淺談新時期如何做好科技檔案信息化工作

李震 程一帆

摘要：隨著云計算、大數據等信息技術的深度應用，科技檔案信息化領域的應用和研究工作也進入了新時期。面對海量的科技檔案數據信息，只有加強科技檔案管理數字化、網絡化、智能化“三化同步”推進，才能更好地為科技創新提供檔案支撐。在科技的引領下，信息化時代勢不可擋，科技檔案信息化建設成為新時期檔案事業的發展趨勢。為此，要準確掌握科技檔案信息化的涵義，正確認識信息化建設所帶來的影響力，探索更加有效的發展策略，凸顯傳統科技檔案管理模式的束縛，以信息化平臺為依托，全面提高檔案管理效率，保證整個檔案事業能夠與時俱進，全面發揮服務社會的價值。本文分析了科技檔案信息化存在的問題，就做好科技檔案信息化工作的重要意義和發展建議進行了探討。

關鍵詞：云計算;大數據;科技檔案;信息化

1 新時期科技檔案信息化存在的主要問題

科技檔案是指單位及個人在科學研究、技術開發、基礎建設、設備采購研制等活動中直接產生并具有保存價值的科技文件資料，不僅包括傳統的文字資料、圖紙圖表、錄音圖像視頻等，還包括信息化科研條件下產生的電子文檔、專業軟件、信息系統、算法和計算結果等?？萍紮n案具有很高的學術價值，是科研工作者必不可少的勞動資料[1]，是科技活動中不可缺少的組成部分，它貫穿于科技活動的始終，作為科技活動的載體，記錄著科技活動的軌跡和規律，在科技活動中具有支撐和憑證等作用。進入新時期，科技檔案信息化存在著以下主要問題：

1.1 標準規范建設更新相對滯后

2020年新修訂的《中華人民共和國檔案法》，新增了“檔案信息化建設”和“監督檢查”兩個章節。沒有信息化就沒有現代化，檔案信息化也是檔案管理現代化的重要途徑和抓手?，F行的科技檔案管理基本還是延續1980年的《科學技術檔案工作條例》，2018年，《科學技術研究檔案管理規定（征求意見稿）》征求意見后尚未正式發布。新的信息技術應用日新月異，對科技檔案管理的工作方式方法、歸檔利用開發都帶來巨大變化，科技檔案管理的國家、行業層面的標準規范建設相對滯后。

1.2 科技檔案歸檔質量堪憂

檔案收集是檔案工作中的關鍵環節，直接影響檔案整理、保管、分類、編研、檢索和利用等各項工作[2]。通常一個科研項目歷時數月到數年，做好科研項目有價值的文件資料日常收集整理尤為重要。部分科研人員對歸檔工作認識不足，在科研過程中部分有價值的材料未進行收集整理，或者由于保管不善造成散失;也有部分科研人員出于知識產權保護的考慮，致使不少科研項目檔案缺少重要原始記錄和關鍵技術的核心內容;有些通過程序計算得出的科研數據歸檔時只有數據沒有程序，變成了無法復現的“死數據”。這些都會導致歸檔文件資料不完整、質量不高，對科技檔案后續開發利用造成不便。

1.3 科技檔案開發利用效率偏低

科技檔案的價值內涵豐富，首先體現在其利用價值。由于科技水平不斷進步，很多年代久遠的科技檔案作為科技發展史的資料還有一定價值，對于當前科技創新已經沒有太高的參考價值。信息化條件下，科研人員日益適應無紙化、網絡化辦公，越來越多的文件都是在計算機中產生，檔案中的電子文件所占比例日益增加。過去的紙質的科技檔案數字化率偏低，數字化檔案的質量和知識產權保護缺乏相應保障;科技檔案信息化多數仍處于利用計算機系統進行檢索查閱，利用信息技術對科技檔案進行編研的實踐案例較少;基于檔案利用者的行為識別分析較少，不能有針對性地提升科技檔案有效供給效率和質量。

1.4 科技檔案管理人員素質有待提升

檔案工作是一項專業性非常強的工作，科技檔案作為專業檔案，其整理、保護、鑒定、編研等工作不僅需要有扎實的檔案管理工作經驗，還需要熟悉相關科技背景知識?，F有科技檔案管理人員隊伍普遍平均年齡大，部分人員缺乏必要的檔案管理崗位專業知識和服務技能，處理檔案資源不及時、立卷整理不規范等情形時有發生;部分人員對信息技術的了解和掌握相對較差，對信息化條件下如何做好科技檔案管理工作缺乏認知與實踐。

2 做好科技檔案信息化工作的重要意義

2.1 更好支撐科技創新工作

科技創新離不開科技檔案的支撐?？蒲腥藛T通過對相關專業領域科技檔案的檢索查閱，可以了解前人已做的工作，更好地確定自己的研究方向和創新點，避免不必要的科研重復和浪費;另一方面，通過科技檔案也是科研人員申請項目、晉升職稱、評優報獎的重要業績證明材料。從單位角度而言，通過對科技檔案的編研和分析，可以了解單位整體科研工作的方向和深度，了解單位、科研團隊、科研人員的競爭優勢，從而進一步優化調整科研資源的配備，明確今后的科研工作方向。從保護知識產權的角度看，科研人員的研究成果是職務成果，如果發生知識產權爭議，最有力的證明材料就是科技檔案。

2.2 提高科技檔案利用效率

當前，信息技術的影響力延伸至社會各個方面，科技檔案管理領域也應當積極引入，重視科技創新，以信息技術為手段，加快傳統科技檔案管理模式的轉變。信息技術加快數字化目錄與檢索系統的建立，信息被不斷優化，促使科技檔案資源能夠實現收集、編研以及整理歸檔的一體化，促使科技檔案管理由人工模式向智能化跨越發展，是科技檔案管理適應社會、不斷創新的體現?？萍紮n案信息化不僅僅是對傳統紙質科技檔案進行數字化，更重要的是對科技檔案數據信息的收集、整理、分析工作，建立專業科技檔案數據庫，挖掘科技檔案中蘊含的科技信息，優化檢索與查詢，研發科技檔案信息管理系統，組建科技檔案共享網絡。利用者可以擺脫傳統檔案利用模式中時間空間的限制，隨時隨地快速高效地找到自己所需的科技檔案，使科技檔案的潛在價值得以發揮和轉化。

2.3 提升科技檔案管理效率

信息技術的引入使得科技檔案管理過程更加有序，進而實現科技檔案信息數據資源的共享[3]。結合辦公自動化系統、科研管理系統、產品研發系統等應用不斷深入，科研過程中有價值的數據、信息、知識可以通過網絡和系統進行收集整理，科技檔案資料及時歸檔成為可能。此外，信息技術的應用使得科技檔案的分類、查詢和統計等日常管理工作變得便捷高效。

3 科技檔案信息化的發展建議

3.1 加強相關標準規范建設

面對科技檔案收集、管理、利用過程中出現的新問題，國家、行業層面應當加強科技檔案管理的標準規范建設，根據不同類型的科技檔案，給出指導具體工作的實施細則。在新的標準規范還未出臺之前，相關科研院所和高?？梢愿鶕締挝坏膶嶋H情況，實事求是地制定科技檔案信息化的內部管理制度，既可以與時俱進地規范內部管理，也可以為后續國家行業標準規范的建設提供實踐經驗。

3.2 優化科技檔案管理機制

為了提高科技檔案的管理和利用效率，應當優化科技檔案的管理機制，推動科技檔案管理向著現代化、科學化、智能化的方向發展。一是要領導重視，建立健全工作體系，群策群力才能發揮科技檔案工作網絡的作用;二是要加強監督考核，把科技檔案歸檔工作納入相關考核體系，做到年初有目標、中間有檢查、年底有考核;三是要引入合理的激勵機制，調動科研人員和檔案管理人員的積極性，不斷提升歸檔質量和管理效率。

3.3 加強科技檔案管理系統的研究與應用

云計算、大數據等信息技術的應用為處理利用海量的科研項目檔案數據資源提供了可能。利用面向對象的軟件設計方法，加強科技檔案管理與利用的需求分析，依托，構建基于網絡的科技檔案管理系統，無縫對接科研業務系統和數據共享平臺，通過有效整合網絡服務模式，使科研人員能夠便捷地獲取科技項目數據信息，又減輕管理人員的工作量，滿足科技檔案管理數字化、網絡化需求和科技創新主體的個性化需求[4]。在系統建設應用過程中，還應利用水印、細化權限控制等技術保護知識產權，建立災備機制確保數據安全。

3.4 提高科技檔案歸檔質量

科研人員既是科技檔案的供給者也是科技檔案的利用者，在科研項目立項時就應安排專人負責項目研究過程中文件材料的收集、整理、保管，收集范圍包括不限于立項論證、研究實施、過程管理、質量控制、結題驗收、成果管理及成果轉化等過程中形成的各種形式的科技文件材料。另一方面，利用信息技術，實現科研過程文件資料和科研數據的收集實時化、自動化，避免人為因素造成的文件缺失。此外，將科技檔案管理過程納入質量管理體系，加強歸檔環節的審核與把關;將歸檔工作前置于成果評價、申報獎勵等，對歸檔的及時性、完整性和質量進行有效控制。

3.5 加強檔案管理隊伍建設

一是要加強宣傳，使所有參與者增加對科技檔案工作的了解，認識科技檔案工作的重要價值和意義，掌握科技檔案收集整理開發利用的基本知識。二是要加強學習，檔案管理人員不僅要提升檔案管理技能和信息技術水平，也要擴展科研專業知識背景，增強服務意識，積極探索科技檔案管理的新機制、新思路和新方法。三要加強交流，借鑒兄弟單位好的經驗和做法，不斷提高本單位科技檔案收集利用的效率和質量。

4 結語

科技檔案信息化任重而道遠，只有不斷完善法規標準規范，加強科技檔案收集、管理、利用過程中信息技術的研發，加大科技檔案信息化設備設施、軟件開發等投入，提升檔案管理人員專業技能和信息技術應用能力，注重檔案安全，尊重知識產權，才能滿足新時期科技檔案管理工作的需要。

參考文獻：

[1]張義寅.科技檔案的價值及利用[J].大同醫學?？茖W校學報，2004（01）：36-37.

[2]于謐.淺談科研單位檔案工作中存在的問題及對策[J].圖書情報與檔案管理，2016（05）：190-191.

[3]穆丹.科學發展進程中檔案管理信息化技術的應用[J].科技資訊，2020（19）：209-210.

[4]王杉，邢軍，孫滔.科技項目檔案數字化管理系統平臺設計實踐[J].計算機技術與發展，2016（08）：143-145.

作者簡介：李震（1978-）男，安徽省池州市人，南京水利科學研究院高級工程師，研究方向為軟件工程、水利信息化、檔案管理。

程一帆（1991-）男，江蘇淮陰人，南京水利科學研究院工程師，研究方向為計算機網絡、水利信息化。