高校教學檔案的收集與開發利用

文/楊凌職業技術學院 霍倩倩

教學檔案是高校在教育教學以及科研實踐活動中直接形成且具有非常重要的保存和研究價值的各類文本、圖表、照片、影像等各種載體形式的憑證材料。它真實記錄和反映著高校教育教學管理和教學實踐活動情況，是全體師生員工努力的勞動成果以及智慧結晶。教學檔案為教學實踐活動提供參考和歷史憑證，也為學校的日常教學和發展提供服務。

一、高校教學檔案的收集

教學檔案的收集作為檔案管理工作開展的基礎，不僅是檔案信息資源開發以及利用的必要條件，也是檔案工作的重點以及難點，因此做好教學檔案收集是最關鍵的一步。以筆者實際工作的陜西某高職院校為例，該校對于教學檔案的收集和歸檔范圍主要表現在以下幾個方面：

（一）綜合類。主要包括：上級行政部門下達的有關教學改革、人才培養等工作方面的文件材料（針對本校的、重要的或者具有指導性和參照性的）；有關學校規劃、實施方案；有關教學活動方面的規章制度、會議簡報等；有關教學檢查、評估和教學質量項目申報評獎材料等；有關非學歷教育的各類培訓班、進修班、研討班會務材料等；各類有關學校發展建設的統計報表；教學成果獎評選材料等。

（二）學科、專業與實驗實訓室建設類。主要包括：上級行政部門有關學科、專業與實驗實訓室條件建設的文件材料（針對本校的、重要的或者具有指導性和參照性的）；有關重點學科、專業、實驗實訓室建設項目的申報、建設計劃、簡報、總結統計報表以及批復材料等。

（三）招生類。主要包括：上級部門有關招生工作方面的文件材料（針對本校的、重要的、有指導與參照性的）；有關招生計劃、宣傳、規定、總結以及招生過程中形成的材料。

（四）學籍信息類。主要包括：新生錄檢表、名單、入學登記表、學籍卡片、成績單、各類休學、復學、退學等學籍變更材料以及學校三好學生等獎懲材料。

（五）課堂教學與實踐教學類。主要包括：學校各招生專業的教學標準、教學大綱、課程標準、教案、校歷、課表等；各分院（系）期中（期末）專業課程考試題庫；頂崗實習方案、計劃安排、總結等；學生假期社會調查、社會實踐總結及有關材料等。

（六）畢業生類。主要包括：上級行政部門有關畢業要求的文件材料（針對本校的、重要的或者具有指導性和參照性的）；畢業生工作計劃、總結；畢業生派遣名冊；畢業證和派遣證的領取簽存根收冊；畢業生質量跟蹤調查和反饋材料；畢業生就業統計匯總材料等。

（七）教材類。主要包括：教師主編、自編教材；各招生專業實際使用的教材選用目錄以及自編、主編教學指導（任務）書以及其他具有保存價值的材料等。

最后附錄的是各基層單位需要保存的教學類檔案。主要包括：學生畢業論文及評審意見；課程進度表；教師任課登記表、學生成績登記表、考試試卷；學生頂崗實習總結報告；本專業教學情況檢查及總結；教師工作量的核算、登記；教學評估工作要求的其他材料。

二、當前高校教學檔案的收集現狀

近年來，筆者一直負責本部門（科室）有關教學檔案的收集和整理工作。在多年的工作中，筆者發現教學檔案的收集是一項十分重要的工作，在實際工作中還存在一些問題。1.工作人員的檔案意識淡薄。其實不僅僅是檔案管理的工作人員，上至領導、下到其他各類人員包括學生等等都缺少一定的檔案意識，在實際工作中也不難發現，因為大多數部門（科室）缺少專職的檔案管理人員，而兼職的檔案管理人員又對檔案工作沒有充分的認識和重視，日常工作中的很多原始材料沒有及時收集保管，導致很多檔案原始材料出現遺失，最終導致所形成歸檔文件不齊全、不完整。2.檔案工作人員收集方法的問題。教學檔案很多時候來源于教學、科研等實踐活動，能夠全面地反映學校在教育教學管理、教學實踐活動以及教學研究等等各項工作中的真實情況，但是因為這些材料的來源相對比較分散，內容非常豐富，形成復雜且又具有多樣性的特點，這都決定了教學檔案的收集必然是一項繁瑣并艱苦的工作，不講方法或者沒有采用合理有效的方式是萬萬不行的。因為當前高校的教學管理工作是按學年度劃分的，但像是學籍表、成績表這類又都是在畢業后才可以形成的材料，所以在平時的工作中，檔案管理工作人員一定要講究方式方法，如果不及時收集、整理、保存，只是一味地按照學年度固定的收集歸檔，那么勢必會造成教學檔案的缺失或者不準確。

三、做好高校教學檔案收集工作的建議

結合多年的工作實際，筆者認為，檔案管理人員在日常工作中，應注意以下幾個方面的問題：1.要在本部門宣傳教學檔案的重要性，提高相關人員對教學檔案工作的重視程度。2.要嚴格按照收發文登記制度，對教學文件等材料進行收發登記，做到隨收、隨發、隨登記，防止檔案丟失。3.要提高在平時工作中對一些有價值的零散文件材料的收集保管意識，以防最終教學檔案文件材料收集的不齊全、不完整，在對收集到的教學檔案進行整理的時候要進行分類，為后面的查閱和利用提供便利。4.要進一步加強對兼職檔案管理工作人員的業務培訓，強化檔案意識，服務意識，要熱愛本職工作，對檔案的管理工作要落實到個人，特別是要做好因人員調動發生的檔案交接工作，確保教學檔案的完整性。

四、教學檔案的開發利用

檔案管理工作的重要內容和重要環節就是檔案信息的開發和利用。傳統模式的檔案管理工作，更多的是注重檔案的收集和保管，對于檔案的開發和利用這方面做得較少，而且認識和重視程度也不夠，手段和方法也相對滯后。實際工作中不難發現，檔案信息的開發和利用才是檔案管理工作的最終目的和歸宿。因此，高校應積極主動地創造各種條件開展對教學檔案信息的開發和利用，使廣大師生和社會人員充分認識教學檔案的作用，更大限度發揮教學檔案的價值。各校應該根據自身特點和實際，選擇有效的方式為檔案利用者（使用者）提供優質服務。一般有三種利用方式：

（一）借閱復制。按利用者（使用者）要求提供教學檔案的閱覽和外界服務，并按規定滿足利用者（使用者）的復制需求。但必須注意的是，不管是在為校內還是校外或其他單位提供學生錄取、學籍、成績、畢業等相關證明材料，一定要做好查閱人或者受委托人身份的確認和核實工作，要保護學生個人信息，以防被他人利用。

（二）咨詢服務。關于教學檔案的咨詢服務主要是指幫助或者協助利用者（使用者）熟悉和認識并且充分了解他所要利用（使用）的教學檔案基本情況，指導和幫助其查找和利用并解答相關問題，或者不定期地開展跟蹤服務，從而滿足學校教學工作的需要。

（三）編研開發。高?？梢愿鶕虒W工作實際，組織檔案專業人員分析教學檔案的內容，編輯各類形式、不同層次的參考資料，如學校發展年鑒、校友名錄、典型教案（案例）匯編、制度文件匯編等等，為學校發展建設提供服務。

五、教學檔案開發利用的工作重點

（一）確保教學檔案文件材料齊全完整。在實際的教學檔案收集工作過程中不難發現，因為檔案管理工作人員的檔案收集意識以及專業能力不足出現的檔案遺漏、缺失等問題，這些都造成了教學檔案收集的不完整，以及歸檔率不高甚至出現教學檔案的利用率偏低等情況。因此，高校應該在做好教學檔案管理工作基礎建設的同時，提供必要的支持保障條件，比如配備先進的儀器設備，制定相應獎懲制度等，積極調動檔案管理工作人員的主動性，為規范教學檔案的信息化管理和開發利用提供有力保障。

（二）提高廣大師生員工教學檔案的開發利用意識。教學檔案是學校檔案工作的主體，應該將其納入學校檔案管理的范疇。首先，學校領導要增強教學檔案的開發利用意識；其次，廣大教師要注意實際工作中各類教學活動記錄、學生活動記錄材料的積累，如果沒有齊全完整的教學檔案做支撐，何談教學檔案的開發和利用，這是需要全校每一個部門每一位教師和每一位學生的支持和參與才可以做好的。學校的檔案管理部門可以通過舉辦展覽、印刷宣傳冊、開展檔案信息咨詢、報道檔案工作先進人物等多種多樣的形式，廣泛宣傳教學檔案的重要作用以及檔案業務部門的工作職能等。通過宣傳教育，使越來越多的人認識教學檔案及教學檔案管理工作的重要性，同時也要清楚地了解教學檔案的收集歸檔內容以及開發利用的方法，只有這樣，才可以有針對性地提高廣大師生收集和利用教學檔案的積極性和主動性。

（三）實現教學檔案的信息化管理。隨著當今社會科學技術的快速發展，如何更好地運用計算機技術、網絡技術、縮微技術等現代化設備和技術手段開發利用檔案信息，是檔案工作人員亟須面對的問題。高校要重視對檔案管理工作人員的專業化建設，檔案管理工作人員必須做到與時俱進，不僅要學習和掌握最新、最全面的檔案專業知識，還要學習計算機網絡等現代科學技術，提高自身綜合素養。培養和建立一支檔案管理專業（骨干）人才隊伍，是檔案資源信息開發和利用的根本保證。

（四）做好教學檔案的編研工作。教學檔案的產生多來源于教學活動，但這些材料往往都比較分散，給利用者（使用者）在一定程度上帶來諸多不便，因此檔案管理工作人員只有根據利用者（使用者）和社會的需求，在現有的教學檔案信息內容進行一次、二次甚至是多次加工，才可以滿足利用者（使用者）對教學檔案的利用需求。只有經過篩選、歸納、濃縮、整理后的檔案編研成果，才可以讓利用者（使用者）迅速獲得所需要的有效信息。例如可以選編一些本校畢業的并且在社會上有一定知名度和影響力的優秀畢業生的個人簡介或者匯編學校優秀教師的典型教學設計、教學案例等等，在最大程度上發揮教學檔案的自身價值。

（五）充分了解利用者（使用者）需要。要了解廣大利用者（使用者）的心態，不斷總結教學檔案開發和利用的規律及特點，以此來提升教學檔案的實際利用率。要正確認識到檔案工作人員既是專業人才，也是服務人員，應變被動服務為主動服務，運用各種方式滿足利用者（使用者）需求，在態度上熱情主動，在內容上緊跟形勢，充分了解利用者（使用者）需求，及時并且有針對性地開發檔案資源，提供高質量檔案信息。例如，在畢業生進行畢業論文（畢業設計）之前，先了解畢業生有關畢業論文（畢業設計）的選題情況，整理匯編歷年畢業生的優秀畢業論文（畢業設計），以此提高教育質量和教學水平。

六、做好教學檔案收集和開發利用工作的意義

檔案是人類在從事各項社會活動的過程中形成的一種產物，是社會文化遺產，更是重要的社會資源。檔案管理的根本目的就是開發利用，這是實現檔案價值的根本途徑，也是學校各項事業發展的需要。教學檔案作為高校在教學、科研、管理等活動中產生的真實憑證，在學校的整個發展建設進程中有著非常重要的作用，作為檔案管理工作者，要加快對教學檔案信息資源的開發和利用，只有對其有效開發和利用，才能體現出它的價值，使教學檔案更好地為學校發展服務，并在學校發展建設的偉大目標中發揮自身更大的作用。

要做好教學檔案的開發和利用，必須先做好教學檔案的收集。首先，教學檔案的收集工作是整個教學檔案工作的起點。起點如果沒有做好，那后續的其他工作就不復存在，難以開展。教學檔案工作在收集的過程中，是否齊全、正確，這些都直接影響著教學檔案工作中的其他環節。其次,教學檔案的收集是教學檔案工作更好發展的重要條件。收集到的教學檔案資料的質量高低決定著教學檔案工作水平的高低。只有收集工作做好了、做踏實了，才能有效開展對教學檔案的整理、加工、編研、保存、開發、利用等工作。最后，教學檔案的收集是高校檔案部門工作水平高低的重要體現。檔案是財富，對于應該收集歸檔的各類教學檔案材料，任何部門或個人都不能阻擋并占為己有。只有館藏內容豐富了，才能發揮檔案館（室）的作用。

七、結語

綜上所述，想要教學檔案更好地服務于學校的發展，最重要的就是要規范教學檔案的收集，并且要把教學檔案資源信息的開發和利用作為重點工作來抓，使教學檔案在高等教育的發展中起到積極的作用。