談數字化檔案管理在事業單位中的應用

王浩

摘要：事業單位需要做好人力統計工作，檔案管理是不可缺少的環節。為了保證事業單位秩序必須要做好檔案管理工作?，F今科學技術不斷更新進步，事業單位要以先進技術為依托保證檔案管理的數字化、智能化。單位為了尋求可持續發展必須要提高數字化檔案管理的重視程度，從而不斷突破原有格局，實現創新發展。檔案管理數字化是社會大環境下產生的新的主流趨勢，我們必須要順應時代發展、尋求自我的突破。本文具體闡述了事業單位數字化檔案管理現狀，并提出切實可行措施解決現有問題。

關鍵詞：數字化;檔案管理;事業單位;具體應用

引言

檔案管理在現實生活中發揮著巨大作用，單位需要借助檔案進行相關管理，任何事業單位都要進行檔案管理工作。原有檔案管理方式過于落后，容易出現工作失誤，造成一些不可挽回的損失?，F今時代有所不同，事業單位要具有敏銳的感知，保證檔案管理的數字化，從而形成一個合理有效的管理體系。另外管理人員要將檔案管理作為工作重點，具體分析現有不足，借助數字化管理解決現有問題，保證檔案管理系統的數字化、智能化。

一、事業單位數字化檔案管理

在信息技術沒有出現之前我們利用紙質文件進行數據記載，這種檔案管理方式效率較為低下，檔案管理人員的工作負擔較大。數字化檔案管理改變了這一局勢，摒棄原有落后的記錄方式，用電子形式記錄有用信息，這可以有效保證檔案文件的安全性能，減少人為的工作失誤。工作人員合理利用計算機設備，通過使用一定的技術完成信息的收集工作。信息技術下收集信息的速度較快，花費時間少，具有一定的優勢。另外計算機技術還可以進行后續工作，可以完成信息的處理和轉化，從而優化工作流程，保證檔案管理最終質量，現今檔案管理呈現統一化、標準化發展方式。原有的檔案管理方式只能處理一些文字資料，具有一定的弊端。數字化檔案管理更具先進性，我國經濟不斷發展，科技隨著不斷進步，時至今日，信息技術已經實現了較大的突破，其深度和廣度有效延伸。主要表現在信息技術能夠在較短的時間處理圖像和視頻，從而進行資料保存。這兩項工作是可以完全進行的。檔案管理方式呈現多樣化發展趨勢，能夠滿足社會的需要。數字化檔案管理還可以進行資料備份，避免資料的丟失。另外我們還可以采用數碼序列方式將文檔進行光盤刻錄，最終完成檔案管理工作。數字化檔案管理是社會發展的產物，具有必然性。

二、 數字化檔案管理現狀

數字化檔案管理工作具有一定的優越性，在這種情況下我們利用平臺進行資料管理，減輕了管理人員的工作壓力，能夠有效保證檔案管理工作?，F在社會上大部分事業單位看到了數字化檔案管理的優勢，將其引入到單位檔案管理中，投入資金建立了相關管理平臺，單位檔案工作基本實現了數字化、智能化。數字化管理的發展時間較短，和國外先進國家相比還具有一定的差距。由于是新興產物，單位對數字化檔案管理不甚了解，從而在日常檔案管理工作中還存在 一些不足。

（一）欠缺現代化的辦公設備

數字化管理需要一定的物質基礎。然而一些事業單位缺乏資金，沒有足夠的金錢購買計算機設備，單位硬件設施不足，難以提供數字化管理的物質保證，沒有物質基礎也難談后期數字化管理。另外一些單位的管理人員缺乏先進眼光和全局意識，自身認識不足，認為檔案管理工作不甚重要，數字化管理花費資金較多且較為雞肋，沒有投入專項資金購買相應器材。管理人員的思想影響單位發展，受其錯誤思想單位缺乏現代化的辦公設備。一些單位雖然意識到了數字化檔案管理的重要性，陸續建立了相應的數字化管理體系，但是現有體系卻不具有合理性。另外在管理過程中沒有制定科學可行的規范措施，難以發揮計算機設備的價值，根本無法深入落實數字化管理工作，信息化辦公遙遙無期。一些單位只具有先進想法但是卻沒有付諸實踐，現有設備不完善，影響數字化檔案管理效果。

（二）檔案管理系統沒有得到及時更新

科學技術不斷發展，單位數字化管理設備也要定期更新，單位忽視了更新維修工作，導致現有的計算機設備形同虛設。另外目前很多單位檔案檢索技術較為低下，卻沒有發揮人的主觀能動性改變這一現象。由于設備較為老舊，軟硬件都達不到工作要求，檔案檢索效率降低，難以保證數字化檔案管理效率。

三、 強化事業單位數字化檔案管理的有效對策

數字化檔案管理還存在一些工作不足，相關人員要提高自身意識，從而保證檔案管理的有效性。

（一）創建數字化的檔案管理系統

現在社會各大事業單位要提高單位設備配置，要具有全局意識，看到數字化管理工作的優越性，從而進行工作調整，保證事業單位檔案管理的網絡化和數字化，從而有效順應社會發展總體趨勢。另外管理人員要明白數字化檔案管理需要建立一定的系統，只有這樣才能夠保證最終質量。數字化管理系統涉及內容較廣，事業單位要根據工作性質進行選擇，保證自身工作與設備之間的協調統一。另外相關人員還要重視檔案管理總體設計，保證其能夠符合單位工作特性，滿足日常檔案管理需求。

（二）進行員工培訓，助其掌握相應技能

事業單位要為員工提供學習信息知識的機會，從而保證員工具有較高的操作技能。另外單位管理人員要意識到檔案管理工作缺少相應人才，要在社會和單位內部招收專業人才，提高人才的薪待遇，做好單位內部人才儲備工作，保證能夠完成計算機設備的升級更新工作，從而最大限度發揮數字化檔案管理作用。針對單位內部員工缺乏工作激情現象有針對性地制定方針措施。首先可以形成員工激勵機制，定期對員工進行工作考察，從而激發員工的工作熱情。其次要關注從事檔案管理工作的員工，讓員工感受到自身的重要性，更加積極性做好自己的工作，發揮自己的價值，員工端正自身工作態度，及時發現設備問題進行上報處理，避免態勢的蔓延。

（三）提高數字化檔案管理的性能

事業單位要設置專門成員專門負責技術維護工作，從而提升系統的綜合性能。相關技術人員要不斷學習，懂得利用一定的計算機系統完善檔案管理的功能，能夠運用自己的專業知識實現光纖與磁盤連接。另外還要進行其他工作準備，從而保證檔案管理的可靠性。其次還要進行工作改善，建立辦公系統與檔案管理之間的鏈條，借助現有技術實現單位管理的最優化。從而形成具有自身特色的單位內部的管理體系。另外事業單位數據是自身機密，我們必須要保證檔案的安全性，做好檔案管理保護工作。事業單位管理人員要投入專項資金做好數字化檔案安全防護建設，從而建立一個防護墻，實現軟硬件保護，從而保證電子檔案的安全性，當受到其他不良人士的攻擊時防護墻能夠及時進行通知，避免檔案外泄。

四、結束語

現今社會大環境不斷變化，各大事業單位要具有全局意識，要懂得借力，要有效借助信息技術為我所用?，F今各大單位管理人員逐漸意識到檔案管理的重要想，投入精力進行檔案建設，已經基本實現了檔案管理的智能化。然而該技術出現時間較短可能會出現一些問題。單位管理者要靈活應對，做好數字化檔案管理工作。另外要關注檔案管理人員，激發其工作積極性，實現數字化檔案管理最優化。

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