子化技術來管理檔案，這是一種適應社會發展的工作思路，能夠明顯提升檔案管理的效率。但是，從傳統管理方式到現代化的數字化管理，高校表現出了一些“水土不服”癥狀，本文結合實踐研究，將這些問題歸納為以下幾個方面。

1.電子化服務機制不健全。電子化管理相比傳統的人工管理是新生事物，人們對它的認識和接受經歷了一個從陌生到熟悉、從不熟練到熟練的過程。盡管高校走在了技術、知識、科研的前列，但是在檔案管理方式的創新方面也是近年來開始著手的，人們對這一方式的認識依然處于正在完善的過程中，制度機制的建立和完善是一個漫長的過程，這就導致在實際操作的時候，會出現缺少指導、規范的情況，特別是在遇到問題的時候，工作人員會出現不知道怎么辦的情況。若是出現錯誤，也不能及時處理，減少錯誤做法帶來的損失。因此，高校檔案管理電子化服務首先需要給予制度規定做保障。

2.高校檔案電子化服務方式陳舊。高校檔案包括的種類較多，教學檔案、教師業務檔案、學生檔案、科研檔案等都是需要記錄在案的，如果不做好分類記錄、及時整理工作，就會導致出現資料歸位混亂的情況。從高校檔案電子化的服務方式來看，高校普遍存在著方式陳舊、效率不高的情況。例如，一些高校的檔案只是用來進行電話、傳真查詢，或者復印檔案開具證明。單一的服務模式會削弱檔案的作用，在互聯網技術急速發展的今天，高校檔案的管理手段如果只停留在對學生資料的核查、保存、調檔等方面，帶來的后果是與時代潮流相脫離，阻礙高校檔案工作的前進。

3.高校檔案電子化服務內容單一。長期以來受制于傳統體制下的松散檔案管理機制的限制，高校檔案管理往往是發展相對滯后的“小散遠直”部門，學校領導的重視度放在了招生與就業上面，對學校辦公室的檔案管理工作投入的精力較少，檔案業務人員的工作積極性不高，檔案管理的內容以學校師生的個人檔案為主，對當下最新的研究資料、重要圖書資料、特殊文獻信息重視不夠，因此，在服務方式電子化的當下，高校檔案管理內容依舊是保持原來的狀態，滿足不了信息交流與互動的需要，從一定程度上影響了高校的內外部發展。

二、高校檔案管理工作電子化服務的策略

高校檔案管理的電子化是符合人們主觀愿望的主流趨勢，高校必定要在該方面投入一定的財力、精力、人力著重做好服務方式和服務內容的創新升級，推動高校的檔案管理工作上升到一個更新的階層。

1.建立完善的電子化服務制度。高校檔案管理的電子化服務是今后高校管理的重要內容，更是檔案管理專業學生重要的研究方向。在推動高校檔案管理工作電子化進程中，高校領導、辦公室工作人員、檔案管理人員都需要從更新理念做起，學習最新的檔案管理電子化服務方式，掌握一定的網絡知識和技術手段；幫助高校建立健全的、先進的辦公室檔案管理制度，制訂檔案管理人員的行為準則和工作標準；科學、合理地制訂高校檔案電子化服務的獎懲制度，要求檔案工作者以高標準要求自身，在數字化時代為高校檔案工作創造更大的價值。

2.創新高校檔案管理服務內容。檔案管理工作實現電子化發展的首要目的就是增加檔案服務的內容，拓寬檔案的服務領域，充分發揮出技術型精細化檔案管理的功能優勢，創建精準度高、適用性好、應用功能豐富的綜合性檔案運營服務。通過信息化數字化的精準投送，實現直接面向高校師生，形成較高接觸度和適應性的綜合檔案信息服務體系，豐富檔案服務內容，探索更加實用的服務模式，滿足學生和高校的發展需要，可以綜合考慮設置個人信息終端，或者形成綜合性強的個人檔案信息服務平臺，形成借助信息化資源優勢發展的云端檔案管理服務，這些探索和嘗試還可以同學生的綜合能力培養和就業信息對接，形成更加長效的應用價值。

3.完善高校檔案管理服務的方式。在當今信息化發展過程中，借助互聯網＋思維形成多元化信息應用增進檔案管理服務的綜合性功能發揮，應當立足于高校信息化發展施行綜合性信息服務，并以檔案管理服務為中心，形成有效的功能發散，增進綜合性信息利用能力的開發，對接多向性的信息綜合利用。特別是形成多種綜合服務的一體化終端，方便師生存放和獲取所需要的檔案，節約高校檔案管理工作的成本，提升檔案管理人員的工作效率。

高校檔案管理電子化服務須緊緊圍繞著信息化這一個中心目標，并且以高校學生為發展主體，形成綜合性的高校檔案管理服務。這需要多向性的信息綜合利用，以及完善多元化檔案信息調取和對接工作。靈活采取多種方式，綜合考慮檔案資料的適用性，設置多種檔案信息服務。在建設高校檔案管理人才隊伍時，一是充分引入信息技術人才，要懂得計算機硬件、軟件、互聯網等各項技術，當出現問題時能夠自行解決；二是要懂得專業的檔案管理工作技術，綜合應用網格化管理實現信息化檔案精準服務；三是施行多維度的檔案信息采集和變更，同實際信息內容的更迭實現高度同步，真實反映學生狀況，減少信息延遲產生的影響，使高校檔案管理工作模式得到改善，促進檔案管理工作順利實施，從而有效地提高高校檔案管理服務水平。

4.確保高校檔案電子化服務的規范性和安全性。眾所周知，網絡在提供便捷化服務的時候，也存在著技術漏洞所帶來的風險，黑客的入侵和信息泄露侵害了人們的隱私，給人們的生命財產安全造成威脅。在高校檔案管理的電子化道路上，在更新技術、完善制度、講求效率的同時，不能忽視安全問題。一旦發生檔案信息泄露，則會嚴重威脅學校師生的個人利益，產生不可估量的嚴重后果。

從信息安全的角度考慮，主要是對用戶及提供利用者的管理，對利用者身份的認定、利用中采取有效的安全保密措施等。提到檔案電子化管理，就不得不說電子文件的保存與管理，目前，我國國內電子文件管理辦法提出了全程管理和前端控制等理念，這些措施都是為了加強網絡資料和文件信息的安全性和規范化，高校檔案管理的電子化服務可以參照該領域的一些具體操作流程與管理制度，創新理念、規范管理，確保高校檔案信息安全。

綜上所述，高校檔案電子化服務革新工程勢在必行，必須加強各方面的重視。為了更好地為用戶提供服務，促進高校檔案管理的網絡化，需要針對性解決高校檔案管理的應用開發、管理模式調整、人才隊伍建設等方面存在的一系列問題，更需要高校各方面有關的職能部門形成合力，將這一工作重視起來。在日常的管理工作中，高校檔案工作人員應努力提高檔案管理電子化水平，敢于使用先進技術，創新檔案內容，同時，要注意在傳統檔案管理工作向電子化管理模式轉變的過程中，防止出現檔案信息的泄露問題，全方位提升檔案管理的能力和水平。

[1]孟凡蕾.強化檔案意識,提升學校檔案管理水平[J].黑龍江科技信息,2009（31）.

[2]劉永.檔案信息服務工程之服務科學[J].檔案管理,2012（1）.

[3]魏少辰.抓住學校升格機遇,加強檔案管理工作[J].科技情報開發與經濟,2008（34）.

★作者李鴻為廣西科技大學醫學院辦公室檔案管理員，研究方向為檔案管理。

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2016-09-20