關于加強和改進企業辦公室管理工作的思考

一、企業辦公室在企業發展中的地位和作用

企業辦公室是企業的綜合管理服務部門，在企業管理運營體系中居于樞紐地位，承擔著綜合、協調、參謀、服務、督辦、公關、安全等多項職能。在企業的運營系統中，辦公室起著承上啟下、連接左右、協調內外、溝通四方的作用,是信息匯集和反饋的紐帶，擔負著為企業領導出謀劃策和督查落實決策的職責，對企業的正常運營發展起著非常關鍵的作用。企業辦公室的工作能力、工作水平和工作效率，對企業的經營管理產生著重要影響。當前，企業辦公室管理工作中還存在著一些嚴重阻礙辦公室作用發揮的問題，同企業發展上臺階的目標要求還不能完全適應，主要表現為：制度建設存在不足，工作流程需要優化；現代企業管理理念薄弱，工作方法陳舊；隊伍素質參差不齊，亟需培訓提高；對辦公室工作重視不夠，聽之任之，等等。這些問題不同程度地存在，影響著企業辦公室作為樞紐的工作質量和效能發揮。

伴隨著現代企業的發展要求以及新型管理制度的創新,企業辦公室管理工作,面臨著巨大的挑戰。要提高企業核心競爭力,實現現代企業集團的發展目標,需要進一步開拓思路,更新觀念,開拓創新,推動企業辦公室管理工作的快速發展,開創企業與時俱進的新局面。企業辦公室必須研究新的經濟發展形勢和要求，盡快查找不足，分析原因，按照經濟發展的新要求，圍繞企業生產運營和改革發展目標，探索辦公室工作規律，著力創建與形勢發展相適應的辦公室管理工作機制，促進企業健康發展，樹立良好的品牌和形象。

二、企業辦公室的工作特性

1.綜合性

辦公室是企業經營運轉的樞紐機構,管理工作涵蓋企業的各個層面，擔負著為企業發展決策提供參謀和保證監督決策落實的重要職責。同時企業辦公室還具有信息收集、溝通、協調的管理職能，是聯系企業內外部的信息交流平臺，是調整和緩和各種矛盾關系、營造和諧企業環境、培養協作精神的執行機構。辦公室日常工作任務復雜繁重，內容具體瑣碎。按照職能要求，可以把工作內容歸納為“三辦”，即辦文、辦會、辦事。辦文是指企業的公文審核及公文的收發流轉，起草企業的工作計劃和工作總結，起草、修改企業領導的重要講話，開展政策研究和信息調研，文書檔案整理和各種匯報材料的撰寫等；辦會是指組織和籌備各類重要會議，會議材料的印刷、會議通知的發送、會場的布置，會務接待，會議過程的把控，會場服務，會議紀要的整理傳達等；辦事是指協助企業負責人辦理企業的日常工作，做好綜合協調，抓好企業規章制度建設，做好督查督辦、機要保密、車輛管理、印章服務、來訪接待、值班安排以及領導交辦的其他工作。

2.服務性

辦公室服務工作可以歸納為“三服務”，即服務企業領導，服務各職能部門和服務基層群眾。服務領導主要是圍繞企業發展的總目標,為企業發展做好輔助參謀。在發揮參謀助手的過程中，從領導意圖出發，結合實際，為決策提供及時準確的參考依據，并注重在執行過程中及時反饋出現的新情況、新問題；服務職能部門是指要積極主動與各部門溝通協調，廣泛征求意見和建議，提高信息溝通和服務保障效能；服務基層群眾，主要是做好調研工作，多了解基層群眾呼聲，多辦實事，多為群眾解決難題。要努力實現從被動應付到主動服務的轉變，在主動服務中體現價值，有所作為。要對照工作制度和服務標準，無論對待領導或者普通群眾，上級部門或者基層單位，都應該做到高質量和高標準的服務。

3.規范性

辦公室重要的工作任務是組織制訂以企業發展為核心的各項規章制度。制度建設是企業建設中一項全局性、根本性和基礎性的重要工作，建立健全各類管理制度,嚴格按照制度和規范辦事是大型企業科學管理的必然要求,也是企業發展的重要保證。日常管理工作制度化、規范化、條理化是大型企業科學管理工作的重要前提。企業“三辦”等大量的日常事務都是辦公室負責管理的內容，建立健全內部制度和規范，對提高企業辦公室管理水平具有重要意義。制度和規范建設需要根據內外部形勢變化和要求不斷更新完善，要定期審查和系統梳理辦公室各類工作制度，理清和設計好辦公室各類業務和各個流程的縱向、橫向關系，建立科學、統一、高效的辦公室制度規范體系。

三、企業辦公室的工作范疇

1.綜合協調

企業整體運轉效能和效率的提高離不開辦公室的綜合協調作用。企業辦公室的工作往往會涉及企業的各個部門，各種性質的工作，綜合性較強。工作牽涉面多，范圍廣，業務具體瑣碎。辦公室作為企業管理層的參謀助手,最重要的是要及時收集國家政策及行業信息,深入實際，貼近基層、貼近問題，有效開展調查和研究工作，要重視調研成果的推廣應用。要積極貫切落實上級機關的政策精神、重要部署，掌握企業的重要工作安排、工作計劃的貫徹實施情況。要做好文稿處理、督查督辦、會務接待、車輛服務等工作，對于沒有明確責任人的事務或其他職能部門職責之外的事務，辦公室需要發揮綜合性部門的作用，加以協調解決。辦公室需要統籌協調處理企業經營發展過程中遇到的各種問題和矛盾，處理好同新聞媒體、公司股東和社會大眾等各方面關系。辦公室是企業的信息匯聚和交流中心。要按照上級對信息管理工作的規定、要求，圍繞企業主要工作和發展中的重點、難點和突出問題，加強信息收集、整理報送的力度，做到全面、高效、準確。要根據企業現實情況，不斷探索完善信息編報和管理制度，提高信息調查研究的水平，不斷提升信息搜集質量、信息編輯的科學化水平和相關人員的能力。始終與上級機關、企業內外部的信息交流暢通，重要信息能夠及時準確上報；要完善企業會議管理機制，提高會務管理服務水平，重要會議、重大活動要及時通報，上級部門的重要批示和會議精神要及時傳達。

2.督查督辦

督查是辦公室管理工作的重要內容,是保障企業發展目標和工作計劃落實的重要手段。辦公室應該圍繞企業中心工作,建立高效權威、運行良好的督查制度,推動企業發展。企業辦公室要樹立大局觀念、提高責任意識，緊緊圍繞核心業務及時做出主要工作部署；要提高督查督辦強度，保證管理層的決策和中心工作落到實處；要發揮辦公室工作的作用，提高決策的執行力；要在督查督辦中深入調查研究，盡早發現工作中存在的潛在隱患和問題，為管理層的決策提供詳實準確的第一手材料和客觀合理的意見建議。要完善督辦責任制，形成督辦立項、承辦、催辦、辦結以及通報制度，規范督辦工作體系和流程，制定切合實際的督辦工作機制。督查督辦的內容主要包括：督辦上級各項方針、政策、重要會議和文件精神的落實情況；督辦本企業發展規劃、重大決策、重要工作安排、各個時期重點工作及全年計劃目標的落實情況；督辦企業領導辦公會議決議的重要工作部署、決定事項等的貫徹執行情況。

3.公文管理

要按照上級對公文處理的相關要求和制度，結合工作實際，建立完善公文辦理制度，切實改進文風，提高公文寫作的規范化、標準化水平，完善考核評估機制，創新公文運行模式，加強交流學習，持續提高公文寫作能力和公文管理水平。要按照檔案管理的相關指導和要求，加大基礎設施投入，理順文書檔案管理機制，建立健全檔案管理工作體系，做好檔案的歸檔、編輯、查詢、研究等業務，不斷提高檔案工作信息化水平，為企業中心目標提供助力。

4.服務保障

辦公室的服務保障工作,主要體現在主觀能動性方面,要準確理解領會管理層的思路和指示不走樣,要體現辦公室服務工作的積極性、超前性，高質量地做好服務保障工作。辦公室服務保障作用發揮的成敗將直接決定辦公室工作的效能和權威。服務對象要從以往主要以領導為中心轉變為為領導、為部門、為基層“三服務”的有機統一,既要為管理層服務,又要協調好各部門的關系,同時要注重為基層職工排憂解難，確保企業經營的有序高效,服務職能突出,工作質量更高。

5.安全保密

企業辦公室要按照上級部門對保密工作的相關規定和要求，增強保密意識，健全保密制度，壓實保密責任，定期開展保密檢查，堅決杜絕重特大失泄密事件的發生。企業應建立高效靈活、目標清晰的保密組織機構，企業相關負責人要抓好公司保密工作的具體落實、宣傳教育、監督和檢查工作。要明確公司保密要害部門和部位、各分公司各部門的保密聯絡人，建立兼職保密管理隊伍。制訂目標責任書，明確各部門、各保密相關崗位的工作職責。組織保密相關人員簽訂保密承諾書，明確細化保密責任和義務。企業辦公室要加強網絡信息安全保密工作，切實把涉密網絡和互聯網進行物理隔離。保密工作堅持并遵循“誰主管、誰負責”的基本原則，落實“誰制造問題、誰承擔責任、誰受到追究”的問責機制。確保保密工作規章制度、目標任務、政策措施等高效落實。

四、加強和改進辦公室工作的措施

1.加強領導

企業主要負責人應高度重視辦公室工作，明確辦公室的主要職能和工作要求，注重辦公室領導班子建設，在工作中加強指導，幫助解決辦公室面臨的各種問題和困難，改善辦公條件和經費投入，為辦公室工作順利開展提供完善的軟硬件設施，保證辦公室工作組織健全、職責到位、人員充足、執行有力。

2.完善制度和規范

要及時修訂制度和規范，科學優化工作流程。要建立和完善與上級機關職能相匹配的工作機制，還要根據辦公室其他的職能，建立和完善應有的制度體系和規范，制訂工作流程，促進辦公室工作目標更加明晰、責任更加明確、運行更加流暢。要充分發揮制度約束力，形成制度的制訂、落實、監督、反饋及改善的閉環，使辦公室各項工作職責落實到位、工作程序健全、做事規范有序、檢查依據充分、考評規則完善。企業辦公室應從自身職能和管理出發，著重從以下幾方面開展制度建設工作：第一，明確制度建設責任人，為健全制度體系做好組織保障。第二，對辦公室現有的規章制度進行整理修訂，定期進行廢改立建設。第三，加強制度體系的學習和宣貫力度，在日常的工作中，嚴格遵照制度和規范辦事，保證每項工作和業務都有章可循，建立長效機制。第四，建立內部制度體系評審和維護機制，保證制度體系與時俱進、健全完善。

3.提高信息化水平

辦公室要運用最新信息化科技化成果，實現工作規范、流程優化、效率提高。要按照上級要求，扎實做好辦公自動化網絡化系統的建設和使用，實現網上辦公、無紙化辦公，加強與其他辦公系統的信息交流和數據共享，提高協同工作水平。要做好信息保密工作，建立健全安全管理制度，運用現代科技技術，保證辦公自動化網絡化系統的信息安全。通過辦公自動化網絡化，努力推進工作流程優化改造，加強管理信息化建設，提高流程把控能力。要根據現代企業發展的新模式,擴大現代信息技術的應用,創新工作方法,加強檔案開發，不斷提升辦公室高效快捷的管理水平。

4.提高人員素質

辦公室工作要達到高水平高質量，關鍵是建設一支高素質的人才隊伍。辦公室工作工作人員要忠于企業、忠于領導、忠于職守。要根據辦公室工作的特點和規律，有針對性地學習掌握本崗位所需專業技能和知識，努力成長為成為綜合型、復合型人才。要有強烈的責任心和服務意識、優良的工作作風和扎實的業務能力。企業辦公室要通過開展業務培訓、行業交流、基層調研、掛職鍛煉等多種方式，持續提高工作人員的思想素質、工作作風和專業能力。要注重引進專業人才，開展有針對性的培訓，增強辦公室工作人員的服務意識和責任意識。

5.完善考核

企業辦公室要和人力資源部門協作，做好工作人員的招聘、考核、競爭上崗制度，優化人員結構，提升內部活力。要根據辦公室工作的特點，制訂和完善符合企業實際的辦公室工作評價與考核標準。要營造公平公正公開的氛圍，建立績效優先、綜合評價的考評長效機制。要合理利用績效考核的導向、鑒定和激勵功能，采用定性和定量相結合的方法，制訂科學有效的考核標準，提高考核的客觀性和公平性。通過建立績效考核激勵機制，構建公正合理、獎懲分明、有序競爭的激勵體系，最大限度發揮辦公室人員的主動性和創造性。