大型民營企業檔案管理體系的構建

林未名

（紅星美凱龍家居集團股份有限公司 上海 200333）

大型民營企業檔案管理體系的構建

林未名

（紅星美凱龍家居集團股份有限公司 上海 200333）

遵循靈活實用的原則，本文結合實例較為系統地介紹了某大型民營企業集團檔案管理體系的構建。檔案管理體系主要包括體系構建的原則與各級檔案室的基本任務、檔案的收集與歸檔范圍、檔案歸檔和整理要求、檔案的分類和案卷編號規則、檔案的保管及期限、檔案的鑒定與銷毀、檔案的利用以及檔案工作的考核與激勵機制等。

民營企業 檔案 管理 體系 構建

企業檔案是企業生產、經營活動真實的歷史記錄，不僅記錄了企業發展的歷史，而且記載了企業所形成和積累的知識，是企業重要的知識資源。民營企業檔案管理對于積累和保存企業知識，維護企業發展真實的歷史面貌，保護企業合法權益不受侵犯，保持企業核心競爭力等，都具有十分重要的戰略價值[1]5。

民營企業最大的特點是私有性，以盈利為目的的機構性質決定了企業對檔案管理的特殊需求[2]3。因此，對民營企業的檔案管理一般都強調靈活實用的原則[3]104。對民營企業的檔案管理，一是不要把其看成是一種固定不變的單一的管理思想與方式；二是在工作中不要力圖去套用某種模式，而要著力研究適合本企業的檔案管理模式，適合的就是最優的[4]5。如湖南省就明確民營企業檔案的歸檔范圍、檔案的分類、項目的設置可根據企業規模大小、檔案數量多少適當增減。

由此可見，在遵循檔案管理一般原則的前提下，民營企業的檔案管理應該是靈活的、與企業實際情況相符的。結合實例，本文介紹某大型民營企業集團公司檔案管理體系的構建。

一、大型民營企業檔案管理體系的構建

1.體系構建原則與各級檔案室的基本任務。集團檔案管理工作實行統一領導，分級管理的原則。集團檔案的所有權歸集團所有，由集團檔案室或指定檔案人員集中統一管理，任何部門、個人都不得私自保存。每個獨立法人單位作為一個立檔單位，設立一個單獨全宗。

集團檔案室主要從宏觀方面貫徹執行檔案有關法律、法規和國家有關方針政策，建立健全檔案工作規章制度；制定各分公司檔案員工作職責，建立公司檔案管理網絡，組織檔案人員的培訓。監督和指導集團各部門、分公司檔案的收集、整理、保管、利用等工作。

作為檔案管理的執行層，各分公司檔案室要貫徹執行集團公司有關管理規定，根據實際情況擬訂完善分公司檔案管理制度。集中統一管理本公司各種門類和載體的檔案，積極提供利用，為本公司各項工作服務。

集團設專職檔案管理員，各分公司設專（兼）職檔案管理員。

2.檔案的收集與歸檔范圍。檔案管理人員應主動根據檔案歸檔范圍及歸檔時間要求積極主動地與相關人員聯系，催促其歸檔，經催促無效后，發送文件歸檔催收單進行催收。任何員工均應主動將自己手中與公司有關的文件及時交相關檔案人員歸檔，不得自行保存或者占為己有。在辦理文件歸檔時，需在文件歸檔登記簿上進行登記，專（兼）職檔案管理人員仔細驗收，確認檔案的合規性及齊全性后再簽名確認。

凡是反映集團各項活動，具有查考利用價值的各種文件材料都屬于歸檔范圍。

（1）政府有關部門文件材料。政府有關部門召開的需要本集團及所屬公司貫徹執行的會議的主要文件材料；政府有關部門頒發的屬于集團及所屬公司經營范圍并要執行的文件；政府有關領導視察、檢查本集團工作時的重要指示、講話、題詞、照片和有特殊保存價值的錄音、錄像等聲像材料等。

（2）集團文件材料。集團及所屬公司設立、變更、轉制、歇業、清算、注銷等文件材料；股東會、董事會、監事會有關的材料；集團及所屬公司頒發的（包括轉發及其他單位聯合頒發的）各種正式文件的簽發稿、印本、重要文件修改稿；集團及所屬公司的工作計劃、總結、報告；集團及所屬公司領導公務活動形成的文件、電話記錄、聲像材料；集團及所屬各公司有關項目工程建設、生產管理及購置大型設備、基建工作中形成的憑證、協議合同、圖紙、文件、證書等材料。

（3）不屬歸檔范圍的材料。普發供參閱、不辦的文件材料；各公司文件材料中，無查考利用價值的事務性、臨時性文件（主要領導人親筆修改稿和負責人簽字的定稿除外）；從正式文件中抄錄或復印的以及從各方面收集的供工作參考的文件材料；參加非主管單位召開的會議不需要貫徹執行的無查考價值的文件材料；非隸屬單位抄送的不需要辦理的文件材料等。

3.檔案歸檔和整理要求。電子合同（掃描版）及紙質合同原件應每月移交集團行政檔案管理專員，并做好交接登記手續。辦理完畢的一般文件，到第二年移交集團檔案室歸檔；會計檔案、審計檔案由財務部門、審計部門立卷編目后自行保管，2年后給檔案室歸檔。各公司一旦發生撤銷、合并或歇業時，公司必須提前一個月指定人員對本公司所保管的全部檔案進行系統清理，并移交給集團檔案室，辦理移交手續。

遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，區別不同價值，便于保管和利用。歸檔案卷整理應做到下述幾點。

（1）歸檔的文件材料應為原件。歸檔的文件實行“雙套制”管理，即在文件形成、處理、歸檔、保管、利用等過程中，紙質文件和電子文件二者同時存在，同步歸檔。電子歸檔應以光盤的形式進行保存。

（2）歸檔文件必須齊全完整，遵循文件形成規律與特點，層次分明。不同年度、不同保管期的文件材料一般不得放在一起立卷。卷內文件材料應按排列順序依次編寫頁號或件號，案卷必須按規定的格式逐份填寫卷內目錄。聲像材料應由拍攝者用文字標出攝像或錄音的對象、時間、地點、中心內容和責任者。

（3）歸檔文件原則上按卷為保管單位。有關卷內文件材料情況說明，應都逐項填寫在卷內備考表內，若無情況可說明，也應將立卷人、檢查人的姓名和時間填上以示負責，備考表應置卷尾。案卷封皮，應逐項按規定填寫清楚，案卷題名簡明，確切地反映卷內文件材料內容。一般包括責任者、內容和名稱。

（4）每年應該形成全年檔案的全引目錄，全引目錄包括卷內目錄、案卷目錄和檔案匯總目錄。案卷目錄應具備案卷號、題名、頁數、期限、備注等項目，案卷目錄、卷內目錄需要打印出來并裝訂成冊，形成檔案索引目錄卷。

4.檔案的分類和案卷編號規則。以集團的全部檔案為對象，參照國家有關規定，結合集團檔案的內容及其形成特點，并保持檔案間的有機聯系，使集團檔案管理工作走向標準化、規范化，以利于科學管理及綜合開發利用。

（1）一級類目的設置。集團檔案分為：黨群宣傳類、行政管理類、經營管理類、生產技術管理類、產品類、科學技術研究類、基本建設類、設備儀器類、會計檔案類、職工檔案類等，分別由0-12阿拉伯數字代表。

（2）二級及二級以下類目的設置。黨群宣傳類、行政管理類、經營管理類、生產技術管理類的二級及二級以下類目按職能性質或問題設置；產品類、設備儀器的二級及二級以下類目按產品和設備儀器種類或型號設置；科學技術研究類按課題性質或課題項目設置；基本建設類按工程性質或工程項目設置；會計類按文件形式（名稱）設置；人事類按人力資源工作模塊及員工個人檔案進行設置；特殊載體類檔案二級目錄按載體形式進行設置。

（3）案卷流水號用三位阿拉伯數字標識，從001開始編制。各類目間用“.”分開，類目號與流水號間用“—”分開。中間用“/”分開。不同的二級類目流水號分開編制。案卷編號中的年度用4位阿拉伯數字標識。

5.檔案的保管及期限。

（1）各公司應設置檔案專用庫房，配置相應的設施設備（如帶鎖檔案柜或密集架、空調、去濕機、溫濕度記錄儀、消防器材等），使檔案庫房符合八防，即：防盜、防火、防潮、防高溫、防霉、防蟲、防光、防塵、防有害氣體等要求，確保檔案的安全。

（2）檔案管理人員應將檔案柜進行系統編號，編號規則為：從左到右，從上到下的順序進行，編號細化到X柜X排。檔案管理人員要將檔案實體的存檔位置存入目錄中，以便檢索用。

（3）檔案的保管期限定為永久、定期兩種，定期分為30年、10年。凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對集團有長遠利用價值的檔案，列為永久保管；凡是反映集團一般活動，在較長時間內對本集團工作有查考利用價值的文件材料，列為定期保管，期限為30年；凡是在較短時間內對本集團有參考價值的文件材料，列為定期保管，期限為10年。

6.檔案的鑒定與銷毀。各分公司檔案室對所保存的檔案要每5年清理一次，對于保存期限已滿，無保存價值的檔案編制擬銷毀檔案鑒定表，提交檔案鑒定小組進行鑒定。檔案鑒定小組各成員必須出具具體的鑒定意見，寫出鑒定報告，如“同意銷毀”、“因為XX原因，建議再保管XX年”。檔案室根據檔案鑒定小組的意見，編制檔案銷毀清冊，批準銷毀的檔案由該檔案保管部門再保存兩年后銷毀。

銷毀檔案材料，須由二人以上并在指定的地點進行監銷，嚴禁將需要銷毀的檔案作為廢紙賣出，銷毀人、監銷人在銷毀清冊上簽署姓名及日期，銷毀清冊永久保存。

7.檔案的利用。檔案利用主要指檔案查閱、借閱、提供復印件、提供電子文件等。利用檔案材料前，利用者必須經審批同意后檔案管理人員才能提供檔案利用。

各部門、分（子）公司因工作需要利用與自己工作有關的一般檔案時，經利用人所在的部門領導審核后，送辦公室負責人批準。借閱重要的、機密的檔案或利用與自己工作業務無關的檔案時，須經利用人所在的部門領導、本部門分管領導及辦公室負責人批準。非人事工作人員、非財務工作人員、非企業證照年檢人員等一般不得利用人事檔案、財務檔案；如特殊情況需要利用的須報集團總裁最終批準后，方能提供利用。外部公司，原則上不得提供檔案利用，特殊情況下需要利用的，應經集團總裁批準后，方可利用；利用單位只能在檔案人員視線范圍內查閱，原件不得外借，不得復印。檔案、文件利用批準手續，只限一次有效。

查閱檔案只限在檔案管理人員視線范圍內進行，查閱時不得任意更改、涂劃、拆散、剪挖、攜帶外出。檔案借閱期限最長為十天，如需延期，必須重新按審批程序審批，凡借閱的檔案、文件一律不得私自復印。檔案管理人員在提供檔案利用的時候，必須在相應的檔案查閱登記表、檔案借閱登記表及檔案復印件登記表上登記，并讓利用人簽字確認。歸還的檔案要進行當面檢查、清點，并在登記表上注明歸還日期。借閱人對檔案要妥善保管，不得遺失和損壞，不得轉借他人，不得泄密。檔案利用申請表及利用登記表要保存10年。

8.檔案工作的考核與激勵機制。為了將檔案管理各項規定落實，各部門、公司要將專（兼）職檔案管理員納入績效考核范圍進行考核。

集團辦公室將根據各部門、公司日常檔案工作情況及結合半年度或年度檢查情況，評選出“年度檔案工作先進單位”及“年度檔案工作先進個人”，并在集團范圍內公開表彰。對不執行集團檔案管理制度，對檔案檢查過程中發現需要整改事項整改不力的部門、公司和有關人員，將視其情節輕重給予處罰。

對損毀、丟失屬于集團檔案，擅自提供、抄錄、公布、銷毀集團檔案，涂改、偽造檔案，倒賣檔案牟利或者擅自將檔案賣給、送給別人，將公務活動中形成的應歸檔的文件、資料據為己有，拒不歸檔或不按規定期限向集團檔案部門移交檔案，以及檔案工作人員以及對檔案工作負有領導責任的人員玩忽職守，造成檔案損失，將責令限期改正，情節嚴重的對直接責任人員給予經濟處罰，構成犯罪的依法追究刑事責任。

三、結語

民營企業的私有性決定了其檔案管理靈活實用的原則。結合實例，本文介紹某大型民營企業集團公司檔案管理體系的構建。集團檔案管理工作實行統一領導，分級管理的原則，集團檔案室與各公司檔案室分別承擔宏觀管理和執行層的角色，并設立專職檔案管理員；檔案收集的范圍主要有與政府部門相關的文件以及集團文件，并明確不屬于歸檔范圍的材料；對檔案歸檔和整理作了詳細要求，包括歸檔的時間、案卷整理的具體要求等；參照國家規定及企業實際，制定檔案分類與案卷標號原則；對檔案保管的要求與期限，明確檔案專用庫房的要求與檔案柜編號原則；根據企業實際確定檔案保管分永久和定期兩種，對各類文件的保管期限進行明確要求；對檔案鑒定與銷毀有具體程序要求，銷毀材料要事先鑒定，銷毀清冊要永久保存；制定了檔案利用的程序與范圍，要求檔案利用申請表及登記表要有一定的保留年限；為了將檔案管理各項規定得到落實，制定了檔案工作的考核與激勵機制。

[1]覃兆劌，張斌.“自覺”“、自主”與“自我完善”：民營企業檔案管理究竟應該選擇怎樣的模式？[J].檔案管理，2008（6）.

[2]劉婉嬌.民營企業檔案管理存在的問題及對策研究[D].遼寧大學碩士論文，2015.

[3]項桂芳.新時期下民營企業檔案管理模式的創新[J].科教導刊，2012（6）.

[4]宗培嶺.民營企業檔案管理模式研究[J].浙江檔案，2005（2）.

★作者林未名為紅星美凱龍家居集團股份有限公司檔案管理部副部長，長期從事檔案管理工作。

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2016-09-19