以為民服務為核心 創新檔案服務利用體系

劉奧琪 祁雪松

（國防大學政治學院，上海 201602）

隨著《檔案條例》的頒布，各級檔案部門對檔案規范化建設的重視度不斷提升，“走信息化之路”已成為院校檔案工作發展的必然趨勢。檔案服務利用作為所有檔案工作的出發點和落腳點，是檔案工作的核心所在。因此，院校檔案部門應當積極轉變觀念，面對沉疴舊疾，以大刀闊斧的勇氣，樹立改革創新的意識，探索建立信息化、網絡化的檔案服務利用模式，不斷提升檔案服務利用水平，實現檔案的價值。

1 院校檔案服務利用工作存在的問題及成因分析

1.1 服務觀念落后

由于檔案部門歷來隸屬于機關行政部門，導致院校檔案管理人員存在嚴重的“重管理、輕利用”的思想，把工作精力全部放在了檔案的收集、保存和管理上，主動為檔案信息利用者提供服務的意識不強。院校對檔案管理工作的評價標準也只是確保檔案信息數據不丟失，而針對該如何有效提升檔案管理人員的服務水平卻沒有明確要求，導致院校檔案部門一直處于被動服務的狀態。

1.2 服務利用水平較低

一方面，檔案相對于圖書而言，由于其憑證價值的特殊性，文化價值開發不夠，導致檔案的服務利用率一直比較低。

另一方面，館藏資源匱乏，導致服務利用水平低。檔案收集工作作為檔案工作的基礎，其數量與質量的高低直接影響到檔案的服務利用水平；而檔案的服務利用水平的高低又反過來制約和影響著檔案收集工作。目前檔案收集不齊全、收集質量不高是個老大難問題，直接導致有價值的東西入不了檔案部門的館藏，利用水平偏低也在情理之中。

1.3 信息化程度低

傳統的檔案服務利用工作，在服務內容上主要是以館藏紙質檔案和實體檔案為基礎來提供檔案復制品等一次信息，在服務對象上主要是本單位內部人員，服務方式以現場查詢、電話查詢為主，服務模式以粗放型的電子目錄檢索為主。因此整體信息化程度較低，早已無法滿足網絡化的利用需求。同時，檔案部門缺乏對館藏檔案信息的深入挖掘，即使進行編研，也多是內容薄弱、缺乏深度和廣度，基于傳統材料的匯編，忽視對專題概要等檔案資料的深入挖掘和提煉，只編不研或重編輕研現象嚴重，且“為編而編”的成果價值、參考價值和文化價值較低、利用率低。

2 新形勢下檔案工作面臨的機遇與挑戰

2.1 大數據時代對院校檔案工作的影響

一方面大數據技術在日常辦公、后勤保障、條件建設等方面的運用不斷豐富了院校檔案管理資源的信息量和種類，使得檔案利用服務更加多樣化和個性化，提高了檔案利用的滿意度；另一方面，也由于大數據產生的海量信息和數據資源，給高等院校檔案管理工作帶來了巨大的挑戰。

1）檔案信息資源管理壓力增大。隨著網絡技術的廣泛應用，院校各業務部門產生的檔案信息資源不僅數量巨大，增速較快，而且大量檔案中除了傳統的紙質文件外，各種類型各種載體的其他檔案資源也變得更加豐富，尤其是電子文件、音頻視頻、電子檔案等形式的出現，檔案和文件之間的聯系更加密切，界限也開始變得模糊。檔案管理工作必須從以前對紙質文件的管理為主轉變為對數字文檔信息的整理，對文件進行全過程的管理。因此對檔案管理工作提出了更高的管理要求。

2）檔案管理人員信息技術素質要求更高。大數據時代，信息技術在高校檔案管理中已經有越來越多的應用，包括云計算機技術、物聯網技術、傳感器技術、大數據技術等等，都融入到了院校檔案管理工作中。多樣化的數據形式和龐大數量的數據，使檔案管理工作對于技術有著越來越嚴格的要求，尤其是在檔案數據的挖掘、存儲、分析等方面，對檔案管理人員提出了更高的專業技術要求。

3）檔案利用需求更加多元化。各類業務部門不僅是檔案信息的產生者，而且是檔案信息資源的應用者。大數據時代，隨著檔案管理網絡服務體系的不斷發展，只要檔案信息不會損害到國家、組織或者個人的利益，所有用戶都可以通過網絡服務進行檔案利用。而且不同用戶對于檔案信息的需求逐步從單一的原始文件的利用轉變為了各種檔案信息背后所蘊含的知識系統的需求。由此可以看出，大數據時代使得不同用戶對檔案信息的利用需求呈現出了多元化的特點。

2.2 院校體制編制調整改革對院校檔案工作的影響

1）檔案數量成倍增長，導致檔案管理壓力大增。隨著院校改革調整，存在多所院校整合現象，由于各單位的歷史檔案本身數量大，種類多，檔案資源交叉、重復較多、管理規范不統一等問題，如果按照現在按照檔案集中統管的要求，會導致檔案整理和利用工作量成倍增長。

2）經費投入不足，導致條件建設嚴重落后。一是受體制編制調整和異地辦學的影響，辦公平臺不統一，還未實現無紙化辦公，大量電子文件積壓在個人手中，成為歸檔資料的漏網之魚。二是由于經費投入有限，目前多數高等院校檔案室基礎條件比較落后，檔案庫房管理還是傳統的人工模式，達不到“八防”要求，離智能化檔案室的標準還有很大的差距。三是各檔案室檔案管理系統功能不完善，電子文檔、數字化文檔無法實現全文檢索。四是信息化設備較少，歷史檔案因保密要求限制，無法開展外包，導致數字化推進速度較緩慢。

3）創新共享理念缺失，導致無法實現一站式服務。目前，各檔案室之間信息不互通，各自為陣，形成了信息孤島，但是在實際的檔案利用過程中，經常會出現查詢相似檔案時需要多個部門參與的情況。因此隨著現代網絡技術的快速發展，檔案部門要積極轉變思想，樹立大檔案觀和資源共享的服務理念，實現從制度設計、管理流程、到服務利用的一體化建設，為單位和用戶提供一站式服務，從而真正發揮出各類檔案的價值，為高等院校工作助力護航。

3 創新檔案服務利用體系的原則

1）為戰服務。緊緊圍繞院校服務備戰打仗的中心工作，始終堅持為大局服務，為教學科研服務，準確把握各級機關、教員、學員的信息需求，主動服務，有針對性地提供檔案信息，在黨政管理、教學工作、科學研究、文化傳播等方面，充分發揮檔案的價值，促進院校升級轉型。

2）全面準確。維護信息的完整、準確和系統，收集齊全，整理系統，鑒定準確，保管安全，確保檔案客觀真實地反映院校在教學、科研、管理保障、文化建設等方面的成就、經驗和發展。同時，分析和把握信息用戶的利用需求，全面、準確地提供檔案利用服務。

3）高效及時。增強時效觀念，了解院校各業務部門工作動態和熱點問題，提高快速反應能力，加快信息收集、開發速度，整合信息資源，在第一時間提供最權威的檔案信息，及時滿足單位和用戶對檔案的便捷需求。

4）開拓創新。適應信息化社會發展變化，適應單位、部門和廣大師生日益增長的多元化需求，不斷總結經驗、探索規律，創新利用工作機制、方式方法，使利用工作在創新中發展。

5）優質集約。加強頂層設計，按照整體規劃設計、科學合理布局、高效集成建設的思路，科學處理當前與長遠、重點與一般、規模與效益的關系，加大硬件集群、數據集中、應用集成力度，實現各類檔案資源的共建共享。

4 創新檔案服務利用體系的對策建議

4.1 轉變思想，創新服務理念

一要牢固樹立檔案數據價值開發的大開放理念，通過傳統檔案開發技術和現代傳播技術的利用，主動把檔案數據信息推送發送到檔案利用者手中，促使檔案數據和信息可以通過大開放理念充分利用。二要牢固樹立檔案數據價值開發的大檔案理念，通過對檔案資源的有效整合，特別是要更加注重對檔案數據和信息的獲取、分析和挖掘，通過各種挖掘工具的使用，使檔案數據更加真實、全面和客觀，使檔案中所反映的信息更加真實、全面和客觀，更好地為各類用戶提供檔案數據信息服務。三要牢固樹立檔案數據價值的大服務理念。在檔案數據價值開發過程中，以用戶需求為導向，提供適銷對路的檔案數據信息服務產品，為各類用戶提供參考，使檔案數據價值開發和利用范圍更為廣泛，層次不斷提升。

4.2 以建促用，加強資源建設

一是健全檔案收集機制?！稒n案條例》明確規定，“歸檔文件材料應當真實準確、齊全完整”。這是檔案部門開展檔案收集工作的根本標準。檔案收集時，尤其要注意將正本與定稿、主件與附件、原件與復制件等配套性、補充性文件材料收集完全。二要細化檔案收集范圍。檔案收集范圍是明確業務部門需要移交檔案種類和內容的主要依據。各級機關檔案部門應當根據本單位對口業務部門的工作特點和規律，突出“以我為主”的原則，采用拉單列表的方式確定翔實、準確、全面的歸檔范圍。三要靈活掌握檔案收集方法。機關檔案部門應當根據不同的業務工作內容建立定期收集、跟蹤收集和補充收集相結合的制度機制，充分收集檔案資源，提高檔案收集質量。

4.3 增加投入，加速推進信息化建設

一是加快構建一體化辦公平臺。文檔一體化建設是以文件生命周期理論為依據提出的，早已成為了檔案學界的共識。地方各級檔案部門基本都已經實現了以OA系統為平臺的文檔一體化管理。而有的院校由于信息化建設相對落后，加上新編制調整的影響，多數院校辦公系統還沒有實現無紙化辦公。這極大地影響了檔案收集，尤其是電子檔案收集的效率。因此，必須加快從頂層設計上加快推進智慧校園建設，實現黨政信息系統、單位OA 辦公系統、各類專門業務系統與檔案系統的對接，暢通電子文件歸檔，實現增量檔案電子化。二是加快促進檔案管理系統的升級完善。檔案信息是一個動態發展、彼此交叉聯系的信息個體，零散的信息并不能轉換成價值，只有將其整合優化成結構化體系才能發揮巨大作用。構建以信息管理學為基礎，能夠對各類檔案實體進行屬性分析、信息抽取和提煉而建立的智能化數據管理系統迫在眉睫。三是加快推進歷史檔案、聲像檔案的數字化建設。傳統紙質檔案在收集和管理上既耗費大量的人力資源，又占用大量的物理空間，同時在異地共享和獲取上極不方便，況且某些檔案資料存在一定的密級，從保密安全角度考慮，人工查看和借閱在流程上會存在很多限制。由于異地獲取的不便，基于網絡和多媒體技術的檔案資料數字化工作便提上日程。四是創新服務利用的方法手段。大數據時代，傳統的現場查詢、電話查詢等形式受場地、區域限制較多，服務能力較弱，已跟不上信息時代的發展要求。檔案部門必須積極創新服務利用途徑，構建檔案信息管理、傳遞、發布的數字化、一體化、智能化平臺，實現全文網上檢索利用，才能滿足利用者求便、求全、求快心理。五是加大資源整合力度。利用技術手段，各類檔案資源合并建庫，有的放矢地集中統管，為利用者真正實現“最多跑一次”的一站式查檔服務，切實提高檔案利用滿意度。

院校檔案是記載光輝歷史、傳承經驗智慧的重要載體，各級檔案部門都應當樹立內涵式建設目標，努力探索制度化、信息化、精準化、嵌入式的檔案服務利用體系，充分發揮好檔案在服務教學科研和人才培養中心工作方面的重要保障和支撐作用。