新時期企業人事檔案管理存在的問題及措施分析

李萬霞

【摘 要】隨著現代企業管理制度的不斷完善，人力資源管理在企業的地位日益凸顯。作為其中的重要組成部分，人事檔案管理工作變得尤為重要。因此，本文從人事檔案管理中存在的主要問題著手，就如何創新企業人事檔案管理，更好適應企業管理要求、服務企業發展，提幾點建議和措施。

【關鍵詞】企業;人事檔案管理;問題;措施

新時期的社會企業發展中，對于企業人事檔案管理問題高度重視，人事檔案管理工作的高質量開展，是推動企業發展、為企業勞動人員的合法權益提供保障的重要基礎。但是在新時期的企業發展運營中，部分企業人事檔案管理工作開展實踐中，仍然存在著很多現實問題，嚴重影響了企業人事檔案管理工作開展的效率和質量，因此對于人事檔案管理問題的解決，已經成為新時期企業人事管理工作開展的重要組成部分。

1企業人事檔案管理工作凸顯的主要問題

1.1部分領導干部對人事檔案管理工作重視不足

在企業中，領導發揮的是榜樣帶頭作用，領導的思想在很大程度上也會影響員工，而目前我國的企業人事檔案管理首先面臨的問題就是部分領導干部對這項工作的重視程度嚴重不足?，F代企業在發展的過程中不斷改革制度和重新整合，產權方面也會相應產生一些變動，不少企業管理人員由于缺乏對人力資源的了解和認識，將大部分的注意力都放在了產品的銷售和經營上面，對于人事檔案管理這類基礎性的工作視而不見，也就使得檔案管理的價值在企業里長期得不到體現。誠然，相比起銷售環節，人事檔案管理工作的收效很慢，可能需要花費很長的時間才能取得一定的經濟利益，但管理本身就是一項長期性的工作，同時從長遠來看，又關系到企業發展的命脈，要求管理者能夠深謀遠慮，高瞻遠矚。

1.2企業人事檔案管理方法和手段落后

目前，有些企業越來越重視人事檔案管理信息化建設，配備了計算機作為數據庫，用來存儲和簡單檢索，但是，缺乏懂檔案掌握數字化處理技術的專業管理人員，檔案信息量不足，實用性差，致使人事檔案管理滯后于人力資源管理。況且，還有大部分企業人事檔案管理工作仍處于只注重于利用，進行簡單地收集、分類管理、利用等工作，采用手工操作為主，管理方法陳舊，效率低下，嚴重地阻礙了企業人事檔案管理水平的提高。

1.3監管機制落實不足

企業人事檔案管理開展中需要嚴格的監管機制落實來保證其工作開展的規范性和科學性，但是目前階段部分企業在人事檔案管理實踐中，監管機制落實嚴重不足，甚至存在著監管機制缺失的現實情況。這就造成了新時期部分企業人事檔案管理工作開展混亂，對于企業員工的人事檔案搜集不足，難以對企業員工進行深入了解，這就給企業人事管理工作的開展埋下了隱患，不利于企業發展。

2新時期企業人事檔案管理問題的解決措施

2.1增強企業人事檔案管理工作的意識

企業領導高度重視檔案管理工作是做好人事檔案管理工作的前提，只有領導充分認識企業人事檔案管理的重要性，意識到人事檔案的價值，才能在人、財、物上對人事檔案工作給予必要的投入，才能使涉及人事檔案歸檔的部門積極支持配合這項工作，從而調動檔案管理人員的積極性，發揮其潛能，以提高其責任意識，更好地做好人事檔案歸檔材料的收集、鑒定、整理、利用等工作，另外，檔案管理人員及時向領導匯報工作計劃、開展情況以及在人事檔案管理工作中遇到的問題、檔案利用效果等，領導才能對人事檔案工作有全面了解，把人事檔案工作列入工作議程。有計劃、有步驟、有考核地進行，從而使人事檔案管理工作更加高效有序地開展。

2.2創新企業人事檔案管理的方法和手段

為了實現企業人事檔案信息資源共享，最大限度地發揮人事檔案管理的實用價值，不斷促進企業人才合理流動、合理配置及使用，以防用人失察、用人失當、用人失誤等情況發生，改善企業人事管理部門工作繁瑣、效率低下、不能為領導及時提供所需要的人力資源管理信息的現狀，為科學選拔人才、建立良好的用人機制提供可行性的參考依據，創新企業人事檔案管理方法和手段。應用計算機和互聯網技術，安裝先進的軟硬件設備，通過數字化手段存儲信息，建立企業人事檔案數據庫及微機檢索系統，方便利用查詢，提高工作效率和人才信息的可靠程度，更有效而廣泛地在企業間實現人力資源共享，大大提高企業人事檔案的利用效率和服務水平。

2.3制定監管流程，保障人事檔案管理的規范性

在新時期企業人事檔案管理工作開展中，嚴格的監管機制落實也是提升其管理實效的必然流程，是保證企業人事檔案管理工作開展規范性的基礎所在。因此，新時期要保證人事檔案管理工作的規范化開展，企業就必須制定嚴格的人事檔案監管機制，例如對人事檔案管理情況進行定期審查，并建立抽檢監管機制，并對檔案搜集、整理、統計等提出統一、規范化的要求，作為人事檔案管理監管的要點，以此保證新時期企業人事檔案管理工作開展的規范性和統一性，為企業人事檔案調用奠定基礎。

2.4對人事檔案進行動態管理

收集人事檔案信息的過程中要重視及時性和完整性，針對虛假信息要堅決剔除，整理要遵循認真嚴謹的原則，調用人事檔案的時候要確保安全性，因為涉及個人隱私，所以這是人事檔案管理人員的責任，信息出現變動之后，其人事管理檔案應該及時更新，要求檔案管理人員注意所有員工檔案材料的更新和補充，避免不必要的麻煩。對于有些工作出現調動的員工，需要在原始的電子文檔中做相應的標明。企業中的人事檔案其實就是一個人才庫，為了企業的健康長遠發展，要建立優秀人才庫，將取得了專業技能證書或者相應工作資質的員工納入到優秀人才庫中，這樣一來，企業在選拔和任用員工的時候能夠更加精準、高效和便捷，使得人事檔案的作用得到最大程度的發揮。

結語：

新時期企業人事檔案管理的重要性不斷提升，企業必須正視現有人事檔案管理中存在的問題，采用科學化的解決對策，全面提升企業人事檔案管理工作的效率和質量，為企業發展奠定高質量的人事檔案管理基礎，推動企業的現代化、科學化發展。

參考文獻：

[1]李慧琴.新時期企業人事檔案管理存在的問題及對策[J].企業文化旬刊，2018，000（6）：142，171.

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