試運用PDCA理論建立高校固定資產內控“防火墻”

周 青

（濰坊醫學院，山東 濰坊 261053）

試運用PDCA理論建立高校固定資產內控“防火墻”

周 青

（濰坊醫學院，山東 濰坊 261053）

隨著高校擴大辦學規模，提升辦學層次，固定資產的資金投入規模日益加大。長期以來由于高校受計劃經濟的影響，資產管理主體缺乏效益意識和內部控制理念，資產管理工作嚴重滯后，效益低下，缺乏動力和活力，資產管理陷入困境。本課題擬從高校資產管理現狀入手，揭示高校固定資產內部控制方面存在的問題，以PD CA理論為基礎，按照資產管理的工作流程，對加強資產內部控制的風險管理提出相應的對策和建議。

資產內部控制；PD CA理論；風險內控防范體系

高校固定資產購置資金大多源于政府撥款，缺乏效益意識和內部控制理念，資產管理陷入困境。購置隨意、資產性能利用不充分、管理不規范、不注重資產的跟蹤管理，監督控制措施缺失、缺乏考核監督措施，資產賬實不符、資產流失和損失等現象嚴重。資產管理的嚴重滯后問題亟待高校管理者加強對資產內部控制問題的研究。本論文擬以PDCA循環理論為基礎，從資產管理流程出發，揭示高校固定資產內部控制方面存在的風險，對加強資產內部控制的風險管理提出相應的對策和建議。

一、研究的理論基礎

PDCA理論指的是PDCA循環，最早由休哈特于1930年構想，后被美國質量管理專家戴明博士在1950年再度挖掘，運用于持續改善產品質量的過程并取得顯著成效。

（一）P(plan)計劃。制定方針、目標以及活動規劃。

（二）D(Do)執行。根據已知的信息，設計具體的方法、方案和計劃布局；再根據設計和布局進行具體運作并實現計劃中的內容。

（三）C(check)檢查。檢查執行計劃的結果，分清哪些對，哪些錯，明確效果，找出問題。

（四）A(Action)糾正。對檢查的結果進行總結處理，對成功的經驗進行多次驗證并加以肯定并予以標準化；對于失敗的教訓及時總結，找出原因，吸取教訓。對于發現的沒有解決的問題，提交給下一個PDCA循環中去解決。

以上四個階段是一個實踐的過程，實踐、認識、再實踐、再認識，這種形式循環往復以致無窮，而實踐和認識上每一循環的內容，都比較地進到了高一級的程度。

二、P-計劃階段 調研資產管理現狀并分析原因，初步確定資產管理內部控制風險管理指標

本課題組成員設計了資產管理內部控制風險因素問卷，對山東省十五所高校從事資產管理和審計工作的專家進行調查，共發放問卷120份，回收問卷120份，有效問卷120份。用SPSS軟件等方法進行量化處理，運用層次分析法和專家意見法相結合進行統計分析，對分析出的結果再次整理編制出第二輪調查問卷進行調查。對第二輪結果分析確定資產管理影響因素的核心部分，最終確定資產管理內部控制風險指標體系（見圖1）。

三、D-執行階段 明確資產管理風險點，制定資產管理工作流程與標準

在運用資產管理內部控制風險指標體系進行評價的基礎上，確定資產管理的風險分布，對每一項工作任務進行深度細化，按照資產管理制度、資產管理機構、資產內控流程和績效評價四個方面對風險進行系統的整合與歸納梳理，資產內控流程從資產管理購置申請、資產招標、合同簽訂、資產驗收、使用維護、報廢處置等環節逐一分解。

圖1 資產管理內部控制風險指標體系

（一）資產管理制度

資產管理制度是約束與指導資產管理相關部門與個體行為的指南，是提高資產管理規范化、科學化，實現資產管理安全、完整、保值、增值的有效保障。通過對高校資產管理制度的評價，發現制度設計普遍存在著不健全、不嚴謹、職責任務不明確、缺乏考核與責任追究等諸多問題。制度不健全主要是制度涉及面偏窄，不能覆蓋資產管理的全部流程與環節，尤其是對于購置的預算控制、招標購置和資產處置報廢等環節；制度不可行主要是管理制度不能適應形勢政策的變遷、職責任務不明確造成制度的操作性差等問題；嚴謹性缺乏主要是制度中不相容崗位覆蓋面不全、資產內控流程不銜接、與上級政策的遵循性不夠等方面。制度制定應力求既符合上級的方針政策，又能最大程度貼合學校實際，實現資產管理的科學性和嚴謹性。

（二）資產管理機構

固定資產管理機構設置的健全性、獨立性、機構的工作職責、崗位定位直接決定資產管理的框架結構是否合理與科學。按照高?！叭匾淮蟆本?，固定資產管理機構應設置風險評估機構，重大事項經院長辦公會和黨委常委會研究確定，學校資產管理委員會、資產管理部門和財務部門、資產歸口管理部門、資產使用部門分別作為學校的二級、三級、四級和五級管理機構，應明確工作職責，科學設置崗位，做到不相容崗位分離，工作人員相對穩定。

（三）資產管理內控流程風險點

1.購置申請階段主要風險點

（1）購置必要性論證風險點：是否結合學校的長短期發展目標、結合學校年度工作任務和學?，F狀等問題進行嚴格論證，是否對金額較大的設備購置、項目實施必要性進行充分的市場調研。

（2）購置經濟性論證風險點：是否對購置資產主要用途、預期效益、效果和性能技術參數的合理性與匹配性、資產預期壽命、市場價格及相關售后服務等項目進行充分的調研和論證，避免資金的隱形浪費。

2.資產招標階段主要風險點

（1）采購計劃申請、審核與審批階段風險點：應列入政府采購預算的采購項目是否列入；采購項目是否在采購計劃內或超預算；采購方式是否合理；是否有采用化整為零或其它手段規避公開招標現象。

（2）采購過程風險點：是否按已審核確定的采購方式執行采購；是否將招標公告、中標公告等信息在指定媒體上依法公開；投標文件的拆封是否公開；是否對投標單位資格進行審核；整個招標過程是否公開、公正、公平。

3.質疑投訴處理風險點

質疑投訴處理是否及時、妥當和規范。

4.合同簽訂主要風險點

合同簽訂主體是否與投標單位名稱完全一致；合同簽訂內容是否有背離實質性內容的相關條款，是否與招標文件或投標要求嚴格一致；合同是否有不利于學校的不公正、不合理條款。合同簽訂責任主體為資產管理部門。

5.資產驗收階段主要風險點

驗收組成人員是否科學合理；技術專家的專業水平和參與比例是否合乎要求；驗收標準是否明確；驗收內容是否嚴格按照合同和投標文件執行。

6.使用維護階段主要風險點

指定專人負責資產的管理與維護工作，有嚴格詳細的資產管理制度，有明確的責任制度和獎懲制度，有定期的督查制度并公開曝光。

7.報廢處置階段主要風險點

報廢處置資產現狀必須經過專家組對使用壽命、使用頻率、發揮的效益和效果等指標進行認真細致的核實和考察，出示書面意見書方可進行；處置程序是否科學、處置過程是否做到公開、公正、公平；最終報廢收入是否及時上繳財務等。

（四）根據重要風險點構建資產管理內部控制風險防控體系

在構建資產管理內部控制風險防控體系時，應著力明確部門職責、責任人和具體工作要求，強化固定資產內部控制風險防控體系的嚴密性、科學性和可操作性。

1.購置申請階段

（1）購置必要性防控措施：核心問題是有無購置的必要性，由資產管理部門進入資產管理信息系統核實原資產的使用現狀及折舊程度或是否有同類資產可共享。如無共享設備，由使用部門如實對資產的使用狀態和產生的社會效果效益指標（年度教學機時數、科研機時數、社會服務機時數）等進行核實與鑒定。責任主體為資產管理處。

（2）購置經濟性防控措施：由資產管理部門組織專家組進行實地考察（貴重儀器或者特殊業務可以聘請校外專家進行），對資產的預期壽命、產生的預期效益和效果、資產的市場價格及相關售后服務等指標做出評價，對購置資產的主要用途、性能技術參數設計是否合理做出最終評價。

（3）購置主要審批流程：由使用部門調研提交申請，并提交詳細的可行性研究報告，經資產管理部門核實相關信息后，組織由資產歸口管理部門、使用人員、相關專家和財務、審計部門參加的考察小組進行市場調研，使用部門提交詳細的可行性報告，對金額超過一定標準的由資產管理部門組織外聘專家單獨進行技術論證。資產管理部門根據市場可行性調研報告和技術論證報告，集體研究確定并報送院長辦公會和黨委常委會討論通過。

2.資產招標階段主要風險防控體系

(1)明確采購流程：資產申請部門提交項目技術參數和相關要求，招標機構擬定招標文件，經過財務、資產、審計和學校法律部門審核后，在政府采購指定媒體發布，在規定時間內開標。邀請相關專家作為評標委員會委員，評標委員會委員要在專家庫中隨機抽取，并在開標前一小時內通知。評標結束向所有投標人公布中標結果，將結果公示一個工作日。

(2)招標階段主要風險防控措施：制定招標采購工作制度及流程，明確工作職責和任務，分管工作負責人定期參加招標現場，查看工作記錄或招標錄像，與監督部門進行定期溝通，交流工作意見。

3.質疑投訴處理階段主要風險防控措施

資產管理部門加強對工作人員的培訓管理，明確質疑答復的工作流程；指定專人記錄處理過程，形成書面文檔，并定期復核檢查記錄情況。責任主體為資產管理部門。

4.合同簽訂階段主要風險防控措施

明確合同的管理部門及相應的保管和監督合同執行工作職責，明確財務、資產和審計部門關注的內容，對合同的合規性、合法性、真實性等進行審核。

5.資產驗收階段主要風險防控措施

資產管理部門牽頭組織專家組進行資產的驗收，將合同、驗收標準、驗收程序向驗收專家介紹，由專家分別發表意見，驗收的專家組成成員要分布合理，要有一定比例的專業技術人員組成。

6.使用維護階段主要風險防控措施

指定專人負責資產的管理與維護工作，有分工職責明確的資產管理制度并執行嚴格。

四、C-檢查階段

由資產使用部門按照既定計劃，對每一階段的風險防控目標、實施措施、資產管理流程的實施情況和效果進行自查，寫出報告。由資產管理部門抽調相關技術人員和財務、審計等部門人員建立檢查評價小組，根據資產管理內控風險評價指標體系，按照定性和定量指標兩類標準，分別對資產使用部門的整體運營效果進行復核和評價，并將結果及時反饋給使用部門。根據復核和評價情況進一步有針對性地健全、完善和修改各項規章制度，切實保障資產的安全和完整，推動資產的合理配置，提高資產使用的效益。

五、A-控制階段

構建內部控制、財務預算控制、信息化控制和審計控制等多方風險防控體系。

由資產管理部門召開各使用部門和相關職能部門的協調會，通報檢查中出現的問題，商討并找出問題的根源，強化預防風險的工作措施，落實職責部門工作責任制。同時從宏觀角度出發，對學校資產管理的內部控制風險進行系統整合，從內部控制框架設計、流程風險點的具體控制實施、信息化控制、財務預算控制、審計監督等環節，加強對內部資產的風險防控管理，提高資金的使用效益。

（一）財務預算控制

加強對預算編制和執行的科學管理，編制預算時，預算內容要盡量全面、涵蓋年度的所有重點項目；預算數據要盡量準確，提供預算的編制依據，加強預算數據的審核和論證。執行預算時，要嚴格堅持“先有預算，后有支出；沒有預算，不能支出”的原則。

（二）信息化控制

完善嵌入內控與牽制功能的固定資產管理信息系統控制，在資產種類繁多且專職管理人員不足情況下，加大對資產管理信息系統功能的挖掘與完善，提高管理信息系統的應用水平。一是要科學設計內部控制的流程與風險環節，通過計算機程序設置信息的審核與復核，加強工作流程的稽核與牽制，并設計自動報警提示功能，最大程度消除內部人為控制的影響。二是要加強對電子信息系統本身的控制，如程序、網絡安全以及使用人的權限、密碼等的控制，防止計算機病毒的破壞和網絡黑客的攻擊。三是要實現信息共享。各部門之間如果信息溝通不暢，容易形成“信息孤島”，必然導致資產購置重復浪費、工作效率低下。

(三）審計控制

審計控制是指固定資產內部審計控制。高校內部審計部門的職責是定期對固定資產內部控制的健全性與有效性進行審計與評價，對資產管理的漏洞和風險進行審計與評價，并且對提出的審計建議實施后續跟蹤審計，確保審計建議的落實。同時及時向有關部門通報審計結果，并定期向學校領導匯報，以取得學校領導的指導與監督。

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責任編輯：王玲玲

F234.3

A

1671-4288(2017)04-0028-04

2017-05-26

周 青（1972-），女，山東煙臺人，濰坊醫學院財務處高級會計師。研究方向：資產管理，內部風險控制。