供電企業云平臺的電子文件歸檔研究

陳龍

摘要：隨著我國科技的不斷發展，互聯網平臺和電子產品日益進入我國人民的生活當中，我國逐漸步入了大數據的信息時代。云平臺便是由信息化建設衍生出來的儲存電子信息的平臺，其利用在我國各個企業當中，有效地提高了各企業的工作效率，而我國的供電企業也不例外。供電企業的數據庫是非常龐大的，其中包含眾多用電客戶的信息，因此，利用云平臺對電子文件進行歸檔有利于對信息的儲存和歸納整理。

關鍵詞：供電企業;云平臺;電子文件;歸檔研究

隨著我國信息化技術的不斷發展，其對于電子文件的收納管理具有積極的促進作用，使供電企業進入了無紙化的文件管理模式，促進了供電企業的可持續發展，大大提升了供電企業的運營效率，在一定程度上降低了個供電企業的經營成本。供電企業的電子文件歸檔工作也對我國傳統的文件歸檔工作提出了新的挑戰，電子文檔是一個企業的核心競爭力，對其進行有效的歸納整理，有利于促進供電企業的發展。

一、供電企業電子文件歸檔的意義

隨著我國社會經濟的不斷發展，供電企業內部的文件越來越多，我國傳統的文件管理的方式早已無法滿足我國供電企業對于文件歸檔的需求。我國供電企業自開展以來文件極其繁多，不利于日常工作時對其的查找和翻閱，并且紙質文件儲存起來較為不便，很容易對文件造成損壞和丟失。電子文件歸檔是信息化技術發展下的必然趨勢，電子文件歸檔有利于加強供電企業對文件的歸納和整理，有利于提升文件的利用率，提升文件的自身價值。電子文件歸檔是供電企業將具有保存和查閱意義并且已被系統收錄的文件向權限部門提交的過程。電子文件歸檔需要進行“四性”檢測，即真實性、完整性、可用性和安全性，才能保證電子文件的后續利用和管理[1]。

二、供電企業電子文件歸檔的不足之處

（一）電子文件歸檔人員綜合素質水平不高

由于我國電子文件受我國傳統的文件整理模式影響，我國相關的管理人員對于電子歸檔的認知并不全面，因此，導致電子文件歸檔工作無法有效的順利開展。大部分歸檔人員并沒有進行過專業系統性的訓練，導致其對如何進行電子文件歸納技術并不熟悉，不能對電子文件進行規范化、科學化的整理。還有一部分歸檔人員還在使用我國傳統的歸檔技術，致使歸檔工作仍舊繁雜，工作效率無法提高。

（二）電子文件歸檔種類繁多

隨著我國電子文件歸檔任務的不斷開展，信息化技術不斷深入我國供電企業，廣泛利用在經營、管理、文件歸檔中，同時這也造成了我國供電企業內部的電子文件越來越多，致使企業內部的歸檔人員工作任務量逐步增加。尤其是對于我國供電企業這種特殊的企業來講，信息化文件歸檔更是尤為重要，供電企業對于電子文件歸檔技術要求更高。由于信息化技術屬于我國新興的技術產業，導致企業內部對于電子文件的歸檔制度也不完善，致使電子文件歸檔工作開展不太順利。

（三）電子文件歸檔整合性不強

我國供電企業大力開展電子文件歸檔的技術建設，相比較于我國傳統的歸檔技術，工作效率是得到了有效的提升，對于電子文件的歸納整合也方便了許多，但隨著我國供電企業正在逐步地發展，電子文件數量的增多，對相關的設施設備也提出了更高的要求，企業對于硬件設施的投入并不理想，同時由于文件的信息資料包含范圍較廣，因此，導致各部門對于文件的需求存在一定的差異，電子文件的整合性并不足，常常出現文件重復的現象。

三、供電企業電子文件歸檔的對策

（一）提升電子文件歸檔的綜合素質水平

供電企業應加強對于電子文件歸檔的重視程度，提升相關人員的專業技術水平，使其明確電子文件歸檔的技術流程，能夠妥善的利用信息化技術對電子文件進行整理歸納。隨著我國信息化技術不斷發展，供電企業內部工作人員理應摒棄陳舊的管理模式，實行無紙化的文件模式，以便于促進供電企業的良性發展。供電企業應定期對歸檔人員進行技術培訓，提升其對于電子文件歸檔的業務能力，使其認識到電子文件歸檔的重要性，從而促進員工對于工作的積極性。隨著電子文件的逐步增多，電子文件歸檔任務量的增加，供電企業內的歸檔人員缺乏，因此，供電企業也應面向社會招聘相關的技術人員，通過層層選拔，選擇出來對于企業內部的發展有用的人才，壯大電子文件歸檔的隊伍。同時供電企業應完善電子文件的歸檔制度，使技術人員按照相應的規章制度進行歸納整理，防止出現各部門權責交叉和權責不明確的現象，這樣有利于減少電子文件上傳的重復率。供電企業應建立企業內部獨有的云平臺，將電子文件歸檔儲存在本企業的云平臺中，方便企業內部人員的查閱瀏覽，充分地體現出文件的自身價值，同時云平臺在一定程度上可以保證電子文件的安全性，防止被外部人員查看和盜取。

（二）實行對電子文件的“四性”監測

電子文件的歸檔工作要做到“四性”監測，從而確保電子文件的有效性。供電企業對于電子文檔的監測要嚴格實施，避免出現不符合規格的文檔，出現數據錯誤的情況，如果電子文件出現數據錯誤，那這個文件也沒有存在的必要，屬于無效文件，這在一定程度上會造成企業內部的損失，因此要確保文件具有真實有效性。在進行歸檔時要查看文件中的數據、數值、數量是否有不完整的地方，要保證文件中的數據完整，為文件的有效性提供保障。電子文件歸檔要保證文件中的數據和信息具有可用性，確保文件可以正常使用，檢測文件中是否具有不符合要求的文件格式，使內外環境均符合電子文件歸檔的要求。電子歸檔中最重要的就是對其的安全性進行檢測，主要是檢測電子文件中是否存在病毒，以免造成企業內部云平臺的癱瘓，對企業的電子文件造成不可逆的損失，對電子文件的質量進行檢驗。電子文件歸檔的安全性是保證電子文件可以進行有效查閱的前提條件，因此，對電子文件的歸檔進行“四性”的檢測，有助于供電企業電子文件歸檔工作的有效開展[2]。

（三）做好電子文件歸檔工作

供電企業應對電子文件的內容、格式、大小、范圍進行科學、規范的制度制定，使相關的工作人員明確歸檔工作流程。確定電子文件的來源及載體形式，制定相應的歸檔范圍，按照我國出臺的電子文件保管政策明確歸檔范圍。供電企業內部主要存在自動及手動兩種歸檔方式，自動就是通過企業內部的系統檢測自動對電子文件進行歸納整理，并儲存在云平臺中，手動就是相關工作人員利用U盤對電子文件進行儲存。由此可見，對于不同種類的電子文件可采取不同的方式進行儲存，以保證電子文件的安全性。電子文檔的儲存時間相比于紙質文檔的儲存時間較長，因此可以合理的對電子文件的管理時限進行延長。電子文件的歸檔管理也尤為重要，供電企業要定期對云平臺進行維護查看，一旦發現問題，應立即對電子文件進行遷移，確保電子文件的安全性和有效性。供電企業對于內部人員應設計不同的查閱權限并對每次查閱進行有效記錄，以此來保證文件查閱制度的科學性、規范性[3]。

結束語：

綜上所述，隨著我國科技的發展，加強云平臺電子文件的歸檔對于供電企業來說勢在必行，以此來提升企業自身的競爭力，確保能夠在激烈的市場競爭中站穩腳跟。但供電企業對于電子文件歸檔工作仍存在許多問題，因此需要供電企業順應時代的發展不斷創新合理的歸檔方式，樹立現代化的電子文件歸檔思想，從而滿足供電企業對于文件歸檔的需求，為供電企業的良好發展奠定基礎。

參考文獻：

[1]喻越. 企業電子文件歸檔探索與實踐[J]. 電力勘測設計， 2019， （0z2）：125-129.

[2]呂艷兵， 陳忱. 電子文件歸檔和電子檔案管理的研究[J]. 機電兵船檔案， 2019， 200（01）：100-102.

[3]趙婷. 電子文件歸檔管理策略研究[J]. 現代企業文化， 2019， （007）：127-128.