加強檔案安全體系構建的保障措施探究

鄭楊

摘 要：檔案的收集、整理、歸檔、收存是檔案管理工作的基本內容。在新時期，隨著科學技術手段的飛速發展與革新，檔案的安全體系也需要進行同樣的升級改造，只有形成一套完備的安全體系才能充分應對當今社會新形勢下各項工作發展的需求。因此，構建檔案安全體系也成為了有關檔案管理部門必須重視并完成的首要任務。本文介紹新時代背景下全新的檔案安全體系，對未來檔案安全體系構建的保障措施探究提出切實可行的建議。

關鍵詞：檔案安全；檔案管理；保障措施

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1009 — 2234（2018）06 — 0155 — 03

一、檔案安全體系的相關介紹

檔案安全保障體系的構建，是一個國家對其掌握的內部信息資源進行有效地控制、妥善利用，也是對國家重要文化、悠久歷史的記錄與傳承。當前我國自然災害頻繁、網絡信息技術飛速發展，數字化檔案數量增長顯著，政府信息逐步透明公開，都使得檔案安全體系的建立工作提上日程。檔案本身安全性體系的構建是檔案管理部門的首要任務，同樣也是檔案資料管理者應盡的職責，也可以說是他們必須守護的使命。這種使命包含了對每一份檔案的妥善保管、嚴格保密。如果是因為沒有做好檔案的保護、收存工作，而使得機密內容泄露，那么檔案就喪失了歸檔利用的前提條件。由此可見，檔案的安保問題貫穿檔案管理工作的全局，同樣關乎黨和國家的最基本利益。建設一套完備的檔案安全體系，不僅需要相關部門在各個方面加強對檔案機密性的管理，也需要各級黨委的大力支持、重視。

檔案管理工作最基本的職能之一就是保障檔案安全，這是確保檔案管理工作順利進行與發揮其最大效用的保障。隨著新時期數字信息技術迅猛發展，檔案資源的數量亦日益增長。雖然現有的檔案安全制度可以維持當前檔案管理工作的持續進行，但是檔案安全管理體系的建設仍然不夠完備。主要包括檔案收存設施不夠規范、檔案存儲設備陳舊、相關政策精神沒有徹底貫徹落實，這會引發檔案安全管理工作出現漏洞，是檔案安保工作必須面對的巨大挑戰。本文提出檔案管理部門應該結合國家有關政策規定，在設備、人才、技術等方面為檔案安全體系的構建提供保障措施，以確保檔案信息安全。

二、檔案安全體系保障措施探究

1.物質保障體系

物質保障體系主要是保證存檔材料或者包含重要信息的實體檔案材料的安全，是檔案安全體系中最基礎的一項保障措施。因為重要的實體檔案信息不慎缺失損壞，會很大程度上造成無法彌補的損失，做好相關的保護工作尤為重要。自然環境的改變、時間流逝造成檔案的老化、變形，人為的使用不當造成檔案的損傷、缺失，這些都將是檔案安全體系建立工作所面臨的最實際的問題。而良好的物質保障體系就可以最大限度地保障檔案的安全?？梢酝ㄟ^選擇耐于保存和記錄檔案信息的材質、根據國家發布的《檔案保存建筑設計規范》的要求選擇一個合適的環境進行檔案儲存，以加強檔案的安全保障體系。

（1）檔案材料安全保障

檔案館保存的紙質檔案，一般都采用富含纖維素的韌皮纖維或種毛纖維材質書寫打印紙，這類型的紙張耐久度極高，可以滿足檔案資源長時間存儲的需求。為了使檔案上的字跡有效留存，可以選擇特定包含炭黑成分的墨水，這種墨水化學性質穩定，不易與空氣產生氧化反應，可以讓字跡長時間仍然保持清晰可見。此外，還應該注意周圍環境的控制，避免高溫炙烤、陽光直接照射、紙張受潮、防止酸堿性物質的侵蝕等。

光盤、磁帶類型的檔案，一定要注意檔案室溫度、濕度的控制，有條件的檔案室可以將特別重要的光盤、磁帶檔案進行包膜防護。其余影像類膠片型的檔案應選擇不銹鋼或者其他不易腐化的金屬作為裝載容器。檔案管理部門必須設立專門的檔案室，加之配套相關防護設備，分類保存各種不同材質的檔案，定期維護檢查，以期通過不斷優化收存條件，保障檔案材料安全。

（2）檔案環境及資源保障

檔案收存環境的選擇，應經過多重篩選考量，庫房應具備存足夠存儲空間、優越的存儲條件、干凈整潔的存儲環境和一定的封閉性，還要將地震、火山、洪水等自然災害以及污染輻射等外部情況納入考慮范疇。檔案室所在區域最好經過特別設計，內部空間布局合理，可以抵御各種自然災害，還要配套溫濕度調控系統、消防設施、防塵除蟲設施以及檔案損害修復設備等安全設備。保存重度機密資料的檔案室也應該逐步配備災害報警系統、自動滅火系統、監控系統以及指紋門禁系統等。同時配備專業的檔案電子控制中心，由專人管理維護相關設備，保障檔案環境與安全。

2.技術保障體系

我國亟需著手研究深層次的檔案安全技術手段，嚴格執行國家檔案安全評定標準要求，大幅提升檔案安全體系研究力度，結合實際情況，提出科學、合理的檔案安全的具體理論和技術手段，詳細包括：研討應對災害的具體方略、突發情況的應急處理、數字化信息檔案的安全保證、電子檔案的真偽核實、損壞檔案的搶修技巧、延長檔案文獻留存期限等。從現今檔案安全體系的發展態勢來看，精準確立研究方向，持續提升檔案安全的理論支持、技術手段，使得相關研究課題有條不紊的迅速開展。以點帶面，將探究成果中操作性強的新技術推廣全國，顯著增進檔案安全的保障。

技術保障體系主要分為兩大類，分別是傳統載體技術的保障體系和現代信息技術的保障體系。前者多是在流傳至今的傳統方案上進行改革創新，演變成適應當前時代的技術保障體系；后者則使用了現代的數字信息技術，是一種科技化的技術保障體系。

（1）傳統紙質檔案技術保障

傳統的檔案資源多為紙質印刷書寫，為了保證傳統檔案的安全，首先一定要做好紙張的保護和受損檔案的修復。應配備專業的修復工作人員定期對檔案進行檢查，及時去除檔案上出現的污漬和產生的酸性物質。歷史年頭久遠的檔案要及時加固和裝裱。其次做好傳統檔案數字信息影像化的工作。從珍稀檔案和常用檔案著手，按部就班的實現全部傳統紙質檔案的轉存及保護。這樣既可使檔案便于查看利用，也可降低檔案的折損程度。運用具有較高的分辨率的掃描設備，合理的存儲方式以提升傳統紙質檔案的轉化質量，提升檔案資料的管理能力與水平。

（2）現代信息化技術保障

現代化信息技術可以使檔案的保存、使用變得方便，不過也相應帶來了一定的風險，可以通過采用合理的技術手段最大限度的保證電子信息檔案的安全。電子檔案的安全風險主要來自技術層面，包括檔案內容格式不規范、沒有實行統一的檔案管理標準、歸檔操作不夠嚴謹、操作人員技術水準較低等因素。所以，亟需迅速制定一套電子檔案的執行規范和安全準則。由我國檔案局牽頭，交給特定的部門來專門探討電子檔案的安全保障策略，建立專業的檔案防護措施，利用防火墻來降低電子檔案所帶來的風險，保證其資料安全完整、真實可信。另外，還須定期進行技術的升級改造，更新技術條件與保護策略，形成一套科學化的電子檔案安全制度，為每一份檔案文件加入特殊編排的密碼以及數字簽名，嚴格確保電子檔案的安全性。同時實行電子檔案信息安全責任制度，及時排查問題，對出現重大安全事故并產生嚴重后果的單位、個人，追究相應的法律責任。最后，引進一套完善的容災備份管理制度，將電子檔案按照不同的方式異地備份存儲，使其符合長期保存、使用、恢復等各種要求，保證電子檔案的高度安全。

3.政策法規保障體系

目前，我國《檔案法》對各類檔案的安全條例都具有明文規定，下屬地方各個檔案室也分別根據自身情況出臺了有針對性檔案安全制度。通常這些制度條例不夠全面、具體，要想建立一套完備的檔案安全體系，一定要從政策法治的角度，完善相關的法規條例。

（1）政策法規保障

政策法規的保障主要涵蓋以下四方面內容。一是，改進與完善國家《檔案法》。根據國情需要，補充完善相關設計檔案安全的條例，強化處罰措施、加大監督范圍。凡是發現違反《檔案法》的行為，一律追究其法律責任。二是，建立檔案安全許可相關法規，實施檔案安全資格許可制度。檔案從業人員必須經過相關專業培訓并通過資格測試持證上崗工作。檔案室的建設也要符合相關許可制度的規定。三是，提高檔案安全經費投入力度，實現不同級別檔案的管護經費梯度層次，從根本上保障維護檔案安全的資金支持。四是，持續加強檔案的安保，重視人力資源的建設培養，增強管理者對檔案的安全意識、風險防范意識，提升應對突發狀況的能力，全方位提高檔案工作人員的知識技能水平，為檔案安全體系建設提供強有力的人才保障支持。

（2）制度保障

完善現有的檔案安全管理制度，嚴格規定檔案安保執行方式，確保各項制度實施落到實處。安全管理制度也需要細化。從檔案整理歸檔開始，無論是查詢使用，還是定期維護，以及加密、銷毀等都應該有規可循。同時，檔案信息的安全管理方案，以及檔案安全責任事故的追責，都必須確保按照嚴格的規章制度進行。還要推行檔案信息保密制度。區別檔案在網絡范圍內的使用，涉密的檔案禁止使用外網查閱。檔案館的計算機應配置專業的查毒軟件，防止病毒、木法、惡意程序的侵入并做好定期排查工作。同時設立檔案查詢及使用權限，定時更新所有檔案的存儲數據，做好檔案備份。此外，仍然需要建設一套應對突發情況的管理機制。主要針對無法預測的大型自然災害和人為破壞，確立一套應對突發事件的響應防范措施，規劃完備的應急預案，將損失降到最低。

建設一套完善的檔案安全管理制度，強化檔案工作人員的制度執行力，啟用長期的監督檢查機制，務必使各項規章制度按部就班的實施。規章制度建立后，迅速推廣到基層落實，發揮其約束、保障作用。應從國家檔案信息安全至上的角度考慮問題，全面了解建設檔案安全條例的緊迫性和必要性，時刻優化革新檔案安全的相關制度，每一級檔案管理部門要樹立檔案安全至關重要的信念入腦入心，認真貫徹實行。制定詳細針對突發情況的應急制度，設立面臨危機的應對機制、管理措施，提升解決自然災害等突發事件的處理能力，將損失降低。按照國家出臺的《檔案安全事件突發緊急處理方案》及有關部門制定的具體《細則》的管理辦法，按照提前設定好的應急預案妥善處理?？刹扇〖径刃酝话l情況演習，用于提升各部門針對不同事件發生的應便能力。深刻研讀國家發布的《檔案館災害控制管理防范指南》，根據國家相關要求，重視檔案部門的防災處理和災后重建。積極落實機密重要檔案的備份制度，也是提升防備各類突發情況的重要手段。我國一直都有把機密重要檔案進行多次、多地備份的優良傳統，時至今日，在面臨檔案安全的嚴峻問題上，仍然需要延續這種提前做好危害防范的良好習慣，繼續重點實行檔案的異地多重備份方案，提升各類災害的反應處理能力。

各類檔案應設立一套高度保密性安全管理方案。平衡好一般檔案的開放程度、相關檔案的涉密安全，提升檔案的實際使用率，給予檔案包含的重要內容提供安全保障。在政府公開更多檔案信息，增加公共服務的前提下，也同樣需要強化檔案的審查力度。涉密程度高的檔案不應公開，一般檔案盡可能的保存原件，展示副本，最大程度上保證檔案信息的安全性。

在面對突發自然災害、老化、人為使用不當等原因，造成檔案輕微、嚴重受損時，應該建立相應的檔案補救、修復機制。經歷這些突發情況后，可以及時對殘破檔案資料進行保護和搶修，降低檔案受到更嚴重的損壞而產生無法彌補的損失。當下，我國實行了檔案文獻保護工程，主要的目的是對極度重要的檔案進行保護修復。其中如何利用專項經費實施檔案保護，強化國家級別重要檔案的評估和修復，落實保護修復工作的督導，是當前最重要的問題所在。

數字化電子檔案也應該實行一套具體嚴格的安全處理機制。在初建檔案時就需要注重信息的安全和規范，包括使用的設備、網絡，操作的系統及人員，實行全方位的安全評估、管理，用嚴密的檔案安全體系確保電子檔案的內容不失毫厘。由于電子信息自身不確定帶來的風險因素很多，不僅篡改方便，還很容易被盜取刪除。所以，確立一套針對電子檔案的保護手段也是至關重要的，在確保相關檔案的真實性之外，還需要在文檔加密上下功夫，而且必須依靠特制的設備軟件才可以被解讀，如何利用信息技術高度隱蔽的存儲重要機密電子檔案也是急需攻克的一個難點。

4.人才與體系保障

（1）人才保障

檔案管理部門、相關檔案機構制定規劃，每年至少開展一次大型檔案相關專業講座交流會，提升檔案工作從業人員知識技術水平，加強管理者的個人素養，增進檔案安全意識。只有讓檔案工作者充分認識到檔案安全的重要性與對國家人民的意義，才能激發從業者強烈的責任感，努力掌握檔案安全保障技術，適應新時代檔案發展需求，出色完成自己的每項工作任務，為檔案的安全提供更多的人力保證。

（2）體系保障

目前，我國已經在檔案安全保障的道路上摸索出很多切實可行的方案，需要進行全面的推廣，基于推廣反饋結果再持續深入研究，實現檔案安全體系縱深發展，日漸提升檔案安全維護能力。我國范圍內的各大檔案機構已經開始互相實行異地備份的策略，這樣顯著的減少了本地檔案備份場館設立的成本，加速了國家檔案備份方案前進的腳步。目前各地區反應強烈，其中哈爾濱與南京、北京與西安都已經確立了相互的檔案備份協議。而昆明與貴陽、天津與廣州等地也初步確立了合作的意愿，這些城市都在全國起到了良好的帶頭作用。數字信息檔案資源實行多種介質分別備份，這一技術為新時代環境下的檔案安全構建了良好的環境基礎。在數字化檔案技術發展突飛猛進的年代，各方面產生的新型技術、病毒等威脅也逐漸增多。根據我國當前掌握的技術手段來看，只有實行多種檔案備份弱化數字信息這一載體帶來的風險，才能有效抗擊網上不法分子的攻擊。不定期更新檔案專屬管理系統平臺、及時修復存在的漏洞，降低潛在風險，有益于提升數字信息檔案的安全。各級機構的電子文檔的實行統一管理和多重備份，這一好做法為電子檔案的集中管理指明了新的航向，巨大提升電子檔案的安全保障。

三、結語

檔案安全體系構建包括檔案的搜集、歸檔保存、后續查看利用等環節，立足于檔案管理的實際需求，確立一套完備的檔案安全制度任重道遠。我國的檔案安全體系的建立已經步入了一個新時代，在新時期我們將不斷迎接各種挑戰，結合日趨成熟的技術、制度等各項保障措施，完備整個檔案安全系統，以期為我國檔案資料安全以體系的構建及未來的可持續、健康發展提供最強大的保障。

〔參 考 文 獻〕

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〔3〕袁秋玉.中學檔案管理的安全保障措施探討〔J〕.辦公室業務，2017，（1）.

〔4〕張黎黎.檔案開放共享中信息安全保障措施探析〔J〕.山西檔案，2014，（9）.

〔責任編輯：譚 蕊〕