大數據視野下檔案管理思維方式的轉變

劉 鴿

（濱州市中心血站，山東 濱州 256600）

1 大數據時代的特點

1.1 多種多樣的處理對象

以往的檔案管理模式大多是針對厚重的紙質版數據信息進行標記以及定位管理，對于一些結構以及數量較為龐大的對象則無法進行有效的操作，更不能對其進行精準的處理。但是在現有的大數據視野之下，結構簡單但是數量龐大的對象的處理變得較為簡易，而結構稍微復雜一些的對象，例如：圖像、視頻以及音頻等，也能夠進行精準的處理。

1.2 極高的性價比

大數據視野下，信息充斥著生活的各個地方，令人眼花繚亂，數據量的大量提升勢必會顯得數據十分錯綜復雜，如果不能及時、快速地對數據進行處理，將會導致用戶的體驗感極差，進而損失現有的客戶群體甚至影響潛在的客戶，從而陷入惡性循環。在大數據視野下檔案管理思維發生轉變將會最大程度地降低用戶的等待時間以及提高工作人員的工作效率。

1.3 優異的運行速度

大數據下時代背景下，各行各業都將數據進行錄入以及存儲處理，龐大的信息數據量讓人應接不暇，而其中的價值如果以以往的信息處理方式則面臨著信息處理速度較慢、信息發掘程度不夠深入。以大數據視野對信息數據進行處理，如當下熱度極高的物聯網行業，通過幫助客戶進行充分的數據發掘，尋找潛在的具有價值含量的信息，提升信息數據價值量。

2 面臨的機遇與挑戰

由于時代的不斷的發展，大量的傳統檔案和檔案管理需要現代化的信息手段而不再需要傳統的思維模式，而是需要新的發展方式。在大數據視野下，檔案管理思維模式也應當從以往的點對點模式轉換為具有宏觀特性的統計方式。從傳統的管理模式上觀察不難看出，以往的檔案全部都是紙質版資料，用電子版的表格輔以記錄，整個工作流程顯得十分乏味與枯燥，并且在進行檢索的時候面對厚重的資料，如何高效的查找也成為困難。大數據視角下，加快信息化建設，促進無紙化檔案管理，加強信息之間的互通性以及促進資源共享是目前的目標。資源共享的方式主要是紙質版資料借助信息服務平臺進行數據轉化，成為可實時更新的資源。

現階段面臨的挑戰主要存在以下幾個方面。首先大量的數據涌入對存儲環節的硬件設施提出了高標準以及嚴要求。龐大的數據量首先要求的就是存儲空間要足夠大才能滿足對數據的存儲要求，并且設備的穩定性要求很高，堅決不能出現存儲環節時不時發生損壞、信息數據損失的情況。其次，國家多次強調信息安全，所以，檔案數據的安全性迫切需要得到保障，堅決不能出現篡改數據以及數據寫夠的情況。最后，對于數據管理人才的需求十分巨大。大數據需要將傳統的信息管理方式與現階段飛速發展的大數據時代相結合，開發出適合自己的管理模式。所以需要的是具備檔案管理能力以及網絡素質過硬的人才。

3 檔案管理思維方式的轉變

3.1 信息化思維轉變

在現如今的信息化視野、大數據視野下，需要具備信息化思維轉變的能力。在大數據基礎之上，對面臨的數據以及信息要求能夠清楚地辨別目標事物的本質，對于目標進行矛盾問題的分析，提出科學的想法以及可行性高、安全性高的解決措施。并且檔案管理也需要形成信息化的思維，與傳統的管理思維不同，需要保持信息化的快速高效以及準確性，從而能夠推進檔案管理。首先需要以數字化技術為背景，在保持最終目的是得到有效認知滿足共享的目的前提下，對數據進行處理。其次，對于數據進行處理之后需要加深深層內容的理解與建設，加大數據調用的便捷，保持深度，具備信息化思維服務能力。

3.2 服務網絡思維方式的轉變

傳統的文檔管理思想在一定程度上為大數據文件管理思想帶來了新的發展需求，服務網絡的形成必須以核心服務內容為基礎，加強系統的綜合建設，綜合性的從側面組織和分析文件信息，大數據分析功能需要整合客戶的興趣，提高管理的目的性，減少相應的不確定性，形成網絡思維方式上的對比，提高文件的利用率，滿足個性化、多元化發展的需求，實現資源共享，適應現代化發展和延伸路徑。

3.3 技術管理思維轉變

技術思維方式的變化。首先，對于大數據技術而言，文件管理業務也發生了重大變化，在技術思維上可以充分認識自身內在價值，提高相應的服務效率，并結合現實發展的路徑，擴大新技術建設，在新的內部提取龍，完成文件信息數據挖掘，保持深度有效的過渡，從深層次尋找更廣闊的延伸空間，為文檔管理的可持續發展提供前瞻性條件。

3.4 文件管理資源系統的更改

對于檔案管理部門來說，檔案存儲的數量和程度直接決定了檔案管理部門的價值。擁有豐富的收藏資源是每個檔案管理部門的目標。大數據時代，大量的資源信息使得檔案管理部門的資源更加廣泛，資源的分類管理成為亟待解決的問題。隨著互聯網技術的發展，文件資源的種類越來越豐富，主要表現在三個方面。一是文件資源的信息量顯著增加。在大數據時代，社會文檔信息資源的總量迅速增長。到2020年，國家檔案館儲存的社會資源總量預計將達到6億。隨著信息技術的發展和檔案館數量的發展，這個數字還將進一步增加。在現階段，文件資源管理不再使用傳統的存儲管理手段，而是向電子化方向發展，將大量的文件資源合理儲存起來。二是文件資源種類的顯著增長。傳統的檔案部門的檔案類型主要有紙質文件、視頻文件和實體文件。隨著信息技術的發展，電子文件數量迅速增長，成為文件資源管理的主要類型。電子文件的類型包括文件，同步圖像，語音，圖像，網頁等，它們共同構成了文件的數據結構。今后這種數據類型將更加豐富。第三，文件資源的利用率顯著提高。傳統的檔案管理為了有效地保護檔案，檔案保管后一般都要進入封存狀態，不經允許難以有效利用。在大數據時代，文件資源的管理實現了互聯網共享。許多文件資源都可以通過信息系統的檢索方便地使用，利用率有了顯著提高。

3.5 共享思維轉變

從實踐來看，大數據的出現也為資源共享文件管理的發展帶來了新的機遇，從本質上講，只有文件管理與大數據技術相結合，才能形成共享結構，如果整合不好，文件管理可能出現問題。此時，在文檔管理過程中，要結合現狀，建立面向數據的文件管理平臺，加強各部門之間的聯動，提高資源管理的使用效率，在數據技術綜合建設中創新的擴展模式，實現資源共享的方向要發展和擴大，從現實的角度來看，將大數據納入文件管理，主要是完善管理體制，實現信息化建設和服務水平的提高，實現技術性、參與性的管理方向數據庫以該數據的形式構建信息資源，不僅可以滿足大型文件的管理方式，還可以運用現代服務理念，保持單位或企業管理的穩定性，體現文件數據的價值，解決時空限制問題。

4 大數據檔案管理思維的現實意義

4.1 提高文件服務質量

由于信息技術的發展和進步，我國大部分的檔案館都是數字化的，實現了智能化的管理方式，傳統的打印文件會被記錄在網絡平臺上，在進行高質量的存儲的同時，電子文件的數量也會增加，越來越多的用戶將個人信息存儲到電子文件中，不知不覺中電子文件中另一方面，大數據思維方式的出現，可以快速識別電子文件的內在價值和價值評估，使文件變得更加安全，也能給相應的用戶帶來一定的便利。通過查詢和搜索，可以從大型電子文件中找到符合自己要求的文件，提高文件服務的質量。在大多數情況下，對文件價值理論的理解都是基于傳統的信息存儲和歸檔技術。大數據時代的到來，計算機信息技術的創新發展，文件價值理論需要得到新的解釋，長期以來人們對它的理解是不盡相同的。雖然普遍認為查詢文件是一種信息收集和再處理的方式，但是在大數據背景下查詢文件并保存歸檔實際上是一個新的數據資源通道，首先，存儲的數據值是關聯的，在大數據環境中，文件被組織到相應的目錄中存儲，實現數據的共享和再利用，使文件的價值得到新的利用，其次是有效性。另一方面，在博物館、文件管理的權威性、大數據時代，文件管理更為迅速和有前景。其分析結果和應用價值在現在和未來都有一定的參考價值，從而推翻了文獻學的價值論，大數據時代的發展是文件價值論的創新。

4.2 資源的真正共享

電子文件信息可以存儲在網絡平臺上，對一系列價值較高的信息可以通過網絡平臺進行查詢和整合，同時文件管理業務可以快速實現資源的共享和整合，方便管理者的信息溝通和交流。不僅可以提高整體工作效率，還可以提高文件數據的利用率，為用戶提供服務。通過真正的資源共享，能夠在極大程度上促進我國的發展和進步。

4.3 更好地為社會服務

我國檔案館館藏的檔案資源內容豐富、數量多，檔案館的檔案資源是我國檔案事業發展以來積累和保存下來的非常重要的資源，對我國的發展和發展有著巨大的推動和借鑒意義。首先，數據價值為新時期的文檔價值理論提供了新的土壤，將文檔管理從傳統的歸檔模式向信息化方向發展，推動數據的信息化處理，其次隨著大數據時代文件數據價值的提升日調查證據從單一的環境轉變為宏觀的研究方法，狹隘的、失去研究價值的文件在新時代仍然發揮著新的作用，最后，提升了文件數據的價值，創新了文件工作的新實踐方法。使用電子郵件歸檔已經成為一種正常的狀態，使文件管理活動更好地為社會服務，在更多的領域發揮作用。提高利用率，為中國的發展作出一定貢獻，為社會的建設和發展提供服務。

5 結束語

從大數據的角度來探索文件管理思維方式的轉變，對大數據時代社會文件管理思維方式的轉變采取了可行的策略，研究結果表明，文件資源管理體系、文件服務管理體系、建立和完善文檔安全管理體系，可以有效地提高大數據時代社會文檔信息的管理水平。