數字化背景下醫院檔案管理信息化建設的方法探索

宋山三

（重慶市急救醫療中心（重慶大學附屬中心醫院、重慶市第四人民醫院），重慶 400014）

在醫院的行政管理工作當中，檔案管理是其中最為重要的環節，關系著醫院的正常運轉和歷史依據。隨著經濟的不斷發展與科技的進步，新時代之下對醫院的檔案管理工作提出了更高的要求，信息化、數字化勢在必行。但從當前許多醫院檔案管理的現狀來看，卻表現出檔案管理重視度不夠、信息化意識不到位等現象，影響到醫院檔案管理信息化建設的有效推進，基于此種情況，當前深入研究醫院檔案管理信息化建設的方法具有較為積極的意義。

1 醫院檔案管理現狀

從當前醫院檔案管理的實際情況來看，仍表現出較多的不足之處，如：檔案管理機制存在不完善、檔案管理信息化建設重視度不足等，這些不足之處嚴重制約醫院檔案管理數字化、信息化發展，同時也影響到醫院檔案管理的作用。

1.1 醫院對于檔案管理重視程度不夠

在醫院的實際運營與管理當中，檔案管理部門不同于業務部門，是不能夠直接創造效益的部門，因此許多醫院在檔案管理方面投入并不多，對于檔案管理的重視程度不夠，在實際的檔案管理工作中多沿用傳統的管理辦法，并沒精力與物力進行創新[1]。而這樣的情況并非個案，在我國大多數醫院當中普遍存在，正是由于醫院對于檔案管理工作不夠重視，那么檔案管理信息化建設更無從談起。

1.2 醫院檔案管理信息化意識不到位

正如上述所言，醫院檔案管理信息化是其發展的必然趨勢，但是在實踐過程當中出現的問題就是醫院內部檔案管理信息化的意識不到位，檔案管理者的專業水平不高，很多醫療單位的檔案管理由其他崗位人員兼職，在做本職工作的同時兼顧檔案管理。在這樣的情況之下，管理者缺乏專業的檔案管理知識與經驗，同時又沒有足夠的精力與時間進行專業知識的學習，因此導致語言檔案管理依然沿用傳統管理模式，并沒有實現與時俱進，最終導致醫院檔案管理信息化速度緩慢或者停滯[2]。

1.3 醫院檔案管理機制尚不健全

當下我國醫院檔案管理除了管理模式陳舊之外，相關機制也并不健全，大多數醫院并沒有統一的管理模式和機制，尤其是一些基層醫院尤為顯著。這就造成醫院的檔案資源利用率并不高，檔案信息沒有得到充分地利用，沒能發揮自身的價值。隨著醫療改革的不斷推進和深化，當下雖然很多醫院意識到檔案管理工作的重要性，但是卻沒有建立完善的管理制度與機制，從而使檔案管理工作隨意性強，責任沒有落實到人，容易出現信息丟失且無法追責的情況。

2 醫院檔案管理創新的意義

在當前數字化背景下，對醫院檔案管理提出新的要求，要求通過對信息化技術的有效應用，充分發揮醫院檔案的價值和作用，改變以往醫院檔案管理的低效率現象，從而更好地適應新時代環境的需求。

2.1 提升醫院管理效率，適應時代需求

醫院檔案管理對于醫院的整體發展有著不可或缺的重要作用，因此相關部門必須充分重視，對其工作模式以及管理理念進行創新，結合時代發展需求，與最新技術手段相結合，不斷革新傳統檔案管理模式，從而達到提升醫院檔案管理水平與效率的根本目的[3]。

除此而外，在信息爆炸時代，醫院的檔案管理工作量遠遠不是前些年所能比擬的，信息更新頻次更高，傳統管理模式很難滿足當下檔案管理以及利用的需求，所以檔案管理創新勢在必行，這也是醫院臨床工作順利開展，醫院有序運行的必然需求。

2.2 保護醫院珍貴的資料信息

正如上述所言，醫院檔案記錄著醫院發展的每一個時期的行政管理、醫療科研、教學以及病人病歷等等方面的珍貴信息與重要文件。其中大多數以紙質文件以及圖片等形式儲存。在數據化時代背景之下，傳統檔案管理方式不但工作量較大，而且工作效率低下。如果保存不當，例如出現受潮、丟失、資料被篡改等情況很容易造成醫院珍貴資料遺失以及損毀，所以就當下新時代的特性而言，醫院檔案管理應當積極融合先進的信息技術，實現數字化與信息化，將檔案信息合理劃分存儲，利用好云空間進行數據信息備份，保護重要的文件與資料，加強其安全防護，避免檔案信息被泄露與篡改[4]。

2.3 實現檔案信息整合及共享

對于醫院的實際工作而言，檔案管理實現數字化與信息化，不但能夠節省人力以及物力等方面的資源，提升管理水平與工作效率，同時還能做到檔案信息資源共享，提高檔案利用率，使檔案發揮出應有的價值。對于醫院的管理而言，最重要的就是做好相關資源的整合，因此就必須打破各個部門之間的壁壘，建立有效聯系，尤其是對于醫院檔案管理部門而言，信息更新速度更快，傳統管理模式很難做到檔案信息實時更新，更做不到檔案信息實時共享。借助信息化平臺，醫院檔案管理實現數字化之后，醫院其他業務部門能夠通過平臺迅速調取信息，同時對于新增信息可以通過管理員進行及時的增補，最大限度優化檔案管理資源，提升其管理水平。

3 數字化背景下醫院檔案信息化建設的有效措施

在數字化背景下，醫院應對檔案信息化建設予以高度重視，充分認識到其重要性，積極構建適合醫院運營的檔案信息化管理體系，從具體來看主要可從以下幾方面入手：

3.1 加強醫院檔案管理信息化意識

檔案是醫院發展過程當中不斷積累下來的寶貴經驗與財富，是醫院發展歷史的見證，檔案為醫院了解此前臨床經驗提供了有效的渠道，同時也為醫療創新與課題研究提供了理論依據與資料參考。如果運用得當，醫院檔案資料能夠有效幫助醫院降低運營成本，從而實現健康發展。所以醫院檔案管理是重中之重，傳統的理念與方式已經很難發揮檔案應有的價值，因此醫院檔案管理應該與時代發展相結合，使其數字化、信息化，提高工作效率與質量[5]。此外，在提升醫院檔案管理信息化意識的過程中，關鍵應從相關檔案管理人員入手，提升檔案管理人員的綜合素質，在實際管理中建立對應的培訓體系、績效考核體系。通過培訓體系改善相關人員的思想認知，提升他們在檔案管理信息化技能水平；通過績效考核體系，對相關人員檔案管理行為進行監督、約束，使之能夠嚴格按照醫院制定的規章制度開展檔案管理工作，從而提升檔案管理的規范性。

3.2 完善醫院檔案管理信息化體系

要做到醫院檔案管理信息化與數字化，那么完善其管理體系是首要問題。這就要求醫院的管理部門結合醫院本身的情況，制定出合理的標準與統一的規范，使檔案管理發揮應有的價值。首先，可以結合信息技術手段來實現檔案資料完善、分類以及錄入等工作，節省效率的同時最大限度地保證醫院檔案管理工作的正常進行。同時統一的規章制度能夠保證實際工作有據可依，最大限度的保障檔案管理工作的效率。其次，可以實行崗位責任制，將檔案管理部門員工的工作績效與實際檔案管理水平相關聯，從而最大限度提升管理者的工作積極性與管理水平，保證醫院檔案管理工作順利進行。此外，應加強規范化檔案管理制度的建設與完善。其一，建設統一化的檔案管理標準。在推進檔案信息化管理的過程中，構建統一的檔案管理標準體系屬于基礎環節，在實際構建中主要應包含檔案統計標準、整理標準、提供服務標準等標準類型，借助統一標準促進醫院檔案管理規范化，從而促進檔案管理的效果和作用提升；其二，加強檔案資源數字化建設。檔案資源數字化是檔案管理信息化的首要任務，在該環節中應明確各部門人員的工作職責，如：及時上傳病例的病案信息，便于醫院內部人員診治過程中對以往信息進行查看，提升診治效率和有效性。

3.3 科學配置信息化設備

在檔案管理信息化建設的過程中，基于醫院實際需求配置對應的信息化設備，屬于建設工作開展的基礎環節。在具體建設工作中，主要應加強硬件設備和軟件系統兩方面建設。首先，在硬件設備方面，應配備基礎的計算機設備、存儲設備以及數據網絡，借助此實現對紙質文檔信息的轉化，實現對文檔信息的存儲、檢索，便于相關檔案業務的順利開展；其次，在軟件系統方面，應構建檔案管理一體化系統，醫院各部門能夠通過對應的軟件進行信息輸入，然后對錄入信息進行篩選、檢查、整理，將信息存儲到檔案數據庫之中，為保證數據信息存儲的可靠性，應采用高容量的存儲設備，以此能夠較好地解決檔案信息存儲困難的問題，促進醫院檔案管理整體效率提升。此外，值得注意的是，在進行信息化設備配備建設的過程中，應注意做好信息存儲備份，做好信息安全管理，避免檔案信息資源丟失。

3.4 重視醫院檔案管理信息化建設

對于醫院的實際工作而言，檔案管理實現數字化與信息化，不但能夠節省人力以及物力等方面的資源，提升管理水平與工作效率，同時還能做到檔案信息資源共享，提高檔案利用率，使檔案發揮出應有的價值。對于醫院的管理而言，最重要的就是做好相關資源的整合，因此就必須打破各個部門之間的壁壘，建立有效聯系，尤其是對于醫院檔案管理部門而言，信息更新速度更快，傳統管理模式很難做到檔案信息實時更新，更做不到檔案信息實時共享。借助信息化平臺，醫院檔案管理實現數字化之后，醫院其他業務部門能夠通過平臺迅速調取信息，同時對于新增信息可以通過管理員進行及時的增補，最大限度優化檔案管理資源，提升其管理水平[6]。

4 結語

綜上所述，身處于數字化時代之下，醫院檔案管理信息化是其發展的必然需求。從醫院的角度來講，要提升其工作的質量與水平，那么就必須透徹的認識與分析當下醫院檔案管理當中存在的問題，并且有針對性地進行解決與工作創新，提高檔案管理者的素質與專業水平，完善醫院檔案管理相關體系，充分重視檔案管理信息化的建設，從而推動醫院現代化管理與運營。