新醫改下醫院檔案管理的改進與完善思路探析

摘要：當下，我國醫療衛生保障事業改革進程加快，醫院業務量不斷增加，醫院各類檔案數量也隨之增加。在這種背景下，如何進一步推動醫院檔案管理變革，優化檔案管理內容，更新檔案管理理念，創新檔案管理方式，已經成為檔案管理人員備受關注的課題。為此，文章就新醫改下醫院檔案管理的改進與完善的現實意義進行分析，分析醫院檔案管理中常見的不足，指出醫院檔案管理改進與完善應堅持的思路和對策，旨在進一步為醫院檔案管理人員提供經驗借鑒和理論參考，助力于醫院轉型。

關鍵詞：醫院;完善;改進;不足;檔案管理

新醫改背景下，醫院各項工作中所產生的信息資料不斷增多，檔案管理人員的管理壓力、管理難度較之以往也有所提升。為此，有必要從理論層面就醫院檔案管理進行探討，把握時代機遇，著眼于檔案管理的前沿和重點進行創新，找尋醫院檔案管理的新方式，推動形成以檔案數字化、檔案創新化、檔案創新化為軸心的檔案管理體系，確保醫院檔案管理工作更有活力、更可持續。

一、新醫改下醫院檔案管理的改進與完善的現實意義

（一）有利于強化檔案服務，彰顯檔案價值

一方面，醫院檔案資源來源于醫院各項業務，能夠全面、準確、真實地反映醫院各項業務的具體情況，具有憑證價值。改進與完善醫院檔案管理機制，可以進一步詳細記錄醫院各項工作的情況，為后期工作、決策提供信息參考，拓寬檔案資源的利用面，彰顯檔案的價值[1]。另一方面，醫院檔案資源涉及許多政策法規類文件，是醫院落實新醫改政策，推動醫院業務改革的重要參考。改進與完善醫院檔案管理機制，可以進一步為醫院其他部門人員提供更優質的檔案服務，能夠更好地檔案資源在決策咨詢、決策參考、政策研究、學術研究等領域的作用。

（二）有利于提升檔案管理實效，實現檔案管理轉型升級

一方面，創新檔案管理方式，對醫院業務工作中有利用價值的信息進行收集、分析、評價、處理、存儲，按照醫院既定的規范和標準對其進行管理，能夠更好地適應時代發展要求，緊跟時代發展潮流[2]。另一方面，更新檔案管理理念，從精細化、規范化、系統化的角度搭建的檔案管理體系和服務體系，能夠確保檔案管理質量，實現檔案管理轉型升級。

二、新醫改背景下醫院檔案管理常見的不足

（一）軟硬件設施不完善，檔案管理環境有待優化

當下，部分醫院檔案管理工作與時代發展脫軌，難以適應醫院檔案管理需求。一是沒有充分購置并更新相應的軟硬件設施，導致檔案管理變革緩慢，許多檔案甚至長期處于浪費閑置的狀態。一是高性能計算機、高容量硬盤、高速打印機、電子高速掃描儀、微縮相機等硬件處理設備缺失，既無法快速處理紙質檔案資源，也無法集中、統一對紙質檔案進行數字化轉化并處理。正是由于存在這一情況，導致醫院檔案數字化進程緩慢，無法最大限度地節約人力資源。二是檔案管理系統功能單一，難以滿足醫院檔案需求主體的信息需求和利用需求[3]。典型表現在檔案系統在資源檢索、資源合并、格式轉化、數據關聯、數據共享領域的功能不完善，無法實現檔案資源一站式管理與一站式服務。

（二）醫院檔案管理制度不健全，檔案處理不夠規范

伴隨醫院各項工作深入推進，醫院檔案資源所涵蓋的信息面也不斷拓寬，檔案數量隨之增加。然而，當前部分醫院沒有及時結合最新的政策法規和本單位實際制定或者修訂規章制度，難以厘清權責界限，不利于檔案管理改革。一是檔案管理分工不明確，檔案管理部門與業務部門脫節，對資源的整合與統籌力度不足，難以最大限度地節約人力資源。部分醫院檔案資源沒有經過業務部門相關專責進行處理，直接送交醫院檔案管理部門。檔案在缺乏初步處理的情況下導致檔案管理部門工作壓力增大，無法實現精細化的目標。二是歸檔時限不明確，檔案閑置率、損毀率高。部分醫院對于醫院檔案資源歸檔時限不明，許多應當及時歸檔的檔案資源閑置在各個業務部門，難以做到應歸盡歸，影響了檔案資源的原始性、規范性。三是歸檔范圍仍然有待細化，無法做到應收盡收，難以確保檔案資源的完整性。四是部分醫院尚未明確圖片類、聲像類、影像類、文書類等不同類別的信息資料應當采用何種數據格式，影響后期檔案編研、檔案集中利用與檔案編研工作。

（三）數字化信息技術應用率不高，檔案管理實效性不強

部分醫院尚未充分將大數據技術、云儲存技術、智能算法、新媒體技術應用到檔案管理與檔案開發利用的各個環節，無法滿足檔案查詢、檔案檢索、檔案開發、檔案共享、檔案信息挖掘的需求[4]。首先，大數據技術應用不足，沒有通過大數據技術集中對數據進行歸納和整合，檔案數據庫建設滯后，人為弱化了檔案資源在政策咨詢、決策參考、學術科研、病案研究、病歷集中查詢領域的作用。其次，云儲存技術應用不足，醫院檔案備份工作推進緩慢的同時，無法構建互聯互通的檔案共享機制，導致醫院與疾控中心、衛生行政部門、其他醫院的聯系度不高。再次，智能算法應用不足，尚未通過智能算法搭建更為精準科學的數據檢索模型，無法適應檔案資源不斷增多的情況，難以滿足新形勢下檔案檢索的需求。最后，新媒體技術應用不足，檔案服務仍然停留在線下階段，沒有轉移到醫院官網、微信公眾號、醫療APP中，難以提升檔案服務的便捷性和科學性。

（四）醫院檔案管理人才隊伍建設滯后，缺乏復合型人才

近年來，醫院各類信息資料不斷增加的同時，檔案管理人員的數量以及檔案管理人員的素質卻并沒有跟上，影響醫院檔案管理事業長遠發展。一是過于依賴專職隊伍，忽視臨聘人員隊伍建設。許多醫院（尤其是公立醫院）受限于編制問題，無法大規模的招募正式員工。如果不能及時根據醫院檔案管理工作量招募臨聘人員，不僅會挫傷專職人員的工作積極性，而且將會導致醫院檔案管理工作超負荷運轉[5]。此外，部分醫院對于臨聘人員的培訓不足，導致臨聘人員很難快速適應醫院檔案管理工作。二是醫院檔案培訓內容缺乏指向性，檔案管理人員對醫院業務工作缺乏了解，無法高效規范地開展檔案分類、利用、整理、收集等工作。三是檔案信息化領域的培訓不足，檔案管理人員應用信息技術的意識和能力有待增強。四是醫院培訓方式單一，尚未形成內外聯動式的培訓模式，忽視人才交流、繼續教育、外部講座、案例講解、實踐模擬在人才培訓領域中的作用，不利于打造與時俱進的人才隊伍。

三、新醫改下醫院檔案管理的改進與完善思路

（一）堅持改革先行，更新檔案管理理念

醫院檔案管理要堅持改革先行，不斷挖掘檔案資源的社會價值、經濟價值、政治價值、文化價值以及其他價值。一方面，要善用數字信息技術對檔案管理方式進行優化，通過數字信息技術代替部分人工勞動，將數字信息技術滲透到檔案管理、檔案利用和檔案服務的各個要素和環節中，另一方面，醫院要進一步革新人員分工、工作機構、管理職能，側重于對檔案立卷歸檔、檔案管理、檔案開放、檔案利用、檔案鑒定、檔案開放、檔案公布、檔案銷毀、檔案更新等各項工作進行改革，實現管理理念、方法、理論創新等目標。

（二）注重檔案管理的長期性，合理推進檔案管理工作

醫院檔案管理的改進與完善是一項常態化、動態化、系統化的工作，會隨著技術進步、理念更新和科學發展而改變。一方面，伴隨硬件設施、軟件系統不斷更新和完善，檔案管理方式、管理理念也會隨之變化。為此，改進與完善醫院檔案管理工作時必須立足于時代發展背景、立足于單位實際需求，不斷借鑒和吸收其他單位的先進經驗，不斷為檔案建設工作創造有利條件。另一方面，檔案管理變革不能一蹴而就，而是需要經過一個過程、多個階段。檔案管理人員對醫院檔案管理工作的認識也有一個前進上升的過程，需要通過學習和實踐來不斷提升自身的綜合素養。因此，要辯證的看待醫院檔案管理工作，既看到新醫改背景下醫院檔案管理工作面臨的挑戰，也認識到檔案管理的機遇，不斷提升管理能力，走出一條符合醫院發展實際的路子。

四、新醫改下醫院檔案管理的改進與完善的對策

（一）更新軟硬件設施，優化醫院檔案管理環境

實踐證明，醫院檔案具有的社會價值、文化價值、憑證價值和經濟價值。為此，醫院要進一步打破檔案管理的“隔離墻”，不斷更新并完善軟硬件建設，夯實檔案管理基礎，真正為檔案管理工作注入活力。一是要充分購置高性能計算機、高容量硬盤、高速打印機、電子高速掃描儀、微縮相機等硬件處理設備，并結合需求購置防塵設備、溫度控制設備、監控設備，切實完善檔案室的工作環境，推動檔案管理轉型升級。二是要優化檔案管理系統功能，做好檔案需求調研工作，充分了解系統使用主體的意見和建議，及時與軟件供應商聯系，優化檔案系統在資源檢索、資源合并、格式轉化、數據關聯、數據共享領域的功能。同時，要切實加快醫院檔案管理系統與OA辦公系統、財務系統、人事系統以及其他信息系統的關聯步伐，打造檔案資源一站式管理與一站式服務機制。

（二）完善檔案管理制度，為檔案管理人員提供指引

檔案管理制度具有指引、評價、教育、預測作用，是醫院檔案管理工作的基石。一是要從制度層面細化檔案管理分工，落實檔案管理部門與其他業務部門的責任。醫院可以探索各個業務部門設置兼職的檔案管理專責，由其對檔案材料和業務性強的檔案材料進行初步處理，之后再轉交檔案管理部門。二是要從制度層面明確歸檔時限，落實歸檔責任，避免信息資源長時間閑置，減少浪費和損毀現象。為此，醫院可以探索將歸檔時限納入業務部門績效考核中，充分保障檔案的連貫性、一體性和全面性。三是要從制度層面細化歸檔范圍，最大限度地保障檔案資料的真實性、準確性以及完整性。通常而言，醫院可以按照科研檔案、病歷檔案、文書檔案、人事檔案、技術檔案、行政檔案、黨務檔案等分類方式對檔案的歸檔范圍進行明確，為檔案管理人員立卷歸檔提供指引。四是要從制度層面明確不同類型檔案的歸檔格式、歸檔標準。醫院可以出臺《紙質檔案管理》《電子檔案數字化建設標準》等相關的規章制度，明確不同類型檔案資源的份數、頁數、格式、種類，確保檔案資料齊全完整。

（三）深化數字化信息技術的應用，增強檔案管理實效

醫院要堅持因地制宜的基本原則，不斷引進并利用新型信息技術，制定信息化時代的檔案開發利用規劃，切實滿足檔案需求主體多元化的需求。首先，要進一步深化對大數據技術的利用，通過大數據技術對同一類型、同一專題的檔案資源進行檢索，建設特色檔案數據庫。醫院可以設置相關的數據篩選代碼和數據篩選模型，在海量的實驗數據中中篩選出具有特色價值的信息資源，并對其進行歸檔，組成特色數據資源庫，強化檔案資源在政策咨詢、決策參考、學術科研、病案研究、病歷集中查詢領域的作用。其次，要深化對云儲存技術的應用，推進醫院檔案備份工作。同時，要依托于終端建立檔案共享機制，深化與疾控中心、衛生行政部門、其他醫院的聯系，設置相應的訪問權限，探索疾控、醫療、保健、保險等領域的深度合作，節約檔案管理成本，實現互利共贏。再次，要深化智能算法技術的應用，結合用戶習慣建立檢索模型，搭建更為實用便捷的檢索平臺。最后，要加快對新媒體技術的應用，進一步推動醫院檔案服務延伸至醫院官網、微信公眾號、醫療APP中，最大限度發揮檔案價值。

（四）加快醫院檔案管理人才隊伍建設，打造復合型人才

一是要重視臨聘人員隊伍建設，結合醫院的檔案工作量和工作難度，充分通過勞務派遣、合同制等方式招納檔案管理人才。同時，要做好對臨聘人員的崗前培訓和在職培訓，確保臨聘人員能夠完成相應的工作任務。二是要提升培訓內容的指向性，了解檔案管理人員的需求，打造體系多層次、內容多元化的培訓模式，強化檔案管理人員在檔案分類、利用、整理、收集等領域的能力。三是要重視檔案信息化技能培訓，進一步推動數字化信息技術在醫院的應用。四是要創新培訓方式，綜合利用人才交流、繼續教育、外部講座、案例講解、實踐模擬等方式對人員進行培訓。

五、結束語

新形勢下，醫院檔案管理工作面臨新的挑戰和機遇，只有進一步優化醫院檔案管理結構，轉變管理理念，應用新技術管理好檔案資源，才能真正推動檔案管理工作邁上新臺階。具體而言，一是要更新軟硬件設施，優化醫院檔案管理環境;二是要完善檔案管理制度，為檔案管理人員提供指引;三是要深化數字化信息技術的應用，增強檔案管理實效;四是要加快醫院檔案管理人才隊伍建設，打造復合型人才。相信在檔案管理人員不斷開拓創新下，醫院檔案資源能夠得到更深層次的開與利用，醫院檔案管理工作會呈現出嶄新的面貌。

參考文獻：

[1]高海燕.大數據環境下醫院檔案管理的SWOT分析[J].山西檔案，2020（01）：139-142+47.

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[3]王歡.檔案管理模式改革在醫院檔案管理中的應用[J].安徽農業大學學報（社會科學版），2014，23（04）：66-69.

[4]丁紅.新形勢下醫院檔案管理現代化問題及相應對策[J].中國現代醫生，2014，52（02）：116-118.

[5]孫濤，陳小琤.辦公自動化環境下醫院檔案管理探討[J].中國病案，2014，15（01）：51-53.

作者簡介：趙林（1972.06-）男，民族：漢，籍貫：山東省德州市，學歷：本科;現有職稱：中級檔案館員;研究方向：檔案管理。