異地辦學獨立學院系部教務秘書職業素養之我見

楊慧芳　朱莉　張吉

摘要：教務秘書作為獨立學院教學運行中的基本力量，服務于教學。文章從教務秘書與教務管理科、院系領導、教師、學生四個方面的溝通與協調起著承上啟下的作用，是獨立學院教學管理有序進行和保證教學質量的保證。文中針對目前懷德學院異地辦學模式和二級化管理，如何提高教務秘書的溝通協調能力和專業素質、高效率的利用時間，增強其服務意識，為獨立學院教務管理水平的提高提供一定的參考價值。

關鍵詞：獨立學院；教務管理；教務秘書

中圖分類號：G42 文獻標志碼：A 文章編號：1674-9324（2018）32-0012-02

教務秘書作為高校教學管理隊伍的基層力量，有著雙重的身份，一是服務于教學，二是信息的及時反饋。在獨立學院，系部教務秘書是教務管理科與系部的紐帶，同時也是學院教務部門的和系主任的助手[1]，是整個教學秩序順利進行的不可或缺的關鍵環節。教務秘書的整體素質及管理能力也會給教學管理的運行產生一定的影響，因此做好教務秘書這項工作也是保障獨立學院教學質量的前提。

一、目前獨立學院教務秘書職責的認知誤區

1.角色認知誤區。每個教務秘書看待自身工作存在差異，有的認為教務秘書是一種行政管理崗位，應該是給老師、輔導員、學生發號施令的；有的卻覺得這工作就是一個平凡打雜的小職務，每天處理一些瑣碎的事情，服務于老師和學生的。在這個問題上，應該雙面性看待，教學管理既是服務于教學，對教學進行指導，同時又要組織、檢查教學工作，對其進行評估[2]。由于角色認知的偏差，會導致教務秘書工作得不到充分認可，與其相關的職業發展也會被忽略。

2.職責范圍含糊。與普通高校相比，懷德學院在近年的異地辦學模式下，實行二級學院管理，由于學院存在“人員短缺事情多”的特點。每個系部嚴格按照學生的人數配比安排一到兩名教務秘書，不僅管理日常的教學，同時也肩負行政秘書一職，還要協調系部的行政管理。在異地辦學這種模式下，如何有效地協調本系部教學系統和三個校區的有效對接，也是今后獨立學院對教務秘書這種雙重職能角色如何進行明確定位。

3.工作背景不吻合。由于獨立學院的人員相對緊缺，一般被聘用的教務秘書都會直接上崗，而且這些教務秘書很少有相關工作背景，他們在進入工作狀態后摸索最適合自己的工作方法，缺乏相應的理論知識和管理經驗。在懷德學院，有些教務秘書是身兼數職，既要承擔教學任務又要做好教務秘書自身工作，所以會欠缺對自身工作的科學性和規范性的認知。針對這一點，可以在入崗之前進行崗前培訓，以適應新形勢下的獨立學院的發展需要。

4.未來職業發展無規劃。懷德學院異地辦學模式，學生涉及到兩個城市有三個校區，這就決定了教務秘書辦公也要異地進行，如何有效利用時間來處理這些瑣碎、繁雜的輔助性工作，這些事情一旦出事情，后果會很嚴重。為了保障日常的教學工作有序進行，避免出現教學事故，無暇去注重自身管理水平的提升。再加上獨立學院對教務秘書這種雙重身份的工作定位不明確，諸多的方面因素會導致其職業前景不明朗。

二、獨立學院教務秘書應該具備的職業素養

獨立學院的機制決定了其靈活性和自負盈虧的特點[3]，所以作為獨立學院的教務秘書不僅要具有所有高校教務秘書要具備的專業素質和能力外，還應該具備適應獨立學院需要的專業素養和能力。

1.熱情認真的工作態度。教務工作比較煩瑣，只有持著熱愛本工作的態度，才能積極投身于工作中，更好地發揮自己的能力。這些繁雜瑣碎的工作，如果不細心就會影響到教學工作，這也要求教務秘書一定要認真仔細，處理工作一定要慎重仔細。

2.合理的安排整個工作流程。教務秘書的工作最突出的特點是具有時效性，所以熟悉每個時間段應該做的工作內容，而且要知道他們不懂的時間節點。在整個工作流程順利進行的同時也難免會遇到一些突發狀況，教務秘書也應該學會應對這些臨時狀況。

3.注重有效協調溝通能力的培養。教務秘書平時涉及到的部門和人員較多，由于獨立學院的師資結構，有很多的“外聘”老師，所以既要和本部老師溝通也要和“外聘”老師聯系，針對后者更要教務秘書采取合理有效的溝通協調方法，以便任務及時保質保量的完成。同時在傳達文件和任務時，一定要注意自己的語言表達方式。針對和學生以及其他部門的聯系，一定要在工作中做好協調和平衡，區別對待和處理事情的輕重緩急。

4.檔案的分類管理。隨著現代網絡技術的發展，教學資料的歸檔不僅僅是紙質材料，還要對一些電子文件分類整理，以便教學評估的需要。這一特點的產生也相應要求教務秘書必須具備熟練的使用辦公軟件和教務軟件的能力[1]。

5.尋求協作互助。獨立學院學生的特點，基礎差，個性強，學習自主性，在教務管理中更容易出現問題。針對這一情況，可以尋求輔導員的協助和配合，這樣就可以把教務管理做的更為細致，盡量避免學生在教學管理中出現問題。另一方面，可以與其平行系部的教務秘書溝通請教，針對一些交叉學科的管理，盡量協商尋求平衡。通過有效的溝通也可以提高工作效率。

6.有效的利用時間和“參謀劃策”。常州大學懷德學院的三個校區辦學模式下，教務秘書又身兼其他職位，還有要承擔教學任務或者實驗任務，這就要求懷德學院的教務秘書要學會有效地利用有限的時間來協調完成這些工作，這也是我們值得思考的一個問題。同時在工作中不能有“做一天和尚撞一天鐘”的想法，要學會思考和改進教學管理，隨著獨立學院二級管理制度的實施，教務秘書通過自身的信息量的掌握，可以在熟悉的工作領域為系部領導提供一些有借鑒價值的建議和對策，以便教學工作更好的發展。

7.“潤滑劑”作用。教務秘書客觀上就是執行一些決策性規定，這些實際就是給老師安排一些教學任務，肯定會有一些老師的利益或多或少受影響，所以在平衡這些類似情況的時候，一定不能急躁。

8.規范用語、信息處理和寫作能力。教務秘書本身就是為師生提供服務的，由于事多繁雜，難免會有情緒波動，所以教務秘書在遇到刁難的問題面前，一定要控制情緒，在工作中逐漸養成一套規范化的用語，不至于面對棘手問題處理不當影響工作。教務秘書對于上級下達的文件，一定要認真解讀，然后進行簡化把重點列出來，方便師生更能把握住重點。

三、總結

教務秘書處于教學管理的基層，事情多任務重，這就要求教務秘書必須做到“手勤、腿勤、嘴勤、腦勤”，同時教務秘書在教學管理活動中的角色是不可或缺的，更是教、學、管三維關系的紐帶[4]，要樹立服務于教學的意識，使獨立學院的教學管理更規范化和科學化，為其他兄弟學院提供借鑒的價值，為獨立學院的發展創造良好的平臺。

參考文獻：

[1]喬淑娟.獨立學院教學秘書的角色定位及其能力培養[J].產業與科技論壇，2014，（10）14：144-145.

[2]翟鐵華.新形勢下高校教務秘書的工作職責和必備素質[J].中國教育技術裝備，2015，10（364）：30-33.

[3]方梅.做好獨立學院教學秘書工作的幾點思考[J].然力資源管理，2010，（5）：32-33.

[4]沈琳.淺談獨立學院教學秘書的職責及素質要求[J].法制與社會，2009，（6）：306.