建設工程檔案管理的重要性及其規范化研究

孫雅媛

（遼寧省朝陽縣凌河保護區管理局，遼寧 朝陽 122629）

建筑工程檔案資料是建筑工程建設中所有數據資料的記錄和匯總，是詳細展現建筑工程具體情況的依據。做好建筑工程檔案管理工作，不僅可以保證各環節資料數據的準確性、齊全性，還能加大分析探討力度，找出存在的問題并加以解決，為工程質量提高及建設價值的深化打下堅實基礎。本文就對建筑工程檔案管理實現分析探討，希望給從業人員一定的參考。

1 新形勢下建設工程檔案管理的重要性

建設工程檔案指的是建筑工程建設活動落實中產生的能夠直觀反映工程具體情況、具有一定價值的資料數據，其中包括文字、圖表、聲像、歷史記錄等多方面內容。建設工程檔案是建筑工程的直觀展現，是為建筑工程建設作業服務的。在新形勢下，建筑工程數量逐漸增多，建筑規模不斷擴大，存在的資料數據及文件種類也在不斷增加，做好建設工程檔案管理，對于實現建設目標，提升總體建設水平有著重要意義。

另外，建設工程檔案是建筑工程項目文件的匯總，能夠將每個環節作業情況直觀反映出來，向管理及施工人員展現各階段取得的成果和成效，并為問題發現和解決提供可靠的依據和支持。同時，建設工程檔案還是建筑企業管理工作得以落實的基礎保障，是進行技術交流、開展維修養護作業的重要依據。為此，有必要加大建設工程檔案管理的重視力度，合理規劃管理內容，轉變管理理念，保證檔案資料完整性、真實性。同樣重要的是，建設工程檔案管理水平的提高，還能為城鄉建設及工程中矛盾的解決提供支持，保證各項工作的質量。

2 建設工程檔案管理的規范化措施

建設工程檔案對于建筑工程項目進行、管理工作開展及市場經濟發展起到非常重要的作用。只有做好建設工程檔案管理工作，確保其規范化，才能更好地發揮檔案作用優勢，強化工程建設效果，為建筑行業及城市發展貢獻力量。在建設工程檔案管理的規范化上，應做到以下要求：

2.1 明確執行依據，加大建設工程檔案管理重視力度

現階段，針對建設工程檔案管理，我國已經制定一系列政策措施及管理文件，如《建設項目類檔案管理辦法》、《檔案法》、《聲像檔案管理辦法》及《檔案保管工作規定》等，希望通過這些規范政策的有效落實，為建設工程檔案管理提供可靠的依據和支持，實現從前期檔案資料收集到最終歸檔環節的監督和管控，保障管理工作落實的有效性和科學性，使管理工作有據可依、有章可循。

2.2 加大指導、協調、監督和檢查力度

建筑企業應建立專業的檔案管理部門，安排專人負責檔案管理工作，并為資料收集、部門協調和資料后期維護給予專業指導和監督管理，保障檔案質量，減少破損、丟失等問題的產生。同時，在建設工程檔案管理中，還應對檔案管理人員加以嚴格審核，確保其專業能力和素質水平能夠有效適應各種突發狀況，快速解決檔案管理中存在的各類問題，改進檔案管理質量。

此外，組織相關人員定期進行檢查和管理，掌握檔案管理工作的落實情況，核對檔案資料數據的齊全性與完整性，并對存在的問題給出專業解決措施和方案，促使檔案作用的發揮。工作人員可通過線上線下相結合或者現場講解的方式，完成檔案管理的宣傳和培訓工作，主要針對規范制度、知識技術、法律法規等與檔案業務有關的內容進行推廣，從而為建設單位相關部門以及其他單位在檔案裝訂、整理、歸檔等方面提供更加清晰的思路，提升檔案管理的整體水平。

2.3 完善管理體制及工序流程

在建設工程檔案管理中，應高度落實統一領導、分級管理、分級負責的管理體制，合理規劃管理內容及作業流程，推進相關工作的順利進行，促使檔案作用得以充分發揮。具體來說：

一是要建立完善的檔案管理體系。進入信息時代后，很多工作的開展都是借助互聯網及信息化技術實現的。在建設工程檔案管理中，為提高管理水平，應充分利用互聯網及信息化技術優勢，構建專業的網絡管理平臺和系統，實現統一化集中管理與變頻化、網絡化分級管理，改善管理水平。同時根據實際情況，完善管理結構體系，做好層級劃分，以確保工作職責及任務的有效落實。在管理結構體系構建中可設置管理組、監督組、檢查組、網絡組等幾部分，通過科學配合，加強管理的效果。

二是落實監理部門職責，增強管理有效性。由監理工程師帶頭，協調與各部門間的關系，使各部門人員均參與到檔案管理工作中來，借助部門間的努力，完善檔案資料，加強資料齊全性和真實性。要求在監理工程師的帶領下，對檔案資料予以實時監督和處理，及時發現問題并加以解決，加強檔案資料的有效性。

三是深化建筑企業的責任意識，正確看待檔案管理。為增強檔案資料的齊全性、準確性和有效性，建筑企業應落實五部一室原則，包括項目經理部及其下設的技術質量部、工程部、計劃部、物資部、財務部、檔案室，這些部門全程收集和整理施工過程中形成的檔案資料，并借助“五部一室”來對工程項目資料展開全方位質量控制，確保收集的檔案資料的準確性、齊全性。

2.4 合同與結算管控

在合同或協議簽訂過程中，需要做好相關文檔資料的收集、整理、移交及變更等事項的管理和把控，根據這些資料數據對合同內容展開分析探討，保證合同或協議的有效性。在結算管控中，要求作業人員提交相關資料文件，在審核無誤且確認簽字后，再開展結算作業，保證資金支出的有效性。

2.5 有效落實規范措施

檔案管理部門、職能部門、參見建單位需要共同作業，組建專業考核小組，對建設工程檔案管理規范化落實情況予以定期檢查和分析，且注重檔案資料及文件的檢查，參照工期進度，對所需檔案種類、數量實行嚴格審查，查看是否符合規范要求，確定管理工作的落實情況。在檔案資料整理完成后，需要對檢查結果加以記錄和上報，根據結果內容給予相應的獎懲，規范人員的工作行為。

3 關于建設工程檔案的實際應用

3.1 施工管理中的應用

建筑工程建設中，檔案資料能夠真實反映工程建設具體情況，了解工程進度特征及存在的問題，并對工程建設質量加以檢查驗收和評定，為工程的高質量進行提供可靠的依據和支持。建筑工程施工中，因存在的影響因素較多，如果未知隱患不斷累積，則可能會引發嚴重的工程事故，而負責事故調查的人員則必須根據相關檔案對事故發生的原因加以分析，從而及時找到解決辦法。因此，檔案的真實性、客觀性、完整性對于工程的監督判斷有著非常重要的作用。

3.2 竣工管理中的應用

在建筑工程竣工環節內，建筑企業除要維護施工質量外，還需做好檢修維護、改建擴建等作業。其中后期維護的有效依據主要有設計圖紙、設計變更圖紙、竣工圖紙等，同時項目檔案資料也是工程評優、審計稽查、后期評價、責任追究的基礎依據。所以，有必要開展建設工程檔案規范化管理工作，以期為上述工作的高效落實提供可靠依據和支持，減少問題的產生。

4 建設工程檔案管理工作存在的問題及相應措施

4.1 現存問題

建筑工程項目具有周期長、復雜性強等特點，施工作業中會存在較多變動情況，這時的文件資料也會相應的有所修改，從而為相關檔案管理人員作業的落實帶來較大難度，增加工作壓力，再加上檔案管理人員無法深入到施工現場內進行專業指導，施工資料與現場施工不能同步。比如一些項目不能在工程結束后及時整理與收集資料，而是通過“回憶錄”的形式完成收集整理工作，這會使得工程資料與現場施工進度完全脫節。

4.2 解決對策

相關部門應當開展檔案管理體系的構建和完善工作，明確檔案管理目標要求，并結合實際情況，做好管理工作的劃分和落實，加強檔案管理效果。另外，對于收集的檔案資料，要實行細致檢查和驗收，確保其齊全性和準確性，為工作開展或檢查工作的落實提供可靠依據。對于竣工所需的各項資料文件，要進行分類收集和存管，同時做到細致檢查和分析，以此保證檔案的真實性、有效性，提高竣工驗收工作質量，強化工程建設效果，維護最終的經濟效益。

在檔案管理中一旦發現問題，需要立即上報并與相關部門取得聯系，注重文件資料的補充、修正和完善，為質量驗收工作的開展提供依據支持。檔案歸檔時要準確進行時間日期的標注及編號，便于后續查詢和定期檢查工作的開展，避免因長時間存管檔案出現破損或丟失現象。

5 結束語

建設工程檔案管理規范化的落實，對于提高工程管理水平，優化工程質量，推動行業長遠發展有著重要作用。相關部門應當加大對該項管理的重視力度，完善體系制度，合理規劃管理人員，促使檔案管理工作的有效落實，從而提升檔案管理水平，加強檔案資料的真實性、完整性和有效性，為后續工作的開展提供支持，最終為行業發展提供動力。