財務檔案管理中存在的問題和對策探究

王慶云

摘要：隨著我國經濟的快速發展，企業單位與事業單位的財務檔案管理工作得到了人們的普遍關注，其在單位管理中發揮著舉足輕重的作用，有力支撐著事業單位各項活動的順利開展。時代的發展日新月異，財務檔案管理工作也需與時俱進，要適應社會經濟的飛速發展。為了保證財務檔案管理工作的順利開展，本文首先指出了財務檔案管理工作中存在的一些弊端，接著提出了針對性解決策略，希望對財務檔案管理工作的創新有所幫助。

關鍵詞：財務檔案管理；制度；問題；對策

所謂財務檔案就是記錄與處理企業與事業單位各種經濟活動所出現的全部財務信息，其不但在企業事業單位的決策與發展規劃中起著決定性作用，而且也為企業事業單位開展經濟活動提供了有效的信息支持。財務檔案的管理就是管理企業事業單位內部的財務工作。只有切實提高企業事業單位的財務檔案管理水平才能促進企事業單位的健康發展。

一、企事業單位財務檔案管理的主要方面

第一，在使用資金過程中出現的各種憑證；第二，各種財務報表；第三，會計賬目主要涉及資金使用情況與固定資產等；第四，銀行存款對賬單與會計檔案；第五，電子檔案；第六，在財務檔案升級過程中需要保存的有關數據與備份；第七，記錄財務數據的維護記錄本；第八，設備設施；第九，經過審核的會計檔案；第十，其他財務管理資料與數據。

二、開展財務檔案管理的意義

企事業單位的財務檔案記錄著其開展的各種社會經濟活動，在其財務管理中具有非常重要的地位，其中包括著企事業單位過去長期發展過程中形成的財務資料，在企業事業單位的發展中發揮著不可替代作用。

第一，在社會快速發展過程中會涌現數不勝數的信息，信息資源在社會發展中發揮的作用日益彰顯。財務檔案則代表著一個企業事業單位的經濟信息，其在企業事業單位的發展過程中發揮著重要作用，如果一個企業事業單位能夠有效開展財務檔案管理，那么則可以有力推動企業事業單位財務與經濟建設的順利進行。因此提高財務檔案管理水平可以促進企業事業單位的健康發展。

第二，在財務檔案管理過程中，財務檔案可以為企業事業單位的決策者提供有效數據，財務檔案也可以記錄企業事業單位中的重大經濟活動。依據財務檔案信息可以掌握一個企事業單位財務信息的詳細情況，有時還可以據此了解企事業單位過去的經營情況，企事業單位的管理人員在做出重大決策過程中，要參考單位內部提供的財務信息，才能保證決策的科學性與合理性。

第三，企事業單位可以依據財務檔案制訂預算。在企業單位與事業單位當中，要想做到開源節流還需依靠完善的財務檔案信息，只有不斷提高財務管理水平，才能獲得較高的經濟收益。不管企業單位與事業單位處于哪一個檔次，其財務檔案信息都包涵著單位的收入與支出、重大經濟活動等具體情況。因此企業單位或事業單位的財務管理工作在其轉型升級與提高管理水平中均發揮著非常重要的作用。

三、當前財務檔案管理中存在的主要弊端

在企業單位與事業單位的財務管理中都存在著一定的弊端，阻礙著這些單位財務管理工作的順利開展。只要善于確定財務管理工作中的重點內容，解決其存在的主要問題，就可以不斷提高財務檔案管理水平。筆者下面指出了上述單位在財務檔案管理中存在的主要弊端，希望能夠引起有關工作人員的大力重視。

（一）沒有意識到財務檔案管理工作的重要性

一個企業不但承擔著創造社會財富的作用，而且也要為人們提供大量的就業崗位，所以企業的存在價值就是產生可觀的經濟效益與社會效益。一個企業要想實現健康發展，離不開企業內部的財務檔案管理工作，財務檔案記錄著一個企業在不同發展時期各種活動的詳細情況，因此要意識到財務檔案工作的重要性，才能促進企業的持續性發展，同時在激烈的市場競爭中處于有利地位，有時還能夠幫助企業有效應對當前國際競爭，在國家經濟發展中貢獻自己的力量。因此財務檔案管理具有非常重要的作用，財務檔案管理工作同樣指導著各種市場活動的正確運行，一個企業要想得到健康發展，則必須要認識到財務檔案管理工作的重要性，做到這一點才能保證企業的順利發展。當前財務檔案管理工作中存在的主要弊端就是人們沒有意識到其重要性，在財務檔案管理工作中還沒有形成有效的制度。如果企業領導意識不到財務檔案管理工作的重要性，不重視財務檔案管理工作，那么則會嚴重阻礙其財務管理工作的順利開展，間接制約企業競爭力水平的提高。

（二）不能貫徹執行相關法律法規

當前不具備完善的財務管理標準，我國推出《檔案法》與《會計檔案管理辦法》以后，歷經多年的發展與完善，財務檔案管理工作收到了一定的效果，但當前很多企業的財務工作人員與管理人員還不能主動開展財務檔案管理工作，不存在自覺管理意識，不能認真貫徹執行上述規定。還有的企業認為財務管理工作就是銀行業務中的轉賬與匯款等，大量企業管理人員更不能將財務檔案建設與我國法律法規聯系在一起，導致我國企業財務檔案管理工作質量低下。我國雖然已經推出了有關財務檔案管理的若干規定與措施，但這些規定與措施只是一些宏觀上的手段，并沒有具體推動辦法。

（三）財務檔案管理信息化程度不高

最近幾年，我國科學技術得到了快速發展，當前財務檔案管理工作中普遍引入了信息技術手段，但有的單位還不了解電子財務檔案管理工作內容，沒有制訂與此相對應的管理制度，導致電子財務檔案管理工作不能順利進行。有的研究單位不具備相應的管理經驗，不能及時處理收集的檔案數據與資料，導致檔案信息的安全性受到威脅。同時因為保存電子檔案的環境存在一定的問題，有的研究單位在保存儲存有電子財務檔案信息的介質時出現損壞現象，導致儲存數據的丟失。

（四）不能有效執行各項規章制度

由于財務檔案管理制度不完善，因此工作人員在實際管理工作中存在一定的輕視心理。因為沒有及時制訂完善的管理制度與不能配備數量充足的管理人員，有的領導對財務檔案管理工作不重視，所以很多工作人員在實際管理工作中存在嚴重的形式化現象。企事業單位在實際財務檔案管理工作中效率不高，特別是不能嚴格依據國家法律法規關于財務檔案管理工作的具體要求進行檔案信息的整理工作，出現了大量的不良言論。有的事業單位不能及時將收集的檔案信息整理入檔，有的企業單位不能嚴格管理財務檔案中的商業機密信息，導致機密信息的泄露，進而使企業在激烈的市場競爭中處于不利地位。

（五）存在較大的安全風險

事業單位與企業單位的財務檔案管理工作都必須建立完善的管理制度，才能有效保障財務檔案信息的安全。我國當前法律規定，在查閱有關財務檔案信息時，只有經濟監督部門具有此項權力，其他部門要想查閱檔案信息必須得到各個部門的審批才能進行，這樣設計的目的就是為了有效保障檔案信息的安全。但很多單位在執行過程中，不顧及制度的約束，將人情面子放在第一位，只要處于體制內的工作人員都可以查閱檔案信息，甚至在具備條件時還可以任意復制或粘貼檔案內容，導致檔案信息的大量泄露，對檔案信息的安全造成了較大威脅。查閱檔案信息的環節非常繁瑣，導致檔案信息不能及時為社會各界提供有效服務。由于不能有效保障檔案信息的安全，導致財務檔案管理在單位中處于尷尬地位。

四、提高當前財務檔案管理工作水平的具體措施

上面主要論述了企事業單位財務檔案管理工作中存在的主要弊端，為了有效解決上述各個方面的問題，筆者認為可以應用下面這些措施予以應對，切實保證企事業單位財務檔案管理工作的順利開展，提高財務檔案管理能力。

（一）制定實用的、完善的財務檔案管理制度

在企事業單位的財務檔案管理過程中，首先要建立完善的檔案管理制度，才能保證檔案管理工作的順利開展，才能具備明確的檔案管理工作判斷標準。不管哪一方面的工作都必須具備完善的規章制度，財務檔案管理工作也不例外，因此當前財務檔案管理工作必須建立完善的、一致的制度，有利于保證檔案管理工作有法可依，有利于保證及時整理企業發展過程中出現的各種財務數據，開展系統性檔案管理，使檔案管理在企業今后發展中發揮更為重要的作用。加強財務檔案信息的保護工作，才能進一步提高財務檔案管理水平，在財務檔案管理過程中，要求每天詳細記錄企業的收支情況，保留原始記錄，有利于今后工作中查找。

（二）建設高素質的財務檔案管理團隊

第一，檔案管理制度要切實發揮應有的作用，要做好企業內部的教育培訓工作，財務負責人要組織有關部門對財務管理工作人員開展財務檔案管理培訓，定期進行考核，只有考核通過的管理人員才能進入工作崗位，在考核中不能取得合格成績的人員要繼續參加學習，中間不得參加工作，只有考核通過后才能上崗。制度中設計相關監督處罰條款，要定期審核財務檔案管理人員的工作開展情況，主要涉及檔案資料的收集、整理、分類、登記等各個方面，檔案管理人員務必要嚴格依據法律法規的規定認真整理檔案資料，同時做好檔案信息的保管工作，要嚴格依據企業財務檔案管理規定落實檔案信息的查閱、復制、銷毀等各項工作。第二，財務檔案管理工作要在員工績效考核中有所體現，企業在開展績效考核過程中要引入財務檔案管理內容，要嚴格考核有關管理人員的工作完成情況，考核結果與管理人員的工資待遇結合在一起，凡在財務檔案管理工作中做出重大貢獻的工作人員要給予一定的獎勵，在管理工作中表現平平的工作人員要給予一定的懲罰，這種制度有利于激發管理工作人員的工作熱情，認識到財務檔案管理工作的重要性。

（三）檔案管理工作實現信息化

我國當前已經進入信息化時代，財務檔案管理工作也應盡快實現信息化。在檔案管理工作中引入信息化技術可以保證財務檔案管理效率的有效提高。引入信息化技術可以實現檔案管理的現代化發展。隨著在檔案管理工作中大量引入網絡技術、遠程通信技術、計算機技術等現代化手段，檔案數據處理與信息傳輸也實現了電子化，有力拓展了財務檔案管理領域。由于大量引入先進的現代化技術導致有效提高了檔案管理效率，逐步淘汰了財務檔案傳統管理模式。再有，還需保證財務檔案管理工作信息化水平的不斷提高，要逐步形成網絡檔案體系。要想保證財務檔案管理工作信息化水平的不斷提高就需及時引進高質量的基礎設施，也就是各種軟件與硬件，建設檔案信息網絡，大量引進高質量的新型存儲介質，大力應用信息技術手段，淘汰傳統檔案管理模式。要注意選擇那些安全性能高的儲存介質，及時做好備份工作，才能有效保障檔案信息安全。當前用于電子財務檔案管理的介質紛繁多樣，要求不斷提高管理水平，應用合理的管理手段。要求儲存環境滿足儲存介質保存的各項標準，保證其時刻處于良好狀態，隨時可以投入使用。在管理電子檔案過程中還需意識到計算機病毒對其具有重大的危害，一旦儲存檔案信息的計算機被病毒入侵則會導致信息的泄露與丟失，因此要求財務管理人員必須采取各種有效手段保證檔案信息的安全。同時結合當前新型檔案載體特點及時引進新型保護措施，以確保檔案信息的完整。電子檔案管理還需建立完善的、實用性強的管理制度與控制制度，保證機密檔案信息不會出現泄露現象，嚴格管理儲存有機密檔案信息的磁性介質，防止磁性介質出現消磁現象，才能有效保證財務檔案信息的安全。

（四）檔案管理工作要責任到人

導致財務檔案管理制度不能有效執行的主要原因是由于管理當中存在著諸多問題，首先要在實際管理當中提高工作人員的責任意識，在落實財務檔案管理責任的同時將績效考核與人員的工資狀況結合在一起，要求企業與事業單位都需意識到這一點，事業單位中包括醫院、醫保中心、高職院校等部門。檔案管理人員要實行必要的獎懲措施，才能保證管理工作的高效開展。再有，還需嚴格監督財務檔案管理工作人員的工作情況，只有建立完善的監督機制才能保證工作人員切實履行自身職責，意識到自身工作的重要性，激發工作熱情。

（五）建立完善的管理程序

為了解決財務檔案管理工作中存在的風險問題，應該制訂完善的保密措施，不但可以有效保證財務信息的安全，而且也可以使財務檔案在企業管理中發揮更為積極的作用，提高企事業單位的服務水平。設計管理程序要不受人情面子的約束，切實保證制度的貫徹執行，嚴格落實檔案信息的保密措施，一旦出現泄密行為則需嚴厲追究相關責任人的責任，對其給予必要的懲罰，才能使財務檔案信息管理收到較好的經濟效益與社會效益。

五、結論

總之，我國經濟的崛起離不開企業單位與事業單位的健康發展，而企業單位與事業單位中的財務檔案管理工作在其中發揮著不可替代的作用。要求企業單位與事業單位的領導層意識到財務檔案管理工作的重要性，為其配備數量充足的管理人員、制訂完善的檔案管理制度，使其在企業發展中發揮更為積極的作用，為企業帶來可觀的經濟效益與社會效益。

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（作者單位：中國石化煉油銷售有限公司）