新時代推進社保檔案工作的幾點思考

陳奕

社保檔案是社會保障經辦機構在辦理社會保險業務過程中，直接形成的具有保存和利用價值的專業性文字材料、電子文檔、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄。對于建立權責清晰的保障體系、保障人民生活、調節收入分配、促進經濟發展、維護社會穩定等方面具有十分重要的意義。當前社保檔案的社會化、全域化趨勢日益明顯，對社保檔案的管理，尤其是信息化建設提出了更高的要求。

一、進入新時代，社保檔案呈現新特點

黨的十八大以來，我國社會保障領域改革勇涉“深水區”，保障人群持續增加，保障水平逐年提升，以人民為中心的價值取向更加鮮明，十九大報告指出：“加強社會保障體系建設。按照兜底線、織密網、建機制的要求，全面建成覆蓋全民、城鄉統籌、權責清晰、保障適度、可持續的多層次社會保障體系?！弊鳛槠渲械囊粋€子系統，社保檔案也呈現了許多新特點。

1.社會化程度越來越高。隨著覆蓋全民、城鄉統籌的社會保障體系的不斷推進，納入社保管理的人員眾多，幾乎涵蓋了各個行業和領域。每個領域的社保項目辦理的環節眾多，產生的檔案資料具有顯著的社會性且逐年增長。以鎮江市為例，2015—2017年三年間產生的各類檔案數量均有顯著提升（見表1）。僅就三類檔案來說，社會保險管理類檔案包括了參保單位等級材料、參保人員登記材料、社保個人賬戶管理材料、社會保險登記證管理材料、社會保險卡（證、手冊）管理材料、社會保險待遇領域資格服務材料、退休人員社會化管理服務材料以及異地安置登記材料和服務協議管理材料等九大類，這些檔案信息能否得到妥善、安全的管理，直接影響著群眾的切身利益、社會的穩定乃至社保制度目標的實現；醫療保障類檔案包括了患者住院待遇核定材料、門診待遇核定材料，以及醫療保險基金支付年度匯總表等，反映了患者醫療保險的報銷情況，管理好這部分檔案，能夠及時掌握保險基金支付情況，為相關部門決策提供第一手參考資料；失業保險類檔案涵蓋失業人員名單及相關失業證明材料、失業金領取期限、待遇標準等材料，直接關系到失業人員的待遇保障、失業金的領取，是失業人員基本生活的重要保障。

2.全域化趨勢迅速形成。一是參保人員的流動性加大，社保檔案隨之產生跨區域形成、記錄、結轉等。二是跨區域利用非常頻繁，如跨區域診療會涉及多地醫療保險待遇的跨區域結算和信息資料的共享，辦理退休時，需要跨區域查詢其工作過的當地社保檔案證明材料等。三是社保資金跨區域轉移，社會保險業務的社會屬性決定其具有很強的跨區域的特點，中央需要將社保資金由經濟發達、社保結余量大的省份調節至落后省份撥付，社保業務及其檔案工作因而不再是一省一市一縣的工作，全國范圍內的聯動已呈迫在眉睫之勢。

3.海量化特點日益明顯。一是參保人員急劇增加。隨著《中華人民共和國社會保險法》等一系列法律、法規的出臺，通過社保擴面征繳等行政手段，再加上勞動者自身維權意識、用人單位法律意識的提高，參保人數呈逐年快速增長趨勢。據2016年統計數據，鎮江市區十年間參保人數增長逾13萬人次（見表2）。二是社會保險業務急劇增加，所涉及的領域包括養老、醫療、失業、工傷以及生育等所有社保經辦機構所辦理的業務。三是形成的檔案數量及其信息數據急劇增加。僅以鎮江人社檔案中心為例，截至2018年入庫上架社會保險管理類檔案就多達15000卷，醫療保障類檔案多達10000卷。尤其是隨著社保業務經辦深度、廣度的進一步拓展，社保檔案的種類、數量和信息數據也急劇增加。這些檔案信息涉及公民切身利益，至少需要保管50年以上，檔案數量形成快速增長趨勢，這對檔案信息的安全管理和長效管理提出了更高要求。四是社會各界對檔案利用率逐年提升。社保資料形成檔案后，后續必然會對檔案進行利用，以顯示社保資料的檔案價值，這種檔案價值的彰顯主要就是數據的查詢，以2018年為例，檔案中心向社會各界提供各類檔案利用服務18000余人次，電話咨詢服務近8000人次，且逐年遞增的趨勢十分明顯。

二、適應新時代，社保檔案管理水平亟待提高

同快速發展的社保事業相比，社保檔案工作則顯得相對滯后。一是社保檔案管理制度建設不完善。雖然我國在社保業務開始后也頒布過一些關于社保方面的法律法規，但專門針對社保檔案管理方面的比較少，針對基層社保檔案室具體情況的、有指導意義和約束力的規范性文件就更少。社保經辦機構對業務經辦的科室設置相對復雜，在業務經辦的過程中，均會產生不同類別不同性質的社保檔案。由于檔案工作制度體系的欠缺，各科室各自為政，不能形成系統、規范、統一的社保檔案，不利于社保檔案的長期可持續健康發展。二是社保檔案管理工作水平參差不齊。拿鎮江市來說，各地對于檔案管理的重視程度不一，有些地方極為重視，人員充足，資金到位，社保檔案管理工作水平就較高；有的地方由于客觀條件的限制，人力物力均未到位，就造成該地區社保檔案管理工作的滯后，比如人員雖已參保，但社保檔案不能做到及時收集歸檔，不能及時提供憑證等，異地辦理保險業務成了參保人員的噩夢。三是社保檔案基礎設施建設有待加強。良好的硬件條件，是社保檔案管理上水平的基礎和保障。目前，許多地方檔案庫房緊張、設施不完善、檔案信息化程度不高、查閱檔案手段原始、群眾利用不方便等，部分基層社保單位或一些偏遠山區的社保單位，依然采用傳統的手工記錄和保管方式，容易造成社保檔案的損壞，甚至丟失。四是社保檔案工作人員素質有待提升。目前許多地方從事社保檔案管理的人員綜合素質偏低，缺少專業知識背景和信息技術能力。有的地區社保單位認為檔案管理是較為簡單的工作，往往安排年齡較大、學歷較低的人員負責，這在很大程度上影響了社保檔案管理工作效率的提升。

三、面向新時代，以信息化為龍頭推進社保檔案管理的科學化、標準化、現代化

新時代社保檔案工作的特點和暴露出的問題，決定了社保檔案要盡快從各自為戰轉入全域聯動、從實體管理轉入信息管理、從檔案室管理轉入全過程管理，轉變的關鍵是推進社保檔案的信息化建設。信息化是以現代計算機技術和通信、網絡、數據庫技術為基礎，把信息形成、積累、匯總成數據庫，方便人們利用、考證等活動的綜合性技術。通過信息化，可以極大地提高社保檔案的科學化、標準化，順應新時代特點和要求，有效克服諸多問題，為推動社保工作提供強有力的保障和支持。鎮江市已將社保檔案信息化納入政府投資項目，集中財力，推動民生工程實施，計劃用三年時間，從頂層設計進一步規范和推進社保檔案信息化建設。

1.建設規范的社保檔案數據庫。首先是加快向電子檔案的轉換進程。借助第三方專業機構的力量盡快將傳統的紙質檔案轉換為電子檔案，實現社保檔案的完全數字化。其次，社保工作從登記到使用的各個環節要全面采用信息化技術，使新辦理的各項數據從形成端就實現數字化。第三，對電子檔案進行重新分類、編碼，分配給每個檔案一個條形碼或二維碼，將所有檔案信息匯入其中，形成檔案的全程條碼管理，方便查找檢索，提高查全率和查準率。

2.將檔案管理全面融入社保業務在線平臺建設。智慧社保、網上經辦和自助服務是社保經辦的趨勢，相應地檔案信息化管理將成為新時代社保檔案管理的方向。要推進紙質檔案與電子檔案、管理與服務的一體化進程。依托互聯網和大數據技術，建立智能化社保檔案信息管理平臺和社保檔案資源數據庫，使人們在網絡終端和移動客戶端辦理社保業務成為可能。在此基礎上實現全域化管理和利用，不同地區、不同部門的檔案數據信息能夠共享，充分發揮社保檔案的社會價值。

3.加大技術應用，確保社保檔案信息的安全。這是信息化建設的底線。隨著計算機、物聯網、互聯網等技術的應用和社保檔案信息化水平的提升，許多非傳統的安全威脅也逐步浮出水面，如存儲介質的損壞、信息的篡改和丟失、網絡黑客和病毒的破壞、公民個人隱私的泄漏和不規范的公布等等。我們當然不能因噎廢食，因害怕種種可能的問題而消極止步，而是要在發展中不斷完善。一方面，實現檔案雙軌制管理，統籌做好社會保險紙質檔案和電子檔案兩種載體的管理，使電子檔案作為科技進步和社會發展的重要產物，與傳統紙質檔案相得益彰。另一方面，加大先進技術的應用，通過“技防”來確保社保檔案的安全，如采用密鑰、身份認證、安全殺毒軟件、遠程實時備份等手段，確保社保檔案管理的設備、網絡、數據庫系統、數據信息等各個方面和各個環節的安全，維護社保檔案的真實、有效和完整。

4.不斷提升檔案管理人員綜合素質。社保檔案管理的發展離不開高素質的檔案管理人員。要將人員綜合素質的提升作為關鍵，同步推進檔案管理隊伍建設和社保檔案業務建設。要對管理實踐活動進行系統化分析、總結，優化工作流程和檔案人員績效考核，針對目標、內容、方法等對檔案管理人員進行不同層次考核，提高績效考核的準確性。要根據不同崗位和不同需求開展有針對性的培訓，可以利用社保檔案管理系統平臺，定期組織檔案管理人員學習社保檔案管理法規規范、理論知識、信息技術知識等，夯實檔案管理理論基礎。要開展責任意識、服務意識、廉政意識等主題教育活動，注重優秀檔案管理人才的引進，優化社保檔案管理人才結構，使社保檔案管理有堅強的人才保障。