某院藥庫智能化管理工作實踐

邵健

江蘇省張家港市第一人民醫院藥學部，江蘇張家港 215600

隨著醫療改革的不斷深入，藥品購銷零加成、兩票制、4+7 帶量采購等一系列政策的實施；現階段，國家對醫療機構藥品管理有著越來越高的要求，經濟、高效、科學的管理藥庫顯得十分必要[1]。目前大部分的上級三甲醫院藥庫管理都實現了全面信息化，對該院發展藥庫智能化管理有了很大的啟發，也提供了寶貴的經驗。藥庫智能管理項目，從醫院藥庫管理的實際情況入手，通過分析醫院藥庫管理的業務流程，研究藥品采購計劃自動生成、供應商管理電子化、藥品移動驗收、入庫上架、冷鏈倉儲管理等幾個關鍵業務點，對該院現有HIS 系統、浩宇南天系統、國尚信科技等多平臺進行對接整合，設計既有通用性又有個性化功能的藥庫智能管理模型，實現了采購計劃自動生成、發布、PDA 驗收、電子發票導入、貨位管理、數據統計分析等的數字化。

1 管理方法

藥庫智能管理模式與工作流程具體如下。

1.1 藥庫智能管理模型組成

該院藥庫智能管理模型基于HIS 系統、浩宇南天系統、國尚信科技系統的對接整合，通過互聯網、物聯網條碼識別、計算機、PDA 等硬件設備的結合而建立，主要包括溫濕度管理（國尚信科技）、藥庫管理（HIS）、供應鏈管理（浩宇南天）3 大部分，具體功能涵蓋溫濕度自動記錄、溫濕度自動報警、庫存管理、藥品養護、儲位管理、出入庫管理、藥品目錄維護、人員管理、采購管理、配送管理、電子發票信息管理、資質管理、藥品編碼匹配、兩票核驗、PDA 移動驗收、供應商考核管理等。

1.2 藥庫智能化管理工作流程

智能化管理前，藥庫工作流程主要為：①采購：需以采購計劃單為依據，在采購平臺上逐個填報，供應商查看計劃情況也只能在采購平臺上完成。②來貨驗收：需憑票驗收，行紙質記錄。③上架藥品：對貨位進行逐個查詢，或者僅憑借記憶上架藥品。④錄入票據：采用手工錄入方式[2-3]。⑤藥品出庫：以庫單為依據，逐條發放藥品。⑥藥品盤點：以盤點單為依據，對藥品進行盤點。智能化管理模式對部分需要依靠手工的環節、需耗費大量精力與時間的步驟、極易出現差錯的環節進行了優化，以下為智能藥庫管理模式：①采購：藥庫在HIS 系統上按照現有庫存、實際消耗量、藥品基數綜合生成采購計劃單，審核后上傳至省采購平臺，藥品配送商可以查看各自的采購計劃明細，隨即與公司藥品信息進行匹配，生成配送計劃表，對庫存不足、價格調整、效期短的藥品會及時反饋，給醫院采購作出調整保證臨床藥品供應。配送商按照計劃表開具紙質發票和隨貨同行單據，同時生成電子票據信息上傳至浩宇南天平臺，浩宇系統具有藥品編碼自動匹配、 電子發票的導錄、 兩票制信息網上核查、PDA 藥品二維碼驗收等功能，在省采購平臺、供應商系統和醫院HIS 系統間起到了橋梁紐帶作用。②來貨驗收：通過手持PDA 掃描藥品物流碼可以顯示藥品名稱、規格、數量、廠家、有效期（近效期藥品PDA 會自動提醒）、兩票信息等核對無誤后選擇收貨，也可選擇整零收貨類型，對個別藥品進行拒收退貨。③上架藥品：HIS 系統按照藥品儲存條件、藥理屬性、發貨習慣等合理分配儲位，后續還將加入倉儲管理系統功能，有智能設備對路徑與貨位進行指示，上架之后進行再次確認，掃描時責任到人。④錄入票據：浩宇南天系統自動核對供應商上傳的電子發票信息與藥品驗收信息是否匹配，有無未配送、未驗收、開票價格差異等，匹配完成后通過端口將發票信息導入HIS 系統進行入庫操作，擺脫以往繁瑣的手工輸入，既提高了工作效率，也降低了票據錄入差錯。⑤藥品出庫：各部門的藥品采購單發送到藥庫后，HIS 系統會按照庫房藥品儲位規則、現有庫存等自動生成藥品發放清單，員工可有序、高效、正確地發放藥品。出庫人員按照發藥清單出庫給各部門，后續將加入倉儲管理系統功能，通過移動PDA 可進行智能顯示，發貨時實現無紙化，可進行多區域同時作業，直接在PDA 上完成藥品出庫和結存數清點。⑥藥品盤點：由系統對盤點任務進行智能顯示，可采用多種盤點模式。

1.3 藥庫管理方式

①人員管理方式：嚴格遵循“責任到人”的原則，員工有各自的登錄賬號和權限，系統采用電子記錄的方式對各任務作業過程中的關鍵人員、時間信息與任務內容等進行記錄，并對個人工作量進行隨時查詢與統計，在藥庫工作質量評估、員工績效考核、差錯事故調查取證明確責任方面都有強大的數據支撐[4]。②供應商管理：簡單操作后，可對供應商資質進行妥善管理；系統可通過批號、效期、非整件藥品配送次數、配送率、及時性等指標對供應商進行自動考核，以此來督促供應商按要求、計劃、按時配送藥品。③效期管理：應用系統后，可對來貨批次進行限制，將在庫總批次控制在3 個以下，對效期小于6 個月的藥品不予入庫，做到先進先出，并在盤點、出庫、上架以及驗收入庫等多個環節進行雙重核對，嚴格執行批號管理；并且系統會自動以在庫藥品效期、消耗量、滯銷藥品報表等為依據，對相應供應商進行提醒，當藥品庫存量達到了預先設置的臨界值時，供應商會接收到退貨通知，以此來對藥品進行提前調度，避免過期損失浪費藥品資源。④冷鏈管理：隨著國家對冷藏藥品、生物制品等藥品生產、流通環節監管力度的加強，冷鏈的全程監管作為對冷藏藥品、 生物制品管理的重要內容之一，已成了藥庫管理工作的重要內容[5]。國尚信冷鏈監測系統可對分散的醫用冰柜、常溫庫、陰涼庫以及冷庫的濕度與溫度進行集中管理，實現24 h 全程記錄、24 h 全程預警，當環境溫濕度超過預設的范圍或某個監測探頭欠電無信號，系統便會自動進行短信報警或手機App 報警。見圖1。⑤特殊藥品管理：通過登錄手持PDA 設備、掃碼驗收和人工驗收相結合的模式，后期可對各批藥品驗收情況和出入庫詳情進行快速查詢，方便賬本核對和實物清點。

圖1 冷鏈監測云平臺數據報表（溫度℃）

2 結果

2.1 單項任務耗時比較

與應用系統前比較，應用系統后藥品驗收、出庫發貨、票據錄入與藥品上架每周耗時更短（P＜0.05），見表1。

2.2 差錯發生情況比較

應用系統前，藥品驗收、出庫發貨、票據錄入與藥品上架各環節差錯發生次數分別為11 次、12 次、9 次、9次，共 41 次，應用系統后分別為 0 次、3 次、0 次、2 次，共5 次，對比可知，應用系統后各環節差錯發生次數明顯少于系統應用前（P＜0.05）。

表1 應用系統前后單項任務每周耗時比較[（±s），h]

表1 應用系統前后單項任務每周耗時比較[（±s），h]

時間 藥品驗收 出庫發貨 票據錄入 藥品上架應用系統前應用系統后t 值P 值15.22±0.36 12.51±0.12 50.498＜0.001 14.96±0.55 11.91±0.25 35.698＜0.001 14.99±0.85 11.02±0.28 31.368＜0.001 11.99±0.68 9.82±0.12 22.222＜0.001

3 討論

醫院藥庫工作錯綜復雜，藥品驗收、出庫發貨、票據錄入與藥品上架等各環節均極易出現差錯，這不僅會影響藥庫工作質量與效率，嚴重情況下甚至難以保障患者的用藥安全。為了提高醫院藥庫管理質量與效率，確保安全、準確使用藥物，該院在藥庫管理部分環節應用了智能化系統，結果顯示，應用系統后藥品驗收、出庫發貨、票據錄入與藥品上架每周耗時均短于系統應用前（P＜0.05），系統應用后各環節差錯明顯少于系統應用前（P＜0.05），提示藥庫管理中應用智能化系統有利于提高藥庫管理質量與效率，降低差錯發生率。究其原因，通過應用現代化技術，能有效實現藥庫管理的科學化與信息化，集中配送藥品，將藥品庫存降低，工作效率提高[6-7]。參考目前智能化管理系統部分功能在實際工作中的應用，今后該院將對藥品進行全流程管理，對互聯網+物聯網技術進行充分利用，實現供應商、廠家、藥庫、藥房、病房、患者的全流程藥品流通管理，通過在藥品盤點、退藥、藥品調撥、藥房配藥、藥庫發藥、藥品驗收入庫等環節中應用條碼識別、RFID 射頻、電子標簽以及手持設備等技術，真正意義上實現了資金流、票據流、物流以及信息流的統一管理[8-9]。其次，在藥庫管理中應用智能化系統之后，原本藥品配送企業與醫院之間的信息溝通缺陷得到了彌補，藥品供應商能對醫院采購計劃進行及時了解，醫院也能及時判斷藥品供應商資質[10]。為了加強藥品倉儲安全保障，建立起了冷鏈監控平臺，24 h 監管全部藥品區的溫濕度，且提供短信、手機APP 與該地聲光報警系統，利于提高管理規范性與效率；對藥品信息流、資金流與物流行綜合管理，利于引導醫院構建更具科學性與規范性的供應鏈服務渠道，同時將醫院整體供應鏈成本降低。

綜上所述，藥庫管理中應用智能化系統利于提高藥庫管理質量與效率，降低差錯發生率，同時有效實現了人員、資金、運行成本與庫存等的規范化、統一化管理，促使藥劑工作人員從繁瑣的藥品采購、物流操作流程上解脫出來，將醫院藥學服務水平整體提高。