人防檔案的保密與公開工作探討

康來燕

摘要：人防檔案文件當中包含有很多涉密性內容，層次比較高，因此人防檔案管理工作的基礎工作依舊是做好檔案的保密工作。本文主要分析了人防檔案保密工作和公開工作開展的有效措施。

關鍵詞：人防檔案;保密工作;公開工作

人防檔案的保密工作開展措施

建立保密制度

根據我國《中華人民共和國保守國家秘密法》的相關規定，人防檔案管理的工作人員必須取得保密員上崗資格證，涉密檔案管理工作人員必須與單位簽署保密協議，確保做好檔案的保密工作。根據協議的內容要求，涉密工作人員要承擔起自己應盡的保密義務，并承擔起失密和泄密的責任追究。在保密協議簽署完成之后，就已經具備了法律效應，能夠對涉密工作人員的行為產生一定的約束力，為保密工作的開展提供有力的法律保障，提升檔案管理工作的安全性。

了解檔案保密工作的必要性

檔案保密工作是一項政治性、全局性的工作，人防檔案管理工作人員應在新形勢下依照2010年新修定的《保密法》管理檔案工作中的保密工作。在人防檔案管理工作開展過程中，檔案的秘密級別是根據時間的推移以及文件貫徹情況的變化而隨之變化的。解密密級基本的變化有升密、降密以及解密三個階段。檔案工作人員必須嚴格遵照文件的密級及解密條件適時降密、解密。升密屬于非常少見的情況，并且大部分都是暫時性的。降密和解密變化趨勢則是大部分密級變化的過程。

對照原則性

在人防涉密檔案保密工作開展過程中，需要劃分出人防涉密檔案的期限，根據我國相關法律規定要求，以及《國家秘密保密期限的規定》要求，除了特殊規定之外，絕密級事項的保密時間不超過三十年，機密級事項保密時間不超過二十年，而秘密級事項不超過十年。

科學合理的進行檔案分類

在人防檔案管理工作中，需要建立完善的密級文件材料歸檔制度，根據相關檔案管理規定，需要形成統一的檔案管理歸檔工作模式，制定歸檔分類及保管期限標準，進行系統整理，科學分類、合理組卷、編目清晰、建立健全檔案號。人防單位的領導層需要以身作則起到表率作用，要求涉密工作人員能夠遵守人防檔案的保密管理工作規定，確保檔案能夠完整和齊全的進行歸檔，檔案的移交一定要保持完整，手續齊全，嚴格按照工作要求做好保密工作。任何人不能把檔案據為己有。

人防檔案的公開工作開展措施

妥善做好保密和利用之間的管理處理

想要把人防檔案切實可行的做到資源共享，并且在檔案的利用過程中不發生失密、泄密等問題，就需要把人防檔案公開工作做到可控范圍之內，正確的處理好人防檔案的利用以及人防檔案的保密工作關系，尋找利用和保密工作開展的最佳結合點。只有和諧有效的處理好檔案保密和利用之間的關系，才能夠維護檔案管理工作的安全性和保密性，同時也能夠把人防檔案的價值充分發揮出來。人防檔案管理工作人員需要在工作中能夠樹立正確的工作觀念，具備熱心服務的工作思想。在人防檔案的公開工作開展過程中，不能過于片面的強調保密性，這樣就會讓保密工作失去了原來的意義，同時也影響了人防檔案管理工作的開展。在檔案公開工作開展過程中，一定要重視涉密檔案的秘密性特點，具備嚴格的檔案保密觀念，有控制的擴展和開放檔案的利用范圍，確保國家利益和安全不會受到任何影響。檔案的利用建立在檔案保密工作開展的基礎上，能夠在可控范圍內利用檔案資料信息，隨時掌握人防檔案的利用，根據不同檔案的不同時效性來發揮檔案利用價值，避免錯過最佳的檔案開發和利用時間。

形成嚴格有效的檔案開放和利用審核機制

在人防檔案公開工作開展過程中，要做好人防檔案的審批和審核工作，通過形成完善的人防檔案的審批和審核工作制度，根據嚴格的工作規章制度要求，組織工作人員能夠逐頁的審核人防檔案的資料內容，并向有關工作部門提出檔案開放的相關審批意見。針對那些未經開放審批和審核的人防檔案堅決不對外開放，在檔案公開工作中一定要堅持維護國家利益和公民權益，防止在檔案被公開的過程中出現任何損壞國家安全和人民安全的行為出現。在網絡中可以建立起公開檔案信息的審批和審核工作制度，嚴格審核好上網檔案以及文件信息，確保在網絡中存在的非涉密文件中不包含有需要保密的檔案和文件，提升檔案管理工作科學性，確保人防檔案的信息安全性。

強化人防檔案公開工作的監督管理

在人防檔案管理區域中需要安裝相應的監視設備，嚴格針對人防檔案實現動態管理工作。不管是任何個人或者是單位來查閱人防檔案，都需要具備相應的查閱理由和有效的行政介紹信。涉密檔案不得外借，需要在檔案室內部完成查閱，這樣才能夠有效確保人防檔案的保密性協定。在人防檔案利用過程中，不允許出現檔案的復制行為，在涉及到涉密檔案復制還需要填寫申請單，相關領導批準申請之后才能夠進行復制，并控制好復制份數，復制件在使用完成之后需要收回，然后跟原件一起保存完整。檔案管理工作人員在使用檔案區域工作完成之后，需要認真的檢查當日工作接觸到的相關工作材料，確保沒有任何撤換、修改和損毀的情況，確認檔案無誤之后才能夠離開。

結語

人防檔案中包含有很多國家機密，是不能公開的，因此在人防檔案管理工作中，需要以國家政治利益為主，做好檔案的保密和公開工作，提升檔案的利用率，把檔案資源最大化的開發利用起來，提升檔案管理工作質量。

（作者單位：清遠市人防（民防）指揮信息保障中心）

【參考文獻】

[1]崔海梅.新時期人防工程檔案管理現代化的途徑[J].檔案管理理論與實踐-浙江省基層檔案工作者論文集，2017.