關于圖書館年報工作的回顧與思考

方家忠 （廣州圖書館 廣東 廣州 510623）

2018年5月中國圖書館年會期間，城市圖書館工作委員會組織舉辦了“城市圖書館年報制度”分會場。此次會議引起了文化主管部門和業界的廣泛關注，對年報制度的討論和研究迅速成為業界熱點之一，更多的圖書館開始編制發布本館年報。本文對參與推動年報編制工作的歷程與思考作一梳理，供業界參考借鑒。

1 參與推動圖書館年報編制工作的歷程

2009年我作為交流館員在美國多個圖書館訪問學習。出訪前，我瀏覽了眾多圖書館的公開信息，包括年度報告、事實與數據、發展規劃等，認識到包括年度報告在內的信息公開作為一項基本工作制度在美國公共圖書館界已普遍施行。其后，在《從管理的視角看美國公共圖書館的社區認同及其啟示》一文中介紹了洛杉磯市公共圖書館年度報告，提出引入利益相關者影響力評價的建議。

2010年，為進行中美公共圖書館事業發展的比較研究，我利用美國博物館與圖書館服務機構（Institute of Museum and Library Services，簡稱 IMLS）基于全國性調查發布的年度報告《公共圖書館調查》（Public Libraries Survey，簡稱PLS），對我國公共圖書館界尚無一份全面、權威的年度報告可供利用而深感遺憾。此后，PLS成為我觀察、研究美國公共圖書館事業發展的一份基本材料。

2011年，我組織編制了《廣州圖書館2011-2015年發展規劃》，推進圖書館信息公開，推進社會宣傳并接受社會監督。當年底，我受聘成為廣州圖書館館長，此后一直致力于推進規范業務統計與信息公開。2012年，作為法人治理結構的試點單位之一，廣州圖書館理事會成立，根據理事會章程，信息公開成為理事會的基本制度之一，編制年度報告并在網站公開成為法人治理結構的內在要求。

2013年，廣州圖書館新館全面開放，“新平臺、新服務、新形象”成為全館追求的目標，通過年度報告等多種形式及時向公眾報告服務效益與最新業務進展，進而建立良好社會形象成為圖書館的基礎性工作之一。當年，辦公室負責年報編撰工作的同事委托專業機構對年報進行了專業設計并對外發布紙質、電子年報，廣州圖書館年報自此有了統一、系統的風格。新館全面開放后，“十二五”規劃確立的新功能逐步落實到位，新的服務格局逐步形成，服務內容日漸豐富，廣州圖書館在公眾和城市中的影響力日漸擴大，年報成為一項專業性工作而非文字性工作，要求年報能夠體現新館服務理念、服務結構和最新進展，并能成為推動服務與管理專業化、規范化的工具之一。在項目團隊的共同努力下，廣州圖書館年報的篇幅逐年增加，專業化的統計分析內容逐年增加，年報的基本框架結構也趨于穩定。

2015年，《廣州市公共圖書館條例》頒布施行，廣州市“圖書館之城”建設正式啟動。廣州圖書館作為地區中心圖書館，承擔全市圖書館業務的指導和協調職責，包括業務統計分析等工作內容，進行系統地業務記錄，以備將來對立法效果進行評估，同時也通過信息公開形成有力的社會監督，以推動圖書館體系的建設。中心圖書館辦公室負責編制廣州地區公共圖書館事業年度報告，于每年4月“廣州讀書月”、世界讀書日期間以媒體發布會形式向社會公開，每年都吸引大眾媒體的廣泛關注和報道，成為媒體各種深度專題報道的基礎素材。經過三年的嘗試與優化調整，年報能比較清晰地反映廣州市制度設計目標的實現情況與內在邏輯。其中最為基礎的部分，是反映政府保障與服務效能兩方面十三項指標的統計數字。2018年5月，《廣州市“圖書館之城”建設2017年度報告》正式出版，被稱為我國圖書館界第一種正式出版的年度報告。

2016年，應中國圖書館學會公共圖書館分會之邀，我負責籌組城市圖書館工作委員會，廣州圖書館成為該委員會的掛靠單位。經中國圖書館學會審定，委員會的基本職責確定為：在實踐領域，推動城市圖書館在中國公共圖書館事業發展中更好發揮引領作用；重點關注服務效能提升等領域。相應工作任務包括：推動信息公開及其規范化；推進城市圖書館研究，發表城市圖書館發展年度報告，以此作為傳播服務理念和服務經驗的媒介，并積極回應社會關切。10月在銅陵召開的中國圖書館年會上，我作了“城市圖書館在公共圖書館發展中的引領作用：邏輯與路徑”的學術報告，提出：城市圖書館在公共圖書館行業中的引領作用應是全方位的，也是分層次和有重點的，良好的服務效能應集中體現在與優先領域相配套的、有及時充分的信息公開的行業發展報告中。相應地，城市圖書館在公共圖書館行業中的引領機制可以歸納為：以服務效能引領為核心，以信息公開為起點，一方面發現標桿圖書館并推動交流推廣，另一方面形成城市圖書館發展報告并及時發布，發揮整體引領作用，同時與社會建立良性互動。

2017年5月，在城市圖書館工作委員會工作框架內，廣州圖書館牽頭發起“城市圖書館研究合作伙伴計劃”。該計劃的宗旨確定為“推動城市圖書館信息公開和信息公開規范化，以進一步推動圖書館不斷提升服務效能和服務與管理的專業化、社會化”，促進城市圖書館學術研究的繁榮，推動城市圖書館事業的可持續發展。各成員館達成六方面共識，包括：認同信息公開是推動圖書館事業發展、實現與社會良性互動的基本路徑之一；自愿遵循城市圖書館工作委員會提出的規范指引；及時地在本館媒體與指定平臺實施信息公開；實現成員館之間業務數據和學術研究的信息共享；愿意在圖書館界共同倡導信息公開的理念和實踐，推動其他圖書館加入“合作伙伴計劃”；愿意在圖書館界分享本館的先進理念與經驗等。

城市圖書館工作委員會同時啟動了《中國城市圖書館2017年度報告》編制工作。中山大學資訊管理學院唐瓊副教授牽頭的項目團隊討論并明確了四方面問題：一是樣本數量與來源，確定樣本量即為參與伙伴計劃的圖書館數量，來源即為參與館；二是收集數據范圍、指標與統計口徑，明確以簡馭繁的基本原則，既能反映總體情況，同時也易于報送操作，經征求各方意見，確定為服務效能、保障條件、體系建設三方面十八項指標，同時區別單館與體系兩種情形；三是服務效能背后服務與管理模式材料的收集與相應體現，即將服務效能作為行業最佳實踐的門檻條件，同時強調成熟模式、專業方法的支撐和可持續發展的能力，這些案例將在年報予以反映；四是年報框架，確定為摘要、引言、參與館基本情況、投入保障情況、服務效能情況、最佳實踐案例、結論與建議等。

2017年12月，城市圖書館工作委員會與廣州圖書館合作舉辦第一屆“城市圖書館學術論壇”，論壇主題進一步聚焦為“城市圖書館信息公開規范與年報制度研究”，正式發布了“城市圖書館研究合作伙伴計劃”并宣布參與機構達到100家，中山大學資訊管理學院肖鵬副研究員作了“國內外圖書館年度報告編撰規范與體例研究”的學術報告，廣州、深圳、杭州、廈門四個圖書館交流了年報編撰案例。會議議題得到了與會者的熱烈響應，建議在前期研究基礎上編制公共圖書館年度報告編撰指南以供業界參考利用。

2018年5月，在中國圖書館年會期間，城市圖書館工作委員會組織舉辦“城市圖書館年報制度”分會場，發布《中國城市圖書館2017年度報告》和《公共圖書館年度報告編撰指南（征求意見稿）》，并邀請柯平教授作了專題學術報告。此次會議引起了文化主管部門和業界廣泛關注。10月，文化與旅游部委托廣州圖書館、中山大學資訊管理學院、國家圖書館研究院等組織項目團隊開展公共圖書館年報編制指南研究，全國圖書館標準化技術委員會建議納入2019年行業標準編制計劃。

從上述梳理可以看出，我個人的參與過程客觀印證了圖書館年報工作先后經歷了圖書館機構年報、區域圖書館體系年報、城市圖書館行業年報三個階段。

2 對年報作用認識的深化與社會背景

廣州圖書館自1997年開始編制年報，我從2004年負責辦公室工作開始參與年報編制工作，當時年報的主要內容是業務統計數據。年報作為圖書館內部的一項業務記錄，此認識數年未變，不過當時已開始選擇若干業務數據在本館網站上公開。

考察美國公共圖書館事業、深入研究其社區認同及成因可以得出結論：信息公開包括年報形式的公開是圖書館建立良好公共關系的基本路徑之一，從公眾作為主要的利益相關者、作為納稅人的視角分析，圖書館包括年報在內的信息公開既是社會契約層面的義務，同時也發揮專業研究材料的基礎性作用。

廣州圖書館新館全面開放后，公共財政投入從年7 000多萬元快速增加，到2017年超過2億元，要求圖書館有令人滿意的效益回報?？冃Ч芾硇枰茸⒅禺a出，也注重投入產出比；既注重成本收益，也需要向政府和其他利益相關者明確報告工作情況與業績。這是作為管理者需要具有的行政倫理視角，對納稅人負責，保障納稅人的知情權。這一時期的社會背景是，廣州市政府從2012年前后大力推進透明政府建設，包括在全國率先推進年度財政預算公開、推行市政府常務會議新聞發布制度等。在全國范圍內，這一時期總體上也正處于推進政府信息公開的大趨勢、大潮流中，各級政府、社會各界已形成信息公開的廣泛共識，中央政府也明確提出了信息公開的要求。2007年國務院頒布了《政府信息公開條例》，2009年財政部開始推進預算公開，此后國家陸續發布關于政務公開的政策文件，2016年兩辦《關于全面推進政務公開工作的意見》進一步明確信息公開要求，各地方政府也都在積極響應落實。2018年9月1日，國家發布《中共中央國務院關于全面實施預算績效管理的意見》，基本原則之一是堅持科學規范、公開透明；要求大力推進績效信息公開透明，主動向同級人大報告、向社會公開，自覺接受人大和社會各界監督。

2012年，廣州圖書館成為法人治理結構試點單位之一，成立了廣州圖書館理事會。根據《廣州圖書館章程》本館的義務包括：按照有關規定向舉辦單位和政府有關部門報告重大事項；依法接受舉辦單位和政府有關部門的監管和社會監督；依法公開有關信息；法律法規規定的其他義務。章程并設專章規定信息公開，要求本館嚴格按照國家法律法規和登記管理機關的規定，真實、完整、及時地公開以下信息：（一）圖書館章程；（二）圖書館發展規劃、重大決策等事項；（三）圖書館年度計劃、年度工作報告；（四）圖書館年度服務數據統計資料；（五）圖書館年度公共服務經費使用情況；（六）館藏及讀者服務信息；（七）讀者意見及其辦理情況信息；（八）理事成員名單；（九）法人登記信息；（十）理事會認為需要公開的其他信息。

2015年，《廣州市公共圖書館條例》的頒布實施為年報制度提出了新的要求。條例開宗明義，在第一條立法宗旨明確提出要“實現與保障公眾的基本文化權益”，這一權益顯然也應包括公眾作為納稅人所應享有的對公共圖書館服務的知情權。這一條款在2006年廣州市首輪地方圖書館立法、程煥文領銜的課題組起草的條例草案中就已提出。其思想背景，一是立法推動者、時任廣州市委常委、后任廣州市市長陳建華認為，公民最大的貧困是權益貧困，立法要解決的實質問題是權益保障問題；二是站在圖書館行業的立場，顯然可以追溯到2004年興起的新公共圖書館運動所倡導的理念。條例頒布實施以后，權益保障理念成為推動廣州市圖書館事業發展的六個核心理念之首。在這一理念指引下，以年報形式推進信息公開進一步成為廣州圖書館工作的基本要求。

在設定城市圖書館工作委員會的職責和任務時，選擇信息公開作為切入點，服務效能提升作為城市圖書館在公共圖書館行業的引領機制，首要考慮的是社會環境的因素。以個體自發或行業自覺都是難以大范圍推動信息公開的，必須要有外部力量的參與，恰恰來自外部的推力又足夠強大?？梢哉f，從各級政府到各行各業再到圖書館行業，信息公開已成為潮流，將很快成為圖書館行業的基礎性、規范性、制度性要求。其次，當前圖書館行業的主要問題之一是服務效能低下問題（創新發展并非同一層次問題），而信息公開可以形成有效社會監督，形成倒逼機制迫使圖書館提升服務效能。再次，沒有年報等形式的深度、規范的信息公開，也實在無法甄選出服務效能領先者和最佳行業實踐，建立城市圖書館行業引領機制也自然無從談起，當然也無法支持對行業的深層次問題進行研究以尋求解決方案、發展路徑。

2016年12月25日，《中華人民共和國公共文化服務保障法》頒布，該法第二十一條明確規定：“公共文化設施管理單位應當建立健全管理制度和服務規范，建立公共文化設施資產統計報告制度和公共文化服務開展情況的年報制度?！痹摲ㄟ€有關于信息公開的其他四方面要求。2018年起實施的《中華人民共和國公共圖書館法》在第一條立法目的也明確提出“保障公民基本文化權益”；第四十二條規定“公共圖書館應當改善服務條件、提高服務水平，定期公告服務開展情況，聽取讀者意見，建立投訴渠道，完善反饋機制，接受社會監督?！敝链?，對公共圖書館等公共機構而言，年報制度已上升為國家法律，實行年報制度成為法定責任。

可見，對年報作用的認識是一個逐步深化的過程，由業務記錄到專業研究材料，由公共關系媒介、績效報告到倒逼提升機制，由信息公開到公民權益保障機制、行業引領機制，這種認識逐步深入的清晰的邏輯思路體現了新世紀以來我國轉型發展的社會背景和圖書館事業的具體實踐。

3 從利益相關者視角對年報內容的分析

目前，以肖鵬副研究員為核心成員的項目團隊正在開展公共圖書館年報編制指南研究。該課題的主要任務之一是研究確定年報的基本內容。個人以為，對年報基本內容的分析可以基于年報功能作用的視角，也可以基于利益相關者的視角，即對相關主體及其需求進行分析。就個體經驗的認知，后一視角更需要優先考慮。在這一視角下，一般意義上的年報可以理解為：報告性文書，其目的為構建良好內外關系，其內容包括工作情況與業績；年度性，因此其內容具有綜合性特點。即年報是一定主體通過報告年度工作情況進而構建良好內外關系的媒介。

當然，確定年報具體內容的原則是需求導向。在此原則之下，圖書館個體、體系、行業年報的具體內容與框架是不同的；不同發展階段年報的側重點也有所不同。

（1）圖書館個體、年報利益相關者、相關主體及其需求

①社會主體

用戶：關心用戶群體與用戶行為，圖書館提供的服務、活動與資源情況，新年度工作計劃等；

公眾：關心圖書館基本情況、治理結構、投入保障、服務主要表現、重要事項等基礎性信息；

公民：關心其知情權是否得到保障；

合作伙伴、捐贈者：關心其參與是否得到體現與尊重；

大眾媒體：作為公眾代言人和輿論監督者，需要了解從保障、服務、運營等盡可能全面的信息，尤其關心公共資源是否得到充分、合理的利用。

②治理主體

政府等國家機關：關心圖書館服務產出（數量、質量、效率等），政府政策目標、項目績效目標實現程度，服務所產生的經濟、社會與文化效益，對相關群體影響力，用戶滿意度等；

理事會：因其成員來自服務對象、有關領域專家、國家機關、圖書館管理層，因此其需求具有綜合性；理事會成員信息；理事會角色是否突出等；

監事會：關心圖書館是否規范運營；

專家咨詢委員會：圖書館相關服務或運營的專業性、整體上滿足社會需求的程度等；

讀者委員會：讀者的需求是否得到滿足、利益與權益是否得到保障、讀者的意見建議是否得到充分吸收等。

③圖書館主體

管理者：關心國家與地方法律法規、政策的落實情況（如法律要求、理事會章程規定等）；機構職責履行、業績表現是否適度及政府、社會公眾可能的反應；圖書館活動記錄的準確、全面與否；業務進展；專項統計分析、發展趨勢的決策參考價值；用于行業交流的專業性、引領性需求等；

館員：關心自身努力是否得到體現；圖書館運行健康與否；

研究者：尤其關心業務統計數據的規范性、準確性、全面性、持續性等。

（2）對于區域圖書館體系，其體系建設往往依據地方政府政策展開，因此，政策目標的實現情況就應成為年報內容的重點與框架設計的內在邏輯。

（3）對于圖書館行業共同體，年報的內容可從行業共同體面對的主要問題切入，以回應社會關切。如對城市圖書館而言，面臨的普遍問題是效能不高、保障不足、在社會上發揮的作用和影響力還很有限等問題，相應地，年報就要反映這些方面的內容。

當然，面對上述不同主體的不同需求，最基礎、也是最有價值的是圖書館年報能夠提供規范、準確、全面、持續的統計信息，這些信息既可以用于判斷與分析自身發展狀況、業績、發展趨勢，也可用于橫向比較研究。對于我國當前階段的圖書館年報而言，基礎性的缺陷也正體現于此，也是圖書館個體、體系與行業都需要優先解決的問題。

綜合而言，為達到構建良好內外關系的目的，編制年報應考慮各方面主體及其需求，一份基礎性的年報應是一份綜合性的年報，其中應著力做好數據的統計與分析工作。

當然，年報一定是按需編制，既考慮需求，也考慮條件；也可在綜合性年報的基礎上，針對不同主體進一步編制內容各有側重、形式各不相同的版本。

4 展 望

年報制度已經成為法定責任。在文化主管部門的推動下，在貫徹落實《公共文化服務保障法》《公共圖書館法》的框架內，尤其當相關行業標準出臺以后，可以預期，編制并公開年度報告將很快成為每一個公共圖書館的基本工作制度。

體系建設是區域內中心圖書館、區域總館的職責，區域協調是地方圖書館學會協會的職責，預計中心圖書館、區域總館及行業協作組織也將發揮主導作用，越來越多的區域圖書館體系年報也將面世。

城市圖書館工作委員會將持續推動城市圖書館年度報告的編制工作，并使之內容不斷豐富、體例不斷完善，通過年報使城市圖書館在公共圖書館發展中切實發揮引領作用，同時與社會建立良性互動關系。希望通過城市圖書館工作委員會的探索，使年報進一步擴展成為公共圖書館全行業的年度報告，實現信息公開、內外互動、把握趨勢、支持研究等多重目標。