探究文書檔案管理的特點及創新途徑

李玉梅

摘 要：文書檔案是單位中不可或缺的重要組成部分和管理內容，可以充分反映出企事業單位在發展進程中的科學決策、研發、問題解決、生產運營、管理等方面的成果，顯現出較強的政治性、技術性和服務性。隨著科技水平的不斷進步，文書檔案管理也要用新時代的思維和手段，在明確自身的定位和特點的前提下，不斷完善和優化自身的管理體系，以完整、準確、快速的管理系統，采集、整理、分析和存儲文書檔案信息資源，更好地促進文書檔案管理的現代化、信息化、數字化的發展與創新。

關鍵詞：文書檔案；管理；特點；創新

中圖分類號：G275.2 文獻標識碼：A 文章編號：1009 — 2234（2018）06 — 0161 — 03

隨著時代的進步和科技的發展，文書檔案作為企事業單位管理的重要內容引發了人們的關注，文書檔案的創新管理地位和作用也日益突顯，我們要全面認識和分析文書檔案管理的主要特點，以創新的思維和方法，更好地完善和優化文書檔案管理系統，更好地提升文書檔案管理的工作效率和服務效能，積極應對新時代的挑戰，探尋文書檔案管理的創新途徑和舉措，從不同的維度入手和著眼，引領文書檔案管理工作向規范化、信息化、數字化、現代化的方向不斷邁進。

一、文書檔案管理的概念及特點分析

文書檔案管理工作主要是在企事業單位的生產經營、行政管理等過程中形成的，包括各種會議記錄、工作計劃、工作報告等，這些由文書轉化而來的檔案主要是對檔案情況和規律的揭示，具有較高的評價和參考價值，它是真實反映單位發展狀態的真實資料，可以客觀真實地反映出單位的實踐行為，可以作為單位發展的憑證和參考。文書檔案管理工作主要是將單位中生成的文書檔案資料進行針對性的采集和整理，并按照一定的原則和要求進行存儲和科學的管理。

文書檔案管理工作的具體特點，主要可以表現為以下幾個方面的內容：

1.綜合性。文書檔案管理工作涵蓋不同類型的檔案資料，如：科學研究、黨務工作、人事工作、設備管理與維護、基礎建設等方面，它們都要經由內部機構進行綜合性的管理。同時，文書檔案資料的來源也是多渠道的，它來自于上級部門印發的文件、民主選舉選民登記及選票、合同附件、單位制定的指導性、業務性和規章性的文件等，顯示出文書檔案資料的豐富來源和渠道，因而也需要進行綜合性的檔案管理。

2.專業性。文書檔案是企事業單位在生產經營實踐或行政管理實踐中生成的文書，是單位專業性工作內容的真實客觀反映，諸如：單位長遠發展計劃、業務拓展計劃等，這些工作內容都與單位的專業內容緊密相聯。

3.保密性。文書檔案通常都是面向單位內部人員進行查閱翻看而使用的，對外開放的程度相對較低，這也顯示出文書檔案極強的業務性和保密性的特點。

4.階段性。文書檔案管理還顯示出極強的階段性特點，由于單位管理內容、項目極其豐富，并且與單位各階段的管理工作內容聯系緊密，為此，要加強對文書檔案的階段性整理，通常來說可以采用半年或一年整理的方式，以較好地保證單位文書檔案管理的完整性和連續性。

二、文書檔案管理工作中存在的不足分析

1.制度性和規范性尚存在欠缺

單位文書檔案管理工作在較長的時間以來，暴露出管理制度不夠規范的問題和缺陷，如：檔案號編制不夠準確；檔案目錄設置欠缺科學合理性；檔案管理制度缺乏完善等，這主要是由于單位中的領導者和工作人員缺乏理念的更新所導致的，在部分單位管理者的心目之中還仍舊存留有傳統的、陳舊的檔案管理觀念和意識，認為文書檔案管理工作就是分發、傳遞文件而已，并沒有形成正確的、科學的、現代化的文書檔案管理觀念和思想，存在文書檔案管理中的目光短淺的現象和問題，這就制約了單位文書檔案管理的效能發揮，使文書檔案的利用價值無法得到充分的體現，阻礙了文書檔案的健康發展和完善，不利于提升文書檔案管理工作的制度化和規范化的實現。

2.文書檔案管理與文書具體工作實際相脫節

在單位的文書檔案管理工作之中，還顯露出文書檔案管理工作與文書實際銜接不足的現象，文書檔案管理與具體工作實際存在脫節，表現為：部分文書工作人員缺乏檔案管理意識；而檔案管理人員則缺少文書工作認知，因此導致了文書檔案管理工作的質量下降，難以發揮文書檔案管理工作的現實價值和功能。

3.文書檔案檢索質量相對低下

在單位文書檔案管理的過程中，存在檔案檢索質量不高的狀態和問題，隨著計算機網絡技術的不斷普及和深化，文書檔案管理工作中的檢索流程也采用了手工檢索和計算機檢索兩種方式，然而在具體工作實踐之中，還大多是采用手工檢索的方式，而較少采用計算機檢索，這就極大地降低了文書檔案檢索的效率，要耗費大量的時間和精力，使文書檔案的檢索質量下降。

4.文書檔案管理模式還存在不足

當前的文書檔案管理模式還存在明顯的不足，缺乏對時代特點的全面把握和有效性認知，部分文書檔案管理者和領導者缺乏長遠的考慮，沒有充分認識到文書檔案管理的時代價值，在文書檔案管理的模式上缺乏創新和優化，仍舊采用傳統的人工管理的模式，缺乏科學化、標準化、精細化的檔案管理實踐，并且也尚未形成體系化的文書檔案管理思路，這就導致文書檔案管理質量的下降，影響了文書檔案的服務利用價值。

5.文書檔案管理工作人員的素質有待提升

在單位的文書檔案管理工作之中，部分單位出于節約成本的考慮，將檔案管理工作與文秘工作合為一體，由單位的文秘人員擔當文書檔案管理人員，由于文秘工作人員自身的工作就較為復雜和繁瑣，這就使文秘工作人員難以集中自己的全部時間和精力投入到文書檔案管理工作之中，而只是存在對檔案管理工作應付敷衍的現象。加上文秘工作人員大多缺乏專業的檔案管理知識和方法，這就使他們在進行文書檔案管理的工作中缺乏創新和突破，只是墨守成規、按部就班地進行檔案管理工作，無法實現文書檔案管理工作的與時俱進和創新優化。另外，單位自身的文書檔案管理人員的素質還有待提升，部分文書檔案管理人員的專業檔案知識還存在不足，缺乏服務意識和創新理念，需要進一步進行培訓和加強。

三、文書檔案管理的創新途徑探索

1.加強對文書檔案管理工作的重視

文書檔案管理工作是極其重要的管理內容和組成部分，要以單位領導重視為前提，樹立文書檔案管理意識，無論是單位領導、組織部門管理者和檔案具體工作人員都要全面形成檔案管理意識，并積極配合檔案管理工作的宣傳、總結和匯報等工作，對于國家檔案管理工作的相關法律規定要大力宣傳，如：《中華人民共和國檔案法》、《檔案實施辦法》、《檔案歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》等，要使單位全體人員全面、深入地理解和認知文書檔案管理工作的相關規定，意識到文書檔案管理工作的重大價值和作用，并以靈活多樣的宣傳方式加大成員對文書檔案管理工作的重視，從人力、財力、物力等方面提供更多的支持和理解，從而更好地促進單位內外部資源的有效全面整合，更好地實現文書檔案管理的規范化、科學化和現代化。從另一方面來說，單位的文書檔案具體工作人員也要通過自身的積極努力、飽滿的工作激情和刻苦的奉獻精神，以爭取單位其他單位部門對文書檔案工作的理解和支持，以獲得單位人員更多的關注和重視，提升文書檔案管理工作在單位中的地位和影響力。

2.注重文書檔案管理工作與文書工作的銜接

文書檔案管理工作要以文書工作為前提和基礎，其管理質量和水平與文書工作有極其密切的聯系，因此要注重文書檔案管理工作與文書工作之間的銜接，要使文書人員充分了解文書檔案管理工作的內容和要求，在自己的日常文書工作之中就注意搜集和整理文書檔案資料，并對文書檔案進行及時的記錄。而文書檔案管理人員則要在做好文書檔案立卷、歸檔的工作中，也要加深對文書工作的具體了解和認知，要明晰文書工作的職責和范疇，為檔案管理工作提供有益的支持，從而更好地實現對文書檔案資料的規范化處理，把好文書資料的質量關，將文書檔案管理工作與文書工作充分銜接，較好地規避兩者脫節的現象。

3.促進文書檔案管理工作的規范化

為了更好地推動文書檔案管理工作的創新，還要從文書檔案管理工作的規范化入手，從文書檔案的管理方法、管理程序等方面著眼，具體采用如下措施和方法加以實現：

（1）詳細梳理和檢查文書檔案資料。文書檔案管理工作人員要仔細地梳理和檢查文書檔案資料，要認真細致地盤查文書檔案各卷宗，全面了解文書檔案各卷宗的使用時間和期限，對于已經超出使用期限、喪失了使用價值的文書檔案卷宗要及時加以清理和淘汰，還要注意檢查文書檔案卷宗的重復性問題，要避免文書檔案卷宗重復的現象，以降低文書檔案管理、檢索的難度，更好地提升文書檔案資料利用的效率，也是更好地推動文書檔案管理的規范化步驟和首要流程。

（2）實現對文書檔案資料的重組和整合。文書檔案管理工作人員要做好對文書檔案資料的重組和整合工作，由于部分文書檔案卷宗的卷數較多且相對復雜，這就要求文書檔案管理工作人員憑借自己的專業知識和檔案管理技術，實現對文書檔案的重組和整合，要合理排序互有關聯的文書檔案內容，使之整體化、一體化；并對缺少頁碼、目錄、標題的文書檔案卷宗，則要及時地將其完善，使之清晰而完整，能夠較好地滿足文書檔案規范化管理的需求。

（3）做好文書檔案的提名工作。為了更好地保證文書檔案的規范性，還要著重對文書檔案的提名，要通過對文書檔案的合理分類和標號的方式，確保文書檔案完整有序，諸如：對于文書檔案中涉及機構簡稱的問題就要加以規范，不可隨意使用簡稱，否則會導致概念上的歧義或提名含糊的問題，增大文書檔案檢索的難度，也降低了文書檔案檢索的準確性。因此，就要做好文書檔案的規范化提名工作，更好地體現文書檔案的管理利用價值。

4.完善文書檔案管理的制度體系

基于當前我國文書檔案管理工作發展水平較低的現狀，要健全和完善文書檔案管理的制度體系，建立健全文書檔案管理的規章制度，為文書檔案管理的制度化建設奠定基礎和保障。同時，還要明確單位各部門的職責權限，做好各部門之間的文書檔案資料的采集和匯總，并注意文書檔案資料交接時的完整性和準確性，避免文書檔案資料交接過程中的隨意性現象，較好地促進文書檔案管理中的部門協調與合作，使文書檔案管理工作有條不紊地推進。另外，還要加大對文書檔案管理工作的監督，要對文書檔案資料的借閱者進行及時的提醒，合理地規定文書檔案催收時限，減少文書檔案借閱中的遺失和忘記歸還的現象。

5.加強文書檔案管理的信息化創新建設

隨著網絡信息化技術的普及性運用，要加強文書檔案管理工作的信息化創新建設，要采用計算機進行文書檔案管理的信息化整理、存儲、檢索、歸檔和利用等工作，以電子化、數字化的文書檔案資料替代傳統紙質的文書檔案資料，充分借助于網絡技術、檢索技術的優勢特點，實現文書檔案信息化資源的隨時檢索和查詢，較好地實現文書檔案信息資源的充分共享和利用，由案卷級轉變為文件級的檔案管理，更好地提升文書檔案信息化管理的效率和質量。在電子化、數字化的文書檔案管理過程中，可以使文書檔案資源的保存更具有持久性和穩定性，可以不受存儲環境和條件的限制和干擾，利用U盤、移動硬盤、光盤等信息化讀取和存儲載體，較好地實現文書檔案信息的傳遞和存儲，避免了文書檔案資源的損壞，增強了文書檔案的完整性。另外，在信息化的文書檔案管理建設進程中，還極大地提升了文書檔案傳遞的速度和安全性，避免因客觀因素而使文件傳遞耽誤的現象，具有極大的安全性系數和傳遞效率。

由此可見，建構完善、系統化的文書檔案管理系統是極其關鍵的創新內容，要使文書檔案管理系統的各個模塊分別發揮自身的功能和效用，在不同的角色之中體現其應用價值。具體表現為：（1）權限管理。一般管理員僅擁有日常系統操作權限；而系統管理員則有后臺維護的權限。（2）分類查詢。利用分類代碼表和檔案信息表，實現文書檔案信息的準確定義，并明晰其相互之間的關聯性，通過文書檔案信息的基本屬性進行查詢和檢索，較好地提升文書檔案檢索、查詢的效率，避免了文書檔案檢索過程中的繁瑣問題。（3）模糊查詢。在文書檔案需求者不太確定文書檔案的基本屬性時，就可以利用其大致的輪廓進行查詢，可以搜索和查找相關的關鍵詞，利用模糊查詢來實現對文書檔案的查詢和篩選，從而較好地確保文書檔案查找的準確性和快速性。（4）檔案增添?？梢岳梦臅鴻n案信息化管理系統中的唯一識別碼，實現對文書檔案的增添操作，系統可以在自動辨識文書檔案的名稱、日期、頁數等基本屬性的前提下，生成和建立新的文書檔案。

6.提升文書檔案管理人員的創新素質

在單位的文書檔案管理工作中，人是關鍵性的要素和生產力，要實現文書檔案管理工作的規范化、科學化和信息化創新，還要加強和不斷提升文書檔案管理工作人員的創新素質，包括專業素質、思想道德素質、服務意識和精神等，單位要根據自身文書檔案管理工作的實際需要，加強對本單位文書檔案管理人員的業務培訓，以多角度、多層次的方式提升文書檔案管理工作人員的專業素質，并注重增強文書檔案管理人員的信息化素養，能夠充分利用計算機網絡技術，實現文書檔案的數字化、信息化建設，以更好地滿足檔案利用需求。另外，還要加強文書檔案管理人員的道德意識和服務意識，要提升文書檔案工作人員的政治信仰和服務創新意識，使之成為復合型的創新人才。

總之，文書檔案管理是單位管理體系中不可或缺的重要內容，要樹立文書檔案管理工作的創新觀念和意識，從制度體系、人員建設、信息化等方面全面推動文書檔案管理的規范化、現代化、數字化建設。

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〔責任編輯：譚 蕊〕