檔案管理模式改革在醫院檔案管理中的應用研究

孟 娜

（單縣婦幼保健計劃生育服務中心，山東 菏澤 274300）

新形勢下，醫院應主動適應時代發展趨勢，將檔案管理規范化和信息化建設作為當前檔案管理工作的重要內容加以推進，加速醫院檔案管理規范創新，大力推進檔案信息化建設，利用現代化技術手段進一步提升醫院檔案信息的管理利用效率，更好地為醫院發展和患者服務。

1 醫院檔案管理工作的關鍵作用

1）檔案管理是醫院日常工作的依據。隨著醫療服務的現代化發展，醫院內部所開展的各項管理工作均需要以各項文件為依據。檔案管理工作能夠為醫院日常工作提供全方位的信息，是醫院進行現代化建設與日常醫療衛生服務工作開展的關鍵。隨著醫療衛生改革的穩步進行，醫院機構需要通過科學化發展穩步提升自身的服務水平，醫院檔案管理便是其中重要組成部分，檔案管理工作需要緊隨醫院發展進程不斷進步。檔案管理工作中記錄了醫院各類工作事務的詳細信息，通過分析檔案數據文件能夠基本判斷出醫院在某一時間段內的發展軌跡與成長規律。因此，醫院檔案管理也是醫院自身發展與轉型的依據，是醫院提升自身競爭力的關鍵所在。

2）檔案管理是醫院處理糾紛的法律依據。醫院開展的檔案管理工作不僅是對日常醫療事務的簡單記錄，更是醫院與醫患間的重要憑證。目前，我國醫療事業進步較快，醫院服務在發展中面臨著巨大的挑戰，醫院機構不僅需要不斷提升自身的服務質量，還需要處理與患者家屬之間的醫療糾紛，而檔案管理工作在處理醫療糾紛上便能提供巨大幫助，醫院檔案內容可作為處理糾紛的重要法律憑證。檔案管理文件所發揮的法律依據功能對醫院與患者家屬雙方而言均是一種有益的保障。一旦二者出現嚴重的醫療糾紛，法院便能夠以檔案資料作為重要依據做出準確地判斷。

3）檔案管理是醫院科研項項目的主要資源。醫院機構在承擔日常醫療服務責任的同時需要負責開展醫療科研工作。醫院機構所開展的醫療科研項目通常需要以患者的病例數據資料作為研究數據內容，準確、詳盡的數據內容是科研項目順利開展的保障，此時便體現了醫院檔案管理的重要作用。檔案管理工作中記錄的患者病歷資料內容能夠幫助科研工作人員對患者疾病進行深入了解，以采取更加有效的治療手段。臨床醫學的不斷發展進步離不開醫院檔案的幫助。

2 醫院檔案管理工作中存在的主要問題

1）醫院檔案管理難度大。雖然當前醫院進行了檔案信息化建設，并完善了檔案管理信息系統，但同時我們也看到醫院在運行發展過程中以及在患者診斷過程中仍然會形成大量的紙質檔案。這些紙質檔案不僅對患者十分重要，也是醫院工作的具體體現。因此，必須對這些檔案進行集中管理，而這些檔案內容復雜，在分類和整理過程中增加了檔案管理人員的工作難度。同時在后期利用過程中面對種類繁多的醫院檔案，要想從中查找某些病例或者部分有價值的檔案內容，需要耗費大量的時間和精力。以醫療檔案為例，醫療檔案中詳細記錄患者的整個診斷、治療過程，如果在治療期間患者出現不良后果或者是醫療事故，在調查過程中就可以對醫療檔案進行詳細地分析，看主治醫生、護士或醫院是否存在相應的責任，是否在診治過程中存在失誤和瑕疵，醫院在醫療事故中需要承擔多大的責任，都需要醫療檔案作為依據。隨著醫院建設規模的不斷擴大，醫院檔案數量也有所增加，相應的也就增加了醫院檔案的管理難度。

2）醫院檔案管理制度不健全。當前部分醫院在檔案管理工作中還存在收集范圍不明確、整理程序復雜、工作責任落實不到位、檔案后期利用開發重點不明確等問題，直接影響了檔案工作的正常開展。部分醫院在檔案管理過程中雖然也進行了制度建設，但很多制度內容都是照搬照抄上級的制度內容，并沒有結合醫院自身檔案管理需求對內容進行細化和創新，導致很多醫院檔案管理制度缺少可操作性。同時，醫院檔案管理工作人員對制度落實重視不足，檔案管理不規范不科學，甚至出現了檔案資料丟失問題，影響了后續檔案信息資源的開發和利用。

3）醫院檔案管理技術手段更新較緩慢。隨著網絡信息技術的不斷發展，對醫院檔案信息化建設提出了更高要求。但從目前看，由于醫院對于檔案管理重視程度不足，并沒有為檔案管理部門配備足夠的軟硬件設備，也沒有對醫院檔案管理人員進行系統的培訓和教育，導致醫院檔案管理技術落后，很難滿足醫院檔案規范化和信息化建設的實際需要。當前，很多醫院容易受到資金和技術的限制，在檔案管理過程中仍然采取傳統管理模式，不僅增加了管理人員的工作量，也降低了工作效率，影響了檔案信息安全。此外，部分檔案管理人員專業基礎薄弱，對于醫院檔案管理工作流程不熟悉，加之年齡偏大，工作主動性有所降低，參與醫院檔案技術更新的積極性不高，也在一定程度上影響了醫院檔案管理工作的正常開展。3檔案管理模式改革在醫院檔案管理中的對策我國檔案管理在一定時期內得到了充分的發展，自身的管理機制和管理流程建設也具有科學性，但是與國外發達國家的管理水平和能力相比仍舊存在一定的局限性，對于醫藥行業的整體發展具有阻礙作用。在本節的論述中根據問題的產生和表現提出具有一定先進性的整合措施，進而能夠有效促進檔案管理的質量和水平提升。

3 檔案管理模式改革在醫院檔案管理中的對策

1）加強軟硬件設施建設，有效提升大數據運用的安全性與科學性。大數據背景下，醫院的檔案管理工作中需要對有效信息資源以及海量數據進行存儲，以便后期能夠合理利用與開發?，F存醫院檔案管理一般會采用紙質、圖片以及保存軟件等方式對相關信息數據以及檔案信息進行記錄與存儲，這種相對傳統的記錄方式與當前大數據時代不相符合，很難適應千變萬化的外部環境，導致紙質版的檔案數據受潮、通風不良等，造成圖片部分丟失、損壞等，為醫院檔案管理工作人員增添了很多不必要的工作麻煩。為了有效改變這種現狀，醫院需要積極轉變傳統的檔案管理理念，加大引進與開發相關檔案管理的軟硬件設施，科學合理的借助于現代化信息技術，有效促進醫院檔案管理的信息化建設，保障醫院檔案信息存儲的安全性與科學性。比如，利用計算機強大數據庫功能，有效保存醫院大量檔案資料與數據信息。這樣既達到了節省傳統紙質檔案所占用的存儲空間，又提升了檔案管理人員翻閱查找工作效率，有效促進醫院檔案管理信息化的建設進程。另外，大數據背景下，檔案管理信息化建設還需要注重數據存儲安全性與可靠性。一旦發現系統出現故障，要及時排查與解決，有效保證系統故障能夠快速恢復到正常運作狀態，有效促進醫院各項工作業務以及活動的順利開展。因此，醫院要想更好更快完成檔案管理信息化建設工作，需要將多媒體、存儲、計算機設備、查詢系統以及數據庫軟件構建成一體化的系統體系，有效確保醫院檔案管理軟硬件設施的完備，以便能夠及時發現醫院防火墻中存在安全隱患與漏洞，并及時采取實時備份對其進行彌補，從而有效提升醫院檔案管理信息化建設的科學性與安全性。

2）做好資源整合工作，有效提升大數據在醫院檔案管理工作中的實效性作用?，F階段，很多醫院在進行檔案管理工作環節中，并沒有成文的規章制度與法律法規，這對于相關的醫院檔案管理人員而言，工作實施過程中沒有明確的工作分工與個人職責界限，很容易造成員工懈怠、工作不積極等情況，從而影響實際的工作效率與工作質量。大數據背景下，為了更好地落實大數據，需要在實際的醫院檔案管理工作中不斷建立健全相關的法律法規與各項規章制度，加強對人力、物力、財力的投資，有效構建現代化的信息建設數據平臺，形成新時期醫院檔案管理的數字化建設。首先，要在制度體系上體現出數字化。在文件規范的制定問題上充分利用數字化，以電子文檔的形式對各種醫院檔案數據信息與內容資源進行多元化展示，有效確保醫院全體人員都能夠參與到檔案信息的管理工作中來；其次，加強對原本的檔案信息資源的整合工作，將這些信息數據收集與整合后，利用大數據技術將有效信息進行詳細、準確錄入到計算機數據庫內，提升數據分析處理的高效性，增強大數據技術對全院信息數據的整合作用。通過這種形式，不僅更加有利于檔案管理工作人員的在線查詢與資料收集，還能夠更好地服務于各種臨床工作，有效促進醫院整體醫療水平與服務質量的提升。

3）加強監督力度，有效提升醫院檔案管理的信息安全。大數據技術支撐下，為了提升醫院對檔案資料的先進性管理水平，最大限度地減少醫院檔案數據丟失、病毒入侵等不良現象，需要不斷加強監督力度，加強對檔案資料信息備份管理。在實際檔案管理實踐中，相關工作人員需要加強對檔案信息系統安全管理力度，盡可能地使用現階段最科學、最優質的加密技術，有效保障醫院檔案的信息安全。另外，還可以在醫院內部局域網中設置相關的防火墻與管理系統登錄權限等，有效提升醫院內部檔案數據庫保密等級。同時，醫院要加強內部局域網獨立性建設與接入外網的加密性建設，有效提升醫院檔案管理工作的安全保障，最大程度避免網絡病毒入侵，有效推動醫院檔案管理的信息化建設進程。

4）培養信息化檔案管理應用型人才，有效強化檔案管理工作人員的綜合素質。大數據背景下，醫院的檔案管理信息化建設需要有與之相匹配的專業化、高素質人才。因此，為了充分發揮大數據信息技術對醫院檔案管理信息化建設的積極作用，有效提升醫院檔案管理工作的實際質量與成效，需要加強對專業化人才的培養。不僅要加強對檔案管理相關工作人員的基礎理論知識學習的鞏固與深化，還需要增強其專業技能水平。首先，醫院要開展系統性的培訓模式，通過輪訓、脫產訓練以及實踐教學等多方面的培訓形式進行應用型人才培養，重點加強對檔案學、人力資源以及計算機實踐操作技術與信息化管理基礎理論知識的學習與培訓，有效提升醫院檔案管理工作人員的專業素質與綜合能力。其次，醫院要與時俱進，有效貫徹落實“引進來”與“走出去”的人才培養策略，積極鼓勵檔案管理專業技術人員外出學習，加強檔案管理專業工作人員對信息化建設以及新型檔案管理模式的正確認知，采取工作激勵機制與績效考核制度，有效調動員工的工作積極性與責任心，從而不斷提升醫院檔案管理工作人員的專業素質與綜合能力，促進醫院檔案管理信息化的建設進程。另外，醫院還需要對檔案管理人員進行業務與綜合素質的系統性考核，通過定期舉行筆試考試、網絡測試以及民意調查等多種方式進行考核，有效增強檔案管理人員的工作危機感與自我提升意識，為現代醫院的檔案管理工作培養出更加優秀的專業性人才，為醫院檔案管理信息化建設儲備更多具有鮮明時代特色的檔案管理綜合型人才。

4 結束語

綜上所述，眾多醫院在計算機網絡信息技術的依托下進行了變革和發展，并且醫院管理是以信息技術為載體的，這使得醫院檔案信息可以自由地進行交流和溝通，在一定程度上提高了檔案信息的傳播和輸送速度，增強了醫院檔案的管理質量和檔案的隱私性，促進了現代化醫院的可持續發展。信息技術管理是當下全新的管理形式與管理理念，強調理論與實踐相結合，基于實際情況進行工作劃分，保證每一個管理細節有序開展。