數字化技術在婚姻登記檔案管理中的應用

高華

摘要：我國在實施《婚姻登記檔案管理辦法》以后，婚姻登記檔案管理工作面臨著更加嚴峻的考驗與挑戰，不僅要做好原有紙質檔案管理工作以外，更需要采取數字化加工處理的方式，保證婚姻登記檔案的完整性與真實性，減少損壞與遺漏的現象。因此在婚姻登記檔案管理中必須引入數字化技術，提高婚姻登記檔案管理質量與效率，為今后檔案查詢與利用奠定良好的基礎。本文將結合婚姻登記檔案數字化管理的現狀，介紹了數字化技術在婚姻登記檔案管理中的具體應用策略。

關鍵詞：數字化技術;婚姻登記;檔案管理

婚姻登記檔案主要在婚姻登記機關辦理結婚登記、離婚登記和補發婚姻登記證中形成，發揮著憑證作用?；橐龅怯洐n案能夠將個人婚姻歷史如實反映出來，能夠為家庭財產分割糾紛、房產過戶、銀行貸款、子女撫養權益問題等事務處理提供有效憑證，在國家檔案中也屬于重要組成部分。提升婚姻登記檔案管理工作水平，既是婚姻登記機關的重要工作任務，也是檔案行政管理部門必須履行好的職責。面對著婚姻登記檔案利用越來越頻繁的局面，更需要將數字化技術引入檔案工作中，讓婚姻登記檔案保存、管理與查詢更加高效，滿足廣大人民群眾對檔案的各項需求。

一、數字化技術在婚姻登記檔案管理中的作用

要想保證婚姻登記檔案管理工作質量與效率，讓紙質檔案使用更加安全，確保群眾享受到更加高效與便捷的服務，婚姻登記機關要將檔案全面數字化作為目標，注重對庫存檔案的圖片電子化掃描，實行網上網下檔案庫同步運行的目的。數字化技術在婚姻登記檔案管理中的作用表現在以下幾點：第一，婚姻登記檔案屬于民生檔案中的一部分，具備記載時間跨度大、數量巨大、信息內容豐富和查詢頻率較高等特征，這極大增加了婚姻登記檔案整理工作的繁瑣度與難度，不僅重復勞動多，勞動強度也非常大。將數字化技術應用到婚姻登記檔案整理、立卷、歸檔、保管和查閱等環節，能夠保證工作效率大幅度提升，并避免了人為因素為文件歸檔帶來的影響，不僅體現了計算機管理優勢，更減少手工操作[1]。第二，婚姻登記檔案大多是紙質檔案，為了延長檔案的保存期限，需要實行數字化管理方式，這是紙質材料無法達到的優勢。借助計算機掃描技術對婚姻登記檔案進行數字化處理，形成數字化副本為利用與交流提供便利，同時妥善保存檔案原件，從而讓原件保存時間得到延長，避免因為過度翻閱引起字跡模糊、頁面破損等情況。尤其是在發生天災人禍后造成檔案出現毀滅性破壞，通過對檔案的數字化管理與保存，能夠達到有效保護原紙質檔案的目的。第三，在婚姻登記檔案管理中應用數字化技術，有利于對信息社會中檔案利用方式進行改善，讓紙質檔案原件的數字化副本不再受“孤本”的限制，一分文件能夠同時由多個人使用與共享。站在技術角度來說，在查閱與利用檔案的時候，不需要進入檔案館，可以減少來往的奔波，也促使婚姻登記檔案利用空間得到擴大。在計算機網絡發展與應用過程中，婚姻登記檔案數字化管理的優勢將變得更加明顯，加快數字化建設也已經勢在必行。

二、婚姻登記檔案數字化管理的現狀

將數字化技術應用到婚姻登記檔案管理中，工作人員可以直接錄入婚姻檔案數據，并在錄入數據階段及時對無效數據進行清理，顯著提高了數字檔案質量。同時近年來很多婚姻登記機關在檔案管理中也高度重視數字化業務建設，并將數據錄入標準進行明確，保證錄入項目與內容的規范性與完整性，提高了婚姻登記檔案管理工作效率。此外，在婚姻登記檔案數字化管理中通過將各項安全保密措施落到實處，避免檔案信息出現丟失、遺漏等現象。

雖然在婚姻登記檔案管理數字化建設中取得了這一系列的成績，但是也需要面對以下幾個方面的問題：第一，婚姻登記檔案錄入時容易出現紕漏。以前在對婚姻登記檔案開展信息錄入工作時，主要實行人工錄入模式，極易發生錯誤?；橐龅怯洐n案在錄入信息準確性方面具有極高的要求，若是錄入環節存在紕漏，則為信息系統帶來影響，也不利于婚姻登記檔案數字化管理水平的提升[2]。第二，婚姻登記檔案數字化銜接不到位。我國自婚姻登記檔案實行數字化管理方式后，各地在數字化系統開發上存在較強的獨立性，不同地區檔案兼容性很差。同時我國公安戶籍部門與婚姻登記檔案管理部門所有系統也存在差異，將為數據的兼容與銜接帶來不利影響。第三，婚姻登記檔案數字化管理制度不完善。數字化技術在婚姻登記檔案管理中應用時缺乏豐富的經驗，在檔案管理數字化建設中面臨很多難題，主要體現在數據保密制度不完善、崗位責任落實不嚴格等方面，為婚姻登記檔案數字化管理水平的提升帶來了不利影響。

三、婚姻登記檔案數字化管理的可行性分析

現階段數字化技術在很多檔案管理部門中都得到了大力推廣與使用，主要對原始庫存檔案結合檔案目錄，以卷為單位開展文檔的拆釘（線）、電子掃描、裝訂和再立卷等工作。數字化文檔信息通過電子掃描后，也要開展修邊、編號、整理和掛接等工作，在形成數字化文檔信息后，能夠直接利用計算機完成對婚姻登記檔案的查找、閱覽、傳輸和打印等工作，省去了原來翻閱原始檔案的環節?；橐龅怯洐n案有著特殊時效性要求，具體來說就是對婚姻登記檔案要求短時間內完成查詢服務，如部分結婚、離婚檔案通常登記冊后半年到一年內才能查詢，如果根據一般檔案年度結束后或兩三年后開展整理與數字化工作，雖然可以提供檔案服務，但檔案管理人員調檔查檔工作量大幅度增加，嚴重影響了工作效率，無法滿足群眾在檔案服務方面的要求[3]。習近平總書記說過“人民的滿意就是我們工作的最高目標”，因此在婚姻登記檔案管理方面也面臨著新要求，即開展婚姻登記檔案數字化管理工作，減少婚姻檔案在登記注冊到數字化查詢時間。在開展檔案數字化工作的過程中，只有提前參與檔案形成過程，通過即時掃描，快速整理歸檔，有利于發揮數字化技術在婚姻登記檔案管理中的作用。

四、數字化技術在婚姻登記檔案管理中的應用策略

（一）提高認識，厘清工作思路

在婚姻登記檔案數字化管理過程中，應該關注檔案管理信息化建設工作，并轉變檔案管理人員思想觀念，對數字化技術在檔案工作中的作用有正確認識，才能自覺投入到檔案數字化管理中?；橐龅怯洐n案涉及內容較多，也非常繁雜，檔案管理人員承擔著巨大的工作壓力，時間一長極易出現消極怠工的現象。為提升婚姻登記檔案數字化管理水平，應該在思想上消除檔案管理人員的錯誤認知，注重采取有效措施激發他們的工作熱情。此外，《婚姻登記檔案管理辦法》中明確指出了“婚姻登記檔案應定期向同級檔案部門移交”，婚姻登記機關會在保存檔案一段時間后向檔案館移交，在日積月累之下，婚姻登記檔案數量越來越多，并呈現出分散保存、檢索難度大等現象。要想幫助群眾輕松查詢婚姻登記檔案，并達到高效利用檔案的目的，檔案管理人員要采取問卷調查、電話回訪等方式，向群眾了解婚姻登記檔案利用中存在的問題，并通過對數字化技術的應用，可以提高檔案檢索效率，保證群眾快速獲取所需檔案，從而滿足了群眾對婚姻登記檔案的需求。

（二）加大資金投入，建立數字化管理系統

為推動婚姻登記檔案數字化管理的應用，也必須重視對檔案信息管理系統進行完善。在進行婚姻登記的過程中，工作人員要及時在數據庫內錄入婚姻登記檔案資料，并在信息管理系統支持下，達到快速檢索婚姻登記檔案的目的[4]。這樣提升了檔案檢索的自動化、規范化水平，能夠有效取代人工查詢方式，提高了婚姻登記檔案保存效果與利用效率。在婚姻登記檔案數字化管理中還要打造使用的操作系統，在程序上進行規范，應用先進的信息管理平臺，并結合當地實際情況改進管理功能。在現有的辦公經費基礎上，要優先購置計算機、移動硬盤等設備，讓數字化技術在婚姻登記檔案管理中的應用獲得可靠支撐。要與檔案局一起匯總婚姻登記檔案，并在檔案掃描、數據整理等方面為工作人員提供專門的培訓。面對著長期堆積的婚姻登記檔案，運用數字化技術整理檔案，完成掃描原文、整理檔案信息等工作，達到檔案數據關聯原文的目的，并打造數字檔案管理平臺，便于迅速、準確查找指定的婚姻檔案數字信息。這樣原本手工檢索需要耗時2-5天，現在只需要1-2分鐘即可完成對檔案的檢索，大幅度提高了檢索查詢檔案效率，也有效改變群眾“兩頭跑”的現象，群眾滿意度也能得到提升。

（三）規范檔案數字化管理工作方式

婚姻登記檔案數字化管理中涉及大量電子資料與文件，在運用數字化技術的過程中，必須高度重視對電子檔案的收集與整理，保證文件、照片、錄音和視頻等資料的完整性。在婚姻登記檔案管理中要借助專業設備，讓紙質檔案資料能夠順利向電子文件資料轉換，如通過掃描儀對檔案資料進行掃描等。檔案管理部門應該在管理方式上進行創新，保證電子文件歸檔與管理的科學性，從而節省時間與精力的投入[5]。此外，還要將掃描機技術規范確定下來，明確掃描索引信息，在檔案資料掃描中加大控制力度，并關注掃描監督工作。在婚姻登記檔案管理數字化建設過程中，應該將檔案資料的價值充分體現出來，為檔案資料檢索與查詢奠定良好基礎，同時結合固定關鍵詞實現對檔案資料的檢索。由于婚姻登記檔案內容較雜，數量龐大，通過數字化技術在數據庫內檢索檔案資料，可以大幅度提升檢索的效率，并在檔案利用方面突破時間與空間的限制，促使婚姻登記檔案管理效率實現提升。

（四）搭建檔案數字管理系統與云計算處理平臺

數字化技術在婚姻登記檔案管理中的應用，還要發揮先進技術與現代化系統的作用，這是因為數字化技術功能非常強大，需要我們結合婚姻登記檔案管理工作要求，盡快打造完善的數字化檔案管理系統，為檔案資料的整合與處理奠定良好基礎，也提升婚姻登記檔案管理工作效率。對此我們要根據婚姻登記檔案數字化管理需求，將掃描機、復印件等配置齊全，逐步形成檔案資料檢索與編目，確?；橐龅怯洐n案價值得到凸顯。此外，數字化技術與云計算技術具有異曲同工的地方，當前婚姻登記檔案管理中也要借助云計算技術的優勢，結合用戶操作指令與網絡技術，通過搜索引擎獲取所需信息與資料。此外，這兩種技術也體現出網絡虛擬性特點，在虛擬語言形式支持下讓用戶及時獲取檔案資料。因此在婚姻登記檔案中應打造云計算平臺，為共享檔案資料創造條件，在云平臺作用下有利于對信息的更新，并達到檔案快速傳播與更廣范圍共享的目的，保證婚姻登記檔案管理便利性實現提升。

（五）培養數字化檔案管理人才

在傳統檔案管理模式下，只要求檔案管理人員掌握一定專業知識即可，就可以勝任檔案管理工作。但是近年來檔案管理形勢有了巨大改變，數字化技術被逐步引入到檔案管理中，要求檔案管理人員不僅有豐富實踐經驗、扎實專業基礎，更應該掌握計算機、信息技術和數字化技術等方面的知識[6]。因此在婚姻登記檔案數字化管理中，也需要培養更多數字化檔案管理專業人才，定期為檔案管理人員提供培訓的機會，并實行有效的激勵機制，督促檔案管理人員認真學習數字化技術，才能更好應對婚姻登記檔案數字化管理中遇到的各種難題。此外，也要鼓勵檔案管理人員盡快學習并掌握計算機方面的知識，多組織社會實踐活動，確保檔案管理人員在大量實踐中實現成長，掌握更多管理經驗，提升崗位勝任力，確保數字化技術在婚姻登記檔案中發揮更大作用。

五、結語

總之，婚姻檔案是一種民生檔案，與廣大群眾利益密切相關。近年來婚姻登記人數日益增多，檔案數量也非常龐大，利用率也逐步提升，發揮著促進家庭和諧的原始憑證作用，也為社會和諧與穩定作出了積極貢獻。為了進一步提升婚姻登記檔案管理的效率與規范化水平，必須注重數字化技術的應用，通過對檔案資料的數字化加工處理，提高檔案儲存的安全性，也顯著提升檔案檢索與利用的效率，有利于將婚姻登記檔案的價值真正體現出來。

參考文獻：

[1]白云麗.數字化技術在檔案管理工作中的應用[J].科技風，2020（13）：123-124.

[2]張萌.淺析數字化技術在高校檔案管理中的應用[J].電腦知識與技術，2019，15（34）：3-4.

[3]戴琨.數字化技術在房地產檔案管理中的應用研究[J].才智，2019（26）：202.

[4]王雪純.數字化網絡技術在高校檔案管理中的應用探討[J].中國設備工程，2019（13）：203-205.

[5]李春靜.數字化技術在房地產檔案管理中的應用研究[J].江西建材，2019（04）：214-215.

[6]孟慶楷.數字化技術在檔案管理的應用價值[J].現代農業研究，2018（05）：109-110.