分析如何做好歸檔文件的前端控制

文/山東省千佛山醫院 秦靜

文件在歸檔前是雜亂、無序、存放在各個部門的，比如收發文，比如工程在竣工前的基建歸檔文件，比如在結題前的科研課題文件、安裝驗收以前的設備歸檔文件等等，都是分別存放在各個相關人員處，而且也不可能保證他們都有很好的檔案意識，不可能考慮到文件的最終是要歸檔的。特別是重大活動，如新冠肺炎疫情防控工作的歸檔文件涉及各個部門，且包含紙質文件材料、聲像文件材料、電子文件材料和實物等類別，若不及時做好歸檔前的控制，很容易造成文件的丟失，造成歸檔文件不齊全、不完整，從而降低了歸檔文件的價值，影響了歸檔文件的利用。

那么怎樣做才能保證文件在平時工作中既能正常運行又能安全完好地歸檔呢？下面從收發文件、科技檔案、照片、重大活動、實物等方面，來談談我們歸檔文件的前端控制。

一、關于收文的歸檔前端控制

收文工作一般由綜合辦公室進行，收文的運行涉及各個部門。歸檔工作一般是來年初才進行，在文件入檔案庫房前有較長的時間存放在各處，如果不考慮文件的專人專管，收文的歸檔率會不言而喻。多年前我單位的收文在管理上就不盡人意，每年歸檔時各部門總是有找不到的文件。

針對此問題，檔案科協調辦公室及各兼職檔案員制定了收文領取流程，即由各部門兼職檔案員負責本部門收文的領取、保管。辦公室一名專職人員負責處理單位的收文，制定年度收文登記表格，在平時工作中，當收文由分管領導閱完后，先將收文轉至相關部門的兼職檔案員（各部門兼職檔案員名單由檔案科提供），兼職檔案員在登記表上注明科室、簽名，然后轉交本部門辦理人員，完畢后再轉交到兼職檔案員保管歸檔。由于兼職檔案員的認真負責，這種收文工作程序運行至今，基本上保證不丟失。

為了進一步地做好收文及歸檔工作，充分利用網絡信息化平臺，檔案科建立了檔案管理工作微信群，專職及各部門的兼職檔案員、綜合辦公室負責處理收文的同事為微信群成員。為了方便領取文件，要求各位將本群昵稱改為部門+姓名，辦公室人員在本群@相關人員領取收文。為了不影響工作，要求兼職檔案員收到@后及時領取文件，并及時做好本部門的收文登記。各部門收文的運行過程：兼職檔案員領取文件→做好本部門的收文登記→轉交給辦理工作人員→回到兼職檔案員保管歸檔。既保證了文件的正常運行，也避免了文件的丟失，保障了歸檔文件的安全歸檔。

二、關于發文歸檔前端控制

例如，我們單位的發文分千醫黨字、行字、院字、人字、工字、團字。行字、院字，由綜合辦公室統一簽發、核稿、打印、登記備案。黨字、人字、工字、團字經綜合辦公室秘書科審核后分別由相關部門按要求編號、登記、保管、歸檔（包括正式紅頭文件、簽發頭、底稿）。千醫行字、院字發文，一般由起草形成部門保管、歸檔，但必須在辦公室登記、備案。如千醫院字發文登記：

序號發文日期發文字號發文部門文件標題(包括附件標題)主送機關或部門打印份數備注1 3 2 0 1 8年2月9日千醫院字〔2 0 1 8〕1 3號 教育處 關于印發《山東省千佛山醫院住院醫師規范化培訓專業基地管理辦法》（修訂）等制度的通知各部門、科室 3 1 4 2 0 1 8年2月2 5日千醫院字〔2 0 1 8〕1 4號 財務處 山東省千佛山醫院財務收支情況審計整改工作方案 各部門、科室 5 1 5 2 0 1 8年2月2 6日千醫院字〔2 0 1 8〕1 5號 運營辦 2 0 1 8年度綜合目標管理修訂方案 各部門、科室 5

三、檔案科負責年度收發文登記的整理

每年底，年度工作結束后，檔案科負責將一年的收發文登記用Excel表格按部門順序排列整理，剔除不歸檔的文件，如會議、培訓等通知，并將整理好的各部門的收發文登記表發給各部門兼職檔案員，以方便其對照本部門的收發文件，查全、補齊，以備文件的歸檔工作，而且此項工作也是責任到人，保證做到應收盡收，應歸盡歸。如整理后的財務處部分收文登記：

序號收文日期收文字號來文單位文件標題分管領導轉至部門簽收備注1 2 0 1 8年1月5日魯衛函〔2 0 1 8〕2號山東省衛計委（下載）關于政府采購、公開招標、集體決策等規章制度落實情況督導檢查的通知 張某某 財務處 朱某某2 2 0 1 8年1月9日魯財會便〔2 0 1 8〕1號山東省財政廳關于上報2 0 1 7年度行政事業單位內部控制建設工作總結的通知 張某某 財務處 朱某某3 2 0 1 8年1月1 7日山東省衛計委（下載）關于請提供2 0 1 7年省級對下專項績效考核評價結果的通知 張某某 財務處 朱某某

四、關于基建、科研、設備等科技檔案的前端控制

基建項目在竣工前形成了大量的文件資料，并且工期長，如果不及時收集、保管，極易造成文件的丟失。因此，在施工期間檔案科要經常和基建科相關工作人員、兼檔員交流、溝通，制定相關措施、收集管理方法，嚴格按照基建檔案歸檔范圍收集。每個施工階段的歸檔文件責任到人，即在施工過程誰負責哪項基建工作誰就得保證所管工作的歸檔材料齊全完整，檔案科專職人員定期檢查督促，并不定時督促檢查基建兼檔員對文件的保管情況，如因工作需要借資料的，必需履行借閱登記。例如，立項的可行性研究報告、相關申請、批復等工程準備階段的所有文件，均由基建兼職檔案員負責收集保管，工作需要借閱的，登記簽字，并負責催還。其他施工階段的歸檔文件，均由負責此階段工程的責任人負責收集保管，并按歸檔范圍、時間歸檔，保證齊全、完整。

科研成果的研究也是一個漫長的過程，兼職檔案員要及時跟進文件的保管，比如任務書、研究計劃、變更課題負責人的發文等，及時歸入課題卷宗內。根據研究進度，兼職檔案員還要督促指導課題秘書整理、保管好歸檔文件，結題后及時收集、整理好相關資料。

設備檔案，也要充分發揮兼職檔案員完全負責的作用。在設備開箱安裝驗收前，歸檔文件完全按照歸檔范圍積極主動收集齊全完整，保證保管無缺。尤其是安裝驗收單的填寫，一定要按規定將設備名稱、金額、廠家、型號、合同號、進貨單位、使用科室、驗收情況、說明書及保管人等內容填寫完整。因此，設備檔案，要求兼職檔案員做個有心人，從設備申請、招標材料、開箱、到安裝驗收，整個過程的文件都要收集齊全、完整，并保管好。

五、關于照片檔案

單位的拍照工作一般由宣傳部門的專人負責。并由拍照者按照歸檔范圍和要求負責照片的整理、歸檔工作。首先，要求對照片的有效性和完整性進行審核，將反映事件全貌的或典型細節的圖像文件歸檔，對同一場景有多張圖像的，盡量只保留一至二張，對圖像不清晰、角度不佳的要剔出，以保證質量，節省存儲空間。其次，要求每件事要保存一套完整的電子照片，并精選出有代表性的若干張沖洗以備插冊保存。最后，所拍事件結束一周內必須完成電子照片的整理工作。

六、關于重大活動檔案

按照《山東省重大活動檔案管理辦法》，根據本單位的實際情況制定重大活動管理方案，保證按要求及時、完整地收集整理每一次重大活動檔案。如2019年的新冠肺炎疫情防控工作，檔案科在檔案管理工作微信群里，通知每一位兼職檔案員，要及時收集新冠肺炎疫情防控工作中形成的文件和收到的文件。檔案科按照上級關于做好新冠肺炎疫情防控檔案工作的要求，根據本單位工作的實際情況，及時制定新冠肺炎疫情防控工作歸檔范圍，歸檔范圍包括在疫情防控工作中直接形成的有利用和保存價值的各種門類和載體記錄的紙質文件、聲像、電子文件和實物等。建議兼職檔案員單獨存放疫情防控工作文件，以方便整理，待疫情過后，按要求集中整理歸檔。

七、關于實物檔案

為確保實物檔案的安全，我們單位的實物檔案實行按月移交制度。各處、科室一般在每月的上旬將上月接收的實物檔案由兼職檔案員移交檔案科，并在OA系統辦理移交手續。為確保實物應歸盡歸，檔案科工作人員會通過多種渠收集有保存價值的實物信息，如在醫院工作群、網站、院報等看到發表彰、獲獎的信息，檔案科工作人員會主動和相關部門聯系，提醒移交實物。

綜上所述，只要做好歸檔文件的前端控制環節，歸檔工作不可能做不到齊全完整；只要有兼職檔案員很好的前端參與，歸檔文件肯定會做到應收盡收；只要檔案科工作人員積極主動與各部門配合、溝通，檔案工作一定能做到應收盡收、應管盡管。因此，做好歸檔文件的前端控制工作，是做好檔案工作的有力保障。