信息化時代高校學生檔案管理模式創新探究

摘要：學生檔案是高校檔案的重要組成部分，在信息化時代，高校檔案管理部門要結合信息技術的不斷發展，對傳統的檔案管理工作進行創新，為了使這項工作取得理想效果，需要借助構建檔案信息管理平臺來對檔案管理工作進行不斷優化，本文結合高校學生檔案管理工作實際，探討信息時代學生檔案管理模式創新的策略。

關鍵詞：信息化時代;高校;學生檔案;管理模式;創新

引言：在高等學校的檔案管理工作中，學生檔案大多以紙質檔案為主，高等學校檔案管理部門大多按照傳統的管理方法來開展學生檔案管理，由于在這種管理模式下，檔案查詢和利用手續繁雜，給檔案管理和使用帶來了很大不便，同時由于高校學生人數眾多，也給檔案管理部門帶來很大的工作量，由于學生人數眾多，還很容易在人工管理過程中出現誤差，給后期檔案的使用帶來很大不便。在信息化時代，可以結合先進的信息技術對傳統的學生檔案管理工作進行創新。

一、高等學校學生檔案管理工作存在的問題

（一）檔案管理制度不健全

檔案管理是高校一項重要的管理工作，由于檔案會跟隨學生一生，所以國家對于高校學生檔案非常重視，為了更好地促進高校學生檔案管理，國家檔案局和教育行政部門共同下發了高等學校檔案管理辦法，在辦法中也有與學生檔案有關的內容，但是由于內容過于簡單和籠統，沒有為學生檔案管理指定負責機構，導致學生檔案在收集和傳遞等環節都受到了很大制約。盡管高等學校也根據學生檔案管理需要，制定出了相應的管理辦法，但是大多采取檔案管理部門指導院系負責的方法來展開學生學生檔案管理，由于院系并不具備專業的檔案管理水平，大多數工作人員都是兼職來開展學生檔案管理工作，部分院系甚至安排學生參與到檔案管理工作中，導致高校學生檔案管理無法取得理想效果。由于在平時沒有按照規范的要求來展開檔案管理，很多院校甚至出現在畢業之前補檔案的現象，這些都嚴重影響了檔案管理質量。

（二）沒有積極使用信息化手段展開檔案管理

高校學生檔案管理是一項非常復雜的管理活動，盡管很多高校都在積極推動辦公自動化，也積極引進了專業的檔案管理系統。但是由于高校學生檔案的內容大多需要借助手工填寫來形成紙質檔案，在對學生檔案進行管理的過程中也缺乏信息技術的應用。因此嚴重制約了高校學生檔案管理工作開展的效果，需要高等學校認真反思傳統高校學生檔案管理的不足，積極借助信息化手段來對學生檔案管理工作進行優化和創新。

（三）檔案歸集內容缺乏統一的規范

在高校學生檔案管理工作開展過程中，缺乏統一規范也是制約高校學生檔案管理工作效率不斷提升的一個重要原因。目前高等學校對于高校學生檔案規范化管理也產生很大影響。

二、信息化時代高校學生檔案管理模式創新的策略

信息技術的不斷發展，為高校學生檔案管理模式創新創造了有利條件，為了使這項管理創新取得理想效果，建議高校采取以下策略：

（一）認真做好高校學生檔案管理制度建設

制度建設是高校學生檔案管理工作的前提，只有在制度的引領下，高校學生檔案管理才能取得理想效果。在信息化時代，為了更好地促進高校學生檔案管理工作的創新，需要高等學校檔案管理部門結合國家有關規定，詳細制定出學校內部學生檔案管理細則，明確學生檔案歸檔的內容歸口管理的部門以及各項檔案資料收集的時間，要借助檔案管理細則來明確學生檔案管理工作的責任部門和人員，以此來更好的推進高等學校學生檔案管理工作的規范化開展，這是一項非常重要的管理活動，需要高等學校檔案管理部門認真對待。

（二）積極構建專業的信息化學生檔案管理平臺

在信息化時代，高校學生檔案管理工作的正常開展需要結合信息技術的優勢，充分利用專業的檔案管理平臺來開展學生檔案管理工作，在構建專業的信息化學生檔案管理平臺過程中，高等學校檔案管理部門要不斷提高對學生檔案信息化工作的認識，只有借助對學生檔案的信息化處理，才能不斷提高學校學生檔案管理工作的質量和效率，減輕檔案管理人員的負擔。為了更好地促進檔案管理信息化工作的開展，在構建學生檔案管理平臺的過程中，高校檔案管理部門要積極與系統開發人員進行溝通，在學校統一的檔案管理平臺中增加學生檔案信息化管理模塊，為學校內部各個院系配備檔案管理員，由管理員負責日常檔案數據信息的錄入和維護，借助信息化檔案管理平臺來對檔案內容的規范性進行篩查，從而及時發現問題并解決問題，在信息化檔案管理模式下，高等學校檔案部門要結合學生檔案歸檔工作的需要，對各院系學生檔案的歸集與整理進行考核，要將考核結果與學校對各院系的考核結合起來，以此來不斷提高各院系對學生檔案管理工作的重視程度，借助信息化檔案管理平臺可以很好的實現對檔案管理工作的全程監管，對于各院系學生檔案工作的進步都能實時把控，因此可以取得理想的效果。

（三）借助信息管理平臺對學校學生檔案管理流程進行重新設定

在學校學生檔案信息管理平臺設計研發出來之后，高等學校檔案管理部門要認真結合學校學生檔案管理工作的實際，對學校內部原有的學生檔案管理規定進行重新優化和改進，在改進的基礎上借助信息管理平臺，對學校學生檔案管理流程進行重新設定，以此來促進和提高學生檔案管理工作的實效性，使信息化檔案管理平臺真正發揮出全面促進學校學生檔案管理工作的價值.對流程進行重新優化的過程中，要分級分階段對學生檔案管理工作內容進行優化，首先要做的是對學生檔案管理工作流程進行重新優化，按照院系輔導員歸集檔案，院系負責人審核，院系檔案管理員錄入系統，學校檔案管理部門審核鑒定確認無誤之后系統正式存檔的流程進行檔案的歸集。在此項工作開展過程中，要認真做好對各環節負責人的保密教育，避免學生的個人隱私泄露：其次是對檔案流轉流程進行再造，學生檔案在使用過程中需要在不同部門流轉，借助信息化檔案管理平臺可以方便地實現學生檔案的在線流轉，只需要使用部門提出申請，學校檔案管理部門進行審核，審核之后將檔案流轉到使用部門，使用部門在收到檔案之后點擊確認，就能實現學生檔案的流轉;對檔案的借閱流程進行優化，在信息化檔案管理條件下，使用學生檔案可以方便地借助學校檔案管理平臺來實現，只需要通過平臺進行申請，檔案管理部門審核通過之后，就能在線閱覽到相關檔案資料;對學生檔案的數字化處理流程進行優化，在傳統的高校學生檔案管理工作中，學生檔案大多以紙質文件的形式存在，借助信息化檔案管理平臺的應用，可以方便的實現學生檔案的數字化處理，這種要求學校內部各個院系在日常的學生管理中，要及時將學生檔案涉及的內容借助專業的數字化處理軟件進行數字化處理，并按照規范的要求編號上傳系統，同時也要及時將學生的考試成績等數據信息錄入到檔案管理系統中來，便于學生查詢，同時也對學生今后更好地利用學生檔案提供便利條件。

結束語：在高等學校的學生檔案管理工作中，由于學生人數眾多，所以積極對學生檔案進行信息化處理，借助專業的信息化平臺來開展學生檔案管理工作是非常必要的，為了促進此項工作的開展，高等學校內部要積極制定完善的學生檔案管理細則，結合信息化檔案管理平臺對管理流程進行不斷優，平時也要不斷加大對檔案管理人員的培訓，使檔案的歸集管理維護工作都能得到有效開展，不斷提升學校學生檔案管理工作的質量。

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作者簡介：

阮紅兵（1974-10）女，籍貫：湖南邵東，學歷：本科職務：研究實習員，研究方向：檔案管理。