信息化時代科技檔案管理的創新研究

張彥芳

（河北省科技檔案館，河北 石家莊 050011）

所謂科技檔案，是指企業在生產經營過程中所產生的具有保存價值的科技文件材料。對于企業而言，科技檔案不僅是其發展壯大的見證，同時也是企業得以不斷創新和進步的基礎支撐。再具體分類上，科技檔案主要涵蓋了以下幾種檔案資料：1）科研準備階段資料。例如某項研究工作的開題報告、任務書及課題方案等內容。2）科研試驗階段資料。這里主要包了關于研究工作的實驗記錄、報告、總結，以及關于實驗的各種樣品、音像記錄及圖紙圖表等內容。3）科研總結階段資料。該階段常見的科技檔案資料有研究總結、技術報告及成果鑒定報告等內容。4）科研成果申報階段資料。這里主要指科研成果申報所準備的材料及獲取的鑒定證書等內容。5）成果推廣應用階段資料。這里主要收集了關于科研成果技術轉讓、用戶反饋等內容。

1 檔案管理信息化的本質

1.1 檔案資源數字化建設

從專業角度來看，檔案資源數字化轉變是檔案管理信息化的核心與基礎，通過現代數字信息技術將傳統紙質檔案資料轉換為數字檔案資料，從而為檔案管理信息化的轉變創造堅實的基礎。數字檔案與傳統紙質檔案存在本質性的區別，前者能夠通過網絡技術加以傳輸與共享，因此在利用效率方面有著十分凸顯的應用優勢。而檔案資源的數字化建設則包含了數字化檔案數據庫及檔案管理平臺的構建，通過計算機網絡技術實現數字化檔案資源的有效管理。

1.2 檔案保護現代化轉變

眾所周知，檔案資源具有十分重要的保存價值，而傳統檔案資源的存儲與保護也以檔案室、庫房為主，這種存儲保護形式一定程度上受到了時空因素的影響。而數字檔案的存儲以硬盤、數據庫為主，這種以現代科技為介質的儲存形式，擺脫了傳統檔案存儲中存在的問題與不足，并且存儲與調取檔案信息的效率也更高更快。此外，數字檔案保護工作的核心在于網絡安全，而相關安全防護工作也是當前檔案管理信息化建設的重要研究內容。

1.3 檔案管理標準化發展

傳統檔案管理主要以人工作業為主，而信息化檔案管理則基于計算機網絡管理平臺組織與開展，這時便需要更加規范和標準的操作要求進行檔案管理工作。具體而言，檔案管理信息化建設的同時也制定了明確的規章制度和操作流程，而管理人員也必須嚴格遵守相關規章條例才能科學高效地落實各項檔案管理工作。

2 科技檔案管理信息化建設的必要性

2.1 增強檔案服務能力

隨著社會經濟的快速發展，人類社會運轉節奏也越來越快。作為人類社會發展的有機組成部分，檔案資源所發揮的價值也愈加凸顯，而傳統檔案的滯后性則無法承擔新時代背景下的應用需求?？萍紮n案管理信息化建設，本質上是將檔案管理工作與計算機網絡信息技術相結合，從而在順應時代發展趨勢的同時以現代化管理模式提高其自身服務水平，從而能夠應對更大的挑戰。

2.2 改善檔案服務手段

檔案管理工作的本質為提供更加專業高效的服務?？萍紮n案作為企業技術發展與創新的見證，強化科技檔案管理信息化建設不僅有助于企業的良性發展，同時在檔案服務方面也所有改善與提升。具體而言，傳統紙質實物檔案只能通過人工查閱與調取，因此在檔案服務方面存在嚴重的滯后性。而數字檔案則能夠在管理平臺中快速檢索與查看，同時還能實現網絡跨區域共享，這便意味著檔案服務水平實現了質的提升。

3 信息時代下科技檔案管理工作面臨的困境

3.1 應用價值如何實現

科技檔案主要是指科學技術研究發展領域中的檔案資料，其本身具有十分重要的應用價值?，F階段，在信息化檔案管理模式下，如何發揮其應用價值成為現階段管理工作的重要研究內容。筆者認為，信息時代下科技檔案應用價值主要體現于以下三方面：1）強化科技研發活動的規劃性。通過對科技檔案內容資料展開全面探析，從而能夠從中得到豐富的經驗，并在具體技術研發中對出現的問題加以科學處理，從而提高技術研發的質量與效率。2）提高科技研發項目的經濟效益。一方面，通過科技檔案的總結與參考，能夠大幅減少科技研發過程的周期，從而節約時間與成本。另一方面，根據過往經驗，我們還能使新技術更快的推廣應用和創造價值。3）推進科技成果的有效應用?？萍紮n案內包含了細致的技術數據信息和研發流程，因此能夠從中提取真實準確的技術數據，同時將其應用到技術培訓環節則能夠大幅提高技術推廣的質量和效果。

3.2 應用效率如何提高

一直以來，傳統檔案管理工作都面臨著工作質量和效率的問題，同時這也是檔案管理信息化建設的本質所在。在科技檔案生成以后，傳統管理模式往往需要大量的人力資源對其進行整理和歸檔，而這個過程也十分復雜。由此可見，傳統科技檔案管理工作具有應用效率低下的鮮明特征?？萍紮n案信息化建設為檔案管理工作創造了科學先進的管理環境，但在強化檔案應用效率方面仍需要在細節上進行專業的優化與完善?，F階段，我國檔案管理信息化建設仍處于起步階段，許多信息化檔案管理工作仍存在弊端與不足，例如檔案管理缺乏科學規范的管理制度體系，同時管理人員信息化意識及專業能力方面存在不足，因此如何提高檔案管理的應用效率也是一項值得高度關注的話題。

4 提高科技檔案管理信息化水平的創新途徑

4.1 強化檔案管理信息建設意識

在新時代背景下，科學技術發展可謂日新月異，因此相關的科技檔案資源也在呈爆炸式增長。在此背景下，傳統檔案管理模式已無法滿足新時期科技檔案管理工作的需要，因此加快構建信息化科技檔案管理模式勢在必行。目前，我國科技檔案管理領域信息化建設仍處于起步開始階段，各企業、各領域科技檔案信息化建設水平低的根源便在于人們信息化檔案管理意識不足?；诖?，我們必須高度重視社會各界人士科技檔案信息化管理意識的強化，而相關行業組織機構則要承擔自身社會職責，借助網絡渠道將檔案管理信息化的價值與作用進行廣泛傳播，從而促進科技檔案管理領域從業者信息化建設意識的強化，并以此推動科技檔案管理工作的現代化轉變。

4.2 推動科技檔案現代化管理

現階段，隨著技術更替速度的不斷加快，一項技術所發揮的價值周期越來越短，這邊對科技檔案管理工作提出了更加嚴格的要求。在此背景下，如果依然沿用傳統紙質檔案管理模式和方式，必然會給技術應用價值實現帶來掣肘?；诖?，我們必須推動科技檔案現代化管理模式的構建，一方面加快紙質檔案向數字檔案的轉變，這里需要相關企業積極購置專業的設備儀器，并打造符合自身需求的檔案管理平臺，從而為信息化檔案管理模式構建創造理想的環境。另一方面，還要就檔案管理制度、流程及要求方面進行精細化與規范化轉變，由此指導檔案管理人員開展科學規范的科技檔案管理工作。

4.3 建立信息化管理平臺

對于科技檔案管理而言，其信息化建設必須立足于一個專業完善的信息化管理平臺，如此才能開展各項信息化管理工作。具體而言，信息化管理平臺的構建需要基于先進的計算機設備和軟件管理系統，因此需要企業對此領域建設給予足夠的資金支持。首先，企業要積極構建一個符合自身技術研發與應用的科技檔案管理信息平臺，使其運行與服務能夠真正用于企業的技術發展與創新。其次，企業還要加快傳統紙質檔案向數字化檔案轉變的進度，并構建技術檔案數據庫，從而為信息化管理平臺的應用奠定基礎。最后，為保障科技檔案資源的安全，企業還要注重信息化管理平臺的網絡安全建設，如設置專業的安全防護機制，通過防火墻、訪問權限及系統升級等方式促進信息化管理平臺安全性能的全面提升。

4.4 創新科技檔案管理服務

本質上講，科技檔案管理信息化建設的最終目的便是為用戶提供更加便捷、高效的檔案服務。為此，在科技檔案管理信息化建設的同時我們還需要對服務工作進行優化和創新。具體而言，科技檔案信息化管理平臺首先要在服務內容上進行創新。以科技研發成果驗收為例，需要在驗收時提供申報材料，如開題報告、科研方案、實驗數據等原始資料，因此信息化管理平臺中應當包含了關于科技研發成果驗收的查詢模塊，從而能夠方便對其進行快速查找。其次，科技檔案管理平臺還能對用戶需求給予針對性的服務，例如不同權限的查閱范圍及跨區域網絡查閱等，都能夠在保障科技檔案安全的基礎上為用戶提供更加專業合理的檔案服務。

4.5 重視專業管理人才培養

科技檔案管理信息化轉變不僅帶來了更高的管理質量和服務水平，同時對管理人員專業能力提出了更加嚴格的要求。為滿足企業科技檔案管理信息化建設的需求，我們還需要注重管理人員專業能力的培養和提升。具體而言，一方面企業要高度重視檔案管理人員的技術培訓教育工作，將信息化檔案管理所涉及的技術、操作要求進行充分解讀，從而使管理人員能夠不斷提升自身的信息化技術水平。另一方面，企業還要注重高端技術人才的引進，并通過高端人才吸收和應用外界先進的管理模式和方法，從而側面推動自身科技檔案管理信息化建設水平的提升。值得注意的是，強化科技檔案管理人員的有效監管能夠促進其責任意識的提升，進而以積極負責的態度落實相關檔案管理工作。

6 結論

綜上所述，科技檔案管理信息化建設具有時代發展必然性，是充分發揮科技檔案價值與作用的關鍵技術手段?，F階段，我國科技檔案管理信息化建設仍面臨著一定的問題與困境，需要相關領域從業者加強研究創新工作，從而能夠以更加科學合理的管理模式和方法促進科技檔案管理水平的全面提升。