新時期石油企業檔案管理工作發展的途徑探討

何萍

摘要：檔案管理作為石油企業開展信息化管理的主要環節，為保障石油企業科學合理利用內外部資源提供重要的信息來源，更是石油企業全方位掌握企業綜合狀況的信息參考庫。所以，檔案管理成效對石油企業的整體管理質量與發展運行起著關鍵作用。然而，目前我國石油企業傳統的檔案管理呈現發展滯后的特征，檔案管理存在諸多不足。該文針對石油企業檔案管理現狀及創新路徑的研究，具有一定的社會價值與意義?；诖?，本篇文章對新時期石油企業檔案管理工作發展的途徑進行研究，以供參考。

關鍵詞：新時期;石油企業;檔案管理工作;發展途徑

1石油企業文檔一體化重要性

石油企業文檔一體化管理重要性體現在：第一，對企業發展有積極影響;第二，對企業風險管理具有積極意義;第三，對行業規范管理具有促進作用。由此可見，石油企業文檔一體化管理對企業和行業乃至于社會都有很重要的作用。

1.1石油企業發展不能缺少文檔一體化管理

石油企業文檔關系到決策層決策、管理制度、部門工作安排、崗位管理、業務標準、業務總結等方面。企業所有業務都會在文檔中有所體現，文檔基本上都會在具體工作前形成，對工作具有安排、規范、引導、組織等作用，所以石油企業文檔管理需要一種科學的方式來確保企業形成的文檔動態歸卷并獲得科學整理，最終可以錄入文檔管理系統之內，讓文檔內容、文檔形式、文檔檢索、文檔歸類、文檔利用能夠進一步規范化，避免了以往文檔管理存在的內容雜亂、形式多樣、檢索困難、歸檔不清以及利用效率低等問題。這樣的文檔管理之下，石油企業各部門各崗位在需要借閱文檔資料時，都能夠精準地找到對應的文檔，這樣等同于提高了各部門各崗位的工作效率，也使得對應的資源獲得整合，最終提升石油企業的經濟效益、社會效益以及環保效益。

1.2行業規范離不開文檔一體化管理

石油行業掌握經濟發展所需要的特殊能源，對于國家來說，實現行業規范化管理是非常有必要的。而規范化管理需要系列的規范文件、法律文件等來負責落地。這些行業規范文件、技術標準、法律文件等需要最終進入石油企業，對其實際生產運營形成指導。因此，企業能否實現文檔一體化管理，將直接關乎國家行業管理效率。換言之，國家行業行政和企業經營二者間需要文檔一體化來保證它們的彼此貫通，使得企業可以很好地管理官方文件，并利用好官方文件。也能夠使得國家了解各企業的執行情況，針對性調整政策。

2目前石油企業檔案管理的發展現狀

2.1檔案管理制度

石油企業為了加強和規范檔案管理工作，使檔案更有效地為公司管理、經營等各項工作服務，根據國家檔案局第10號令《企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》以及地方省市的檔案條例，來制定公司檔案管理辦法、企業檔案工作規范、企業檔案實施細則等等。通過建立健全管理制度來嚴格執行檔案歸檔、收集、整理、保管、查閱、統計等常規工作，對于底圖檔案保管與更改、基建工程檔案驗收、復制、保密、鑒定銷毀等工作，也不斷完善操作細則，使檔案管理準確、真實、高效。

2.2檔案管理模式相對落后，檔案保存難以滿足大數據提出的各項需求

石油企業在開展檔案管理時，一般采用的管理模式為傳統模式，即檔案管理人員在對不同的工程項目所生成的資料進行記錄和收藏，做好標記工作，以便于之后的查詢和管理。但是伴隨著大數據時代的到來，檔案管理工作需要處理的信息也就越來越多，很多檔案信息存在著共性問題，如果一直采用這種傳統的檔案管理模式，將會使得信息歸納的效率越來越低。企業管理人員需要耗費大量的時間查找到相關資料，檔案保存處于比較混亂的狀態。因此，大數據時代的到來給企業管理工作帶來了較大的挑戰。如果企業沒有建立大數據檔案管理的制度和重新設定檔案管理的創新理念，沒有對相關人員開展培訓和管理，企業檔案信息保存和處理的效果將大大降低。同時，數據安全問題也成為檔案管理中的最大難題，如果企業在檔案保存的形式上沒有加以管理，一些重要的信息將會受到威脅，難以促進企業檔案管理工作的順利開展。

3新時期石油企業檔案管理工作發展的途徑

3.1逐步完善檔案管理制度

首先，石油企業要創建完善的檔案收集制度，一方面要將企業行政方面的基本信息進行歸檔，另一方面還要對企業的黨群工作、經營資料、科技進步、項目實施等動態性信息進行及時歸檔，確保檔案收集的全面性、客觀性與時效性。其次，石油企業要制定完善的檔案借閱制度，對檔案借閱人員進行嚴格的個人信息登記，最大限度降低檔案信息泄露或者資料丟失的概率。最后，石油企業還需要建立健全檔案管理制度，將檔案予以專門管理，定期對檔案內容進行補充或更新，不僅僅要確保檔案全面與完善，而且還要全面反映出企業過去的歷程與現在的情況。

3.2全面提升檔案管理人員的素養和應用信息技術的能力

石油企業在開展檔案管理時，需要借助多個部門共同努力和協作，才能提升檔案管理的水平，使得檔案中的數據更加完整和真實。因此，在大數據時代，檔案管理人員需要借助培訓以不斷完善自身的技術水平，提高自身分析能力和處理能力。同時，石油企業還需要創設人才培養機制，引進更多專業性強的檔案管理工作人員，為企業開展檔案管理工作注入新鮮的血液。

3.3提高石油地質檔案信息化管理安全性

實現石油地質檔案管理工作信息化開展工作，必須注重檔案信息的安全性。石油地質檔案管理部門要規范石油地質檔案信息化管理流程及制度，并確保管理流程及制度切實能對石油地質檔案管理工作起到助力作用，同時加強對石油地質檔案管理工作的監督管理，確保其規范、嚴謹地按照工作流程及制度開展，保障石油地質檔案信息處理過程中的安全性、完整性。同時，石油地質檔案管理部門管理層還要注重檔案信息在存儲過程中的安全，可健全石油地質檔案信息調取利用制度，明確檔案信息的調取利用等級權限，從而確保檔案信息的使用規范性。此外，石油地質檔案管理部門及管理層還要注重互聯網安全隱患對檔案信息的損毀、泄露威脅，應不斷更新維護石油地質檔案管理系統，并設置專門的病毒查殺等網絡完全防護措施，借此保障石油地質檔案數據的完整性、保密性。

結束語：

隨著我國社會經濟的飛速發展，石油企業發展規模不斷壯大，檔案管理的復雜程度也與日俱增。目前來看，傳統的檔案管理模式已無法滿足新時代石油企業的發展所需，無法充分發揮檔案的價值與作用。針對檔案管理的實際情況，必須通過觀念、制度、人才、技術等方面的強化建設，來實現檔案管理的創新。這是現代化石油企業堅持科學發展，實現跨越式發展的基礎與前提。

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