高校資產驗收研究與探索

趙醒文, 鄺倍民

(1. 廣東工業大學 國有資產管理辦公室, 廣東 廣州 510006; 2. 南方醫科大學 財務處, 廣東 廣州 510006)

國家每年向各高校投入大量財政資金用于采購各類資產。驗收是高校資產采購管理過程中的一個重要環節,是學校資金支出的最后一個關口,也是銜接資產入賬、管理和使用的關鍵節點。但由于國家、省、市及上級主管部門均未出臺驗收管理辦法及執行標準,且高校在資產采購方面存在“重招標、輕驗收”的現象,在機構設置、體系機制、具體操作等各個層面都有不少需要改進和完善的空間[1-5]。

1 高校資產驗收的作用

資產驗收是國有資產從購置、建造等方式獲得到入賬、使用的一個中間環節,對于國有資產的安全和風險化解具有不可替代的作用[3]。資產驗收是對所購置的資產在投入使用前,按照簽訂的采購合同技術、服務等對供應商執行合同情況進行驗收,是核對數量、規格、型號、性能及技術指標檢驗的過程[4-5]。

資產驗收工作是否到位,直接關系到資產購建的質量、效率及使用的優劣,因此,高校利用財政投入、上級補助、事業收入、經營收入、附屬單位上繳收入等來自各種渠道的經費購置和建造的資產,以及通過捐贈、調撥等形式取得的資產必須依照權限,通過相關規定程序的驗收后,方可辦理賬款結算、資產登記入賬等手續[6-8]。

2 高校資產驗收現狀及存在的問題

2.1 政府采購及資產管理制度缺少對驗收工作的規范性指導

《中華人民共和國政府采購法》第四十一條規定“采購人或者其委托的采購代理機構應當組織對供應商的履約驗收。大型或復雜的政府采購項目,應當邀請國家認可的質量檢測機構參加驗收工作。驗收方成員應當在驗收書上簽字,并承擔相應的法律責任?！薄敦斦苛?7號-政府采購貨物和服務招標投標管理辦法》第七十四條“采購人應當及時對采購項目進行驗收。采購人可以邀請參加本項目的其他投標人或者第三方機構參與驗收。參與驗收的投標人或者第三方機構的意見作為驗收書的參考資料一并存檔?！?/p>

《高等學校儀器設備管理辦法》( 教高[2000]9 號) 及《教育部政府采購管理暫行辦法》只是提出各高校自行建立健全驗收管理及監督制度,未作出具體要求及框架。

2.2 一些高校未建立資產驗收規范和管理制度

李瑩[2]對高校設備驗收制度調研統計,約26%的高校有資產驗收制度,約20%的高校有關于設備驗收程序的規定。一些高校資產驗收方面的規定只在采購管理辦法或實驗室設備管理辦法中有少量驗收相關表述,但未細化驗收的程序、工作要求等,驗收管理的制度化、規范化程度比較低。部分高校由于內設機構不同,對資產管理的分工及管理要求不同,造成各部門對同一類型的資產,驗收要求也不同。對資產驗收管理層次、權責、標準、程序等關鍵內容不明確,從而導致資產驗收混亂、效率低下,漏洞頻出[8-11]。

2.3 未進行分類管理

部分高校未對資產驗收工作進行分類管理,未對低值品、批量通用設備、大型貴重儀器設備、工程、服務等進行分類管理,造成低值品和通用設備驗收過于復雜,效率低下,而大型貴重儀器設備驗收又過于簡化。

2.4 未建立驗收異常的處理規范

因高校資產采購驗收與一般行政事業單位采購驗收存在一定的差異,高校采購的資產特別是貴重儀器設備、進口的高精尖設備,在項目論證及用戶需求時難以達到通用設備的精準詳細,指標的設計也可能存在不清晰,或者論證時提的要求與現實存在一定的差距。故設備驗收存在指標不符或者部分指標高于或低于標書的現象,驗收組往往從經驗出發或臨場商議決定如何處理,缺少處理規范及標準[9-12]。

3 資產驗收的研究與實踐

自2015年以來,廣東省教育廳先后向廣東工業大學投入12億元高水平大學建設專項資金,重點支持我校五個重點建設學科的建設,同時扶持非重點建設學科的發展,推動學?？傮w水平全面提升,與此同時,也采購與驗收了大量的資產。2017年,我校國有資產管理辦公室在多年驗收經驗的基礎上,結合實際,出臺了“廣東工業大學資產驗收管理辦法(試行)”,以下是資產驗收辦法的思路和實操經驗。

3.1 根據采購合同金額、項目性質,采用分類分級驗收方式

根據采購合同金額、項目性質,將項目分為以下三種情況：(1)單位驗收,合同價20萬元以下(不含20萬元)的貨物和維修工程驗收適用此方式。貨物驗收由使用部門組織驗收,維修改造工程按經費來源由基建處、總務處、實驗室與設備管理處組織驗收；(2)歸口驗收,合同價20萬元及以上200萬元以下(不含200萬元)的貨物或工程類項目驗收適用此方式。由歸口管理部門組織驗收,使用部門、歸口管理部門、技術專家(根據需要邀請)等組成5人以上驗收小組,與供應商或工程承建單位、監理單位一起,按照合同或相關文件進行驗收；(3)學校驗收,合同價200萬元及以上的貨物或工程類項目驗收適用此方式。由歸口管理部門組織驗收,使用部門、歸口管理部門、審計處、國有資產管理辦公室、技術專家、工程設計及監理單位(工程類項目)等組成5人以上驗收小組,其中教學科研儀器設備的驗收校外專家不少于2名,與供應商或工程承建單位一起,按照合同或相關文件等進行驗收。

通過采用分類分級驗收方式,創新我校資產驗收制度,這樣既有利于驗收工作的開展,又有針對性地加強了管理。

3.2 規范驗收程序與要求,明確責任

資產驗收前的工作準備,主要指資產正式驗收前進行的與之相關的前期工作,屬于整個資產驗收工作的重要組成部分。貨物到貨后,使用部門資產管理員或保管人應首先按照合同、招標文件及投標文件等相關文件對貨物包裝、外觀、標牌、有關憑證和技術資料等進行嚴格檢查,確保無收錯或提錯。如果外包裝有破損或污漬,應查明原因,嚴重的應拒收或緩提,并進行拍照,分清責任,收集和保存證據。有關憑證和技術資料不齊全的貨物不予接收。在貨物外包裝完好、數量與合同相符的情況下,采購人員應會同使用部門資產管理員,依照交貨單對照訂貨合同開箱驗收,逐一清點、查驗,按規定填寫開箱記錄表。如有問題,應及時通知供應商,辦理退、補或索賠手續。

資產驗收按照文件審核和現場驗收兩個階段進行。文件審核通過后,再進行現場驗收。文件審核主要是對項目立項報告、采購申請文件、審批手續、合同、變更資料、供應商驗收申請、使用部門意見、招投標文件、中標通知書、貨物清單、測試報告、進口產品有關報批、報關、商檢文件等進行審核。重點審核以上文件是否齊全、完整和符合規定,相關的貨物配置、技術指標和商務要求在以上文件里是否前后相符、變更是否得到審核批準等?，F場驗收必須見物,依據采購合同或者相關文件,對貨物的數量、規格、型號、功能性能等進行現場查驗。文件審核和現場驗收情況應進行記錄并作出清晰、準確的結論,形成驗收報告,驗收小組成員必須對記錄、結論和驗收報告簽名確認。驗收結果為：驗收合格或驗收不合格。學校驗收結果必須在校園網公示。項目驗收合格后,使用部門或歸口管理部門負責人代表學校在驗收報告上簽名確認并加蓋部門公章。

該流程通過制度流程內部控制,按階段區分責任人,提高采購人、使用人、單位負責人的責任心,層層把關,以確保項目的順利執行。

3.3 發布驗收通知,公示驗收專家,加強驗收的監督

歸口驗收和學校驗收必須在校園網發布驗收通知,驗收專家組名單及驗收組成員單位必須在驗收通知中公布。根據國家及省市有關規定需要在公眾媒體發布驗收有關信息。讓學校采購項目驗收接受更大范圍的監督,能進一步保證驗收工作的公平、公正。

3.4 供應資產與采購合同不符時的情況處理

(1) 貨物或配件數量缺少、技術資料不齊全。使用部門應做好點收記錄,貨物如有破損應對其進行拍照存檔,并讓供應商、外貿代理公司簽字確認,確定補充供貨的時間。

(2) 貨物的名稱、型號與合同要求不符。使用部門原則上應予拒收,并要求供應商按合同約定提供符合要求的貨物。若貨物屬于定制產品且該產品已在市場上無法找到,更換后的貨物能滿足使用部門需要,或由于校方責任造成(如制定合同書、招標文件表述有誤等)或校方使用部門主動提出變更時,經相關部門批準后準予變更。

貨物變更金額在2萬元以下,應由供貨商出具變更書面說明和儀器設備變更對照表(須含參數、價格等變更前后對比的信息)并經使用部門負責人審核同意加蓋部門公章后,方可提出資產驗收申請。

貨物變更金額在2萬元以上(含2萬元)至20萬元以下,應由使用部門組織不少于3名技術專家參加的專家論證會,由技術專家小組得出同意組織項目驗收結論后,出具有技術專家小組、項目負責人、使用部門負責人簽章并加蓋使用部門公章的技術專家論證報告并簽署補充協議后,方可向資產歸口管理部門提出驗收申請。

貨物變更金額在20萬元以上(含20萬元),應由使用部門組織不少于3名技術專家參加的專家論證會,由技術專家小組得出同意組織項目驗收結論后,出具有技術專家小組、項目負責人、使用部門負責人簽章并加蓋使用部門公章的技術專家論證報告、簽署補充協議并經使用部門主管校領導同意后,方可向資產歸口管理部門提出驗收申請。

(3) 貨物達不到技術指標要求的,應及時與供應商溝通,并要求供應商提供再次調試、測試的技術支持和協助。再次調試、測試后,技術指標仍達不到要求的,應予退貨或提出其他措施予以解決,并及時報資產歸口管理部門處理。對于不影響使用并決定不退貨的,要及時就補償形式、金額及其他有變動的條款與供應商商定。

資產驗收過程中,妥善合理地處理與合同不符的問題,能更好地維護各方的合法權益,特別是最大程度上維護學校的利益。

4 結語

我校加強了資產驗收管理工作的研究與實踐,提高了資產管理水平,增強了師生員工對資產驗收工作的責任意識,為我校實施高水平大學建設戰略提供有力的保障。