強化規范管理 筑牢檔案根基 提升新時代檔案工作服務質量

洪霞 李松

南京江寧開發區檔案工作伴隨著園區產業發展、各項事業的不斷進步而不斷深入，現已成為園區發展過程中一項必不可少的重要工作。為更好地服務園區發展建設，江寧開發區在市、區檔案部門的指導下，于1999年4月正式成立了綜合檔案室。多年來，江寧開發區檔案室認真踐行“為黨管檔、為國守史、為民服務”的使命和職責，始終堅持高質量發展要求，以檔案資源建設、檔案利用管理和檔案安全服務“三個體系”建設為核心，緊緊圍繞園區經濟和社會發展，不斷完善組織隊伍建設，強化規范管理和信息化建設，積極融入園區發展規劃，基本形成了具有園區特色的檔案管理服務模式。2003年開發區綜合檔案室晉升為省三星級檔案室，先后多次被評為全區檔案工作先進集體、全區檔案宣傳工作先進單位和南京市檔案工作先進集體。

一、強組織、建團隊，打牢檔案管理工作基礎

好的組織架構和團隊是做好檔案工作的前提與保障，開發區克服人手少、工作多等現實困難，立足園區實際，強化檔案管理工作的基礎建設。在組織建設方面，開發區對檔案工作高度重視，堅持“集中管理、分級負責”的原則，及時成立并完善檔案管理工作領導小組，由管委會領導分管，辦公室主抓，將檔案管理納入開發區整體工作部署中，與業務工作同部署、同落實、同推進。在人員配置方面，始終堅持人崗匹配原則，選拔政治素質好、原則性強、服務意識強的同志從事檔案管理專職工作，建立健全開發區檔案管理網絡，提高檔案管理的規范性和科學性。在技能提升方面，將職業技能教育培訓貫穿到工作全程，定期組織學習《檔案法》《江蘇省檔案管理條例》以及省市檔案管理規則條例等法律政策文件；同時，通過專家授課、實地考察、與上級主管部門交流等形式，不斷豐富培訓方式，提高檔案工作人員理論水平和專業素養。

二、抓管理、建制度，促進檔案工作再提升

強化檔案的規范管理是做好園區檔案工作的根本性舉措，開發區高度重視檔案規范管理，始終把檔案的規范管理作為重要內容來抓，完善管理制度體系，確保檔案各項工作有章可循、行之有矩。一是完善硬件設施。根據檔案管理要求，設立專門檔案管理室，做到庫房、閱檔、辦公三分開；按照防火、防盜、防光、防潮、防高溫、防塵、防鼠、防蟲的“八防”要求，配置了加濕器、溫濕度計、專業滅火器等保障設施，并不斷完善檔案密集柜、檔案專用電腦、復印掃描機、傳真機、攝像機等專業儀器設備，為做好檔案管理工作提供有力保障。二是健全工作機制。突出制度先行，根據《檔案法》《檔案法實施辦法》等法律法規，結合開發區實際，制定了《江寧開發區檔案管理辦法》《業務建設規程》以及《查（借）閱制度》等制度文件，確保檔案管理工作高效、規范運轉。強化規范管理。嚴格按照《機關檔案工作業務建設規范》要求，在檔案收集上，定期收集各類文件資料和各局辦、各直屬企業有存檔價值的資料；在檔案整理上，堅持檔案盒、檔案袋、編碼和代碼、檔案柜“四個統一”原則，認真整理、及時立卷、編目入庫，確保各類檔案收集入庫“當年清”；在檔案分類上，形成文書、會計、經營管理、項目投資、設備儀器、基本建設、特種載體等七大類檔案；在檔案載體上，注重聲像、照片、電子文件等檔案的收集整理，確保檔案資源載體多樣和種類齊全。增強日常監管，嚴格執行保密制度，建立檔案統計臺賬，對檔案室的設備、檔案數量、檔案利用情況做好統計和登記，對不同密級的文件采取不同的管理方法，切實保障檔案安全。

三、重業務、促融合，全力協助園區建設發展

檔案室在深入實際、調查研究的基礎上，切實履行對經濟發展、科技創新、社會民生等工作的服務職能，積極主動與職能部門溝通銜接，共同推動檔案管理工作科學合理開展。一是優化重點建設項目檔案登記。積極配合重點項目辦公室做好園區重點項目管理登記備案，規范推進檔案專項驗收工作，加強與業務部門聯系，建立健全“事前介入、事中指導、事后驗收”的檔案服務制度，對項目立項審批文件、可行性研究報告批復、專家審查意見、初步設計文件等集中匯編，及時對重點項目單位開展服務與指導，確保重點項目檔案登記率達100%。二是促進工程建設高質量開展。由專人負責檔案管理工作，對建筑材料的檢測、施工方法流程、場地環境反映等方面進行收集編制，對各個環節的文件資料按照規定收集、整理和歸檔，堅持檔案工作與工程建設同步推進。在天元路、將軍大道改造拓寬工程中，為設計院和施工單位提供了地下管網路線、橋梁、泵站等樁基工程的精準方位及數據，高效保障工程施工順利開展。三是保障園區社會民生發展。協助江寧區人民法院調取中興軟件園辦公研發配套用房及建設單位南京建維軟件有限公司的立項等；協助江蘇冠文律師事務所收集南京同騰玻璃鋼有限公司名下房屋建設材料，充分發揮檔案工作服務社會民生作用。四是服務園區企業發展建設。主動走出去，與檔案局業務專家深入園區企業一線提供檔案管理指導服務，積極做好“店小二”，為江蘇匯通電力、南京邁順數控機床等公司提供檔案查詢等服務，幫助協鑫電廠、華宇等企業建立健全檔案體系，并協助園區企業積極申報江蘇省檔案管理星級評定，為企業發展夯實了管理基礎，獲得了企業的普遍稱贊。

四、深挖掘、優服務，充分展示開發區創業歷程

檔案作為保留工作痕跡、展現工作成果、推動各項事業順利開展的重要歷史資料和信息資源，檔案室積極融入開發區改革創新再出發的大局中，提供園區發展歷史資料，深度挖掘檔案價值，更好地服務園區建設發展和群眾生活，充分展示園區形象。一是圍繞園區服務，提升檔案信息化水平。根據《江寧區檔案信息化建設實施意見》，結合開發區實際，制定《南京市江寧經濟技術開發區檔案信息化建設實施意見》和《南京江寧經濟技術開發區電子文件歸檔與管理暫行辦法》，基本實現電子公文處理和電子檔案管理的規范化與一體化；利用專業軟件對所有門類案卷目錄和文書檔案及時錄入，建成計算機文件目錄數據庫，編制檔案案卷目錄，提升檔案資源整合，推動檔案管理自動化、網絡化、標準化，得到了園區企業和群眾的一致好評。二是圍繞園區工作，深度挖掘利用。園區檔案室結合檔案資源和社會利用需要，先后編纂完成了多種檔案文化編研成果，通過真實可鑒的檔案文字、照片、音視頻材料、實物等檔案載體，為《江寧開發區志書》《資料長編》等各類專業志書和專題檔案資料的匯編提供了豐富的參考資料，全面、詳細地展現了江寧開發區的奮斗歷程。三是圍繞時代主題，服務區域建設。積極完善檔案陳列室和展示館，配合園區建設中不同時代主題，參與重大活動和重要會議。積極與園區宣傳部門、紀工委、黨群、工會等部門交流合作，挖掘檔案文化，發揮檔案價值，協助市、區檔案局舉辦改革開放40周年圖片展，為園區文化繁榮和各項社會事業發展貢獻檔案力量。

在新時代背景下，檔案工作應進一步強化規范管理，注重信息化建設和人才培養，提高開發區改革創新再出發檔案服務質量。一是進一步增強檔案規范管理。嚴格按照檔案管理的要求，把好文件材料收集關、整理關、管理關和保密關，積極推進各局辦和各直屬企業的通力合作，推進檔案管理考核，通過剛性約束管理方式，推動各局辦和各直屬企業重視并配合做好檔案的收集、整理和歸檔。二是進一步深化檔案管理信息化。加快檔案管理信息化步伐，積極踐行先進數字化檔案管理方法，充分利用互聯網技術等，創新工作方法，完善檔案管理信息系統，強化信息安全保障，在檔案收集、管理和存檔方面將先進的數字化管理模式與傳統的紙質檔案相融合，加快檔案管理轉型升級。三是進一步提升檔案管理隊伍素質能力。加強現有檔案管理人力資源開發，通過理論學習和業務培訓等方式，幫助檔案管理人員熟練掌握各類新技能，提高檔案管理人員理論素養和業務水平，努力打造一支政治強、業務精、作風正的檔案管理人才隊伍。