大數據時代智慧檔案管理的發展研究

溫小軍 劉安吉

（杭州翱朝科技有限公司，浙江 杭州 310053）

1 智慧檔案相關概念

隨著大數據技術的不斷向前發展，當前智慧檔案這一概念逐漸出現在了我國公共部門相關管理工作當中，并且由于其在實際應用中所具有的強大優勢成為檔案管理工作進行中的主要研究方向。智慧檔案是檔案信息化管理最高級形式，該項工作在實際進行中可以將大數據技術、物聯網技術等優勢充分地發揮出來，對檔案中的相關信息進行有效的整合及提取。最終實現智能化管理，為構建智慧化城市提供結實的基礎。

2 大數據時代下智慧檔案管理的特征

由于大數據技術本身所具有的一系列優異性能，當檔案管理工作引入該項技術之后可以大大減少相關工作人員的工作量，讓各項管理工作進行的更為智能化。經過長期努力，我國公共部門當智慧檔案管理工作在原有的數字檔案基礎上實現了新的突破，并且結合我國實際發展創立了全新的智慧管理理念。根據檔案管理工作的實際需求構建起了更加方便快捷的檔案管理模式，讓檔案管理工作的開展范圍變得更加廣泛多元化實現對各項信息的有效感知，這。些都是大智慧檔案管理工作在實際進行中所表現出來的一些具體特征。

2.1 資源多元化

由于大數據技術在具體應用時所具有的優異性能，當公共部門的智慧檔案管理工作引入該項技術之后便具備了資源多元化這一顯著特征。智慧檔案管理工作在實際進行中相應的技術應用不僅可以用來對機關文書檔案、干部人事檔案等一系列內容進行全面整合，同時還可以對公共部門履行行業專責的專業檔案等進行有效歸納。這些變化極大地提升了檔案管理工作的實際進行范圍，有效提取相關信息。而在檔案管理工的具體類別上全面的涵蓋了錄音錄像、網頁信息、社交媒體檔案等一系列新的形式。這些變化充分地表明了我國檔案管理工作已經步入了一個新的階段。檔案資源是智慧檔案管理工作實際進行中的基礎所在，資源的實際情況可以在一定程度上對智慧檔案管理工作的智能化程度產生較大的影響。至于管理工作實際進行中波及到的檔案資源數量或是種類越多，那么智慧檔案管理工作的資源內容便會變得更加多元化。在這樣的情況下要想對其進行合理化管理必須要創新當前已有的管理模式，使得檔案資源管理工作在不斷開展的過程當中能夠朝著管理多元化的方向持續邁進。在公共部門智慧檔案管理工作實際進行的整個過程當中，為了使得管理工作進行得更加全面化為其他工作提供強大的支撐，該項工作對于數據的感知方面要求更為苛刻。感知是檔案管理工作在開展中一項極為重要的預測能力，同時也是開展該項工作的重要基礎所在?？梢哉f沒有感知能力的智慧檔案管理工作，很難將其功能全面地發揮出來。而要想有效保障智慧檔案管理工作的感知性能就要在檔案館里各項活動開展中通過引入更加先進的技術手段來使得檔案實現自動化管理，從而有效減少工作人員的工作量，降低相關部門在檔案管理工作中投入的資金力度。為此公共部門檔案管理人員應當嚴格要求自身在日常工作中加大學習力度，不斷提高自身專業技能，從而擁有更為高超的管理素養、管理邏輯能力等。在檔案實體與互聯網關聯工作實際進行時可以更加全面的感知檔案實體以及檔案中的一系列內容。在根據實際工作需求對檔案中的數據進行有效識別的過程當中需要加大高新科技應用力度，從而使檔案數據信息的深度及寬度得到有效提高。只有這樣才能夠將智慧檔案管理工作的優勢充分地發揮出來，保障智慧檔案管理工作的智能化水平。讓智慧檔案管理工作的進行為我國經濟的發展提供更加強大的動力。

2.2 綜合處置能力比較強

對于公共部門的智慧檔案管理工作而言，由于實際工作需求要求其在進行中需要具備更加有效的反饋機制以及應對機制。通過這種機制的合理使用，不但能夠使檔案管理工作的綜合處置能力得到實質性的提高，而且還能從邏輯管理當中找到合適的解決辦法。在這一過程當中通過管理人員本身工作經驗的有效應用對待相關信息進行綜合性評價，從而推動智慧檔案管理工作更加有序地開展下去。充分減少過去單純地依靠人工進行檔案管理出現的失誤，讓分析工作進行得更加快速高效有序。相對于其他工作而已智慧檔案管理工作更加復雜，且需要的時間期限更為長久。為此要想有效保障該項工作的實際開展質量，需要工作人員及相關部門采取有效措施加大技術引入力度。做好基礎技術等一系列保障工作，并且結合檔案工作管理工作的實際需求為其設立起更加統一的標準及規范。只有這樣才能夠將智慧檔案管理工作的優勢充分地發揮出來。

3 當前智慧檔案管理工作中存在的問題

由于種種因素的影響，當前公共部門智慧檔案管理工作在實際開展的過程當中依然存在一些缺陷。第一，不同地區政府檔案信息化建設進度參差不齊，很多儲存設備以及技術相關部門并沒有為其設立專門的制度對其實際應用效果進行有效保障。此外一些良好的設備當前有些地區依然沒有充足的資金作為其運行的強大保障，共享硬件以及數據集成的兼容性有待于進一步提升；第二，我國公共部門在大數據時代當中并沒有及時引入先進的管理理念及管理方法。智慧檔案管理工作的合理應用雖然可以在一定程度上有效減少管理工作人員的實際工作量，但是這并不意味著管理工作人員便不需要做其他任何事情。恰恰相反，該項變化對檔案管理人員的專業技能提出了更高的要求。但管理人員要想更好地開展工作，就必須要具備更高的數據分析專業素養，只有這樣才能夠將智慧檔案管理工作的優勢充分地發揮出來。為此相關部門應當持續開展相應課程對檔案管理工作人員的專業技能水平進行有效培訓，只有這樣才能夠將各項資源的作用更為充分地發揮。全面降低由于但信息化系統不完善而出現的一系列管理漏洞，有效強化公共部門的創新能力、開發能力等等。

4 大數據時代智慧檔案管理的發展策略

4.1 實現信息資源的共建共享

在大數據時代當中，要想將智慧檔案管理工作的優勢充分地發揮出來，單純地依靠某一個部門是不可能的。需要各個公共部門對一些公開的檔案信息資源進行有效的共享以及共建，充分利用大數據技術本身所具有的一系列優勢將其和互聯網緊密地聯系在一起，從而讓各項數據信息能夠相互流通，彼此交融。在大數據時代下，智慧檔案管理工作在實際進行中變得更加復雜龐大。要想有效保障檔案管理工作實際開展質量，需要各地政府積極行動起來采取一系列有效措施充分實現各項資源以及信息的整合以及共享。在過去，由于種種因素的影響各個地區政府信息建設工作開展得參差不齊。部分地區技術比較落后，各項數據信息傳遞效率十分低下。而由于智慧檔案管理工作本身所具有的一系列優勢，以上問題可以通過信息資源共享共建來對其進行合理化解決。使得不同部門在各項工作開展的過程當中讓相關數據信息能夠得以更加高效快速的傳遞，為彼此提供便捷的數據支撐。同時對于智慧檔案管理工作而言，通過各項段資源的實際情況對其進行有效的分類整理，可以全面解決過去檔案資源管理工作在實際開展中難儲存難分類等一系列問題。使檔案管理工作進行的更為智能化，將一些人們可能忽略的信息挖掘出來。借助于一些網絡平臺對海量的數據進行合理化登記儲存以及管理，讓工作服務開展得更加高效，由被動文件服務轉化為主動文件服務。

4.2 建立檔案云，實現資源整合

就當前而言，為了有效保障智慧檔案管理工作進行質量，相關部門應當結合自身檔案管理工作開展實際需求在部門內部建立起檔案云。通過檔案云作用的正常發揮來實現對各項數據資源的整合活動。在公共部門當前已有的各項管理工作的基礎上建立起更為高效的管理模式，從而滿足更高智能管理的實際需求。公共部門可以基于云計算技術設立起更加方便快捷的檔案云，通過計算機作用的正常發揮將其服務系統以及信息檔案建設到網絡的云端當中，對各項數據信息進行有效融合。通過這樣的方式不僅可以充分減少智慧檔案信息管理工作在實際進行中所需要投入的經濟費用，同時還能夠為相關工作人員提供更加高效快捷的信息查詢服務。不但如此在智慧檔案管理工作進行中結合其實際應用需求為其融入物聯網技術，可以實現對實體檔案的有效管理。將互聯網和檔案卷密切地聯系起來，全面實現相關信息的交換。使得管理工作在進行中變得更加智能高效化，將軟件硬件構建成為一個強大的物聯網，從中感知檔案的實際應用狀態以及周邊環境的各項參數，使得智慧檔案的管理效率水平變得更加高效。此外通過大數據技術可以對各項信息資源實現高效挖掘，快速選出人們需要的數據信息，更好的服務于黨務辦公以及民生服務工作。

5 結束語

綜合文章上面所描述的內容，隨著大數據技術的持續性突破，公共部門應當進一步加大智慧管理檔案管理工作的重視力度。制定起各個行業的檔案管理規定，有效提高我國檔案管理水平。