淺談如何做好人事檔案的管理與保密工作

易春麗

湖南省地質礦產勘查開發局四0五隊 湖南吉首 416000

人事檔案對社會、各單位都具有十分重要的作用。一方面人事檔案是組織考察和了解員工的重要手段。組織要知人、用人，除直接考察該人員的現狀外，還必須通過查閱人事檔案來全面地、歷史地了解個人的情況。另一方面，人事檔案也是人力資源開發、使用和預測的重要依據。人事檔案能較為全面并且準確地反映一個人各方面的情況。人事檔案的管理水平反映了地勘單位內部管理能力的高低，也影響著其未來發展水平。因此，要不斷應對存在的問題，努力提升管理人員的專業技能水平，使其靈活運用信息化技術對檔案進行科學管理；并要按照檔案的保密等級進行區別性管理，增加人事檔案的保密性與安全性；還要定期完善檔案的信息與內容，以提升人事檔案的完備性與整體價值[1]。

1 人事檔案保密性的特點

（1）涉及個人隱私。人事檔案內容記載了當事人各方面的情況，涉及了很多個人隱私，泄露會導致個人隱私的泄露，將對個人產生不利的影響。并且，從法律層面來講，泄露個人隱私也是屬于違反法律法規的行為。由于人事檔案內容本身涉及個人隱私，出于保護個人隱私的目的和要求，因此人事檔案具有保密性。

（2）涉及國家機密。有些人員的身份或者工作可能涉及單位內部情況或者國家機密，為了維護各單位的利益，維護國家的安全，這些人員的人事檔案管理要嚴格遵守國家的有關規定，防止失密和泄密事件的發生。比如擔任不同級別的黨和國家的領導職務，或者身負外交、國防、安全、公安、司法等特殊任務，掌握某單位或者某行業的核心技術和核心資料的人員，其人事檔案中會涉及與個人工作相關的內容，其人事檔案往往就會涉及黨和國家及單位的機密。因此，這些人事檔案由于當事人的身份或者工作將具有同樣的機密性。

2 事業單位人事檔案保密工作必要性

（1）確保檔案價值的必然要求。人事檔案是事業單位發展、人事管理工作中重要的信息資料，事關事業單位對人才的開發、管理以及利用。信息化時代，人事檔案主要以數據化、數字化的形式呈現，保密工作也需要變革。一方面，做好人事檔案保密工作，保障信息的完整真實，能夠切實反映某一職工的工作表現、業務能力、政治面貌、社會經歷，避免出現人事信息參考錯誤、決策錯誤的問題[2]。另一方面，人事檔案作為具有人身屬性的信息資料，對于事業單位人才培養、人才選任、崗位調動等各項人事工作具有重要的價值。只有做好保密工作，減少被篡改、損毀地風險，才能真正挖掘人事檔案價值。

（2）堅持簡化與嚴管并重的內在要求。事業單位人事檔案在單位運行過程中發揮著重要的作用，因此，在利用信息技術開展人事檔案信息化建設的同時，不能忽視安全保密工作，確?！傲鞒毯喕迸c“嚴格管理”有機結合。一方面，做好人事檔案保密工作，規范管理、開發以及利用的各個環節，能夠減少安全管理漏洞，培養檔案管理人員良好的工作作風。另一方面，做好人事檔案保密工作，能夠為其他檔案保密工作提供參考和借鑒，全面提升單位整體的管理效能。

3 人事檔案管理工作中存在問題

3.1 缺乏信息化技術應用

人事檔案管理工作缺乏信息化技術的應用，使得歸納、核對工作效率較低。而管理人員的技術與操作能力不強，也是導致信息化技術應用不到位的原因之一。在對檔案管理人員的招聘門檻設置相對較低，容易導致招聘入職的管理人員專業技能不達標，沒有信息化技術實踐的經驗，不能科學有效地進行數字化的轉變與儲存，使得人事檔案信息現代化的建設進程緩慢。其次，忽視了人事檔案管理工作的重要性，并且也沒有引進相應的設備用于數字化建設，同時沒有對已有的硬件設備進行妥善的維護，使得設備操作不靈敏、不順暢，軟件升級也不及時，導致人事資料審核時，信息查找存在一定的困難。信息化技術應用的欠缺，導致人事信息的儲存、歸納、審核工作耗時較長，嚴重影響工作的效率[3]。

3.2 人事檔案保密程度不高

人事檔案內容包含著職員的學位信息、社會經歷、在職期間的表現與評價等各類重要信息，部分信息資料還牽涉到相關政府與單位的內部機密，以及個人的隱私性內容，由于對檔案管理的方法不當，導致檔案的保密程度不高，存在信息泄漏地風險，給單位與個人帶來了嚴重的不利影響。管理人員在數字化平臺建設時，要對個人信息進行抄錄或者上傳，倘若管理人員素質水平不高，會在日常工作過程中，將他人的資料信息進行有意識或無意識的泄漏，從而對他人的聲譽與隱私造成威脅，也容易給單位帶來不必要的麻煩。

4 地勘單位人事檔案管理優化措施

4.1 加強宣傳教育

人事檔案可以為社會、組織和個人提供利用。但是，因為人事管檔案的管理不直接由當事人進行，人們不能直接接觸個人的人事檔案。因此，在人們的日常生活中，很多人對人事檔案不了解。人事檔案為個人提供利用，解決個人問題的作用發揮是非常有限的。同時，影響人事檔案利用很重要的因素還包括人事檔案管理人員。由于專業人事檔案管理人員的缺乏，許多人事檔案管理人員在提供人事檔案利用服務方面專業素養、工作的規范性、有效性和創新性都有所欠缺。因此，為了既做好人事檔案的保密工作，又積極提供利用，充分發揮人事檔案的價值，就需要加大宣傳教育力度[4]。

一方面是加大宣傳?？梢酝ㄟ^新媒體、舉辦專題講座和在保證保密的前提下積極主動地參與一些工作，比如編史修志、著名人物的事跡展覽等。通過這些方式，拉近人事檔案與社會大眾的距離，主動讓大家了解人事檔案。

另一方面是加大教育力度。要充分發揮人事檔案的價值，做好人事檔案的利用工作，還必須從人事檔案管理人員著手，提高其專業素養。人事檔案管理工作具有專業性、保密性、政治性等特點，人事檔案管理人員必須具備相應的專業知識和保密知識，了解和掌握國家關于人事工作的最新政策和制度。因此，對于人事檔案管理人員，必須要加強教育。積極組織參加各種專業培訓、專業學習和專業研討，鼓勵人事檔案管理人員積極開展人事檔案科學研究，以提高人事檔案管理人員的綜合素質[5]。

4.2 建立健全人事檔案信息化管理制度

隨著信息技術的不斷發展，人事檔案的管理工作也趨向于信息化管理。人事檔案的信息化是人事檔案管理的重要進步。一方面可以有效地保護人事檔案的安全。因為經過信息化管理的人事檔案，在利用的時候不需要接觸檔案實體，可以有效保護檔案的安全。另一方面，破除了人事檔案的利用受時間和空間的限制，提高了利用的效果和效率。人事檔案數字化后，利用者通過網絡系統便可以實現利用需求，解決了異地利用的問題和外借風險問題。但是，信息化管理的人事檔案的利用也存在一定的安全風險，比如技術缺失的泄密風險和利用權限限制風險。因此，要保障信息化人事檔案管理的安全，需要建立健全相應的規章制度。在規章制度中除了要對紙質檔案管理的要求之外，還必須針對信息技術的安全保障和權限設置進行明確的規定，在保障安全的前提下實現高效地利用[6]。

5 加強地勘單位人事檔案保密工作措施

人事檔案是記錄員工工作表現的重要資料，對于員工而言是機密性材料，具有一定的權威性、連續性和保密性，只能在一定的范圍內進行查閱。在人事檔案保密工作中，人事部門需要注意實現檔案管理的規范化，防止檔案遺失或者泄密，如若需要查閱檔案，則需要持有介紹信、分管領導的簽字方可查閱檔案。此外，還需要注意嚴格審核制度化，對不歸檔的材料，要及時處理，及時轉、退和銷毀，并對相應信息進行登記。另外，還需要確保環境安全，確保人事檔案的完整無缺，專人專管，責任到人，確保人事檔案保管環境安全有序[7]。

5.1 應用新型安全管控技術

人事檔案的信息化是人事檔案管理的重要進步。一方面可以有效地保護人事檔案的安全。信息化環境下，事業單位要善用新型安全管控技術，為安全保密工作注入活力。一是要應用好日常的病毒查殺技術、防火墻技術，加強對人事檔案管理系統以及計算機中相關信息的安全保密與防護。二是要探索應用區塊鏈技術、數字加密技術、數字水印技術、云加密技術，切實認識到新形勢下人事檔案安全保密工作的嚴峻性，確保安全保密工作跟上技術、跟上形勢、跟上時代的步伐。三是要做好事后安全管控，租賃騰訊云、阿里云等云終端，打通人事檔案管理系統與云終端之間的數據傳輸壁壘，實現人事檔案在云儲存終端的一站式備份，留存好備份文件。四是要加快引進計算機領域的技術類人才，為信息化環境下人事檔案安全保密工作注入人才活力，提供強有力的技術支持[8]。

5.2 完善安全保密制度

事業單位需要在制度建設上做足功夫，嚴格信息化環境下人事檔案保密條例。一是要完善流程制度。人事檔案在互聯網終端調入調出、借閱、利用、查閱、檢索的，都必須符合單位的保密工作條例，減少實踐中存在的不規范現象。二是嚴格人事檔案審批機制，明確審批內容、審批流程以及審批主體。只有符合查閱、借閱權限的人員才可以登錄人事檔案管理系統進行查閱、調閱。三是要嚴格人事檔案的保密范圍，嚴格管控人事選拔、任用、考察領域的信息資料。

5.3 做好安全保密教育工作

事業單位人事檔案保密工作的成效，不僅與安全保密技術、安全保密制度息息相關，而且與檔案管理人員的整體素質具有關聯。為此，一是要做好安全保密思想教育工作，確保檔案管理人員能夠真正用心去管理人事檔案資料，減少管理、開發以及利用中存在的不規范問題，提升人事檔案安全保密工作的科學化、精細化水平。二是要做好安全保密技能教育工作。要立足于人事檔案信息化建設的背景，從安全技術應用等角度，開展多主題的培訓論壇活動。此外，也可以借鑒檔案館、圖書館等專業部門在檔案安全保密工作中的經驗，邀請相關專家為檔案管理人員培訓授課，切實提升檔案管理人員的安全保密能力[9]。

6 結語

綜上所述，人事檔案對地勘單位發展有重要意義，其記錄了員工的工作表現，是員工晉升的重要依據。因此人事部門需要重視檔案管理工作，認真收集和整理資料，確保資料的準確性和真實性，并優化和完善檔案管理工作，充分發揮人事檔案的功能與作用，提升人事檔案的利用率。同時，也必須加強人事檔案保密工作合理開展，從而有效促進地勘單位的可持續發展。