試論檔案的開發利用在學校全面管理的作用

楊茗雅

【摘 要】檔案的開發利用工作在技工學校管理過程中有扮演著重要角色，能夠真實反映出技工學校的管理全過程。為了促進技工學校的發展，應當充分利用和參考檔案資源，增強檔案管理人員對檔案的收集、整理能力，使學校的信息化管理水平不斷提高。本文對檔案的開發利用工作進行概述，并結合工作經驗對其作用進行分析。

【關鍵詞】檔案；開發利用；技工學校；作用

隨著社會科技的不斷發展，信息化在各個行業得到廣泛應用，其在技工學校檔案方面也發揮著重要作用。學校的檔案為其發展有著重要作用，能夠真實反映出學校工作的全過程，技工學校教育與管理的過程中都離不開技工學校檔案。為了使技工學校能夠更好地運營，技工學校檔案在其中發揮著必不可缺的重要作用，避免給技工學校造成不必要的損失。檔案的開發利用在技工學校中有著重要作用，因此，技工學校應當加強對檔案的開發利用管理工作。

一、檔案開發利用工作概述

檔案利用工作的指導思想大致為三個方面。第一，全面服務于檔案利用者，檔案管理人員對利用者需要的信息資源類型進行了解，并對幫助其準確找到相關信息資源；第二，及時服務于檔案利用者，一般都會有很多著急使用相關信息資源的檔案利用者，為了節省其時間，檔案室（館）內應設置科學的檢索系統，不僅能夠避免利用者因不能及時找到相關信息資源而影響工作的情況，還能防止檔案失去其保存及利用價值；第三，準確服務于檔案利用者，檔案利用者大多數情況只能提供比較模糊的信息資源內容，并不能對其進行詳細描寫，這使得在查找的時候備選的信息資源比較多，并不能及時對相應資源進行閱讀，這時就要求檔案室（館）相關工作人員對檔案利用者提供的信息資源內容進行分析，并掌握其需求，在這個過程中，工作人員可以對檔案利用者進行針對性提問，避免出現誤檢、漏檢等情況的出現。

在日常借閱量的排行中不難看出，一些政策規定性的材料相對別的借閱量比較多，比如大學生就業待遇、計劃生育待遇政策等。為了更方便地為利用者服務，可以采用電話咨詢、問卷借閱、網上瀏覽、整理匯編等形式。檔案的有效利用為一些管理上的難題提供了解決方案。

二、處理檔案利用工作中出現問題的措施

1.針對紙質檔案的措施

針對紙質檔案，技工學校的檔案工作人員應當做到嚴格的控制。當檔案利用者接出或歸還紙質檔案的時候，應按照相關借閱規定，對進行詳細記錄，當紙質檔案未入庫的時候，檔案管理人員應當對其進行妥善保管。檔案庫房中不允許非工作人員入內。當外人需要對檔案進行借閱的時候，應當得到領導審批后再辦理相關的借閱手續，特別聲明的是，在沒有經過檔案工作人員的允許下，利用者不得抄錄檔案，更不能復印檔案。

2.針對電子檔案的措施

針對電子檔案，應當定期對其進行維護，保證其安全性。同時，也應定期對檔案信息進行完善，保證電子檔案內容上的完整性、保密性、可用性。這些都可以在利用的過程中采用相應措施進行控制?？刂拼胧┯幸韵滤姆矫妫旱谝?，做好對網絡系統的控制工作，技工學校應當將本公司的局域網與一切外網進行隔離，不能和Internet交叉使用，從而使電子檔案的安全性得到保障，當登錄檔案管理系統的時候，應當設置密碼；第二，應在計算機上安裝相應的防病毒軟件，并對病毒庫及時更新，避免計算機中病毒的現象；第三，不同的人所能借閱的檔案也是不同的，檔案工作人員應當以檔案的密級為依據，對借閱者范圍進行把握，并了解借閱者的信息，及時提醒其歸還；第四，電子檔案庫房的外界環境也非常重要，應對其外界環境進行嚴格控制，避免其處在磁場的環境中，將光盤檔案、磁盤檔案放進防磁柜中進行保存。

三、配備必要的管理設備設施

檔案的基礎設備對檔案的保存必不可缺的條件。隨著科技的快速發展，檔案管理體制也隨之步入現代化，檔案工作也采用信息化對檔案進行分類管理。傳統的檔案管理方式由于太古板，進而限制了檔案工作的發展，也影響了技工學校的發展。因此，應當加強檔案管理工作的信息化，檔案管理工作的現代化離不開相應檔案管理軟件，技工學?？梢宰灾餮邪l或者購買此類軟件，并對軟件進行改造，打造出適合技工學校的檔案管理軟件，同時定期進行維護更新，保證軟件的可用性。同時應建立相關的檔案庫房，方便人們在使用的過程中通過檔案管理軟件進行查找。檔案庫中的鐵柜可以換成具有現代化氣息密集架，并購買所需要的計算機、服務器、掃描機、光盤庫等現代化管理設備設施。除此以外，應將軟件中的檔案信息與實際檔案信息進行同步，保證檔案的真實性、可靠性。

四、檔案的開發利用對技工學校全面管理的作用

1.檔案的開發利用使技工學校全面管理的基礎

各個項目的提出、審批、設計等建設管理過程的文字、表格、圖紙材料都包含在檔案中，為技工學校的管理提供一手信息資源。檔案能夠更好地表現技工學校的經營發展歷程，檔案中含有豐富的知識信息和科技資源。當技工學校需要改建、擴建的時候，檔案能夠為技工學校提供原始數據資料，方便項目負責人參考。為了更有效的完成電力建設，技工學校應當分析區域的特色及發展狀況，并以這些為基礎，對相關影響因素進行充分考慮，再對項目進行科學全面地規劃。這些工作中都離不開檔案的信息資料，對其進行管理，保證合理性及技工學校的經濟效益。為了推動技工學校穩定快速地發展，應加強技工學校管理中的檔案的開發利用工作，檔案的管理效果及質量直接影響技工學校在市場上的地位。為了保證技工學校在市場上健康穩定地發展，應加強相關工作人員的創新意識，從而使檔案的開發利用工作水平的提高。

2.檔案的開發利用有利于維護技工學校的合理利益

技工學校隨著社會的不斷發展也慢慢步入規范化，檔案的開發利用有利于維護技工學校的權益。當技工學校在管理方面出現了需要明確責任的問題時，可以參考檔案進行維護技工學校的權益，檔案信息資料中記錄著各種解決糾紛的方法。技工學校的檔案中都會有原始信息資料，技工學?？梢圆殚喯嚓P的資料，對項目中出現問題的責任進行劃分，明確項目事故中的責任主體，便于解矛盾問題，從而維護技工學校的合法權益。

3.檔案的開發利用能為技工學校的發展積累經驗

檔案管理是技工學校管理活動的重要組成部分。檔案中含有大量的有價值的信息資料，所包含的范圍比較廣泛，種類也很多，人們可以從檔案中得到自己需要的圖片、文字及數據等，檔案的真實性為技工學校的發展提供了有利的條件。技工學校教師的經驗都完整的記錄在檔案中，并對其發展經驗歷程及實際成果進行詳細講解，技工學?？梢酝ㄟ^借鑒先前經驗不斷促進學校的發展，因此，檔案的開發利用在技工學校中有重要作用，并使技工學校在市場競爭中得到一定的優勢。

4.檔案室提供技工學?？茖W決策的重要依據

檔案開發的有序性能夠促進技工學校資料轉換成系統的檔案信息，并形成各種文件資料體系來滿足學校的需求。檔案信息分為兩個要素，一個是生產要素，一個是資料要素。生產要素是技工學校根據規范體系要求進行編輯、整理而成的增值。資料要素是技工學校對學校行業進行分析，并收集相關的資料。檔案的開發利用工作為技工學校的管理層提供相關的參考信息，保證管理層決策的科學性與有效性，從而促進技工學校的穩定快速發展。

五、總結

為了使檔案更好地服務于社會，技工學校的檔案管理人員一定要更新觀念，積極探索創新，加強對檔案的開發利用，為技工學校以后的發展留下寶貴的經驗以外，還能促進學校管理水平的提高。使檔案的開發利用在技工學校全面管理中積極發揮重要作用，使檔案的信息資源更有價值。

參考文獻：

[1]丁秋影.電力企業工程檔案管理探索[J].中國高新技術企業，2013，（16）：140-141.endprint