“一流學科”建設重點部門綜合辦公室工作思考

文/安徽大學物質科學與信息技術研究院 程良才

一、普通院系辦公室的職能和內容

辦公室是高等學校二級機構的窗口，是承攬事務、提供服務的樞紐，具有服務師生、綜合協調、督促檢查、輔助參謀的職能，涵蓋黨的建設、行政管理和學生工作等，常規性、臨時性、零碎性特征交織。常規性的工作包括黨務、教務、財務、宣傳、人事、科研、國資、工會、團學、學工等；偶有領導安排或臨時的通知，這類任務往往時間要求緊、投入精力多，甚至需要多人合作完成；還有參觀交流、印章管理、信件收發、會議室（報告廳）預約等零碎性的事務；實踐的變化，也會增加新的事項，如特殊時期的離地外出備案、疫苗接種、大規模集會報備等措施的落實，成為特別重要的工作內容。

從實際工作看，二級機構綜合辦公室在職能履行中存在非均衡性，偏重于服務師生，其他職能的發揮相對較弱。然而，“一流學科”建設對其重點部門綜合辦公室的工作和職能履行則提出了新的要求。

二、“一流學科”建設對綜合辦公室工作的新要求

“一流學科”建設重點部門作為學校重點打造和建設的機構，具有學科建設任務更重、學術研究特征更明顯、人才引進力度更強、實驗室平臺建設更多、招生規模更大、協調聯系部門更廣等特征，這些都對日常服務和保障的綜合辦公室工作提出了新的要求。

（一）要樹立緊緊圍繞“一流學科”建設開展工作的中心意識和大局意識。只有站在“中樞”望中心、圍繞全局搞運轉，才能登高望遠、見微知著，服務保障才能及時跟進到位。作為“一流學科”建設重點部門的綜合辦公室，一切工作都應把服務和保障“一流學科”建設作為中心和大局。綜合辦公室工作涉及面廣、事情繁雜，如果僅僅忙于日常的各種細節性事務，沒有注意到工作的中心和全局，就不能準確掌握好方向。無論黨團思政還是人事科研，都應緊緊圍繞“一流學科”建設來展開。黨建引領事業發展，綜合辦公室的黨務工作應在黨組織的堅強領導下，利用黨史學習教育等活動，加強對全體教職員工的教育引導，注意發揮黨員的先鋒模范和基層黨支部的戰斗堡壘作用，將大家凝聚和組織起來，心往“一流學科”建設想、勁往“一流學科”建設使；宣傳工作重點展示師生員工在師德師風、學術研究上的先進典型及其他單位的成功做法和經驗，樹立榜樣、鼓足信心、提供借鑒；人才引進、科研平臺搭建應瞄準“一流學科”建設的方向，做大做強人才隊伍，建實建優科學研究平臺，為“一流學科”建設提供人力支持和條件支撐。

（二）工作中要注意突出重點，避免均衡用力、主次不分?！耙涣鲗W科”的重點工作有“人”“器”“才”，即“打造一批優質的人才隊伍”“擁有一批高端的研究設備”“持續培養優秀人才”。因此，人才的引進與培育，儀器設備的采購、實驗室的裝修改造，促進學生成長成才，都成為部門的重點工作。綜合辦公室應聚焦重點工作，平衡好其他工作。如按照實際需要向學校上報人才需求計劃，抓住招聘的關鍵時間點，加快人才入職到崗的進度，盡快辦理科研啟動經費的劃撥，關注外派訪學進修的通知，積極組織人才項目申報，全方位提供好配套服務；認真了解學科建設中儀器設備及其在國內外的使用情況，加強與國資、采購管理部門的聯系，落實好儀器的安裝調試和實驗室的改造升級，全方位保障好科學研究所需的硬件與條件；深入師生，多方面關心他們的思想狀態和學習生活狀況，詳細了解他們在職稱、課程、就業等方面的困惑點和關心點，全方位做好日常溝通和聯絡。

（三）注重職能履行由淺度向深度的轉型。轉發通知、收材料、蓋印章等，是辦公室的一般性事務，基礎性的工作?！耙涣鲗W科”建設則要求把職能履行由淺度推向深度，即在做好基礎性工作的同時，向更高質量的服務延伸。如對引進的高層次人才，綜合辦公室需要加強與他們的聯系和溝通，關注他們在承擔重大科研任務、擔任高端科研平臺負責人時的心理壓力和入職后的環境適應情況，并通過他們了解科研平臺搭建后的維護保養、效益發揮、成果產出等方面的情況，做好問題的匯總和反饋，提出優化建議，及時上報領導和決策機構，而不僅僅是局限于管理實驗室的門禁、資產登記報銷等一般性事項；文體活動有利于豐富師生員工的課余生活，通常由工會等部門組織。綜合辦公室應留心觀察大家的興趣愛好，積極配合活動開展，注意理解組織活動的意義是舒緩教職工的壓力，激發大家的“主人翁”意識，培養團隊精神和集體榮譽感，促進營造積極進取、干事創業的氛圍，以達到凝心聚力的效果，而不僅僅是上報一份參賽名單。

三、當前“一流學科”建設重點部門綜合辦公室工作中的問題和差距

檢視當前綜合辦公室的工作，在面對紛繁而至的各項任務，綜合辦公室同志往往容易滿足于當領導的傳聲筒，做日常事務的勤雜工。對標于“一流學科”建設的新要求，仍存在部分問題和差距，集中體現為履行職能的思想和能力還有待激發和提高。

（一）缺少系統聯動思維指導工作的認識。綜合辦公室的工作看似頭緒眾多，牽涉面廣，卻有其內在的聯系性，需要用系統聯動的思維去認知和把握。比如在“一流學科”建設中，人才始終是核心資源，為實現“從引進到培育，促進快速形成一支高質量的人才隊伍”的目標，綜合辦公室在履行職能中如何體現管理與服務呢？從縱向聯系看，人才從引進時的職稱、層類、海外學習經歷等因素，都是申報省“百人”、留學回國人員支持計劃、科技部專項計劃等項目的參考因素和關鍵指標，辦公室綜合對本部門的人才隊伍情況較熟悉，應依托已經掌握的信息，進行有針對性的、點對點的推薦，而不僅限于轉發一個申報通知；從橫向聯系看，人事人才工作與教務、科研、學工又有密切聯系，引進人才的考核涉及科研任務、教學工作量以及公共服務等，當進行人才的考核工作時，人事、科研、教學之間可以信息互通，避免重復勞動，提高工作效率。

（二）缺少規律層面推動工作的能力。綜合辦公室對內面向學校的機關職能部門、院系以及師生員工；對外面向社會的企事業單位，承擔對外交流、參觀考察、樣品測試等方面的聯絡職責，日常型和應急型事務交叉，易造成頭緒多、注意力分散等現象。從現有的情況看，綜合辦公室成員的很多精力消耗在各項事務性工作中，工作效率不高，缺乏從規律層面把握和推動工作的能力。如時間節點規律和平臺的遞進性建設規律。前者，有每年的3月～4月份是國家自然科學基金、國家社科基金申報提交的時間段，每年的“五四”青年節、教師節、新生入學等是黨建團學活動重要節點，這些工作都有規律性，可以從時間點上進行把握，而非臨近之時再做倉促性的部署；后者，如國家級或省部級實驗室的申報獲批，從前期的籌備、凝練學科方向、赴其他單位參觀學習、申報書的提交，到后期的現場考察、獲批后的專家論證、成立學術委員會、召開學術年會、編輯成果年報等，都是層層遞進的，綜合辦公室應總結經驗，梳理成一條完整的工作鏈，為今后其他科研平臺的申報提供工作指引。

（三）缺少規劃布局帶動工作的意識?！胺彩骂A則立，不預則廢”。對于“一流學科”建設中可預見性的工作，應提前謀劃，先行一步做好實施方案和預案，提升工作的質量和效果。這樣即使遇到臨時性事務，也能從容應對。相反，如果沒有提前謀劃，當多個事情集中到一起時，不但影響工作進度和職能履行的成效，而且因慌亂可能出錯而返工。如研究生招生過程中的夏令營、對外宣講，綜合辦公室應對接好各學科方向的宣講人，提前協調好時間，安排好主旨報告和互動活動，規劃好外出宣講的路線和單位，兼顧好各個學科的時間分配，留存好照片和學生信息，利用多種渠道及時宣傳報道。同時，注意根據工作需要，迅速調整舉辦形式，變線下為線上或線下線上相結合。因此，綜合辦公室工作應避免“等”和“拖”的惰性，做足工作的提前量，用更充裕的時間去準備、謀劃，順利地完成各項工作任務。

四、“一流學科”建設重點部門綜合辦公室工作提升建議

“一流學科”建設重點部門的綜合辦公室工作，應主動對標“一流學科”建設的新要求，基于當前工作中存在的問題和差距，立足服務師生、綜合協調、督促檢查、輔助參謀的職能，為“一流學科”建設提供更高質量的服務與保障。以下從自身能力、同事與同志、“群眾”與群眾、數字與文字等方面提出建議：

（一）提高成員自身能力，提升服務師生的水平。能力是勝任工作的條件，包括完成任務所采取的思想方法和運作方法、最終達成的目標和成效。一是綜合辦公室的成員要提高自身的業務能力，熟練掌握計算機、互聯網辦公技能，了解辦文、辦會、辦事的規范，學習行政管理和政策法規知識，練就過硬本領，提高工作效率。二是培育系統聯動的工作思維，注意探索總結工作規律。綜合辦公室的工作“點多、面廣、線長、事雜”，易因忙于日常工作而陷入事務主義。從深層次看，各項工作之間環環相扣、“牽一發而動全身”，必須學會用聯系的觀點，掌握推動工作的規律。無論是橫向的聯系還是縱向的聯系，抑或是時間規律、遞進性規律等，要注意理出一條工作的流程線，讓自己清楚各個階段的事項，抓住工作的節奏。三是強化超前意識，做足工作的提前量?；粍拥牡群驗橹鲃拥淖鳛?，萬事提前，做最充分的準備，增強做工作的敏感性、前瞻性，為工作推進或可能的突發情況留出處理空間。

（二）樹立中心和大局意識，匯聚服務師生的集體合力。綜合辦公室的工作“分工不分家”，特別是在“一流學科”建設過程中，很多工作需要相互配合與協作?！胺e力之所舉，則無不勝也；眾智之所為，則無不成也?！鞭k公室成員在提高自身能力的同時，更需要緊密團結，做到既同事又同志，即不僅僅是工作分工上的搭檔，更是事業追求上的伙伴，自覺樹立“一流學科”建設的中心和大局意識。心懷建好“一流學科”的共同志向，主動服務和服從于“一流學科”建設的全過程，做到甘于奉獻、樂于幫助、相互體諒、親密合作。養成誠實耐勞的品性，培養高度的敬業精神，營造團結、和諧、奮進的工作氣氛。

（三）構建線上與線下相結合的管理服務渠道，履行綜合協調和督促檢查職能?！耙涣鲗W科”建設涉及人事、科研、采購、教學等多個方面和多個部門，需要經常性的綜合協調和督促檢查，確保重點工作和重點事項扎實推進。綜合辦公室的工作既要充分利用網絡通信技術，提高工作的便捷性、迅速性、共享性，也要在實際中深入廣大師生中去，以便直接地、面對面地交流。一方面，利用微信群、QQ群、校內辦公系統以及釘釘等軟件，實現群通知、群文件、群公告的共享，做到信息及時傳遞、消息快速溝通、文檔的快速發送接收、減少跑腿走路、克服地點分散等目的，有利于特殊時期減少人員聚集，有效落實防疫要求。另一方面，線上溝通有局限性，綜合辦公室還要以線下的方式同其他院系、單位進行聯系。有些事務需要當面說、一起看、現場辦，如“一流學科”建設重點部門的實驗室建設多，其推進程度、施工狀況都需要實地實察。綜合辦公室要協助領導，周期性地、不定時地進行督促檢查，保證事關學科建設的重點環節把準把穩、重點工作按質按時完成。遇到困難要及時匯報，與國資、后勤等職能部門對接協調解決，切不可耽誤學科建設的進程。

（四）要做好素材積累和信息整合，充分發揮輔助參謀作用。輔助參謀較服務師生、綜合協調、督促檢查來說，其“向上”的指向性更明顯，即主要是為領導決策提供參考性意見，也是職能履行由淺向深的重要體現。要想提出有價值的參考意見，就必須注重素材積累和信息整合，做好數據統計，寫好文字材料?？茖W研究成果、人才培養質量是反映“一流學科”建設成效的重要方面，綜合辦公室平時就要積累和整合支撐科學研究、人才培養等方面的素材和信息。首先，及時、準確地向上級領導匯報相關數據，比如人才引進的層類和數量、季度或年度的科研成果、在讀學生專業和人數、對外交流合作的代表性事例以及服務地方經濟社會發展的應用成果等。其次，在匯總和上報過程中，要有問題意識，而不只是材料的“搬運工”。如隨著人才數量的增加，是否需要及時調整引進的層類和學科要求。再次，要就觀察到的問題，力所能及地提出可行性的改進建議。如針對引進人才從事學術研究多，但授課的技能和經驗相對缺少，可以建議組織教學技能培訓班，邀請經驗豐富、教學水平高的老師做輔導報告；對于已經建成的高端科研平臺，利用公眾號、外出講學等信息手段和機會，加強對外宣傳，擴大影響力，提高科研平臺的知名度和使用頻率。