辦公自動化系統實施中若干問題的思考和探討

辛慧

摘 要：隨著科技的迅速發展，現階段自動化技術在各個領域逐漸滲透，辦公自動化系統的實施是上世紀70年代初步提出，在現階段的企業辦公過程中自動化系統發揮著重要作用，但是在實際應用過程中依舊存在諸多問題。筆者在下文就此展開分析，使得辦公自動化系統充分發揮出其應有的價值。

關鍵詞：辦公系統；自動化；問題；分析

辦公自動化是上世紀70年代首次提出，在企業的發展過程中辦公自動化系統的充分運用對于企業的經濟發展有著重要作用，但是在實際運用過程中依舊存在不利因素制約。筆者在下文就此展開分析，使得辦公自動化系統在企業經濟建設中發揮出其應有的價值。

1 辦公自動化系統發展現狀分析

1.1 實現網絡化

在互聯網迅速發展的背景下，現階段的辦公系統自動化與互聯網密切結合，實現了統一科學化管理。比如在過去的機器控制過程中需要分別通過調試，然后檢測其運行是否正常，但是在現階段辦公過程中實現了辦公系統自動化，從而在極大的程度上提升了工作效率，同時避免了人工調試過程中的誤差。由此可見，現階段的辦公系統自動化已經基本實現網絡化，促進企業經濟穩步發展。

1.2 實現智能化

隨著自動化技術的逐漸成熟，其在各個領域的應用逐漸普遍。在過去的企業辦公過程中，銷售部門對于市場采集的信息需要人工進行對比，從而制定科學的營銷方案，從而確保產品的品質，這樣的工作模式下，辦公效率相對較低，但是在現階段的辦公過程中通過對采集客戶信息進行輸入，從而實現來人工智能化對比，同時生成較為科學的報表，對企業的經濟發展有著重要作用。

1.3 實現平臺化

隨著辦公系統自動化的普及，其在各個企業的運用范圍逐漸擴大，在現階段的大部分企業經營過程中均具備各個部門的統一管理系統，但是在企業運營過程中，部分企業的財政管理部門、營銷部門等諸多部門是相對孤立狀況，這樣的局勢對于企業的發展極為不利，但是辦公系統自動化其已經實現了平臺化，從而達到了統一化管理。

2 辦公自動化系統應用過程中存在的問題

2.1 企業對于自動化系統應用不夠重視

隨著科技的迅速發展，現代化自動化辦公系統在現代企業的發展過程中扮演著重要角色，在大部分企業發展過程中已經充分運用自動化系統，但是部分企業依舊保持著傳統的觀念，在長期發展過程中對于自動化辦公系統的重視度偏低，尤其是在銷售類企業發展過程中，對于市場的數據進行分析過程極為復雜，其人工工作效率偏低，其嚴重制約著企業經濟的發展水平。

2.2 對于辦公自動化系統的運用不夠充分

辦公自動化系統在運用過程中大多借助互聯網系統，但是在現階段的企業發展過程中，由于部分企業的員工職業素質參差不齊，對于自動化辦公系統的熟練運用程度不同。在此狀況下，自動化辦公系統則無法充分發揮出其應有的價值，由此可見，在企業的發展過程中注重對自動化系統的充分運用對于提升企業的發展有著重要作用。

2.3 自動化系統的引進欠缺

在企業發展過程中，由于各個企業的經濟發展狀況不同，因此在企業的現代化自動化辦公系統的引進過程極為困難，其主要體現在資金方面的制約，部分企業在現代化系統引進過程中取法專業的技術人員及資金輔助，所以在極大的程度上制約著企業的發展。由此可見，加大現代化自動化系統的引進對于企業的發展有著重要影響。

3 辦公自動化系統應用過程存在問題的改進措施

3.1 加大宣傳力度，注重運用自動化系統

在企業的發展過程中，由于企業的管理層保持著相對傳統的辦公理念，因此導致對現代化自動辦公系統的引進不夠重視，針對于此類狀況，首先，企業應該加大宣傳力度，對于自動化系統引進的優勢進行分析，使得員工及其管理層充分認識到自動化系統充分運用的潛在價值；其次，在現階段的企業發展過程中應該幫助員工樹立良好的自動化辦公系統的應用價值，使得辦公系統在企業發展過程中發揮出其應有的價值。

3.2 加大培訓力度，充分運用自動化系統進行辦公

在過去的企業發展過程中，由于受到各個因素的制約，因此在實際發展過程中導致現代化自動化辦公系統的運用不夠充分。針對于此類問題，首先，企業應該加大對企業員工的培訓力度，使得企業員工能夠熟練掌握基礎的辦公流程，對于存在的基本問題能夠進行分析；其次，企業應該加大對管理層的培訓，使得管理層在企業管理過程中加大對其員工辦公系統使用嚴格管理，實現企業辦公高效開展。

3.3 加大資金投入，購進專業的辦公自動化系統

在企業的發展過程中，由于受到經濟等方面的因素制約，因此在企業的發展過程中運用較為落后的辦公模式，其辦公效率相對低下，對企業的發展造成不利影響，在此狀況下，首先，企業應該加大對企業先進系統的購進力度，使得現代化辦公系統發揮出應有的價值；其次，在現階段的企業發展過程中，當地政府應該加大對小型企業的扶持，比如對其進行無息貸款等措施，幫助企業引進相應現代化辦公系統，促進企業經濟穩步發展。

4 總結

本文通過對企業辦公自動化系統的實施存在問題進行分析，隨著科技的迅速發展，現代化的自動化辦公系統在企業發展過程中扮演著重要角色，但是在實踐運用過程中依舊存在諸多問題。針對于存在的問題必須不斷改進，從而制定相應的措施，促進企業經濟穩步發展。

參考文獻

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[2]李慧勇，鄭艷明.國內外辦公自動化的研究現狀及發展趨勢[J].科技信息.2014（12）.endprint