信息化背景下醫院檔案管理的存在現狀與對策

鄒曉春

（漢川市人民醫院，湖北 漢川 431600）

在信息化時代，電子信息技術已經滲透到了各行各業的各個領域，眾多崗位以信息化建設的加強實現了更進一步的發展，信息化建設已經成為醫院發展的必要前提，醫院檔案管理也正步入信息化時代。檔案管理信息化建設也已成為醫院在現今時代立足發展的重要建設環節。醫院是提供醫療服務的重要場所，關系到公眾的生命健康安全與社會發展秩序，而其檔案管理機制則與醫院的日常工作運行有著重要聯系。

1 信息化建設對醫院檔案管理的現實意義

1）有利于醫院檔案資源開發利用。醫院作為提供醫療服務的場所，其檔案內容更具科學性和客觀性，因此對檔案資源整合利用的嚴謹度要求也會更高。醫務人員日常工作需要查閱許多資料，根據病患一直以來的身體情況和病情變化來制定相應的治療方案，確保治療方案詳細考慮到了病情病理等各個方面的細節問題，保障醫患的健康安全。因此，醫院檔案管理必須重視資源整合開發，通過信息化建設實現高效便捷的資料查閱，提高檔案資源的應用程度，降低管理成本的同時提升檔案資源管理的工作效率，做到更快更好的資源共享。2）有利于保護醫院檔案珍貴原件。醫院檔案管理具有一定的特殊性，比起一般的企業單位，醫院檔案中具有大量精密尖端設備的文字、圖片檔案，還有眾多醫學史料病歷等內容，其原件具有較高的保護價值，因此原件整理和保護也十分嚴格。通過檔案管理信息化建設，可以將珍貴檔案掃描、錄入電子信息庫當中，以電子檔案的使用減少原件的使用，避免人員傳閱導致的破損和丟失，在提高醫院檔案管理工作效率的同時實現了對珍貴檔案原件的妥善保護。3）有利于醫院檔案管理水平與社會發展相適應?；ヂ摼W時代加快了網絡信息化建設，極大提高了各個領域的生產管理效率，也進一步加快了各行各業的發展步伐，當今時代已經進入快節奏的發展時代。醫院要想跟上時代發展的腳步，也應當加快信息化建設，通過工作效率的提升更好地適應現代社會發展。而要確保醫院在現代社會中的發展效率，檔案管理工作的效率也需要快速提升。因此醫院必須重視檔案工作的信息化建設，通過電子信息技術的廣泛應用做好現代化檔案的整合、儲存和檢索使用，并保證檔案管理的質量和資源信息準確性。

2 信息化時代醫院檔案管理中存在的狀況

1）忽略法律規章的有效保障?！吨腥A人民共和國檔案法》是國家為規范檔案管理、提升檔案管理效率質量所提供的法律保障，然而醫院管理人員以及相關部門通常忽略了檔案管理的相關法律法規問題，很多檔案工作人員在進行工作時也缺乏法律意識。有關部門在對醫院進行考核時通常沒有將檔案管理的規范化建設列入考目目標當中，而醫院管理人員對法律規章忽視的主要體現在于，不重視專業化的檔案工作管理，忽略了檔案內容的規范化、檔案管理的制度化和檔案工作人員的法律意識。檔案工作人員實際工作中也經常忽略檔案管理的相關法律規定，甚至一些工作人員將檔案丟失、泄露當成單純的業務工作失誤，沒有意識到其中所蘊含的法律問題，導致檔案管理制度的警示、約束效果不足，工作人員放松管理、檔案借閱人員損毀遺失檔案的事件頻頻發生。2）缺乏完善的檔案管理制度。缺乏完善的檔案管理制度在橫向上看困擾著各個行業領域，從縱向上看這又是一個在傳統型檔案管理模式和信息化檔案管理模式中都始終存在的問題。在醫院信息化檔案管理建設過程中，缺乏統一的執行標準和規范的管理制度導致檔案工作在檔案管理和人員管理方面都表現出一定的問題。首先，醫院檔案管理缺乏規范的檔案信息收集整合制度，對儲存、借閱等的管理也很不完善，導致檔案管理的工作環節存在很多漏洞。其次，醫院檔案工作人員的職權劃分不明確，工作監督和獎懲制度也不健全，導致工作人員缺乏主動性、積極性和責任感。3）檔案管理信息化建設不足?，F今時代檔案管理信息化建設已經成為檔案事業發展的必然趨勢，但是仍然有一些醫院秉持著傳統的檔案管理觀念，既不更新檔案管理的工作理念，也不制定符合時代發展規律的檔案管理制度，對檔案工作的資金投入和人員素養都不夠重視，并且不愿意將先進的計算機設備等劃歸檔案部門使用，導致醫院檔案管理信息化建設進度緩慢。在這種情況下，醫院檔案工作人員依然采取人工收集、手動整理、實體存儲等傳統方式，工作量大，工作內容繁瑣，而且工作效率低下。同時，傳統檔案管理也面臨著保管占地、查找不便等情況，往往需要額外耗費人力物力和時間精力，不能適應醫院的發展需求。4）檔案的安全管理程度不足。醫院檔案管理的安全程度不足，主要與法律意識、制度完善、管理能力這幾方面的因素有關。相關人員缺乏法律意識，就會導致醫院領導、檔案工作人員和檔案需求者等都對檔案工作的規范化、制度化不夠重視，一些管理人員私自調整、外借醫院檔案，并且對已經借出的檔案不進行及時的盤點回收，導致檔案信息的真實可靠性等都受到了影響。個別借閱使用者對檔案保管不用心，造成檔案損毀、丟失或者信息外泄。而檔案管理中出現上述現象，除了因為相關人員法律意識不足以外，不健全的管理制度和工作人員工作能力的缺失也都助長了檔案安全危機。5）檔案工作者素養有待提升。醫院檔案管理的信息化建設，最終離不開檔案工作者的實際努力，如果檔案工作人員素養有所缺失，那么就會從多個方面導致檔案工作的疏漏。在信息化建設的進程中，醫院檔案工作人員的素養要求逐漸提升。對于現代檔案管理而言，檔案工作者不僅需要專業的檔案工作處理能力，還需要一定的網絡信息技術，以便操作電子檔案系統軟件。同時，檔案工作人員需要對檔案的網絡安全和硬件設施等都有一定的維護能力，或者由醫院配備專業的維修維護人員，以此保障醫院檔案安全。醫院檔案管理隊伍的建設，既需要加強傳統檔案管理的基礎技能考核培訓，又需要提升檔案隊伍的信息化程度，只有這樣才能充分保證檔案工作者的綜合素養符合醫院建設和時代發展的需要，能夠擔負起新時期的檔案管理工作。

3 信息化背景下醫院檔案管理的策略革新

醫院檔案管理所面臨的相關問題，與觀念意識、機制制度和人員素養等諸多因素有著直接關聯，而在現今時代中，其最大的問題始終是與高速發展的信息化社會相適應的問題。隨著信息化時代的到來，醫院檔案管理策略革新不僅要改變檔案管理工作一直以來存在的弊病，還要充分立足于時代發展，加快信息化建設。

1）尋求法律政策保障。在信息化背景下，要想強化醫院檔案管理機制，應當尋求法律政策保障。法律法規和政策始終是相關領域的重要保障，醫院要切實維護檔案信息的安全，確保管理信息和病患信息等不會外泄，應當充分利用有關法律政策，以明文規定為醫院檔案管理工作開展的依據，并積極獲取相關政策與資金支持，實現檔案管理從設施到人員的全面升級。在醫院尋求法律政策支持的同時，有關部門也應當加強立法執法，從醫院檔案管理的實際情況出發，針對社會發展的客觀形勢完善各項條紋規章，以完備的法律實現檔案管理相關工作的有法可依、有法必依，由此推動檔案管理事業的發展建設，并進一步促進醫院檔案管理與醫療工作在當前社會中的順利發展。2）完善檔案管理制度。在信息化背景下，要想強化醫院檔案管理機制，應當完善檔案管理制度。健全完善的檔案管理制度是醫院檔案工作開展的基礎保障，而檔案工作的有序與否又與醫院的醫療服務開展和其他行政管理工作都有著重要關聯，因此醫院管理者和相關工作人員必須根據醫院檔案工作的實際情況制定合理的管理規章，以此規范檔案工作人員的工作行為，維持檔案管理工作的高效運轉。首先，應當明確醫院檔案收集整理、歸檔儲存以及調動使用等各個環節的流程規定，降低管理難度，提升工作效率；其次，應當對檔案工作人員的工作范圍與相關職責進行劃分，通過明確的職責劃分確保相關人員的工作履行。3）推行信息化的管理。在信息化背景下，要想強化醫院檔案管理機制，應當推行信息化的管理。首先，加大資金和技術投入，為檔案管理的信息化建設提供完善的物質保障，實現檔案管理基礎設施和人員素養的全面優化升級。其次，借助計算機設備建立起電子檔案庫，減少不必要的實體紙質檔案，并以此簡化檔案工作的流程、降低檔案信息整合處理的難度，提升檔案工作的效率和質量。第三，做好信息化電子檔案管理模式的宣傳與培訓，轉變各階層管理人員以及檔案工作者的思想觀念，強化檔案工作人員的工作素養，讓檔案管理的電子化辦公模式得到各個部門的參與和配合，讓信息化的檔案管理制度真正實行于醫院檔案管理工作當中。4）重視檔案安全管理。在信息化背景下，要想強化醫院檔案管理機制，應當重視檔案安全管理。醫院共組所形成的檔案主要包括：藥品、器械和設備等的購進、存儲和使用記錄；病患檢查、方案形成、治療、復查、藥物器材使用和主治醫生等的相關記錄。這些記錄與醫院的內部管理和病患隱私有著直接聯系，如果損毀就會干擾醫院管理和醫療服務工作的正常進展，一旦泄露出去也可能對醫院、醫生和患者造成不利影響。傳統檔案管理雖然在儲存管理方面也存在一些問題，但只要做好人員登記和日常檢查，基本可以保證檔案不會損毀丟失，但在信息化時代，各種網絡技術防不勝防。因此檔案管理人員不僅要注意保護實體檔案的安全，還要保護電子檔案的安全，這就需要醫院方面加強對信息技術方面的投入，以專業的網絡維護和具有專業素養的工作人員來保護檔案信息安全。5）提高工作人員素養。在信息化背景下，要想強化醫院檔案管理機制，應當提高工作人員素養。檔案工作人員不僅需要細心、耐心的品質和較高的保密意識、責任意識，還需要具備專門的檔案信息管理知識，在信息化時代，更需要學習計算機網絡的相關知識，靈活操作電子檔案管理的軟件系統，并具備一定的信息安全維護能力。因此，醫院一方面要對已有的檔案工作人員進行專業素養培訓，強化其基礎素養和專業能力，并以合理的獎懲激勵機制督促工作人員自我管理、自我提升；另一方面，醫院應當加強與高校的合作，吸納經過系統學習的優秀畢業生，通過科學的考核機制篩選具備較高素養的人員，并以合理的崗前培訓推動新手工作人員融入崗位，通過良好的福利待遇吸引高素質人才，為檔案管理隊伍補充新鮮血液。

4 總結

檔案管理的信息化建設對醫院工作運行有著積極意義，是社會醫療事業發展的重要支撐。在信息化背景下，各行各業的檔案管理都面臨著極大的挑戰，醫院檔案管理工作的難度也進一步提升。同時，網絡信息技術的發展也為檔案事業的進步提供了便利條件，讓檔案工作愈發朝著高質量高效率的方向發展?？偠灾?，醫院檔案管理必須加快信息化建設的步伐，實現與時代發展的緊密結合，讓檔案管理的職能在新時期得到充分發揮，并對醫院的工作開展形成良好的推動力。醫院及其管理者也應當對檔案管理工作重視起來，以信息化的檔案工作機制建設提升醫院內部檔案管理的質量，繼而提高醫療服務水平。