新時期工程檔案管理信息化建設

李艷波

摘要：近年來，隨著我國工程建設的持續發展，地震行業也出現了一定程度的變化，使得地震重點工程項目持續增多，為地震局的工程檔案管理信息化建設工作帶來了全新的挑戰?；诖?，需要地震局的相關工作人員積極探索可以提升地震工程檔案管理的策略。在信息化時代背景下，檔案信息化管理的優勢已經得到了一定突顯，需要地震局工作人員提高對于信息化管理的關注，推動檔案管理信息化建設的步伐，強化對于信息化管理重要性的認知，以提升自身的檔案管理水平，讓工程檔案信息得到有效利用。

關鍵詞：新時期;工程檔案管理;信息化建設

檔案信息化管理是以國家信息化建設和檔案事業發展建設為前提的一種管理辦法，將檔案網絡建設視作檔案管理的基礎環節，關注檔案信息資源建設，強化對于檔案信息資源的開發利用，通過檔案信息化人才隊伍建設，結合有關政策法規和標準規范管理制度實現對于信息化工作體制的保障。開展檔案信息化是一項較為系統的工程，需要結合信息資源、信息化法規、信息化人才、信息化基礎設施、信息產業等內容，需要檔案管理者積極擔負起檔案管理和保護的職責。此外，檔案工作者的綜合素質對檔案管理工作的效率和質量具有直接影響，需要檔案管理工作人員積極提升自身的素養，以更好適應新時期檔案管理工作的需求，讓檔案管理事業實現可持續發展。

一、檔案信息化的概念

檔案信息化，就是由國家檔案管理機構展開統一的規劃和組織，通過檔案管理實現現代化信息技術的有效運用，展開對于檔案信息資源的數字化管理，以促進檔案信息資源的運用。通過檔案信息化管理，可以讓檔案管理模式實現一定程度的轉變，將檔案從實體保存的形式進行轉化，逐步發展為檔案信息的數字化存儲形式，為檔案管理工作的規范化發展提供良好的依據，推動檔案工作的社會化和數字化進程[1]。

二、新時期開展工程檔案信息化管理的意義

（一） 切實提升工程檔案管理水平

由于有關工作人員在工程開展過程中經常缺乏對于工程檔案管理工作的高度關注，沒有標準化的管理制度，限制了工程檔案管理整體質量的提升。為應對此類狀況，需要在工程檔案管理的過程中強化信息技術的融合，借助先進的技術展開對于工程檔案的收集、管理和存儲，在保障信息準確性、真實性和規范性的前提下，將基礎的檔案管理工作進行完善，既可以實現對于檔案信息的深度開發，以推動工程項目的設計變更，又可以實現對于工程項目的后期維護，讓工程檔案管理工作的專業化和現代化程度得以切實提升。

（二）將工程檔案資源進行有效共享

當前階段，我國的工程檔案信息資源通常得不到有效利用，并且缺乏比較完善和穩定的工程檔案資源體系，限制了資源的共建和共享。開展工程檔案信息化建設的過程就是借助信息管理軟件實現對于檔案信息的管理和開發的過程，讓網絡環境中的檔案管理和服務方法得以保障，通過權限范圍和規則制度，推動信息資源的共享，讓工程檔案信息管理的有效性得到切實提升，讓工程檔案信息可以得到充分利用。系統化的工程信息檔案對于有關單位而言參考價值較大，充分體現了在資源共享背景下檔案信息的應用價值。

（三） 有效降低了檔案資源的空間占用

檔案信息化借助光盤、硬盤等形式，實現對于信息時代背景下存儲介質的優化，針對信息展開高密度的存貯，讓檔案信息呈現出小體積、大容量的優勢。在微電子技術持續發展的背景下，信息密度得到了顯著提升，相比于傳統模式下的介質，通過檔案信息化管理可以有效減少檔案資源的空間占用[2]。

（四） 切實提升了檔案管理的維護效率

檔案信息化管理是將紙質材料轉化為電子文檔，并利用網絡技術展開對于文檔的管理的一種管理形式，可以保障將文檔進行定期歸檔。同時，結合具體的事項將檔案資料進行分類，可以有效避免文件出現漏歸，讓檔案的完整率得到切實保障。此外，采取檔案信息化管理的方式，可以有效避免以往紙質檔案資料的眾多缺陷，避免因蟲蛀、物理老化、溫濕度、介質化學性質蛻變等因素而對檔案資料造成損傷，降低了檔案管理人員的維護工作強度，讓檔案管理的維護效率得到切實提升。

（五） 可以切實提升檔案資料的利用率

通過檔案信息化管理的形式，可以在歸檔期間使用主題詞進行標注，從多個角度展開對于檔案資料的檢索，以簡化檢索和查詢過程。在此背景下，檔案管理人員可以自由開展檔案管理，讓其可以不受時間和地點限制進入檔案管理系統，讓檔案查詢過程更加及時有效，提升了檔案管理過程的系統性，有效節約了人力、物力和財力資源。最后，借助檔案信息化管理，可以讓電子信息易復制的特征得到有效發揮，讓不同用戶群體可以將電子檔案信息進行合理運用，以避免出現重復錄入的現象，讓檔案資料的利用率得到了切實提升[3]。

三、檔案管理信息化建設現狀

（一） 檔案管理模式難以滿足信息化管理的需求

當前階段，許多單位的檔案管理機構未能將檔案管理模式進行優化，繼續使用以往的檔案管理模式，采取手工操作的形式進行管理，由人工負責檔案的收集、鑒定、編輯、整理、保管、統計及提供利用等程序。該方法具有如下缺點：首先，強調檔案的保管過程，但是忽略了檔案利用的重要性，未能讓檔案資源在科研、管理及生產工作中的重要性得到充分發揮;其次，采取了封閉發展的形式，難以主動創新，不能迎合市場經濟發展的形勢，無法走進大眾的視野;再次，通常采用閉架借閱的形式，你查我調，限制了工作效率的提升。通過現代化信息技術，可以有效保障檔案信息資源的開放度和利用度，通過有效的技術支持，為檔案管理人員提供全新的途徑，提升檔案管理人員的開放意識和創新意識，通過管理理念的優化，推動檔案管理工作的信息化發展。

（二）可以滿足信息化管理需求的人才數量較少

為切實滿足檔案信息化管理的需求，需要有大量可以適應信息化管理技術的人才作為支撐。當前階段，檔案管理人才隊伍建設仍然無法滿足這一需求，許多從業人員都是基于傳統發展模式而不斷成長的，他們的知識結構體系通常較為陳舊，不具備熟練的計算機應用技能，無法培養新型檔案管理人才，同時，沒有提高對于檔案管理專業人才培養的關注，導致人才數量不足逐漸成為了限制信息化檔案管理的重要問題。

（三） 信息化網絡的安全性能有待提升

作為信息化檔案管理工作中的重要一環，計算機網絡運用是其中的關鍵主題。在任何一個地方，只要有網絡存在，就會有網絡安全問題，這一問題始終無法回避。當前階段，在網絡系統中具有非常多的安全隱患，對檔案管理系統的有效運行造成了一定程度的限制，嚴重者甚至可能導致網絡癱瘓。在科技持續發展的背景下，病毒已經逐漸向高級化和復雜化的方向轉變，隨著網絡病毒形式的增加，造成了嚴重的安全隱患，讓許多網絡系統都遭到了一定程度的攻擊，引發了人們的損失?；诖?，需要提高對于數字化網絡安全問題的關注，從網絡安全、管理安全和信息安全等多個角度提升數字化網絡的安全性[4]。

四、檔案管理信息化建設的措施和建議

（一） 打造完善的規范機制

完善的制度是實施管理的先決條件，為實現對于項目檔案信息的信息化管理，需要有完善的制度作為支撐。在制定有關檔案管理制度時，需要嚴格遵循以下原則：首先，需要積極把控制定有關管理制度的時間。在工程項目立項階段建立對于項目有關情況的深刻理解，結合項目的具體情況確定項目檔案管理的計劃，并將其納入項目管理計劃的范疇，從項目整體管理的視角提升檔案管理工作的有效性;其次，需要在管理制度中將具體的責任進行細化，通過明確檔案管理部門、項目承擔部門和項目管理部門等不同單位的責任，對項目領導的責任予以細化處理，打造完善的責任體系，將不同職工的職責范圍進行明確;再次，需要在管理制度中將簽訂的合同和協議進行切實明確，通過專門的項目檔案管理條款，將項目設計、施工及監理等承建單位的職責進行細化，同時，需要合同審定部門積極擔負起自身的審定職責;最后，通過明確的歸檔范圍，將檔案整理、驗收及立卷過程中的工作標準進行優化和統一，通過專門的移交程序，讓有關部門可以實現對于文件資料的有序整理。借助規范、合理的檔案管理制度，將不同部門的責任進行細化，為檔案管理信息化的高效開展創造前提[5]。

（二）推動檔案管理模式的信息化轉變

計算機、多媒體、光盤等現代化信息技術的飛速發展為檔案管理工作的創新和優化提供了發展方向。同時，信息化社會下的管理模式和決策方式也推動了檔案信息管理的發展。高效利用檔案信息，將信息的內涵進行豐富，可以讓社會交流的質量得到切實提升。當前階段，開展檔案管理工作需要以信息數字化管理為切入點，推動檔案管理模式的信息化轉變，展開對于檔案資料的數字化加工，將不同軟硬件技術進行有效運用，實現對于檔案信息資源的有效整合，通過信息化的檔案資源，讓信息資源實現可重復運用。借助信息化的背景，讓檔案信息資源的利用價值得到充分呈現，以推動經濟發展，讓科技得到進步，促進社會的繁榮發展。為社會創造出最大化的經濟和社會效益，讓檔案資源成為信息社會背景下發展國民經濟，推動社會發展的重要戰略性資源。

（三） 持續優化檔案從業人員的知識體系

為更好滿足新時期檔案管理工作的技術要求，需要積極引入信息技術，不斷發展信息技術，以推動檔案管理模式的優化和創新。通過無紙化辦公系統，讓多媒體技術實現廣泛普及，推動信息載體的發展。需要檔案管理者和檔案從業人員積極適應新時期的變化，強化對于檔案從業人員的教育，加快檔案從實體向信息化的轉變，不斷提升檔案從業人員的業務水平，優化他們的知識體系，讓他們可以盡快學習新知識、新理論和新技能，通過有計劃的人才引進工作，實現對于檔案人員隊伍專業結構的有效調整，讓人才可以更好適應信息化管理工作的需求[6]。

（四） 提高數字化檔案的網絡安全管理強度

構建安全的網絡系統，需要關注病毒防治問題，提升傳輸過程的安全性，避免出現惡意攻擊的現象，處理好信息貯存問題，將數據進行合理備份。首先，需要展開病毒防治工作，與檔案機構的具體情況相結合，在互聯網網站、工作站和文件服務器之中進行防毒軟件安裝，以實現多層次防御的目標;其次，需要檔案管理人員持續提升自身的防范意識，可以通過防火墻設置和安全島設置的形式規避惡意攻擊行為。從功能和實現原理的角度而言，防火墻技術有著大眾化的優勢，可以幫助檔案管理部門減少經濟壓力。至于安全島，則有著更強的安全性，但是其價格相對而言較高;再次，針對信息存貯及傳輸問題，可以借助加密機制予以處理，當前階段，質量最好、應用最廣的一種加密機制就是公鑰基礎設施，可以將其應用于數字化檔案館的貯存和傳輸過程中，以保障其安全性;第四，需要保障操作系統的安全性，以實現對于安全問題的有效防御。借助身份認證等手段，讓操作系統的安全性得到有效保障，以實現對于操作系統的安全防治;最后，需要提高對于數據備份過程的關注，沒有任何一種安全措施可以完全保障檔案的安全性，由于黑客病毒和惡意程序的存在，可能會在一定程度上引發資料丟失的風險，可以借助靜態備份和同步備份相結合的形式實現對于數字信息化檔案數據的備份，并且制定相應的應急相應裝置[7]。

結束語：在我防震減災事業持續發展的背景之下，有關科研機構的基礎設施建設規模得到了一定程度的提升，為地震局的檔案管理工作提出了更高的要求。在新時期背景下，必須加快檔案管理信息化建設的步伐，以應對形勢的新挑戰。需要地震局檔案管理工作者積極探索信息化管理的路徑，將工程檔案信息資源進行有效整合，讓工程檔案可以更好地適用于工程建設的發展，進而推動我國防震減災事業的發展。

參考文獻：

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[4]陳麗娟[1].淺談新時期人事檔案管理信息化建設的幾點思考[J].當代旅游，2018， 000（010）：1-1.

[5]沈詩軍.淺析如何做好新時期干部人事檔案信息化建設[J].卷宗，2019， 009（004）：106.

[6]程潔.新時期企業檔案信息化建設探析[J].建筑工程技術與設計，2018， 000（025）：4485.

[7]韓軍，劉月成. 科研單位基建項目檔案管理的若干思考——以“國家地震烈度速報與預警工程-新疆子項目”為例[J].城建檔案，2020，248（05）：67-68.