檔案管理現代化過程中存在的問題及對策分析

侯漢妤

摘 要：檔案管理工作在各行各業都有著相當重要的地位，對于企業的發展來說在某種程度上起著決定性的作用，一般是指對企業中各種信息匯總的管理與統計分析，從而滿足企業運行的要求。本篇文章通過對檔案現代化管理的闡述，分析了檔案現代化管理中存在的問題，并且針對問題提出解決對策。

關鍵詞：檔案管理現代化;問題;對策

檔案管理就是有關于檔案的各種工作，通過對檔案的收集、整理、保管以及統計分析等，實現檔案的價值，通過檔案上信息的提供完成相關的工作。檔案管理的服務對象是檔案的利用者，包括企業的員工，政府單位以及相關部門等，對于現階段來說，檔案管理的工作比較復雜，而且在管理模式上比較分散凌亂，需要管理的數量比較龐大，在社會不斷發展的前提下，檔案的管理水平也要進行一定的提高，以滿足社會需求，二者相互的適應過程，也是推動檔案管理工作發展的基礎，從傳統的簡單管理到如今的科學管理，檔案管理正在邁向現代化管理的進程中不斷進步。但是，在此過程中，檔案管理現代化的過程中仍然存在著一些問題，需要相關人員采取一定的對策。

一、關于檔案現代化管理

檔案現代化管理是在檔案管理的基礎上提出的概念，是根據現代化社會發展的進程，為了滿足單位的需要，利用計算機網絡等先進技術實現信息化管理的過程。檔案的現代化管理主要是在互聯網中建立相應的檔案管理系統，實現多媒體技術與信息的實時傳輸，實現管理的規范化，避免由于檔案的數量類型繁雜導致過程中可能出現的失誤，實現數據庫技術與檔案信息的標準化，從而節省檔案管理工作的時間，提高工作的效率，保證檔案管理工作的準確性。檔案管理在邁向現代化的過程中離不開計算機系統的支持，因此，應該通過科學的管理機制來完成相關的管理工作，實現現代化管理的進步。

二、檔案管理現代化過程中存在的問題

1、檔案管理現代化的宣傳工作不到位

對于某些單位來說，檔案管理是一項比較傳統的部門工作，工作人員對于檔案管理流程仍然按照過去的方法來執行，沒有對檔案的現代化管理進行相應的宣傳，導致許多基層員工對于現代化檔案管理的意識沒有提高上去，沒有一定的思想覺悟，不愿意進行改變，沒有對檔案管理現代化工作有著正確的認知，這對于檔案管理的發展來說有著一定的阻礙，這種情況的出現會造成信息化管理的缺失。同時，對于部分單位來說，也沒有加強這方面的宣傳工作，沒有盡到相應的責任義務，從而導致企業許多工作的進展緩慢。

2、檔案現代化管理技術水平不夠

檔案現代化管理的基礎就是在先進的計算機網絡與設備上建立起來的，但是對于現階段的部分單位來說，檔案管理的現代技術引入的不夠完善，許多技術水平沒有得到提高，這就導致在檔案管理工作過程中仍然會出現失誤的情況。首先，在檔案數據庫的建立上，沒有進行全面的排查與技術處理工作，有些檔案的數據來錄入過程中沒有被主動分類識別，這就導致在提取檔案信息階段會存在一些麻煩，對后續工作造成影響。

3、缺乏專業的技術型人才

對于現階段的檔案管理來說，影響現代化進程發展的主要因素就是缺乏專業的技術型人才。對于傳統的檔案管理來說，工作比較簡單，管理的內容較少，在員工的招聘上一般都不會重視學歷以及綜合素質的要求，但是對于現階段的社會發展來說，引進了現代化的管理技術，許多老員工并不能立即適應新形式的工作任務，對于新事物的接受能力較低，缺乏相關技能的培訓，在計算機的應用方面比較生疏，這就導致工作開展的比較緩慢，員工與現代化管理系統磨合度比較低。

三、加快檔案管理現代化發展的解決措施

1、加強檔案現代化管理工作的宣傳

在傳統的檔案管理模式深入人心的前提下，如果想加快檔案管理的現代化發展，首要的就是單位需要做出相應的改變，加大檔案現代化管理工作的宣傳，讓基層員工了解到檔案現代化管理工作的重要性。首先，相關部門應該針對檔案管理工作的現狀問題展開研討會議，然后領導人要根據單位目前的發展狀況對檔案管理人員進行詳細的分析，告知他們檔案管理現代化的必要性，從根本上提高他們對于現代化管理的認知度，從而改變他們現在對于檔案管理的意識，真正做到與社會發展的進程結合到一起，實現企業單位與員工思想的共同進步，為檔案的現代化管理奠定基礎。

2、加強檔案現代化管理工作的技術和內容

企業單位應該從自身的具體信息出發，根據所需要整理檔案規模的大小來完善相應的技術水平與管理內容。制定標準的檔案現代化管理系統的流程，從檔案數據的收集、檔案數據的前處理、檔案數據的錄入以及存儲、統計等形式，都應該在管理系統中完成，單位可以引進新的管理技術來支撐這一形式上的改變，將管理信息系統與辦公自動化系統連接到一起，形成新的檔案目錄中心與管理中心，實現現代化管理系統的完整性，相關負責人在網絡上就可以實現對檔案信息的提取，提高了檔案方面的工作效率。另外，在計算機裝置的配置上，單位也應該選擇合適的機器設備，作為現代化管理正常運行的有力支柱。

3、加強技術性人才的培養和培訓

檔案的現代化管理需要綜合素質更高的員工來完成相應的工作，所以在管理人員的招聘上，應該從他的學歷水平，學習能力以及人品素養等方面進行綜合的考慮。對于單位來說，也要采取多種途徑對現有工作人員進行專業的培訓，使管理人員可以在現代化檔案管理過程中發揮出應用的作用，從而提高檔案管理的進一步發展。另外，單位還可以成立相應的考核機制，來對工作人員的管理能力進行嚴格的考察，從而提高員工的工作動力，提升他們的工作效率。

四、結語

綜上所述，在社會快速發展的進程下，傳統的檔案管理工作已經不能滿足企業單位的要求，因此，引進現代化的檔案管理工作是勢在必行的。相關部門應該根據現階段的現代化管理過程中出現的問題，采取不同的解決措施，從而加快檔案管理工作的現代化進程，提高檔案的利用率。

參考文獻

[1]鄭玉妍.檔案現代化管理工作中存在的問題及解決對策[J].黑龍江史志，2015（08）：60.

[2]姜東昕.檔案管理現代化存在的問題及對策[J].辦公室業務，2014（01）：50.

（作者單位：黑龍江省齊齊哈爾市再生資源管理辦公室）