對航天檔案著錄工作的思考

馮小寧

（北京空間機電研究所，北京 100094）

1 引言

“探索浩瀚宇宙，發展航天事業，建設航天強國，是我們不懈追求的航天夢?！焙教鞕n案工作作為其中一項非常重要的工作，是經驗得以總結，規律得以認識，歷史得以延續，各項事業得以發展，都離不開的基礎性工作?！度珖鴻n案事業發展“十三五”規劃綱要》把“全面推進檔案資源存量數字化、增量電子化、利用網絡化；創新檔案信息化管理模式，加快與信息社會融合，以信息化為核心的檔案管理現代化水平明顯提升?！弊鳛闄n案工作發展目標之一。如何借助全國大力發展檔案工作建設信息化的契機推進航天檔案工作的開展，如何讓航天檔案工作更加安全、更加便捷、更加可靠的為整個航天事業服務，需要理清目前航天檔案工作中已不能跟上新形勢發展腳步的環節。這其中數字化形態下著錄工作作為航天檔案工作的關鍵環節，為盡快適應新形勢要求，需要將制約著錄工作發展的人員素質不高、著錄形式陳舊、相關細則不全等問題進行調整改進，這對整個航天事業持續穩定的進步有著重要的意義。本文重點尋找具體問題并嘗試給出解決對策：

2 航天檔案著錄工作現狀及原因分析

2.1 工作現狀

2.1.1 著錄項目不統一

著錄項目是描述著錄信息源的記錄事項。目前，航天檔案依照門類管理，檔案分為文書檔案、經營檔案、會計檔案、預研檔案、航天檔案等門類。各個門類著錄項名稱各異，如：文件題名項，文書檔案是文件名稱、航天檔案是題名、照片檔案是單元名稱等，因此造成各門類檔案著錄方式、著錄項不統一等現象；電子文件檢索項繁雜、檔案文件查準率不高等方面的問題。另外，在電子文件著錄中相對紙質檔案項目更加復雜多樣，增加了如軟硬件平臺項和檢索利用項兩大項，以及其他各大項下設的多個小項，涉及電子文件內容、背景、結構以及管理過程等多方面。其重點是強調著錄電子文件背景信息對保證電子文件憑證價值的重要性，這在紙質檔案著錄中沒有充分反映。著錄源的不同存在了巨大的著錄項目差別，最終會導致所著錄的內容在后續調取查閱時遇到檢索困難情況。

2.1.2 著錄內容不準確、不完整

航天檔案包括紙質檔案和電子檔案，紙質檔案因其記錄載體和保管方式的傳統性和成熟性，檔案的內容、結構與背景三者融為一體，找到檔案的同時也就找到與之有聯系的各種背景信息和檔案之間的歷史有機聯系?，F實著錄過程中由于航天紙質檔案著錄級別項目多，信息量大，保證著錄內容完整正確并不容易。最常見的航天檔案中，區分不同項目最直接的方法是依靠項目代號來判別，如果前端著錄人員在著錄該文件時，錯把項目代號著錄至其它項目中，結果便是用項目代號查詢不到所需檔案，形成了死檔現象。如用戶需借閱與“一二九廠”簽訂的合同，因著錄過程中將責任單位錄為“129廠”，為借閱的查找過程增加了難度。而電子文件的一些技術特性使其內容、結構與背景三者之間相對獨立，很容易相互脫離。因此，著錄過程中需要根據信息源的不同不斷切換著錄方式，一是工作量增大，著錄形式來反復變化，容易造成著錄過程中出現著錄內容不全不準。另外，著錄過程中稍有疏忽很難保證最后著錄的信息在后續使用中能夠精查詢利用。

2.1.3 著錄信息不完整

隨著航天科研任務越來越繁重，生產更加精細化，相關紙質、電子文件檔案區分也隨之細化，文件種類、數量等均有大幅度增加。紙質檔案著錄信息源主要來自檔案的內容和形式特征，如文件的題名、責任單位、編制時間等。但在實際檔案整理過程中無責任者、編制時間、編制單位、單位公章等信息不全現象時有發生，著錄信息從源頭不完整。而電子檔案著錄信息源主要來自檔案的內容，并要適當錄入相關的結構和背景信息。著錄過程中在檔案內容、相關結構與背景信息選擇上沒有規范統一的標準，難以將所需的關鍵信息錄制完整。

2.2 原因分析

2.2.1 缺乏標準的著錄規范

著錄作為檔案管理工作的一項重要基礎性工作，是保證所錄檔案的真實性、完整性、可理解性和可利用性的關鍵環節。由于缺乏詳盡統一的著錄細則，現行的著錄規范呈“百花齊放”態勢，造成了著錄的信息“獨立不好用，綜合不兼容”的奇特景象。如：在著錄項中的文件編號，物資合同著錄過程中出現了著錄合同號和著錄物資歸檔編號兩種形態。若不對著錄細則加以規范控制，必然給檔案查詢利用帶來困難。

2.2.2 檔案人員素質

信息化時代下，航天檔案信息化建設對檔案著錄人員的業務素質提出了較高要求。著錄工作并不是簡單地將源文件進行輸入、提交及存檔。新形勢下，一個較為合格的檔案著錄人員需要熟練使用計算機、管理軟件，還需要懂得著錄管理規范，并對檔案信息價值有很強的敏銳性及很高的工作嚴謹性等等。但是因長期以來，傳統的檔案管理方式理念影響下，檔案管理的人員隊伍并不能夠滿足工作需求，具體來說，工作人員綜合素質不高，部分管理人員對設備操作較為生疏，工作積極性不高，在工作嚴謹性和規范意識上有所欠缺，加之缺乏針對性地培訓，使得新技術、新設備不能夠較好使用，對著錄工作造成一定影響。

3 解決對策

3.1 統一和完善航天檔案業務規范

科學的檔案整理是實現數據標準化、規范化的保證，而標準的航天檔案業務規范是整理檔案的依據。收集采納各單位在檔案信息化建設管理方面好的做法，結合航天檔案信息化建設工作量大、內容繁雜等實際，盡快的制定標準的航天檔案業務規范，消除各自為戰、一加一小于二的現象。同時制定航天檔案業務規范要遵循航天檔案的規律，保持航天檔案材料之間的有機聯系，以便查詢利用。

細化“規范”中著錄工作內容、確定著錄相關數據形態、明確著錄對象的構成、形成著錄過程及后續使用的安全標準等。首先是著錄項目的規范。例如文件的題名、編號、責任單位、內容等通用著錄項在著錄時要統一格式、明確完整性標準、規范檢索的精確查找及模糊查詢框架、形成著錄對象與內容檢索時的權限等；如附文編號、簽發人、物資歸檔編號、拍攝地點等特殊著錄項要設獨立的著錄方法標準及注意事項。二是著錄細則的規范控制。明確各項著錄的具體內容，如：在著錄文件編號時，規定文書檔案著錄發文字號、經營合同著錄合同編號等。再如責任單位：責任單位必須著錄全稱或統一規范的通用簡稱、一般采用漢字著錄，名稱中涉及的數字應采用阿拉伯數字等。

只有這樣才能讓著錄工作有據可依、有律可循、有規可守，最終保證數據的完整性、準確性、可用性、安全性，實現著錄的標準化、規范化，進而推動航天檔案信息化工作的開展。

3.2 加強檔案收集工作的完整性、準確性可以有效提升數據質量

我們應該清楚的認識到目前的檔案著錄工作整體還處于初級階段，著錄發展水平也參差不齊，把好數據準備工作關成為消除檔案數字化發展瓶頸、解決制約計算機管理檔案發展的關鍵。完整、準確是航天檔案的生命，是著錄的關鍵。著錄信息源的不同帶來的影響是客觀存在的，除在著錄過程中需要謹慎操作外，作為保證著錄質量的第一關，檢測顯得尤為重要。以“規范”著錄標準為基礎、以“四性”檢測標準為抓手，結合因航天檔案著錄信息源不同易產生錯誤和遺漏的實際，從準確性、完整性、可用性、安全性四方面對著錄內容進行檢測，所著錄內容必須完全符合四方面的要求方可最終進行著錄并提交至計算機管理系統進行保存，以備查詢利用。對于不夠準確、完整的著錄項目明確指出所產生的歧義、所欠缺要素、內容等，待補齊提交檢測合格后可按照工作流程繼續推進。對于可用性不強的著錄項目要轉換成便于檢索的關鍵詞或常用內容，剔除生僻內容及項目，增加著錄的實用性。而對于安全性不夠的著錄項目必須嚴格按照“規范”進行修改，必要的設置檢索權限和保護密碼等，確保所有信息在著錄后的檢索查找以及使用中絕對安全?！八男浴睓z測是著錄信息源能否符合“規范”的一把標尺，是檔案著錄工作的戰略高地。因此，航天檔案收集工作必須嚴格注意檔案的完整性和準確性。另外，為了維護電子文件的真實性和完整性，電子文件著錄必須對電子文件形成全過程中涉及的全要素進行全方位地記錄和描述。這就決定了電子文件著錄的信息源不僅是“檔案的內容和形式特征”，還包括它的“背景及其生成時的文件系統的信息”，以及文件的重點內容和關鍵詞，從而形成準確的元數據，用來支持如指示存儲位置、歷史數據、資源查找、文件記錄等功能。

3.3 提升檔案著錄人員的素質

航天檔案著錄工作基礎工作任務量龐大，需要把已立卷歸檔的大量檔案重新進行整理后著錄，這項工作不僅難度大、質量要求高，而且工作量大、耗力多、耗時長，這就需要著錄工作者克服繁瑣、乏味的工作性質，以堅強的耐力和毅力，以高度的責任心對待每一個著錄項目。由此看出，一方面檔案人員專業知識、使命感榮譽感的學習和培訓應同步進行，既要提升專業素質，也需要時刻保持高的思想素質。通過培訓提升檔案著錄人員分析問題、概括問題的能力，增強工作責任心和嚴謹的工作態度。另一方面，作為提升人員素質不可缺少的獎優懲劣制度需同步推進，通過完善“規范”中的獎懲制度樹立個人的工作標準，嚴格按照獎懲制度中的規定抓落實，最終達到時刻保持檔案工作人員隊伍的高素質、高效率。

著錄工作作為航天檔案工作關鍵和基礎，不僅決定著航天數字化檔案系統能否順利應用，更關系著未來數字化檔案館能否實現。數字化形態持續發展、科技含量不斷提升，查找并及時更正著錄過程中存在的問題仍然是當前以及未來檔案工作首要的任務。當數字化檔案著錄形式成為檔案工作的常態，數字化檔案工作得到全面應用，會為航天各系統提供更加高質量的應用服務。