大數據背景下企業檔案發展問題研究

文/中國郵政文史中心（中國郵政郵票博物館） 劉妍

近年來，由于檔案的作用與價值越發重要，企業也越來越重視檔案的管理，會根據工作需要對運營中產生的檔案進行收集、存儲、分析等。但是，傳統的檔案管理模式已經跟不上企業快速發展的步伐，不能在大量的檔案資料中即時、高效地為檔案查閱人員和企業決策者提供精準有效的服務。通過用大數據技術收集各類原始檔案資料，提取有用信息并加以分析、整合，最終為企業日益增長的檔案信息需求和服務功能需求提供更精準、高效的服務，是企業檔案管理的新發展方式。隨著大數據技術的應用，企業檔案管理需要記錄的信息數量及種類會更加復雜，企業內部大數據系統建設及大數據背景下的檔案管理也面臨著挑戰。

一、大數據及大數據檔案

（一）大數據的出現及發展。大數據（big data）一詞起源于互聯網，最早可追溯到Apache的開源項目Nutch中，是用來描述為更新網絡搜索索引同時進行批量處理或分析的大量數據集。自2012年起，大數據吸引了越來越多的關注，隨著不斷地豐富發展，形成了大量（Volume）、多樣（Varity）、高速（Velocity）、價值（Value）四大特征，其數據類型包括結構化、半結構化和非結構化三種數據。如今，大數據在各行業不斷應用實踐，非結構化數據逐漸成為數據的主要部分。大數據的精髓在于帶來了三個顛覆性觀念的轉變：是全部數據，而不是隨機采樣；是大體方向，而不是精確制導；是相關關系，而不是因果關系。大數據如此重要，以至于其獲取、存儲、搜索、分析等都成為當前重要的研究課題。

（二）大數據檔案。檔案是企業發展的真實記錄，是客觀形成、最原始的材料，也是一種獨特的信息資源。在傳統的檔案管理模式下，不能充分發揮檔案的服務價值，隨著大數據技術的應用，企業的檔案管理工作迎來了新的發展。

企業在發展過程中會產生大量的檔案材料，不僅包含各種會議材料、項目材料，還包括人員信息材料等，數據量豐富多樣。傳統的企業檔案管理模式不能合理將這些檔案分門別類地歸檔好，檔案之間聯系不夠緊密，不能將現有檔案資源合理利用，有效開發。大數據技術在企業檔案管理中的應用，能較好地解決這些問題。大數據檔案具有存儲數據量龐大、承載數據種類多樣等特點，能夠將企業現存的文字、圖片、音頻、視頻等各類檔案進行數字化處理，并運用相關技術進行分類存儲，在龐大的企業存儲的檔案中，快速查詢相關聯的檔案，綜合分析處理，從價值密度低的文件中快速檢索，實現價值的提純，大大提高檔案的利用率，提高服務保障的精準度。

二、大數據背景下檔案管理工作的優勢

大數據背景下的企業檔案管理，能夠發揮高科技技術的天然優勢，在改善檔案存儲質量的同時，不斷深挖檔案的潛在價值，為企業提供更加精準的服務支撐；同時提高檔案資源的有效共享率，提高檔案查閱的效率，釋放部分檔案管理人員的工作精力，為企業檔案管理帶來極大的便利。

（一）能有效改善檔案的存儲質量。傳統的企業檔案主要以紙質方式存儲，紙質檔案數量多的企業，需要大量的空間存儲，這就對存儲的環境提出了更高的要求，在濕度、溫度、防水、防火、防蟲等方面都有極其嚴格的規定，而且隨著時間的推移，會出現紙張老化，導致紙張變脆或字跡模糊的現象。另外企業存儲的各類檔案，由于數據類型的差別，往往會造成相關聯的檔案不能存放在一起，為查檔工作帶來很大困難。大數據背景下，檔案資料以數據的形式存儲，將紙質檔案、圖片檔案、視頻檔案等以電子數據的形式，按照規范原則統一存儲到設備當中，極大地提高了數據的存儲質量。而且現在硬盤存儲數據量巨大，一塊硬盤就可以存儲TB級的數據量，以往成千上萬張紙質檔案，現在一塊硬盤就能存儲，在極大地節省存儲空間的同時更加易于保存。另外，電子數據往往會備份使用，即使系統出現故障，我們也能找到備份數據，而傳統紙質檔案管理并不會將所有檔案進行復印留存。以上都能說明從安全性和操作性上，大數據檔案管理能提高檔案的存儲質量。

（二）能不斷挖掘檔案的潛在價值。企業檔案的價值，主要表現在企業平時的查檔服務和利用上，想要深挖檔案的潛在價值，不僅要解決好檔案存儲的完整性，更重要的是將相關聯的檔案緊密串聯到一起，挖掘其潛在價值，為企業相關人員提供更加精準的服務。借助大數據檔案管理的先進技術，能推動手動紙質化查閱向電子化查閱方向轉變，通過設置相關篩選條件，對檔案進行深層次研究分析，從大量檔案資源中提取出全新的內容，充分挖掘檔案的潛在價值，同時能根據各類不同的需求，定制多樣化的服務，使得企業檔案管理向先進性、智能化方向發展，改變了傳統模式下檔案管理效率低、精準度不高等問題，推動企業檔案管理工作長足發展與進步。

（三）能極大提高檔案的管理效率。傳統模式下的檔案查詢主要通過紙質檔案來查閱信息，需要檔案管理人員找到相關檔案，從中篩選并提煉出查檔者需要的有用信息。這種模式下，長時間翻閱紙質檔案，一方面，會造成紙質檔案的破損，加大后續存儲管理的難度；另一方面，通過人工方式翻閱、查找必然會造成人力和時間上的浪費，這些都降低了企業檔案管理的效率，更加不適應現代科技的發展要求。大數據檔案建設之初，就要求企業根據檔案的性質、類別等進行分類并存儲到設備中，運用大數據技術，對存儲的企業檔案進行檢索、分析。查閱過程中檔案管理人員僅通過電腦就能實現有效數據的獲取與分析。一方面，極大提高了檔案管理人員對檔案查閱的速度與質量；另一方面，也從側面顯示出了企業的經營水平。

（四）能實現檔案數據的資源共享。大數據技術在檔案管理中的應用，使得檔案數據在企業內部共享成為可能。大數據技術的應用能較好地解決企業檔案資源的浪費問題，提高檔案資源的利用率，同時基于大數據技術，能有效構建檔案管理及共享系統，通過查檔者提出的查檔需求，檔案管理者進行查閱并實現價值的提純，將相關數據共享給查檔者，從而有效解決查檔必進檔案室的老問題，促進企業檔案資源的共享。另外企業各部門產生的檔案，根據規范化處理，按照格式要求通過大數據網絡實時、快速共享給檔案管理者，能極大減少再次整理檔案的時間，節約檔案歸檔的成本，提高檔案歸檔的效率。

三、大數據背景下檔案管理面臨的挑戰

大數據技術在企業檔案管理中發揮了巨大作用，帶來了更加便捷的工作方式與檔案分析處理能力，與此同時，也面臨著人力、物力、財力的巨大投入，數據存儲安全壓力倍增、人員素質與儲備不足、缺乏未來規劃合理統籌等新問題、新挑戰，從而使得大數據技術在企業檔案管理中的應用面臨一些現實問題，不得不引起企業的重視。

（一）系統建設與運維需要大量投入。當前，企業大數據檔案管理系統的建設速度，遠遠跟不上時代發展速度，建設適合單位發展需求的大數據檔案管理系統。一方面，需要高性能的硬件設備及軟件環境的支撐，以此為基礎才能構建智能化、數據化檔案管理模式，否則企業的檔案將無法實現大數據條件下的智能管理。同時企業需要將原有的紙質檔案、圖片、視頻、音頻等傳統檔案文件轉變為可用的電子數據，建立企業檔案數據庫，對于有大量檔案存放的企業來說，為了增加檔案數據的關聯程度，便于后續查找，要求在轉化為電子數據的過程中，按照規定轉化為規范可用的數據集，并建立相關數據檔案的索引鏈接，這是一個浩大的工程，需要人力、物力、財力的支持；另一方面，系統的軟硬件運行維護也需要專業運維人員，檔案涉及企業運轉各個環節，需要及時歸檔、存儲，也需要第一時間為查檔者提供需要的信息，所以軟硬件出現故障，必須第一時間解決，這就要求企業投入資金建立軟硬件備份庫。所以，企業大數據檔案系統建設不是一蹴而就的，需要企業增大投入并穩步推進，才能發揮出檔案的最大價值。

（二）數據存儲與管理存在安全隱患。企業檔案是在運營過程中產生的實物見證，記錄著企業成長的全部過程，同時有大量的公司保密性信息，一旦丟失或者泄露，會帶來巨大損失。大數據時代，大量檔案數據以電子數據進行存儲，不可避免地會與網絡產生聯系，有可能出現內在或外在的網絡安全隱患，造成檔案數據的丟失、泄露或被惡意篡改等安全問題。另外企業及檔案管理人員對檔案安全重視程度不夠，沒有制定規范的檔案管理制度或不能按照檔案管理相關制度進行檔案管理，造成檔案的缺失、遺漏等。這就要求企業及檔案管理人員重視檔案數據的管理與建設，實時監控檔案信息處理，形成穩定的數據存儲機制與管理模式。

（三）人員素質與儲備具有一定差距。由于檔案的特殊性及重要性，檔案管理有一套嚴格的技術流程，尤其是在大數據檔案管理中，更需要從源頭對企業各類檔案數據進行規范的電子化處理。同時，針對不同的檔案，使用不同的方式進行分析處理是管理人員需要具備的技術條件，這就對管理人員的素質提出更高的要求?，F實情況，企業中檔案管理人員數量少，人員流動大，很少參加檔案類的培訓，更不用說了解大數據檔案的管理與應用相關知識，甚至有些企業沒有專門的檔案管理人員由其他部門人員兼職，這些都體現了企業對檔案管理人員，培養不夠重視；另外，企業沒有對高學歷、高素質、熟悉大數據檔案管理的人才引進計劃，更多的是關注管理人才與技術人才的引進，這種情況加劇了人才儲備機制的不健全，不能很好地適應大數據條件下的檔案管理工作。

（四）未來規劃與發展缺乏合理統籌。隨著對大數據技術的深入研究，更加智能、便捷、新穎的技術將會被開發出來，如果這些技術在企業檔案管理中能及時應用，會使得企業檔案的潛在價值挖掘得更充分，同時為檔案管理者提供更加便捷的管理方式，為企業決策者提供更加精準的數據支撐，為企業帶來更多無形的財富，從而為企業長遠發展注入新的活力。但是，現階段科技發展迅速，大數據技術更新迭代速度快、新技術層出不窮，現實情況是企業不能合理統籌，對未來大數據技術在企業檔案管理中的應用規劃不夠明確，并沒有及時對最初部署的大數據技術升級，存在沒有留好大數據技術升級接口等現實情況，這樣就造成了檔案后續發展力量不足，對大數據技術在企業檔案管理中的應用造成影響。

四、結語

大數據的發展為企業檔案管理工作注入了新的活力，提供了新的管理方式，帶來了巨大的變化。企業要抓住大數據發展的機遇，與時俱進，科學規范，不斷挖掘企業檔案的價值，為相關人員提供精準服務；同時要直面大數據在企業檔案管理中面臨的各類問題，科學規劃與統籌，善于分析并解決，只有這樣才能開創大數據技術在企業檔案管理工作應用的新局面。