企業檔案管理實踐中的問題及對策分析

吳容

【摘 要】企業檔案是企業生產和管理的重要數據來源以及經營活動的信息依據，對企業的發展有重要意義，能夠為企業的創新發展提供資源和信息，可見檔案管理工作的重要性。通過對檔案管理的相關研究，本文主要分析了企業檔案管理的重要性，闡述了企業檔案管理實踐中存在的問題，最后總結了應對企業檔案管理實踐中的問題的對策，旨在完善企業的檔案管理工作，為企業的生產經營提供可靠的支持。

【關鍵詞】企業檔案管理實踐；問題；對策

一、企業檔案管理的重要性

檔案管理是企業管理工作中的重要環節，對企業的發展至關重要，隨著我國各個大小企業的迅速成長和發展，檔案管理工作的重要性越來越突出。檔案管理是企業整個管理工作中的關鍵組成部分，具有不可替代的重要作用，在企業的生產經營活動中，檔案管理能夠為企業提供一定的數據支持，便于企業從檔案中獲取相關的信息和資源。企業檔案中的信息涵蓋多個方面，涉及到的領域較為廣泛，能夠在一定程度上反映企業的發展經歷，其中甚至蘊含了豐富的科學技術知識和信息，對于企業的長期發展而言具有至關重要的作用，是企業的一筆重要財富。檔案管理能夠確保企業良性發展，推動企業的工作效率和水平的提高，同時也是確保企業健康發展的有力手段，但是就目前的企業檔案管理工作來看，仍然有一些問題需要解決，為了提高檔案管理工作的質量和水平，需要進一步規范檔案管理工作，建立良好的檔案管理機制，促進企業的檔案管理規范化和標準化。

二、企業檔案管理實踐中的問題

企業的檔案管理工作是企業管理的重要內容，對企業的生產經營具有重要的指導作用，因此為了促進企業檔案管理工作的良好發展，推動企業的進一步完善和成熟，必須認識到企業檔案管理的重要性，把握檔案管理中存在的問題，并針對這些問題采取積極有效的措施，解決問題，推動檔案管理工作的順利開展。以下將從檔案管理中存在的問題著手，針對其不足進行一一闡述。

1.檔案管理的意識不強

我國目前的企業檔案管理工作中明顯存在的問題是企業對檔案管理的認識不夠到位，對企業內部資料和檔案的歸納和整理工作做的不夠細致，所以資料和信息常常出現缺失和損壞，不利于企業檔案的保存和管理，在一定程度上讓檔案管理的難度大大增加。從大多數企業的生產經營來看，我國的大部分企業更加注重企業的生產，往往容易忽略企業的管理，因此在檔案的管理上，常發生管理不夠標準化和規范化，檔案資料不夠完整，重要信息流失等情況。這樣一來，檔案管理的意義和作用沒有真正發揮出來，不能夠服務于企業。

2.檔案管理人員缺乏

目前，企業大多存在檔案管理工作人員缺乏的問題，多數檔案管理工作者的綜合素質不高，沒有系統學習過檔案管理的理論知識，因此在開展工作時不能夠將工作落實到細節，部分檔案管理工作者大多是兼職，不能夠一心一意的服務于檔案管理。再加上檔案管理工作的薪資待遇較低，因此鮮少有人能夠長期在這個崗位上工作，人事變動給檔案管理增加了難度，不利于檔案的整理和延續。

3.檔案管理制度不夠完善

部分企業建立了檔案管理的相關制度，但隨著企業的創新和發展，檔案管理制度漸漸落后，大多數企業的檔案在收集和整理方面存在問題，沒有健全的管理制度為支撐，常常出現檔案流失、檔案的借閱不符合程序、檔案被隨意更改和涂鴉。與此同時，企業的檔案大多沒有真正用到實處，員工對企業檔案的了解不夠透徹，企業對檔案的宣傳不到位，導致檔案大多被收藏，鮮少被利用。

4.信息化檔案管理有待完善

信息化的發展為檔案管理提供了一個契機，但目前的檔案管理工作沒有將信息化建設落到實處，沒有重視信息化建設，不僅資金人力物力的投入力度較小，而且缺乏相應的制度體系作為保障和依據，也沒有充分應用檔案管理的硬件設備，更缺乏信息資源的開發和利用，這些因素都在不同程度上阻礙了檔案管理的信息化腳步，抑制了檔案管理工作的創新發展。

三、應對企業檔案管理問題的對策

我國目前的企業檔案管理工作仍然不夠完善，存在一些問題和不足，而這些問題不僅會影響檔案管理工作的順利開展，同時也會給企業的生產經營帶來不良的影響，因此，為了實現企業的進一步發展和革新，需要采取有力的措施改善檔案管理中的問題，本文將從檔案管理制度的完善、檔案管理人員的素質的提高以及信息化檔案管理的加強等方面，來分析解決檔案管理工作問題的對策。

1.提高對檔案管理工作的重視

要讓檔案管理工作在企業內部和諧發展，首先要認識到檔案管理工作在企業的管理工作中是一項重要的基礎性工作，對于整個企業的發展而言意義重大，作用突出。因此要提高對檔案管理工作的重視程度，加強企業員工的檔案意識和管理意識，讓企業的每一位員工都認識到檔案管理的重要性，明白檔案管理工作是企業管理中的重點內容。此外，還要積極努力的創新和改善檔案管理工作，爭取企業各上層領導的重視和支持，在企業領導的監督和管理下，打造現代化的企業檔案管理體系。

2.提高檔案管理人員的專業能力

檔案管理中不可或缺的一項重要內容是檔案管理的工作人員，管理人員的專業能力和技術水平和檔案管理工作的水平及質量息息相關，密不可分。因此檔案管理工作要重視對管理人員的培養，通過培訓、進修等方式，提升管理人員的專業能力和技術水平，提高管理人員的工作積極性，從而實現管理人員整體素質的提高，為檔案管理工作提供可靠的人力支持。隨著社會經濟的發展，科學技術的進步，我國大部分企業有了突破性的進展，因此企業的檔案管理工作也需要順應時事，跟隨企業發展的腳步，不斷創新和完善，用更高的標準來要求檔案管理人員的專業能力，培養高素質、高水平、高能力的檔案管理人才，適應不斷變化的企業檔案管理工作。

3.完善檔案管理的相關制度

完善的檔案管理制度體系是確保管理工作能夠順利進行的依據和支撐，為了讓檔案管理工作更加規范化和標準化，需要完善企業的檔案管理制度，將檔案管理統一進行規范和管理，在進行資料歸檔時，要求資料和信息數據必須完好無缺，并且準確性要高，讓檔案管理工作時刻保持規范，從而根據相應的規章制度進行有序的管理。此外，檔案管理工作還應該順應時代要求，以科學合理有序為原則，建立相應的管理制度體系，根據檔案的不同門類進行統一的管理，確保企業的檔案管理工作能夠做到有章可循。

4.推動信息化檔案管理

檔案管理工作要與企業的發展相適應，當前的信息化和數字化發展要求企業的檔案管理工作也要加強信息化的建設。企業的檔案管理的信息化建設需要利用信息技術和計算機的優勢，將管理方式方法進行創新和改進，讓檔案管理工作趨向于信息化。企業要重視檔案管理工作的信息化建設，為信息化的檔案管理提供支持，將檔案信息和資源進行合理的統籌規劃，充分利用信息資源，進行交流和共享，并引進先進的技術設備和管理人才，讓檔案管理工作更加現代化。

四、總結

綜上所述，企業的檔案管理是整個生產經營活動中的一項重要的管理工作，是企業管理中的重要內容和關鍵部分，不管是企業內部的行政管理還是企業的經營活動的管理，都離不開檔案管理。良好的企業檔案管理工作能夠促進企業的有序發展，提高企業的核心競爭力，因此要重視企業檔案管理中存在的問題，并積極尋找有效的對策解決檔案管理中的問題，完善檔案管理工作的相關制度，提高檔案管理人員的綜合素質，讓檔案管理更好的服務于企業的生產經營活動，推動企業的檔案管理良好發展，促進企業的可持續發展。

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