如何提高事業單位檔案科學化管理水平

龔秀容

（江西有色地質勘查五隊，江西 九江 332000）

1 檔案意識薄弱

目前，大部分事業單位的決策領導層往往將關注焦點全部集中在經濟效益與形象建設工作當中，沒有意識到檔案所蘊藏的價值，錯誤地認為檔案管理很簡單，只不過是收集、整理過期的文件材料，并不能產生直接的經濟效益，忽略了檔案管理的重要性，對檔案管理方面的工作不聞不問。首先沒有建立起科學有效切實可行的檔案管理制度，檔案管理制度成為掛在墻上的一紙空文，使檔案管理工作無章可循，增加了檔案工作人員的管理難度，阻礙了檔案管理的發展。管理制度中沒有有效的獎懲措施，導致各部門移交檔案和管理人員收集檔案缺乏積極性，各部門產生的檔案不能全部移交到檔案室，檔案收集工作受限。有些工作人員借閱檔案后丟失檔案，沒有有效的懲罰問責措施，部分檔案丟失無法挽回，影響了檔案的齊全完整性。檔案的宣傳工作安排部署不到位，一些職工檔案意識淡薄，不積極主動移交檔案，不進行整理直接將檔案交到檔案，認為整理工作應該由檔案管理人員完成。

2 思想觀念陳舊，管理方法單一

計算機、大數據等信息技術在檔案管理工作中的普及應用，為提升檔案管理效率提供了強大的技術支撐。由于部分企事業單位安排的檔案管理人員年齡結構偏大，文化水平偏低，學習意識淡薄，使得管理人員在接受新思想、新事物、新技術方面存在嚴重滯后現象，甚至一些檔案工作人員不思進取、不謀發展，依然沿用過去的老套陳舊的管理方法，導致檔案信息化管理水平始終處于落后狀態[1]。事業單位注重的是經濟效益，由于檔案管理工作往往不受重視，對檔案管理工作很少過問，檔案管理人員一般默默無聞，卻政績不高，也很難得到提拔，甚至身兼數職，無法專心投入檔案管理工作，導致檔案管理人員干事的激情逐漸消退。因此崗位流動性較大，又沒有經過規范的檔案交接，導致部分檔案缺失。如此惡性循環導致檔案管理工作裹足不前。

3 沒有集中統一管理檔案

部分事業單位的檔案還處于分散管理的階段，沒有專門的檔案庫房，各部門自己管理自己的檔案。各部門檔案管理情況參差不齊，檔案隨意堆放在辦公室，查找十分困難，借閱管理方面比較混亂，導致一些檔案丟失。各部門也不按規范去整理檔案，檔案管理整體水平不高。甚至一些職工也不再留存檔案，檔案只交到上級檔案館或甲方，導致單位內部存儲缺失，不利于維護檔案的齊全完整。由于分散管理，各部門檔案保管條件不同，設備設施達不到標準規范要求，通風、防盜、防火、防潮、防蟲等設施不標準，溫濕度不符合要求，嚴重影響紙張的壽命和檔案的保管質量。

4 資金投入有限，硬件設施不足

部分事業單位領導層的焦點都集中在單位的經濟效益上，資金投入更加傾向于項目投資和擴大生產規模方面，對于檔案方面的硬件設施、專業人才、管理系統的投資資金較少。一些單位甚至沒有一個專門的檔案庫房，有些單位把檔案室兼做倉庫，堆放一些雜物，給檔案管理造成了不利影響。缺乏科學有效的檔案管理系統，傳統的紙質檔案需要管理人員進行分類歸檔，編制檔案電子目錄，才能方便檔案人員查詢利用檔案。部分單位沒有建立起檔案分類大綱，主要依靠管理人員基于對單位的全面了解情況下進行合理分類，一旦管理人員有變動，短時間內部分檔案很難查到。事業單位沒有科學有效的檔案管理系統和便捷性的檢索工具，將影響檔案的查找效率。

5 主要收集紙質檔案，電子檔案的收集較少，檔案數字化程度偏低

當今社會正處于一個開放包容的時代，信息化、科學化已經逐漸成為我國主要的發展趨勢。同時，隨著互聯網技術的不斷普及，國家信息技術逐漸發展成熟，各行各業都在努力朝著更加先進、更加高端的方向前進[2]。尤其是對檔案管理工作而言，傳統紙質檔案存在很多的弊端。首先就是傳統紙質檔案需要管理人員手動進行分類整理，不僅需要花費大量的時間，還占用存儲空間。隨著檔案數量的日益增加，各單位的檔案銷毀制度不健全，對于銷毀檔案始終保持著謹慎的態度，只有擴建檔案庫房才能容納新增加的檔案，極大地浪費了空間。紙質檔案查找比較麻煩，尤其是查找比較古老的檔案，更需要花費大量的時間和精力，而且還不一定能找得到，查找效率很低下。電子信息化管理方式已經是必然的發展趨勢，電子化與紙質檔案相結合將成為未來檔案管理的主要形式。各單位應該采取分類的方式收集檔案，對于保存價值較低，可以只收集電子檔案，還能運用計算機技術把紙質檔案轉變成為電子檔案，而且還可以把電子化的檔案資源存儲在硬盤或光盤中，不僅有效節省了檔案存儲空間，方便檔案編研利用，還節省了人力物力。

對于以上部分事業單位存在的這些問題，只有采取針對性的措施，充分認識到提高檔案管理水平的重要性，加強宣傳樹立全員檔案意識，只有調動起事業單位所有職工的積極性才能提高檔案科學化管理水平?，F在處于事業單位改革的關鍵時期，各單位可能存在合并分立的情況，那么各單位的檔案也將面臨交接的問題，各單位管理檔案水平參差不齊，更應該統一按規范去管理檔案，才能順利完成檔案的交接工作，推動機關工作效率，促進單位的生產經營效益。針對以上問題我們將從以下幾個方面著手：

5.1 提高檔案管理意識

首先從領導層到普通員工，都要提高檔案管理意識，要認識到檔案管理對單位的生產發展有著不可估量的影響，把檔案管理工作納入單位內部考核當中，主要領導負責，部門負責人具體落實。健全各項檔案管理制度，針對檔案管理的各個環節采取有效的獎懲措施，激勵各部門積極配合檔案管理工作。同時加強宣傳工作，經常派檔案專兼職人員外出參加理論培訓和實踐操作學習，去管理較好的單位參觀學習。邀請專家來本單位進行授課，全員參加，提高職工的檔案意識。讓領導和員工意識到檔案在單位發展中的重要性，讓單位全體職工了解檔案相當于單位發展的命脈，檔案對單位的生產經營起到至關重要的作用，同時也能提升單位的形象和信任度。想要單位發展得更好更快，必須重視檔案管理。只有從思想層面上解決問題，才能樹立起全員檔案意識，職工才會積極主動去收集檔案并移交到檔案室。領導層要經常監督檔案管理工作的進展情況，部署各項工作。事業單位最好是從高校招聘檔案相關專業人才建立檔案部門，配備檔案專職人員，使檔案管理人員能夠全身心地投入到檔案管理工作中來。檔案管理人員一直處于默默無聞，政績不高的狀態，導致檔案管理人員積極性不高。而單位的檔案管理水平一定程度上依賴于管理者的認識水平。對于檔案管理人員有獎懲措施，有一定的晉升空間，才能激發管理人員的積極性，努力學習各種新規范，按規范去管理檔案，有效提高檔案管理水平。

5.2 集中統一管理檔案

檔案工作實行統一領導、分級管理的原則，維護檔案完整與安全，便于社會各方面利用。這是檔案管理的基本原則，各單位應建立檔案室集中統一管理各部門形成的檔案。在分散管理的形式下管理檔案，各部門形成的檔案各自管理，檔案管理不是部門的主要工作，容易造成對檔案管理工作的不重視。各部門檔案管理人員多半是兼職，在日常管理過程中往往比較隨意，而且沒有專門的庫房存放檔案，容易造成檔案的丟失，不利于檔案的完整與安全。集中統一管理檔案迫在眉睫，各部門按年度或者項目竣工將檔案移交到檔案室，有專人負責分類整理，嚴格履行借閱登記手續。各部門設置兼職檔案管理員，負責部門檔案的日常收集工作，檔案管理部門經常性主動去催收檔案，過期借閱及時催還。集中統一管理檔案，管理員可以根據單位具體情況，建立專題檔案，大大提升檔案查找效率。

5.3 加大檔案管理的經費投入

相關領導必須對檔案管理現代化引起重視，增加資金投入，保證檔案現代化管理工作的順利開展。投入一定的經費，建立檔案專門庫房、閱覽室、辦公室，購置檔案密集架、防磁柜、底圖柜、溫濕度監測器、除濕機、掃描設備等，創造有利于檔案保管的環境。增加檔案管理人數，推進檔案數字化覆蓋率，提高檔案查找效率，減少調用紙質檔案的頻率，有利于保護紙質檔案。傳統模式下查找檔案主要依賴于手工查詢，一旦人員有所調整，短時間內接替人員很難快速查找到檔案。事業單位購置檔案管理系統軟件，利用便捷的檢索工具，便于職工查找檔案，提升查找效率。檔案管理必須充分利用計算機大數據的優勢，事業單位建立完善的電子檔案管理系統，促進檔案信息更好地保存、查找等，使檔案資源得到充分共享，為各部門提供更有價值的檔案信息，促進檔案管理工作滿足時代發展需求，使事業單位檔案管理工作更科學、更高效。通過有效地利用計算機開展檔案管理工作，能夠快速的查詢到所需的信息，大大提高了檔案管理工作效率[3]。

5.4 重視收集電子檔案，推進檔案數字化

傳統模式下只收集紙質檔案，紙質檔案容易受潮發黃變脆保存時間有限，所以我們在收集紙質檔案的同時要收集電子檔案，利用計算機進行存儲。對于一些比較珍貴的紙質檔案，利用掃描儀、數碼照相、攝像等專業設備轉化為電子文檔、壓縮文檔、圖片或者視頻影像資源，保證紙質檔案內容與電子檔案內容一一對應[1]，查找檔案時可以直接調用電子檔案，減少使用紙質檔案的頻率，從而延長這些檔案的保存時間。電子信息化管理方式已經是必然的發展趨勢，電子化與紙質檔案的互相結合將成為未來檔案管理的主要形式[2]。

6 結語

綜上所述，事業單位首先要重視檔案管理工作，采取集中統一管理檔案的方式，安排檔案專業人才，加大資金投入購置檔案相關硬件設備，采取電子化與紙質檔案相結合的方式，才能提高事業單位檔案科學化管理水平。進而提升單位的生產經營效益，為即將到來的事業單位改革后檔案的交接工作做好準備工作。