論“互聯網+”時代檔案服務外包存在的問題與對策

鹿雪萍

摘要：“互聯網+”時代已經到來，檔案服務外包面臨著更多機遇和挑戰。檔案部門工作人員必須具備一定的創新意識、全局觀念，通過理論知識的學習，向廣大用戶提供便捷的、優質的檔案信息服務，不斷加快信息化建設，提升檔案服務外包水平。檔案服務外包行業實現了統一管理，營造了良好環境，打造了共享平臺，這是相關企業長遠規劃任務順利完成的一種保障，也是“互聯網+”時代中檔案服務工作更好更快發展的必要前提，更是社會經濟平穩增長的關鍵所在。任何一個環節出現偏差，都將影響最終的服務效果，因此必須引起有關人員的高度重視。

關鍵詞：互聯網+時代；檔案服務；外包問題；有效措施；研究；分析

引言：李克強總理提出了“互聯網+”行動計劃”，要求從移動互聯網、云計算、大數據中制造新的產物，促進電子商務、工業互聯網、互聯網金融的可持續發展，不斷拓展國際市場，取得顯著戰略成就。站在一個新的高度上，我們必須有預見性的引導“互聯網+”思想在服務業各領域的全面滲透，以檔案部門為切入點，順應社會發展趨勢，完成數字網站建設，針對檔案服務外包問題進行一一解決，始終堅持“理論結合實踐”原則，給予有效措施，提升服務水平，最終實現檔案部門與檔案服務外包的協同進步、共同發展目標。

一、“互聯網+”時代檔案服務外包存在的問題

（一）安全風險高

檔案服務聯合互聯網，其工程量非常大，人力、物力、財力上存在著一定限制。從經濟化、專業化角度考慮，檔案服務外包是新的趨勢，但并不成熟，一些問題的解決十分急迫，相關風險未能得到有效控制，后續的影響還會越來越大。檔案服務外包的安全風險極高。它不像紙質檔案那樣無法永久保存，消失的可能性較低，但是在人為因素的影響下，在多次搬用、多次運輸中，發生丟失、破壞情況、掃描損害等風險卻是無法避免的[1]。同時，檔案是私密東西，對于一個人很重要，一旦泄露后果不堪設想，然而，外包公司的工作人員，可以之間接觸到個人檔案，對檔案進行錄入時，必然會知道很多檔案內容，這就給不法分子留下了很多可乘之機，檔案外包公司人員經不住金錢利益的誘惑，與不法分子聯合，轉賣他人信息，這將給他人帶來困擾，后果將不堪設想，同時，也會對檔案部門造成惡劣影響，造成檔案部門失信。

（二）缺乏統一管理

我國檔案外包服務行業興起時間不長，仍處于初級階段，在不同地區，呈現出不同大狀態，在發達地區，外包公司比較正規，規模較大，技術較為成熟，在內陸地區，設備簡陋，資金短缺，員工素質較低，檔案外包風險大，缺少技術支持，我國外包行業整體發展水平較低，有很大的發展空間。此外，我國檔案服務外包行業缺乏統一管理，檔案服務外包市場還不規范，政府部門沒有機構對其進行統一管理，我國檔案服務外包處于初級階段，發展時間短，好多地方還不完善，還沒有統一的機構對其進行約束，現在檔案外包公司數量多，為了追求更大的利益，公司之間惡意競爭，壓低價格，不能保證質量，難以形成良好的發展環境。同時，檔案服務外包公司工作人員素質較差，檔案保護意識淡薄，缺乏專門的認證機構對工作人員能力進行認證。

二、“互聯網+”時代檔案服務外包的有效措施

（一）加強安全防范

為有效加強檔案服務外包的安全防范措施，其主要體現在以下兩個方面：一方面，加強工作環境的安全管理。為使檔案服務外包企業的經濟效益得以高效發展，首先應確保工作環境的安全問題。國家檔案局所頒布的各項條例明確指出，應不斷改善檔案服務外包工作的開展情況，為使其得以順利進行提供有效保障。不僅能有效降低安全風險的發生機率，也保證了檔案信息的安全性，應當在檔案管理的場所安裝監控設備，針對視頻內容檔案服務外包企業應定期進行查看。若有違法亂紀的工作人員，可采取懲治的方式進行警告，嚴重者可直接開除。除此之外，為防止檔案信息出現混淆的現象，檔案管理人員可采取有效的措施進行安全防護。比如，利用一定量的檔案裝具，將所有的檔案信息進行分類。另一方面，加強檔案信息的安全管理。為使檔案信息得以安全保管，應采取法律的方式方法。為使檔案信息的內容不外泄，在檔案管理部門與檔案服務外包企業簽訂合約的過程中，應當將保密條約列入合約中，對檔案服務外包企業提出較高的要求，不得以任何理由向第三方泄露，一旦出現泄露的現象，檔案服務外包企業將承擔相應的法律責任。

（二）提高統一管理

首先，改善檔案管理部門的統一管理。國家檔案管理部門可針對檔案信息的內容，對檔案服務外包企業展開定期的監督管理工作。若存在不合格的檔案服務外包企業，國家檔案管理部門可要求其進行整改，將整改的結果記錄在檔案中。若檔案服務外包企業的各項指標都達不到標準，國家檔案管理部門可隨時取消其任職資格，在一定程度上，限制著檔案服務外包企業的高效發展，為檔案服務外包企業創造一個優良的工作環境[2]。其次，加強檔案服務外包企業的資質管理。就現今我國檔案服務外包企業的發展而言，由于檔案服務外包企業的管理條例較為復雜，為有效改善這一現狀，就必須制定一個較為標準化的資質管理體系，有效促進檔案服務外包企業的可持續發展。不僅要將企業自身所擁有的資金以及檔案管理人員進行規范，還需要針對檔案服務外包企業的業務工作以及檔案管理人員的專業素質提出較高的要求。

（三）人員素質水平

檔案服務外包企業為有效培養更多的人才，應不斷對檔案管理人員展開專業知識的培訓，使其能夠更好的掌握專業知識，深刻的認知到檔案管理工作的重要性，并具有熟練的操作技能，將自身的優勢發揮到最大化。還應熟知相關的檔案法律法規，逐漸發展成為全能的優秀檔案管理人員。

結語

“互聯網+”時代檔案部門采取服務外包，在一定程度上幫助了檔案部門節約成本，提高工作效率，檔案服務外包有著巨大的市場潛力和良好的發展前景。但是檔案外包過程中的各種問題也日益凸顯，只有針對問題采取有效的解決措施，才能更好地運用檔案服務外包。相信隨著檔案外包公司的發展，檔案服務外包能夠在檔案工作中發揮更加重要的作用，從而推動檔案事業在“互聯網+”時代的持續發展。

參考文獻

[1]張磊.互聯網時代企業檔案外包業務存在的問題與對策[J].辦公室業務，2017（15）124-125.

[2]馬昕.“互聯網+”時代檔案服務外包存在的問題與對策[J].檔案管理，2016（02）36-38.