國有企業檔案信息化建設的思考

●徐飛翔

所謂檔案信息化，其功能是對檔案進行數字化加工，進行一系列包括信息采集、處理轉化、存儲歸檔等全過程管理，讓其檔案具有可擴展性和實用性，實現企業資源共享，檔案利用率大幅度提升。檔案信息的數字化變革，改變了過去以紙質保管、實體呈現為主，轉變為以數字化、網絡化為核心的檔案管理，這就要求國有企業順應檔案管理發展需求，轉變思路，采用當代信息技術，開展檔案信息化建設，從而提高檔案管理工作的水平與質量。

一、國有企業檔案信息化建設存在的問題

當前，國有企業檔案信息化建設，雖然取得了可喜的成就，但離國有企業高質量發展的需要還有很大的差距，主要存在對檔案信息化建設缺乏正確認識，發展不均衡，資金投入不足，專業人才缺乏、安全體系不完善，查詢和資源共享利用率不高等問題。

（一）國有企業對檔案信息化建設重大意義缺乏正確認識

檔案信息化建設重大意義是改變過去檔案單一僵化的管理模式，提高勞動生產率，檔案管理可以變得省時省力、檢索查詢便捷即時；實現了無紙化辦公，打破檔案流轉帶來的繁瑣；檔案進出庫可查可控，保證檔案的安全；檔案信息生成電子文件，檔案管理走向開放。同時也改變了過去檔案管理的職能，檔案管理部門朝著信息采集、管理、服務職能轉變，工作重心落在為國有企業發展提供高效優質的服務上。

但是，現階段，許多國有企業的領導和檔案管理部門的工作人員沒有認識檔案信息化的重大意義，其中，一部分人在接受信息化理念方面存在疑慮，難以積極領導或參與進來，甚至于極力排斥;另一部分人漠視信息化建設對檔案管理工作巨大推動作用，對檔案信息化抱著可有可無的態度，不能積極創新，檔案信息化建設被擱置，進展緩慢。

（二）國有企業檔案信息化建設發展極不均衡。

當前，國有企業檔案信息化建設水平不均衡，部分效益好的國有企業已經獲得了較好的建設成果，正努力實現著檔案資源數字化、信息管理標準化、信息服務網絡化；而一些效益差的國有企業卻沒有足夠的資源和能力，使得國有企業檔案管理信息化水平落后。有的國有企業檔案管理信息化建設還未啟動，有的缺乏現代辦公設備;有的雖然有硬件但缺檔案管理軟件，很多檔案管理工作還靠傳統的手工操作，工作效率低下，服務效率和服務水平都還停在較低層次。這種整體發展水平良莠不齊的現象，使得很多國有企業檔案管理部門的檔案信息資源無法進行共享，當需要進行信息的查詢和使用的時候仍然非常繁瑣，距離走向全面的信息化還有很長的路。

(三)國有企業檔案管理信息化建設資金投入不足

國有企業信息化建設需要資金投入，信息化建設包括硬件設備、軟件設備、數據庫、專業人才等，這些硬件設備與軟件是檔案信息化建設的必備條件，都需要靠資金投入來支撐，與其他工作相比，由于國有企業檔案管理工作受重視程度不夠，所以，有的國有企業對檔案管理所需資金投入相對較少，導致使檔案管理部門設備陳舊和配套軟件缺乏、更新滯后。

（四）國有企業檔案信息化建設專業人才缺乏

國有企業檔案信息化建設與檔案管理工作，離不開人才的支持。人才是檔案信息化建設的主體，擔負主導作用，因此檔案管理人員必須具有檔案專業的知識和信息技術知識，還需要具備較強計算機實際操作能力。但是，現階段很多國有企業檔案管理的專業人員比較缺乏，大部分是非專業人員，有些檔案管理人員只是經簡單培訓后就上崗，對于檔案管理的基本操作流程缺乏了解，由于人才缺乏，導致國有企業檔案管理信息化建設之路顯得非常艱難和曲折。

（五）檔案信息安全體系還需進一步完善

國有企業檔案信息化建設中，影響檔案的保密性與安全性的不良因素一直存在，直接威脅檔案的保密性與安全性，造成檔案信息安全體系非常脆弱。威脅檔案安全性的因素包括：黑客攻擊、病毒攻擊等人為惡意破壞；檔案信息化網絡建設中信息安全技術應用不夠全面；管理人員保密和安全意識不強導致泄密、備份不及時，以及檔案信息化建設中環境因素、硬件設備等因素綜合作用下，使得檔案信息系統變得非常脆弱，易受來自各方面的攻擊。

（六）查詢和資源共享利用率不高

在全新的“互聯網+”時代，發達的信息化技術以及網絡數據共享功能大幅提升了企業檔案管理的便利性。目前，有的國有企業沒有積極開發與企業實際相符的服務器，不能完成內部或外部的資源共享。國有企業檔案管理部門沒有借助網絡完成各項檔案信息的收集、匯總、存儲、利用等操作，無法提升信息數據處理的效率。有的國有企業檔案管理部門各項操作還是借助紙質文件，通過發揮人力作用達到工作目的，耗時費力，無法保證信息的準確性，沒有在信息化系統中快速查找相關信息，做到及時搜索、即時應用，提高檔案管理的靈活性以及檔案的利用價值，導致檔案利用率不高。

二、加強國有企業檔案信息化建設的對策措施

（一）加強國有企業檔案信息化基礎設施建設

檔案信息化的基礎設施建設主要包括網絡環境建設、硬件環境建設、系統軟件建設三部分。它是檔案信息傳輸、信息處理、信息交換和資源共享的必備條件，只有完善了信息化基礎設施的建設，才能談得上檔案信息化建設。一是要從思想上高度重視，國有企業領導和相關部門要把檔案信息化建設納入企業的總體規劃，要充分考慮檔案信息化基礎設施建設的需要，全力推進建設。二是全面推進國有企業檔案館（室）計算機和網絡技術應用水平，計算機及配套設施逐步統一，推進系統軟件建設。三是國有企業要化大力氣完成內部局域網的建設，并與外網聯通，力爭實現檔案專網聯通，搭建安全可靠的網絡環境。四是國有企業要積極創造條件，加大資金投入，強化技術力量，打造良好的硬件環境。

（二）加大國有企業檔案信息資源建設

國有企業檔案信息資源是國有企業生產實踐與企業員工腦力勞動的結晶，是一種知識資源，主要包括：檔案信息要素、人要素、技術要素及其他檔案信息活動要素，并作為館藏檔案實現數字化和電子文件的采集和接收。它是國有企業檔案信息化建設取得成功與否的關鍵環節，也是衡量檔案信息化水平高低的一個標桿。

國有企業檔案信息資源建設要做到：一是加強檔案資源建設要從最基礎性的工作做起。檔案資源建設基礎工作是要做好檔案收集工作，檔案的收集工作是檔案資源開發利用的起點，檔案部門及時、準確、客觀的收集檔案資源，豐富充實檔案信息是檔案資源建設的前提和基礎。二是做好檔案信息資源的開放利用工作。依照檔案法的規定，處理好全面開發與保密的關系，積極穩妥地做好已經到期的檔案開放和解密工作，以便被社會和團體及時利用，實現檔案資源的利用價值。三是利用信息技術手段，助力檔案信息資源的建設。加大計算機、多媒體、網絡技術、縮微技術等高新技術在檔案管理工作的廣泛運用，助力檔案數據庫的建設，推動數字化、信息化檔案館藏建設，提高檔案信息資源開發利用水平。四是優化開發利用信息資源環境。檔案利用是檔案管理工作的中心環節，也是開發利用檔案信息資源的直接途徑。檔案利用包括各種文件閱覽、復制和摘錄。國有企業檔案部門要為利用者提供檔案和各種相關服務，盡量優化開放利用信息資源的寬松環境。

（三）強化國有企業檔案信息化應用系統建設

國有企業檔案信息化應用系統建設主要內容包括：檔案信息的收集、檔案信息的管理、檔案信息的利用、檔案信息的安全等方面，它關系到檔案信息化建設的速度與質量、集中體現了檔案信息化建設的效益和檔案信息服務的效果。

為了保障國有企業檔案信息化建設工作的有效性，及時聯網，建立起網絡應用系統是十分必要的。做好國有企業檔案信息化應用系統建設，主要做好以下幾方面：一是建立檔案信息的數字化。利用數據庫技術、數據壓縮技術、高速掃描技術等技術手段，將紙質文件、聲像文件等傳統介質文件和已歸檔保存的電子檔案，形成有序結構的檔案信息庫。二是開展檔案服務接口建設。檔案服務接口是國有企業檔案部門建立的對外服務接口，是檔案管理部門與社會或國有企業聯系的重要接口，方便檔案利用和共享查找。三是積極推動數字檔案館建設。數字檔案館是利用電子網絡遠程獲取檔案文件信息的一種方式，它強調的是在數字化檔案館環境下用戶開發利用檔案信息資源的便利。數字檔案館與實體檔案館互為依靠，實體檔案館是數字檔案館的基礎，數字檔案館助推實體檔案館的建設，數字檔案館為實體檔案館提供了新的管理和服務機制。

（四）注重國有企業檔案信息化管理標準規范建設

檔案信息化管理標準規范建設是對電子文件的形成、歸檔和電子檔案信息資源標識、描述、存儲、查詢、交換、網上傳輸和管理等方面，制定標準、規范，并指導實施的過程。國有企業檔案信息化的標準、規范相當于信息高速公路上的“交通規則”，對于確保計算機管理的檔案信息和網絡運行的安全、暢通，具有十分重大的意義。

國有企業檔案信息化的標準規范建設主要有：一是管理性標準規范。管理性標準規范是對電子文件及檔案信息進行管理的一套規則，包括計算機安全法規與標準，數字檔案信息資源合法性的確認等。二是業務性標準規范。業務性標準規范是對電子文件及檔案業務處理的規范，其范圍包含電子文件及檔案的術語標準及管理規范。國家標準《電子文件歸檔及管理規范》是電子文件歸檔、管理及安全有效利用的規范。三是技術性標準規范。技術標準規范包括電子文件及檔案的數據存儲壓縮格式規范、數據交換標準規范、數據加密、水印技術規范和系統軟硬件設施技術標準等。

（五）加大國有企業檔案信息化管理人才隊伍建設

在國有企業檔案信息化建設的過程中，人才是第一位的戰略資源，國有企業檔案信息化不僅需要檔案專業人才、計算機專業人才，更需要既懂檔案業務，又熟悉信息技術的復合型人才。國有企業要加大這類復合型人才的培養，要選拔和培養具備精通檔案管理專業、熟悉本單位業務流程、掌握基本計算機管理知識、有豐富的實踐經驗和較強的事業心的檔案管理干部，采取走出去、請進來的模式，加快培養，更好地服務國有企業檔案信息化建設。

總之，社會正處于信息化高速發展的時期，信息化建設已滲透進社會的方方面面，各行各業都面臨著全新考驗。對于國有企業檔案信息化建設工作來說，這既是一次極其難得的機遇，又面臨嚴峻的挑戰，國有企業領導和檔案管理部門應該抓住重點，理清思路，破除干擾，全力推動檔案信息化建設，助推國有企業的高質量發展。