人力資源檔案管理工作創新路徑分析

張開震

摘 要：人資檔案管理作為高校管理工作的重要內容之一，通過結合時代特點，探索創新路徑，可提高人事檔案利用率，為院校人事工作持續發展提供助力。對此，本文立足于醫學院校人資檔案管理現狀，挖掘管理意識、制度與信息化建設方面的不足，提出科學可行的創新路徑。力求通過樹立檔案服務意識、完善各項檔案監管制度、構建信息網絡等方式，推動院校人事工作的長久穩健發展。

關鍵詞：檔案管理;人力資源;創新措施;醫學院校

人資檔案中記錄著個人基本信息、學習以及專業水平等，反映出個人成長軌跡，與工資福利、職稱評定、人才流轉等息息相關，同時也是人事工作的核心所在。醫學院校人資檔案具有全面客觀等特點，在人事制度改革背景下，原本的管理模式難以滿足現實需求，在管理理念、制度與信息化水平等方面的缺陷逐漸暴露出來，急需從更深層次探索創新路徑，使人資檔案效力得到充分發揮，為醫學院?？沙掷m發展提供強大助力。

一、醫學院校人資檔案管理工作創新的現實意義

1.有助于選拔醫療人才。人資檔案創新的主要途徑在于引入信息技術，通過信息化管理模式整合校內人才信息，改善以往紙質檔案記錄難、查找難的缺陷。在院校人才選拔時，可借助信息技術定向查詢人員信息，快速調出學生的相關檔案信息，如基本信息、學習與專業水平等等。同時，創新檔案管理還可及時為合作醫院提供備選人員信息，便于選拔優秀的醫療人才。此外，利用信息平臺還可將院內各部門人員信息匯總起來，幫助院領導全面了解各學科人才梯隊建設情況，做出科學的人資管理部署，推動醫學院校的全面發展。

2.有助于院校資源開發與共享?，F階段，越來越多醫學院意識到檔案管理重要性，促進人資部門優勢發揮，積極開發利用人資檔案信息，促進檔案信息高效運轉，充分挖掘潛在價值，為院校資源開發提供支持。同時，在網絡時代下，數字化建設成為潮流趨勢，其建設狀況可對人資檔案管理水平具有直接影響，通過創新檔案管理工作，加快數字化建設，將網絡數據庫、信息技術與管理制度有機融合到資源管理之中，便可借助網絡渠道實現資源共享。

3.有助于提高檔案管理效率。當前部分醫學院尚未意識到人資檔案管理的重要意義，導致檔案資料混亂情況產生。對此，醫學院可在開展科研、學術交流、日常管理等活動時，對相關資料進行歸納和完善，確保其安全高效的存儲。在檔案管理創新中，還可引入精益管理理念進行創新，針對檔案管理工作問題，通過完善檔案管理制度、根據不同性質安排具體管理工作等方式，使管理者明確各項工作管理范圍、責任等，由此提高檔案管理效率，盡可能減少錯誤發生。

二、醫學院校人資檔案管理現狀

1.檔案管理意識欠缺。人資檔案作為院校管理工作的重要內容，也是教育資源優化配置的重點所在，院校應給予該項工作高度重視，并通過不斷創新管理路徑推動自身發展。但是，從院校人資檔案管理現狀可知，在管理意識方面存在較大缺口，主要受傳統教育發展理念影響，大部分院校將工作重心放在各學科教育與科研方面，忽視人資檔案管理，主要表現如下：一是服務意識淡薄。傳統檔案管理以自我服務為主，師生可自由查閱檔案，管理者工作態度冷漠，很少主動為師生提供查詢服務，導致檔案查閱效率低下;二是自我培訓意識缺失。大部分管理者沒有認清自身工作重要性，在工作中敷衍應對，缺乏自我培訓與提升的意識，其技能水平逐漸落后于現代化院校檔案管理崗位要求，無法對出現的問題及時做出有效應對。

2.管理制度不完善。當前，大部分學校醫院的檔案管理逐漸完善，設立了專門部門負責相關事宜。但通過調查走訪可知，在實際管理中各部門的人資檔案并未全部整合到人事部門，一些人資檔案仍由各部門自行管理。究其原因，主要在于院校各部門的檔案管理職責模糊，存在職權重合、分工不明確等問題，一旦出現問題很容易相互扯皮，無法找到第一責任人，為院校整體檔案管理增加了難度。當前大多數醫學院校將資金投入到學科教育與科研方面，忽視人資檔案信息化建設，也未能根據院內情況創建人資管理信息化規范制度，單純為了響應國家號召，將檔案管理信息化作為發展口號，沒有做出長遠規劃，并制定相應法規進行約束，導致檔案泄密、篡改等情況時有發生。

3.管理信息化水平有待提升。當前許多醫學院校的檔案管理信息化水平有待提升，主要表現為人資檔案仍采取紙質形式，在檔案查閱方面仍沿用翻閱實體檔案的方式，先進的信息技術、網絡技術尚未得到廣泛應用，導致管理工作費時費力，嚴重影響整體管理效率。一些引入信息技術的醫學院校，因主觀責任意識淡薄，未加強網絡安全建設、防火墻建設、設置訪問權限等，導致網絡系統很容易受到黑客等不法分子攻擊，危及人資檔案的安全。個別院校受經費影響，辦公環境差、檔案室不達標、信息設備老化或者癱瘓等，這些問題均嚴重影響了人資檔案管理效率的提升。

三、醫學院校人資檔案管理工作的創新措施

根據人資檔案管理現狀，為盡可能提高檔案管理水平，應從管理意識、管理制度以及信息化建設等方面著手，使醫學院校結合自身實際情況，探索和制定相應的創新措施，通過樹立檔案服務意識、完善各項檔案監管制度、構建信息網絡等方式，推動院校人事工作的可持續發展。

1.樹立檔案服務意識，提高管理隊伍素質。在進入新時期后，醫學院校人資管理面臨新的機遇和挑戰，尤其是長期被忽視的人資檔案的地位逐漸提升。針對以往存在的管理者服務意識、自我提升意識缺失問題，應引入新的管理理念與先進培訓方式，創建高素質的檔案管理團隊，發揮檔案管理樞紐作用，促進人資管理效率提升，具體措施如下。

（1）樹立檔案服務意識。醫學院校應扭轉檔案管理工作邊緣化局面，根據新時期院校管理工作要求，引導從業者樹立服務意識，變被動為主動，積極為師生提供檔案查閱與歸檔等服務，由此提高使用者檔案借閱體驗感。同時，還應提高管理者的責任心，通過建立末位淘汰制的方式，提高檔案管理者的競爭意識與憂患意識，使其主動承擔崗位職責，不斷提高自身技能，促進檔案管理質量提升。

（2）引入精益管理模式。為創新檔案管理工作，可將精益管理模式引入管理工作中，明確該項工作開展標準、要求與實施方法，參照現行ISO9000標準，細化具體工作流程，并剔除工作中非增值、耗費活動，明確檔案歸檔范圍，精簡工作模式，在精益管理理念引導下，實現人才檔案的主動高效管理。當前，高校教育人才變動較為頻繁，人資檔案不斷更新，這就要求管理者必須通過多個渠道采集從業者變動信息，并將其匯總起來，通過精益管理方式提高檔案時效性。在檔案管理中還應堅持精益化原則，盡量縮短檔案采集、編撰、發布與存檔過程花費的時間，減少建檔時間，由此提高管理時效性，為資源管理提供更多最新檔案信息。

2.完善人資檔案管理制度，明確部門分工。為盡可能提高人資檔案信息化水平，還應創建完善的檔案管理制度，通過綜合分析院內人資檔案管理情況，制定相應的崗位責任制、工作監督制度、考核與獎懲制度等等，規范管理流程，為信息化管理工作高效開展提供切實保障。

（1）制定崗位責任制度。當前院校教育管理規模逐漸擴大，導致人資檔案管理內容日益復雜，急需制定完善制度體系約束和監督從業者行為，為各項管理事物開展提供依據。對此，院?？山Y合實際情況，制定崗位責任制度，使檔案管理責任、義務得以明確劃分，不同崗位職責得到詳細規定，使從業者更好地完成本職工作，并在不良事件發生后第一時間找到負責人，避免責任推諉情況發生。

（2）健全工作監管制度。任何工作開展都離不開規章制度的支持，人資檔案管理也不例外。院校應在遵循國家法規基礎上創建利于自身發展、展現管理特色的檔案制度，引導檔案管理朝著制度化、標準化的方向發展。對此，應健全工作監管制度，從日常工作著手，該項工作基礎環節在于材料采集，這就要求從業者認真嚴謹對待。對于與歸檔要求不符的材料，管理者應拒絕接受，并確保資料采集、輸出、節約都有臺賬可查。尤其在人才競爭激烈環境下，人才流轉頻繁，人資檔案更要做好傳遞工作，務必做到有跡可循。

（3）完善考核與獎懲制度。在檔案信息化管理期間，還應加強紀律監督，創建考核與獎懲機制，激發從業者的競爭意識與工作熱情。人資部門還應定期檢查和指導人資檔案管理工作，及時發現并解決相關問題。針對違背規定與紀律的情況，按照相關規定進行糾正，嚴重時依照國家法律與校內規定追究責任。通過賞罰分明的監管制度，營造積極向上的管理氛圍，以此提高檔案管理效率。

3.注重信息化管理，加強網絡系統建設。充足的資金是檔案管理高效開展的保障，在檔案管理創新過程中，院校應將資源朝著檔案工作方面傾斜，通過向上級申請或者合理分配現有資金等方式，加大對檔案管理工作的投入力度，為檔案部門先進資源購入、人才吸引做準備。同時，還應引入先進信息技術，注重信息化管理與網絡系統建設。

（1）創建人資檔案數據庫，完善信息管理網絡。檔案信息著錄有助于提高信息管理效率，可通過創建數據庫的方式，為檔案信息化管理提供技術支持。首先，根據人資檔案目錄進行著錄與標引，逐步創建相應的目錄數據庫，再利用數碼相機、掃描儀等設備，將紙質人資檔案轉變為數字化形式，將醫學院人資檔案案卷、文件目錄與全文等均錄入計算機系統內，整合成檔案數據庫，必要情況下還可創建視頻檔案等，依靠豐富多彩的檔案形式，促進檔案信息化水平提升。通過創建檔案信息化局域網，對人資部門實施局域網管理，并對各部門分級管理，使檔案信息化管理逐步一體化，利用局域網檢查與查詢，通過加強網絡系統建設，可為管理者快速查詢提供便利，使檔案資料更好地服務師生。

（2）強化終端應用系統，保障檔案信息安全。醫學院校人資檔案具有特殊性、隱私性，要切實保障資料安全?？赏ㄟ^強化終端應用系統的方式，結合實際需求創建Internet與大組工網兩種終端體系，便于保存不同保密等級的檔案資料。同時，為了避免檔案信息被員工泄露，還應與院校人事、行政等部門交流溝通，使檔案人員能夠意識到資料安全的重要性，避免人為原因導致資料外泄，使檔案信息安全得到切實保障。同時，計算機系統具有特殊性，一旦操作不當很容易受軟硬件因素影響導致檔案泄露。對此，人資部門應加強軟硬件建設，創建檔案自動備份模塊，使檔案丟失后可利用備份將其還原，將資料損失降到最低。此外，還應對檔案管理系統設置訪問權限，對檔案信息錄入與傳輸進行嚴格管理。在資料加密的同時做好防火墻建設，避免內部資料遭遇惡意攻擊，被篡改、刪除或者泄密，使管理工作更加安全可靠。

（3）創建人資檔案管理系統，優化業務流程。為使檔案資源價值得以充分發揮，應開展數字化檔案管理工作，創建檔案管理系統，并結合醫學院現實需求，對業務流程進行優化。該系統的用戶角色分別為人事處處長與科員、檔案室主任與管理員、系統管理員與員工，主要功能包括基礎信息管理、人員信息管理、檔案歸檔、使用、接收與轉出管理等。

圖 1人資檔案管理系統

①檔案使用。該系統可減少原本流程的環節量，無需檔案室主任準備空白登記表交給檔案管理者，而是直接通過系統內置檔案登記表便可開展工作，通過錄入入口將批量信息準確完整的錄入進去，確保登記表單完整，格式一致，在提高主任審核速度的同時，可及時保存信息，便于日后查詢與調取。

②檔案接收。該系統將原本流程中將檔案匯總并編號后，由管理者通過手動填寫紙質檔案簽署申請表的方式，變為依靠系統自動生成與需求相對應的信息，將其匯總并自動編號后形成檔案簽收表單，通過系統內置傳遞軌道快速傳遞到對象處，由此加快審核速度，且便于檔案后續調取，還可預防檔案丟失或受損。

③檔案轉出。該業務流程為檔案室管理者通過系統生成功能設置需求信息，根據人員檔案編號信息自動生成轉出申請表，系統內設批量信息流轉、傳遞軌道，可實現大量信息實時快速流轉，準確流入到相應對象手中，此舉可進一步加快審核速度，縮短檔案室主任審批準備與等待時間，并將檔案自動備份保存，便于信息整合與后續調取，以免檔案內容丟失或者受損。

四、結論

綜上所述，在從嚴治黨背景下，開展好人資檔案管理工作對高校人事工作是否順利起到決定作用，并對高校整體發展具有直接影響。對此，校領導應正確看待該項工作的重要意義，并通過樹立檔案服務意識、完善各項檔案監管制度、構建信息網絡等方式，彌補以往管理意識、制度與信息化建設方面的不足，借助現代化信息手段改革創新，并在精益管理理念引導下，開創人事工作新局面，推動院校人事工作的穩健持久發展。

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（作者單位：海南醫學院）