探索實踐“343”工作法構建檔案管理工作長效機制

文 ／何慶良 李 智

檔案管理工作是單位管理工作的一部分,是提高單位工作質量和工作效率的必要條件,是維護歷史真實面貌的一項重要工作?？茖W規范的管理檔案，是衡量一個單位管理水平的重要尺度。近年來，湖北省民宗委認真貫徹執行 《中華人民共和國檔案法》和《湖北省檔案管理條例》等法律法規，本著圍繞中心，服務大局的原則,緊密結合基層工作實際，積極掌握新方法，努力探索新途徑，不斷總結新經驗，較好地實現了中心工作與檔案管理同步推進，同步發展，實現了檔案管理工作規范化、科學化、信息化、專業化目標，為全省民族宗教工作的良性開展提供了強有力的保障。2011年、2014年先后兩次通過省級檔案管理特級復查，2017年檔案文件全面實現電子化、數據化，并順利通過省級評審。

堅持三個到位,在夯實管理基礎上下功夫見成效

堅持制度建設到位。從完善檔案管理制度入手，堅持把檔案管理工作放在機關規范化管理的重要位置，與中心工作、機關管理和黨建工作同部署、同推進、同考核，先后出臺一系列規范性文件，使檔案工作有章可循。成立以委主要負責同志為組長的 “檔案管理工作領導小組”，全面負責檔案收集、整理、利用等工作。領導小組下設“辦公室”，落實檔案管理的日常實施工作，形成了委分管領導牽頭，辦公室主任和分管副主任主抓，專(兼)職檔案員具體負責的檔案工作機制。

堅持隊伍建設到位。專門設立檔案室，配備專業檔案管理員，在各處室（中心）指定一名兼職檔案員，形成以檔案室為主，各部門齊抓共管的檔案工作網絡體系。通過專題講授、以會代訓、實踐考察等方式，積極組織機關干部參加內部和社會上的檔案知識學習培訓，學習掌握國家檔案法律法規和機關檔案管理要求，印發《檔案工作五年規劃》《湖北省民宗委機關檔案管理辦法》《檔案管理工作情況通報》，強化檔案管理工作的法規意識、責任意識。

堅持設施建設到位。將檔案工作專項資金列入年度預算，并逐年遞增，在財力物力人力上給予充分保障。針對辦公樓的內部結構特點，專門配備檔案用房，做到辦公室、閱文室、檔案庫房、榮譽室四室分開。目前，湖北省民宗委檔案辦公用房總面積達到145平方米，并配置空調、除濕機、密集架、電腦、打印機、掃描儀等檔案保管設施，安裝鐵門、鐵窗、鐵柜、消防煙感器等安?；A設施，確保檔案實體及庫房安全。

聚焦四化目標，在提升管理水平上下功夫見成效

目標管理科學化。堅持把檔案工作納入目標管理，實行單位主管領導、辦公室主任、檔案管理人員三級連帶責任制，根據《目標管理考評辦法》，結合部門職能職責制定檔案獎懲制度，形成分管領導負總責、辦公室主任日常管、專職檔案員具體抓的檔案管理責任運行機制。同時，加強系統檔案管理工作的分類指導，建立全省民族宗教系統機關檔案工作基礎臺帳，編制市縣民族宗教部門檔案工作基本情況統計表，檔案目標管理達標升級情況自查匯總表，每三年對系統單位的檔案達標情況進行通報，確保職責明確、責任到人。

流程管理規范化。根據檔案管理辦法和有關制度要求，采取“請進來，走出去”的辦法，多次邀請省檔案相關業務部門的同志現場指導，學習借鑒兄弟單位檔案管理工作的成功做法，從各類檔案的收集、整理、移交、保管、借閱等各個環節嚴格把關，做到紙質（電子）檔案收集齊全，保管期限劃分準確，卷內文件排列有序，卷面標識填寫齊全，借閱臺帳清晰規范。

檔案管理信息化。一方面，不斷完善檔案室室藏六大門類目錄和文件級數據庫，增配電子文件在線歸檔軟硬件設施，對委機關10年的文件檔案進行掃描歸檔整理，并對六大門類檔案實行數字化管理。另一方面，加大經費投入，大力開展檔案在線歸檔建設。在省檔案局的指導下，投入專項資金20多萬元，與武漢翰旺科技有限公司聯合開發電子檔案在線歸檔軟件，實現電子文件的在線歸檔，提升了檔案管理信息化水平。

開發利用專業化。高度重視檔案資源的編研開發和利用，為方便查詢和提高效率，同步編制紙質和電子目錄，編研了組織沿革、全宗介紹、大事記、基礎數字匯集、發文匯集、調研論文和重大會議匯編等各類資料1700余卷（冊），出版《難忘的二十年》《民族宗教工作法律法規政策匯編》《湖北民族工作30年》《全國推廣湖北省對口支援民族地區發展經驗交流會資料》《全國推廣湖北對口支援民族地區發展經驗交流會及湖北省實施“616”對口支援工程新聞集錦》《和諧荊楚 五教同光》《湖北省民族工作大事記（1979－2010）》等匯編資料，較好地為中心工作提供了服務和保障。據統計，三年來檔案室為各方面提供檔案利用4000多人次，查閱資料1000余卷3000多件，為服務決策、編史修志、解決矛盾提供了重要依據。

強化三個意識，在提高管理質效上下功夫見成效

強化監督意識。檔案管理人員每月初對當月該移交的歸檔資料進行提醒，月底進行信息反饋，督促各部門完成資料移交。辦公室主任不定期抽查，每半年對資料全面檢查，做到“三查、三看”，即：查卷宗目錄，看是否有破損材料齊全完整；查明細分類，看材料歸類是否準確；查裝訂整理，看是否有破損材料并及時補救。及時發現和解決檔案工作中遇到的疑點、難題。目前。湖北省民宗委檔案庫房室藏文書檔案21799件；科技檔案20盒；會計檔案2783卷；出版物檔案138盒；聲像檔案115盒（卷）；電子檔案光盤類71盒，移動硬盤類1件；實物檔案219件，不僅解決了歷史遺留問題，也使各級干部在整理基礎資料的過程中得到業務學習和鍛煉。

強化質效意識。注重加強對檔案管理基本知識、檔案歸類方法等級內容的學習培訓，提高檔案管理人員檔案知識的業務素質。切實抓好檔案收集整理環節，對每一類檔案的立卷、移交時間明確規定，并將檔案材料收集責任落實到具體工作人員，制定統一的檔案整理標準，保證檔案存放科學規范。不斷創新檔案管理的方法和手段，從收集到分類、從歸整到立卷，從錄入到每一份卷宗系統自動生成電子碼，直接歸入相對應的檔案盒，實現檔案收集的系統性和完整性。目前，湖北省民族宗教系統檔案目標管理達 “省特級”的單位2家，達“省一級”標準的單位有65家，達“省二級”標準的單位有9家，5個宗教事務服務中心有3個達到“省一級”，2個達到“省二級”，總達標率為93.8%。

強化底線意識。湖北省民宗委堅持把檔案管理納入單位的 “保底”工程常抓不懈，管理人員落實每天清掃檔案室，查看溫濕度記錄儀，并做好詳細檢查記錄，確保庫房溫濕度達到滿足要求。出門或下班時關掉電源、關好窗戶，放下窗簾，鎖好鐵柜、鐵門，定期對滅火器、電源、線路、開關插頭等進行安全檢查。同時定期舉辦檔案工作交底會，組織相關人員學習《檔案管理工作制度》，明確檔案編制及移交要求。針對業務主管部門檢查過程中發現的問題，及時制定整改措施整改到位，并舉一反三，避免類似問題重復出現，促進了檔案管理水平的不斷提升。

編后:創新是當今社會生產力解放和發展的基礎與標志，是中華民族幾千年來生生不息、發展壯大的重要動力。沒有創新，就沒有人類的未來。創新也是檔案工作保持蓬勃生機的力量源泉，檔案工作者只有與時俱進，破除傳統觀念，大膽探索，勇于和善于在實踐中創新，才能不斷推動檔案工作向更高層次邁進，才能適應經濟社會發展的需要、適應和服務于社會各項事業，才能使檔案工作充滿生機和活力，促進檔案事業可持續發展。