對新形勢下加強事業單位會計檔案管理的思考

黎海容

摘要：對于事業單位來說，會計檔案非常重要，直接影響著事業單位的進步和發展，但在新形勢下，會計檔案管理面臨多種問題，使事業單位發展受到阻礙，所以事業單位應針對會計檔案管理中的薄弱環節，強化管理力度，使會計檔案對事業單位發展的基礎作用充分體現出來，促進事業單位的進步和發展。

關鍵詞：事業單位；會計檔案管理；問題；措施

會計檔案管理是事業單位重點關注的內容之一，同時也需要事業單位必須要做好的一項工作。在新形勢下，事業單位會計檔案管理形式得到一定發展和變化，同時也產生了一系列問題，要想更好地發展會計檔案管理，則需要從其中問題著手，將會計檔案管理工作落實到位，為事業單位會計檔案管理穩定發展奠定基礎。

一、新形勢下事業單位會計檔案管理中存在的問題

（一）會計檔案管理意識淡薄

由于事業單位對會計檔案的認識程度不足，加上事業單位負責財會工作的人員數量缺乏，且工作繁雜，使得部分工作人員并未認識到會計檔案的重要性，因思想認識上的淡薄，使得其在實際工作中存在應付現象。一些工作人員認為事業單位會計工作內容簡單，建立或不建立會計檔案不會有嚴重影響，也有部分人員認為事業單位會計工作中包含帳薄、憑證以及報表核算類信息，而這些信息資料可以代替會計檔案，這也使得事業單位基建、工作規劃、合同協議以及預決算等資料并未及時歸檔，甚至個別工作人員將其占為已有，在人事調動時將其帶走，這也使得會計資料出現不齊全問題。

（二）對電子數據檔案管理的重視程度不足

現階段，在一些事業單位的會計工作中，手工記賬工作模式已經逐漸被淘汰，并向會計電算化方向轉變，從而從根本上變革了會計核算模式。電算化工作模式下的會計檔案管理主要是對計算機硬盤中數據信息、書面形式的會計數據信息以及其他介質下保存的會計數據信息的管理。對于此，事業單位應做好防潮、防塵、防火、防磁等管理，尤其是重要檔案，應作備份處理。而實際上，部分事業單位并未對會計檔案儲存工作予以重視，僅將書面形式檔案進行保存，但對電子形式及其他介質下檔案的管理予以忽視，或僅保存于計算機中，一旦計算機出現故障，則難以恢復數據信息，嚴重影響著會計檔案的完整性和實效性，使得數據流失，使事業單位發展受到一定阻礙。

（三）會計檔案管理職權不明確

盡管國家財政部門聯合檔案局發布了會計檔案管理相關的管理辦法，但實際落實中，事業單位會計檔案管理工作仍缺乏規范性，且很少真正落實專項檢查和培訓工作。在每年的檔案業務培訓過程中，檔案管理部門很少將管理工作納入培訓范圍，使得會計檔案并未形成真正的管理政策。在財務部門定期開展的會計檔案繼續教育活動中，盡管對會計人員進行培訓和學習，提升了會計人員從事會計工作的能力，但其中所涉及到的會計檔案內容則側重于理論講解，并未涉及到會計檔案標準化操作和規范化管理內容，使得會計檔案整體質量無法得到提升，并且封面內容、裝訂、排列分類均相對混亂、不清晰、不明確，使得會計檔案管理工作無法按照規范要求進行，影響了會計檔案管理的效率和質量。

（四）會計檔案管理人員業務素質參差不齊

由于人員編制的限制，部分事業單位將一些關系戶或無法勝任其他工作的工作人員安排在檔案管理崗位，使得會計檔案管理人員業務素質參差不齊，無法與工作需求相適應，特別是在電算化操作上，部分會計檔案管理人員專業知識掌握程度不足，無法按照規定保存系統外資料，無法正確檢查和備份電子文檔，容易出現人為失誤而導致數據破壞和丟失問題，使會計電算化系統工作受到影響。

二、新形勢下加強事業單位會計檔案管理的措施

（一）提高思想認識

思想作為行動的先導，只有思想認識提高，才能作出相應的行動。事業單位要想做好會計檔案管理工作，則需要對以往管理觀念進行變革，將過時的、陳舊的思想剔除，對會計檔案管理正確認識，這不僅是對黨和國家負責，也是對本單位負責，針對會計檔案需要依照法律和規定進行處理。同時，事業單位領導應對會計檔案管理工作予以支持，并予以積極、正向的引導，為會計檔案管理工作提供良好的環境和氛圍，保證會計檔案管理工作的順利開展，并為其發展奠定基礎。

（二）建立會計檔案電算化管理模式

會計檔案電算化管理模式的建立主要包括以下幾個方面：第一，保管制度建立。針對電算化保管方式，事業單位應對保管條件及相關人員責任進行明確，并按照要求執行。一般情況下，會計檔案若要想采取電算化保管，則應建立雙套并行管理機制，即紙質形式檔案與電子形式檔案并存，這樣才能有效落實工作職責，使紙質檔案有效性得到保障。第二，檢查與復制制度建立。因電算化保管方式下的會計檔案具有光磁介質特性，因此要求管理人員對其進行定期復制和檢查，防止其銷毀或損壞，通常情況下，每間隔1-2年需要進行1次大清理，若發現紙質檔案有損壞現象，則需要及時修補，同時每年復制1次光磁介質檔案，避免數據丟失。第三，使用權限及借閱制度建立。為確保會計檔案電算化保存嚴密，用于保管會計數據信息的光磁介質等不允許向無權限個人或單位發送文件，同時也不允許工作人員私自拷貝，另外還應實行嚴格的借閱制度，對于借閱數據信息的個人和單位均需要經過管理層批準，并詳細登記好訪問查詢的具體內容，避免會計檔案泄露。

（三）建立完善的會計檔案管理制度

對事業單位會計檔案管理制度進行完善，可以使人事檔案管理建設水平提高。檔案管理作為一項相對復雜的工作，只有對其管理制度進行完善，才能使檔案管理水平得到提升，進而提升管理效率。對于此，會計檔案管理層級人員應以本單位實際情況為依據，并與社會現狀相結合，進一步完善檔案管理制度，對檔案收集、檔案轉進、檔案歸類、檔案轉出等一系列工作進行嚴格要求，并借助現代科技手段輔助會計檔案管理工作，使會計檔案管理向現代化方向發展，提升會計檔案的應用效率。

（四）提高工作人員業務素質

要想提高會計檔案管理人員的業務素質，則需要強化學習，使會計檔案管理向信息化、網絡化方向發展，實現資源共享，所以會計檔案管理人員應主動、積極參與技術與業務的學習培訓活動，使自身的思想認識得到提升，并強化會計檔案管理能力，尤其是對計算機及網絡技術的學習和實踐應用，將理論知識與實踐操作結合起來。事業單位應培養復合型、高素質人才，以更加專業的態度和能力來管理會計檔案資料。同時，對檔案管理人員進行嚴格要求，不僅要做到廉潔、自律，還應具備良好的管理素質，為科學化、高效化地會計檔案管理工作貢獻力量。

三、結語

對于事業單位來說，會計檔案管理非常重要，不僅影響著本單位的進步和發展，同時也會對國家經濟效益產生一定影響，因此需要提高領導人員的思想認識、建立會計檔案電算化管理模式、完善會計檔案管理制度、提高工作人員業務素質，這樣才能為會計檔案管理工作的順利開展提供良好條件，將會計檔案的作用和價值體現出來。

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（作者單位：佛山市高明區楊和鎮財政結算中心）