醫院編外人員人事檔案管理思考

摘 要：隨著我國公立醫院規模不斷擴大發展，對人員的需求量也越來越大，醫院為了對人員進行更好管理，便采取合同形式大量招聘編外技術人員來解決當前醫務人員數量緊缺現象。編外人員在醫院內部主要承擔的是臨床一線工作，是現代醫院發展過程中的關鍵組成部分。醫院受環境條件、人員流動性大等限制，只建立了編外人員在醫院工作期間形成的部分檔案，有限管理著他們的職稱、學歷、工資、獎懲、考核等材料，但又因檔案的不完整，出現了諸多問題。本文將主要對醫院編外人員人事檔案管理過程中存在的問題進行探究，然后從問題出發，提出相應的改善策略來提升醫院編外人員人事檔案管理工作的有效性。

關鍵詞：醫院;編外人員;人事檔案管理

國家推動新醫改政策，增加了醫院的就診人數，就醫需求大，導致醫院整體醫護人員的數量嚴重不足，而國家管控編制造成醫務人員編制受限，為了滿足患者就醫需求，提升醫院經營管理和醫療質量，醫院需要招聘編外人員，其工作職責與編內人員基本相同。但又因編外人員入編困難，工作不穩定，導致編外人員的流動性較大，增加了人事檔案管理的困難性，本文將針對這一問題進行探究。

一、人事檔案管理工作的重要性

1.為醫院內部人才選拔和任用提供依據

醫院人事檔案管理工作的主要內容是對內部工作人員相關信息進行收集、整理、保存、管理等工作，在人事部門為醫院選拔人才時能夠及時調取相關人員的人事檔案，對該人員的工作和個人信息進行全面了解，確保人才選拔的準確性。醫院內部選拔人才與普通單位不同，不能僅僅通過交流、簡歷的方式進行人才選拔，因為若是對人才信息不進行全面了解，對醫院整體工作隊伍的水平也會產生影響，導致醫院在經營中缺乏人才競爭力。人事檔案對工作人員求學、工作等經歷進行了詳細記錄，信息完整度較高，能夠為人才選拔提供依據，從而實現醫院整體工作隊伍素質的提升。

2.為新工作制度實施提供保障

現階段處于醫療改革的深化階段，醫院內部工作制度也在隨著醫療改革的發展而產生變化。比如，對醫院在職員工的工作進行了套改。為了能夠更好適應新工作制度，需要結合人事檔案中有關員工的工齡、職稱、學歷等信息來順利完成工資的套改工作。同時，結合人事檔案對現有人才結構、人才流動情況進行分析，預估醫院發展所需人才數量，制定有效的人才戰略，在人才選拔過程中更具參考性，能夠完全根據醫院人才需求進行人才選拔，提升人事工作效率。

3.為員工評定職稱提供參考

人事檔案對員工的工作、個人信息能夠進行最為全面的展現，醫院工作人員進行職稱評聘過程中便可以以人事檔案為主要參考依據。醫院主要通過筆試、面試、實踐操作、綜合評分等方式來進行職稱評聘工作，員工取得衛生資格的同時，還需要滿足崗位聘任條件才能進行職稱聘任，從而調整工資，且聘任后也會對員工后續的醫務工作產生較大影響。因此，充分利用員工的人事檔案，整理出相關資料作為參考依據，如年度考核、獎懲情況、學歷、工齡等，讓職稱評聘更加公平、公正、合理。

二、醫院編外人員人事檔案管理存在的問題

1.管理缺乏規范性

醫院在管理員工過程中，直接將醫院員工分為編內人員和編外人員兩種。編內人員早期主要通過醫學院校直接進入醫院。近年來，通過政府管控進行審批、錄用程序進行招錄進院，或者從其他醫院進行工作調動，編內人員的檔案存放在醫院的人事管理檔案室，有正規的檔案接管流程，由專業人員對編內人員的檔案進行統一管理。

編外人員指的是單位根據用人需求進行自主招聘，簽訂勞動合同進入醫院的人員，醫院受環境條件、人員流動性大的限制，在編外人員進入醫院工作時，并未接收編外人員的檔案，醫院只管理了編外人員在院工作期間產生的檔案，有限管理著他們的職稱、學歷、工資、獎懲、考核等材料，這些檔案對他們在院工作期間的職稱晉升、調資、提升學歷等方面起到了重要作用，但又因缺少以前的學籍檔案或原工作檔案，導致檔案存在不完整現象，無法對編外人員檔案進行規范化管理，在一定程度上增加了檔案管理的困難性。

2.檔案更新不及時

編外人員進院工作時需要對檔案進行基本審核，由于醫院檔案管理機制的不健全，所以并未制定規范的編外人員檔案管理辦法，加之醫院人事管理工作復雜，工作內容繁多，醫院不能及時對編外人員檔案進行更新，致使優秀的編外人員工作未得到及時評核，未能夠及時補充和完善編外人員檔案工作，從而導致編外人員檔案與實際存在滯后，醫院無法準確獲得編外人員實際信息，對編外人員的崗位晉升存在不良影響，造成編外人員離職率較高現象。

3.移交缺乏及時性

員工都有離職選擇其他就業機會的權利，該權利導致醫院編外人員的流動性相對較大。編外人員離職或被辭退后，醫院應該及時將該員工的檔案移交給其戶口所在地的人才交流中心或新單位進行管理，但由于醫院內部檔案管理缺乏規范性，會存在醫院檔案管理部門未及時將其檔案移交給相關部門的現象，甚至編外人員檔案出現丟失、資料不全等現象，對其后續工作的進行存在一定的不良影響。

4.專業管理人員匱乏

醫院的主體是醫務人員，治病救人是醫院的重中之重。非檔案專業人員認為檔案整理工作過于簡單，甚至認為不需要有專業人員對其進行專職管理，因此檔案管理人員多為臨床醫務人員轉崗或非本專業人員擔任，加之編外人員管理制度的不健全，導致醫院編外人員檔案管理并未能完整記錄員工的工作情況、個人能力、思想態度等相關評價，醫院無法對編外人員進行獎勵與提拔，同時編外人員認為沒有升職成長空間而選擇離職，增加人員流失。

5.缺乏信息化檔案管理體系和資源支持

現在我們正處于大數據發展時期，醫院人員人事檔案的信息化管理是醫院發展過程中的必然趨勢，但是醫院對編外人員人事檔案進行管理過程中，卻依然存在信息化管理不足的問題，主要是由于缺乏統一標準，導致編外人員人事檔案信息采集較為混亂。醫院不重視編外人員人事檔案信息化管理，導致醫院內部人員分工、協調方面都存在混亂現象，工作效率較低，且醫院內部的編外人員人事檔案電子信息數據并未合理利用，由于缺乏信息整理導致其成為信息孤島，無法發揮醫院人事檔案信息的統籌性功能，增加了編外人員人事檔案信息的不完整現象。

出現該種現象的主要原因是由于醫院人事檔案管理的信息技術、電子設備、系統軟件等相關物質基礎較為匱乏，且缺乏專業的管理方式，導致醫院進行編外人員人事檔案信息化管理沒有物質基礎支持，缺乏可行性。醫院為了擴大內部發展，將大部分的資金進行新型醫療設備的購入之中，但并未考慮醫院內部信息化管理，導致醫院人事檔案管理處于落后狀態。這便需要醫院加大在內部人事檔案管理工作中的資金投入，改變管理層對于編外人員和信息化人事檔案管理存在的認知誤區。

三、改善醫院編外人員人事檔案管理工作策略

1.做好編外人員的檔案管理工作

對編外人員檔案進行有效管理的前提是提升醫院對檔案管理的重視程度，院領導可以將人員檔案管理工作納入到自身日常監管之中，對檔案管理進行定期審核檢查，及時發現檔案管理中存在的不足，并針對該現象制訂合理的改善措施，讓編外人員的檔案管理更有條理化。對于編外人員在醫院內產生的檔案信息，在員工離職后，需要及時與員工新單位進行溝通，將員工在該院產生的檔案封貼轉移到員工新單位。若是員工并未進入新單位，可以與員工之前在人才交流中心存儲的檔案進行合并，完善編外人員檔案。

2.選擇專業的檔案管理人員

檔案管理工作與其他工作不同，檔案管理工作是一項具有長期性且煩瑣、枯燥的工作，但對醫院而言是極為重要的。為了確保檔案管理工作移交、更新的及時性，醫院需要針對檔案管理人員進行科學合理的培養，讓檔案管理人員能夠根據編外人員在崗狀態及時進行查漏補缺。

為了提升檔案管理的專業性、規范性，醫院需要招收專業檔案管理人員，并對其專業能力進行考察和評價，或者通過對現有人員的專業培訓，讓檔案管理人員能夠對自身的工作更加熟練掌握;通過建設專業的檔案管理信息系統，利用數字化形式來建立電子編外人員檔案，并根據編外人員的工作崗位變動情況進行及時更新，從而提升編外人員檔案管理的有效性。

筆者認為，醫院可以通過在學校內部選擇人力資源專業或檔案管理專業的應屆畢業生，讓更多新鮮血液加入到醫院的人力資源管理中來，改善醫院內部較為落后的人力資源管理，從而減少編外人員檔案更新不及時、移交不及時現象，提升編外人員檔案的規范性。

3.定期更新檔案

編外人員的工作情況并非是每天都在變化的，是需要根據編外人員工作的實際情況或編外人員檔案不完善的部分，對其進行合理的修改、更新。比如，員工A檔案在2018年1月至2018年9月存在空檔現象，檔案管理人員便需要根據其這一階段的工作情況進行填補，并通過與公安聯網確認員工A在該階段并未存在不良記錄，或者向其詢問該階段的情況進行填補完善;對于記錄的錯誤需要及時進行修改，避免因錯誤記錄對員工的工作造成不良影響，減少因檔案管理問題引發的編外人員流失現象。

4.建立檔案管理獎懲制度

建立檔案管理獎懲制度主要是以檔案管理人員為主，但也需要對編外人員的獎懲情況進行明確記錄，即編外人員在每家醫院的工作表現情況都應該被及時記錄到檔案之中，便于后續編外人員更換單位時，下一家醫院人事管理部門對其檔案信息進行相應的驗證工作。對檔案管理人員的獎懲是為了確保其能夠對檔案進行有效管理，所謂無規矩不成方圓，必須要建立相應的管理制度讓檔案管理人員能夠加深自身對檔案管理的重視度，確保編外人員的升職加薪不會受到檔案管理的影響。建立檔案管理獎懲制度能夠讓檔案管理人員更加認真地對待自身工作，從而讓編外人員的檔案信息更加準確、全面，讓醫院能夠通過對檔案進行查詢來選拔優秀的檔案管理人員與編外工作人員。

5.加大對人事檔案信息化管理工作投入力度

完善醫院編外人員的人事檔案管理工作，信息化的加入是必不可少的，醫院應當從資金和人員兩個方面加大投入。首先，是人才建設資金;其次，是人事檔案管理資金。同時，還需要醫院領導層對編外人員、人事檔案信息化管理等方面的認知觀念加以更新，讓醫院領導層能夠對醫院人事檔案信息化管理的重要性進行正確認知，加大對信息化管理方面的硬件和軟件資金支持，并在運行過程中對其進行認真維護和管理，構建醫院人事檔案管理的信息化體系，從而有效改善編外人員人事檔案管理工作，確保醫院內部整體人事檔案管理工作高效運行。最后，為了能夠促進醫院人事檔案管理的現代化發展，不僅需要培養專業的檔案管理人員，還需要基于信息化人事檔案管理發展的基礎上，加強對專業檔案管理人員的信息化知識培養力度，讓專業的檔案管理人員能夠利用數據分析提升醫院人事檔案管理的有效性。

6.運用計算機技術建立檔案分類機制

在圖書管理中，圖書館為了便于我們能夠快速尋找到同類書籍，會選擇將同類書籍擺放在一起，該種分類方式可以幫助我們快速尋找某類圖書。檔案管理也是如此，在對醫院編外人員檔案進行管理過程中也可以采取分類管理方式。

一是根據編內編外人員進行檔案管理的分類處理，編外人員基本占醫院員工總數的一半，可以利用計算機技術為編內編外人員建立A、B兩個檔案管理區域，通過使用表格形式對員工基本信息進行全面錄入，通過輸入關鍵字便可找到醫院內部員工的檔案資料，該種管理方式能夠讓檔案管理更加規范，更快速地尋找編外人員的基本信息。

二是選擇根據工作時間進行合理劃分，該種分類方式比較適合規模較大、編內編外人員較多的醫院。因人員較多，查詢員工信息也會浪費較長時間，所以可以通過根據員工入職年份進行劃分。比如，2000年成立的醫院，以5年為一個時間節點，根據員工入職年份，在計算機上尋找員工檔案會更加方便，或者是根據年份和性別進行劃分，如通過輸入“10月份、男性”來快速尋找該男性員工，降低檔案核對和尋找時間。

現代檔案管理工作進行過程中需要重視計算機技術的應用，需要合理運用計算機對員工檔案進行整理分類，讓編外人員能夠及時查找、更新相關的檔案信息，減少編外人員檔案不規范、查詢困難等現象，從而降低因檔案管理而導致的員工流動現象，增加檔案管理對醫院人力資源管理的有效性，促進醫院人力資源管理質量的有效提升。

四、結語

現如今我國正處于新醫改深入改革發展階段，也是醫院對人才需求量最大階段，編外人員流失率較大、升職轉院現象增加，給編外人員的人事檔案管理帶來了一定困難，對醫院的管理也造成了一定影響。在該種情況下，醫院必須要重視編外人員的檔案管理工作，從根本上提升醫院對人事檔案管理工作的重視度，讓每個員工都能夠有檔案管理的基本意識，從而為檔案管理工作打下良好基礎;需要引進或以內部選拔培訓方式選擇專業的檔案管理人員，提升檔案管理的專業性;計算機技術在現代醫院檔案管理過程中更是不可或缺，醫院檔案管理過程中必須要重視計算機技術的應用，提升編外人員檔案更新及時性，確保檔案的準確性，減少編外人員人事檔案管理中存在的各種問題。

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（作者單位：漢中市中心醫院）

作者簡介：王昕（1983-），女，漢族，陜西漢中人，館員，本科學歷學士學位，從事檔案管理和文書管理方面的工作。